劉煜

【摘要】我國(guó)地域遼闊，農(nóng)業(yè)可以說(shuō)占據(jù)著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的半壁江山。而我國(guó)農(nóng)業(yè)科研與科技推廣，都需要農(nóng)業(yè)科研單位的大力支持。一直以來(lái)，我國(guó)科研人員都致力于科研項(xiàng)目的研究工作，這是推到動(dòng)我國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展的主要?jiǎng)恿Α＾r(nóng)業(yè)科研單位將科研項(xiàng)目、技術(shù)等資料完整的記錄備案，對(duì)我國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展有極大的促進(jìn)作用。本文對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位檔案工作上等升級(jí)展開(kāi)研究與思考。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研單位；檔案管理工作；上等升級(jí)；思考

前言

我國(guó)優(yōu)秀的農(nóng)業(yè)研究人才大都集聚在農(nóng)業(yè)科研單位，農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展壯大可以推動(dòng)我國(guó)綜合國(guó)力大幅提高。在農(nóng)業(yè)科研單位，檔案管理工作相當(dāng)重要，其涉及面較廣，包括多種類(lèi)別，從中可以詳細(xì)了解我國(guó)農(nóng)業(yè)科研發(fā)展的軌跡，其內(nèi)容是我國(guó)幾代科研人員共同努力的成果，是勞動(dòng)智慧的結(jié)晶。正是這些無(wú)價(jià)、珍貴的知識(shí)與信息資源，推動(dòng)著我國(guó)農(nóng)業(yè)飛速發(fā)展，對(duì)檔案工作上等升級(jí)意義深遠(yuǎn)。

一、農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理人員的現(xiàn)狀分析

（一）缺乏專(zhuān)職的檔案管理人員

2003年，我國(guó)農(nóng)業(yè)部對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位實(shí)施改革，裁剪了許多管理人員，使各級(jí)農(nóng)業(yè)科研單位管理團(tuán)隊(duì)更精簡(jiǎn)，從而導(dǎo)致許多單位不再設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理員，而改為兼職進(jìn)行管理，因而導(dǎo)致檔案管理問(wèn)題重重。因檔案管理員基本都是身兼數(shù)職，因此用于整理、歸檔檔案的時(shí)間變得非常少，而這點(diǎn)時(shí)間對(duì)于檔案管理工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，有時(shí)根本無(wú)暇對(duì)其進(jìn)行整理、甄別與完整的記錄。在其他工作之余對(duì)檔案進(jìn)行查閱、歸檔，極易出現(xiàn)檔案信息輸入錯(cuò)誤，甚至檔案丟失，從而增加了檔案管理工作開(kāi)發(fā)利用的難度，影響了檔案管理的上等升級(jí)。

（二）科研單位忽略了檔案管理工作，檔案管理員工作不積極

農(nóng)業(yè)科研單位顧名思義主要工作是搞科學(xué)研究，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)更加重視科研工作與農(nóng)業(yè)的發(fā)展，往往大部分時(shí)間都用于研究上面，而忽略了檔案管理，因此對(duì)其所需要的設(shè)備置之不理，對(duì)其投入較少，檔案室環(huán)境較差，在防火、防潮、防盜等方面的設(shè)備不到位，檔案管理建設(shè)一再拖延。因科研單位的領(lǐng)導(dǎo)都不重視這項(xiàng)工作，這種現(xiàn)象直接對(duì)檔案管理員造成了影響。檔案管理員在工作時(shí)得過(guò)且過(guò)，并認(rèn)為只要將檔案歸檔、進(jìn)柜，就是完成工作了，而不去掌握檔案管理的各項(xiàng)要求，如搜羅、整理、編制、研發(fā)、利用等工作往往被忽略。

（三）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)更新緩慢

農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)于檔案管理員疏于管理，對(duì)其培訓(xùn)次數(shù)少之又少，使得檔案管理員專(zhuān)業(yè)知識(shí)滯留不前，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的運(yùn)用，檔案管理員因缺乏網(wǎng)絡(luò)信息專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而在工作中無(wú)從下手。檔案管理員從事這項(xiàng)繁重的工作，不常與他人交流，信息封閉，再加上培訓(xùn)教育環(huán)節(jié)缺少，導(dǎo)致思想落后。檔案管理員就像是在一個(gè)封閉的場(chǎng)所進(jìn)行工作，長(zhǎng)此以往，必定會(huì)厭倦、煩躁，而且該工作工資待遇不高，能力不被認(rèn)可，感覺(jué)晉升無(wú)望，在各種壓力作用下，身處這種壓抑的環(huán)境中，工作質(zhì)量難以保證，不利于檔案工作的上等升級(jí)。

二、農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）管理設(shè)施條件有待改善

目前，檔案工作逐步向信息化邁進(jìn)，信息化發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出新的要求。傳統(tǒng)的辦公電腦與各項(xiàng)設(shè)備已經(jīng)與現(xiàn)代高科技脫軌，因此需要對(duì)各種軟件與硬件設(shè)施進(jìn)行更新、升級(jí)，以實(shí)現(xiàn)信息化管理模式。但是，部分農(nóng)業(yè)科研單位將大量資金投入到科學(xué)研究上面，很少將資金投入到檔案管理上面，因此，檔案管理所需要的儀器設(shè)備都因資金短缺而一拖再拖。就檔案盒而言，現(xiàn)在仍有一些科研單位使用紙質(zhì)，沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，使得其利用率低下。使用者在找尋需要的檔案時(shí)，只能在檔案盒中一章一章的仔細(xì)查找，這種檔案管理方法既繁瑣，又費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)在反復(fù)翻找過(guò)程中，往往會(huì)損壞檔案原件，使得資料紙張出現(xiàn)變黃、沒(méi)有韌性、字跡褪色等現(xiàn)象，若長(zhǎng)此以往，檔案的完整性不能確保。以往有許多檔案材料所用紙的質(zhì)量較差，在記錄時(shí)采用圓珠筆或鋼筆，從而使得字跡出現(xiàn)模糊，辨認(rèn)難度增加，檔案管理員在整理這些資料時(shí)，難度很大。

（二）農(nóng)業(yè)科技檔案形成周期長(zhǎng)，不能確保其連續(xù)性和完整性

因農(nóng)業(yè)科研受制于農(nóng)業(yè)的特殊性，使得科研時(shí)間延長(zhǎng)，有時(shí)甚至幾年或更長(zhǎng)時(shí)間。而且農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目通常都是幾家單位共同研發(fā)，研究人員不穩(wěn)定，檔案材料若沒(méi)有專(zhuān)人及時(shí)整理，隨時(shí)都有可能遺失。而科研檔案因長(zhǎng)期散落各處，使得材料的連續(xù)性與完整性不能得到保障。

不僅如此，部分科技人員所研發(fā)的親本、育種、生物技術(shù)等材料，在市場(chǎng)上占據(jù)的份額比較大，出于經(jīng)濟(jì)效益考慮，對(duì)于交出核心內(nèi)容非?？咕埽沟脵n案資料難以維系完備無(wú)缺、準(zhǔn)確可信，這樣的檔案就如同廢紙一張，沒(méi)有任何意義。

（三）檔案管理的科學(xué)化、信息化、利用率低

近年來(lái)，科技飛速發(fā)展，各種技術(shù)不斷升級(jí)、創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的運(yùn)用使檔案管理系統(tǒng)整體提升了一個(gè)大臺(tái)階。但在一些農(nóng)業(yè)科研單位雖然引進(jìn)了大量的領(lǐng)先技術(shù)，卻因各種因素的限制未能發(fā)揮出其功能。例如，某單位將人事檔案記錄到計(jì)算機(jī)中，但信息使用人員仍沿用人工方法來(lái)查找、閱讀與資料檢索，雖有設(shè)備卻沒(méi)有實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。而紙張材料增加了檔案管理與保存的難度，使查檔效率降低。開(kāi)展搜集、歸整、甄別、保管等一系列檔案管理工作的主要目的是為利用者提供完善、真實(shí)的資料信息，為組織人事工作服務(wù)，而人事調(diào)動(dòng)則需要這些可信的資料做出最正確的行動(dòng)。人事檔案管理通常都比較重視保密工作，而忽視了使用功能，往往使用者更傾向于自然情況、簡(jiǎn)歷、工資、職稱(chēng)等查詢(xún)內(nèi)容，這種單一的使用方式，再加上等著他人主動(dòng)尋求幫助，使得檔案利用陷入被動(dòng)局面。同樣，科技檔案管理不應(yīng)只注重保密，更應(yīng)發(fā)揮檔案技術(shù)效用與社會(huì)效益，為使用者所用，才能體現(xiàn)出其真正的價(jià)值。

三、農(nóng)業(yè)科研單位有效提高檔案管理能力的對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳，提高檔案管理意識(shí)

檔案管理工作想做好，需要從兩方面抓起。首先是轉(zhuǎn)變單位領(lǐng)導(dǎo)的陳舊思想，對(duì)檔案管理功能引以為重，將對(duì)其重視程度與單位發(fā)展、干部隊(duì)伍建設(shè)相持平，投入人力物力促進(jìn)其發(fā)展。給予檔案管理工作多一點(diǎn)關(guān)心，定期檢查，處理其中存在的問(wèn)題，真正促使檔案管理工作走上規(guī)范、科學(xué)、制度化建設(shè)路線(xiàn)。其次，動(dòng)員所有人學(xué)習(xí)《檔案法》，通過(guò)宣傳教育，使單位員工的檔案意識(shí)增強(qiáng)。管理員直接與檔案親密接觸，是關(guān)乎檔案完整的主要負(fù)責(zé)人。因此，讓其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，恪盡職守，做好檔案管理，杜絕出現(xiàn)人檔分離事件，竭盡全力促使檔案信息真實(shí)可信、合法有效、精確實(shí)時(shí)、完備無(wú)缺，為檔案嚴(yán)肅性、科學(xué)性與完整性而努力。endprint

（二）培養(yǎng)檔案管理員的綜合素質(zhì)、熟練掌握各種業(yè)務(wù)

就檔案管理工作本身而言，有非常強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，因此，從事這項(xiàng)工作的人員不但自身具有準(zhǔn)確的思想理念，還應(yīng)同時(shí)兼具深厚的理論基礎(chǔ)，即所必須具備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能。農(nóng)業(yè)科研單位的專(zhuān)家學(xué)者有多種類(lèi)型，科研項(xiàng)目多種多樣，而檔案就像一個(gè)儲(chǔ)藏室，包含了眾多科研人員與科技成果的詳細(xì)資料，因此，農(nóng)業(yè)科研單位所需要的檔案管理員必須具備良好的綜合素質(zhì)，認(rèn)真的工作態(tài)度、優(yōu)良的政治素養(yǎng)、強(qiáng)烈的責(zé)任心與使命感，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)爛熟于心。單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)在日常工作中對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)、教育，將先進(jìn)的業(yè)務(wù)知識(shí)傳授給管理人員，拓展其知識(shí)面，掌握更多的技術(shù)，提高自身的操作能力與水平，從而做好檔案管理工作。

（三）加大投入，使檔案工作基礎(chǔ)條設(shè)施更齊全

農(nóng)業(yè)科研單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理部門(mén)的支持力度，應(yīng)及時(shí)的對(duì)檔案管理的各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行更新。對(duì)檔案管理室配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀器等各種領(lǐng)先的硬件設(shè)備；而且，應(yīng)對(duì)干部檔案盒進(jìn)行實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的更新，將以往的檔案盒全部淘汰，因老的檔案盒已經(jīng)與現(xiàn)今規(guī)范化的管理模式嚴(yán)重脫軌，檔案管理人員應(yīng)向單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)政部門(mén)提出申請(qǐng)，爭(zhēng)取更多的資金，完成更新；同時(shí)對(duì)檔案庫(kù)房與檔案室進(jìn)行翻新或重建，必須具備堅(jiān)固的防火、防潮功能，而且檔案柜全部換成規(guī)范的鐵質(zhì)，并在內(nèi)部設(shè)立配套的降溫、滅火、去濕等設(shè)備；最后，不能將檔案庫(kù)房、閱檔室與辦公室等混合使用，而應(yīng)隔離開(kāi)。

（四）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

檔案建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息化，可以提高檔案的管理水平以及服務(wù)水平，通過(guò)現(xiàn)代化的管理模式，方便為資料使用者提供貼心的服務(wù)，將檔案的利用價(jià)值發(fā)揮到極致。檔案管理信息化建設(shè)的主要手段為網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)，圍繞檔案信息資源進(jìn)行檔案的搜羅、規(guī)整、保管、研發(fā)、利用等工作，整個(gè)過(guò)程都運(yùn)有現(xiàn)代化管理模式。農(nóng)業(yè)科研單位情況比較特殊，檔案中有些重要資料保密性很強(qiáng)，因此按照其特點(diǎn)，將檔案中可以公開(kāi)的部分放到網(wǎng)絡(luò)上，供人覽閱。通過(guò)這種方式，將農(nóng)業(yè)科技技術(shù)與成果推廣開(kāi)來(lái)，讓更多的人了解，提高農(nóng)民的認(rèn)知能力、豐富其農(nóng)業(yè)知識(shí)，既為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)，也讓檔案服務(wù)社會(huì)的功能得以體現(xiàn)出來(lái)。通過(guò)信息化建設(shè)，將農(nóng)業(yè)科技檔案的作用與價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，才能使利用效率增高。科研檔案信息化建設(shè)可以讓檔案管理更規(guī)范，只有在這種現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理模式下，才能使服務(wù)反饋體系更健全，利用率更高，其功能與成效才能發(fā)揮出來(lái)，使檔案管理上等升級(jí)，促進(jìn)我國(guó)農(nóng)業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案是國(guó)家科技檔案中最重要的一部分，里面載錄著我國(guó)珍貴的農(nóng)業(yè)科學(xué)研究，這些知識(shí)是我國(guó)最寶貴的財(cái)富，彰顯出我國(guó)農(nóng)業(yè)科技深厚的實(shí)力。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)當(dāng)將立項(xiàng)課題的全部資料備錄在案，務(wù)必確保其完整無(wú)缺、真實(shí)可信。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的累積，這些完備的科學(xué)資料將成為農(nóng)業(yè)發(fā)展的根本。所以，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，在人力、物力方面給予大力支持。檔案管理員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)守崗位，認(rèn)真、科學(xué)、嚴(yán)格的完成檔案管理工作，確保檔案資料完整、真實(shí)、清晰、全面，使檔案工作真正實(shí)現(xiàn)上等升級(jí)。

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