黃增麗+李海亮

摘 要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)院和醫(yī)學(xué)界的重要財(cái)富，在醫(yī)院管理方面有著極為重要的作用。強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作能夠幫助醫(yī)院做好經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，查找工作不足，提高醫(yī)療質(zhì)量，提升工作效率，贏得經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益。在當(dāng)前科技信息化水平不斷提升的背景下，醫(yī)院檔案管理工作方式也在發(fā)生著變化，改變和創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作方式，才能為醫(yī)療工作提供更多的便利。本文結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的問(wèn)題現(xiàn)狀，就優(yōu)化醫(yī)院檔案管理做一解讀。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問(wèn)題；有效策略

1 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院檔案管理體制缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，醫(yī)院針對(duì)內(nèi)部各科室之間的工作人員都給予了明確的職責(zé)，而在檔案管理工作上卻缺少明確的制度和職責(zé)規(guī)范，更沒(méi)有建立一個(gè)健全的管理模式，造成醫(yī)院內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置過(guò)于復(fù)雜和分散，各部門檔案分別管理，造成醫(yī)院信息資源缺乏連貫性和完整性，不能為醫(yī)院提供有價(jià)值的資料，給醫(yī)院信息收集工作增添了難度，影響了醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作的有序開展，使得醫(yī)院檔案不能滿足時(shí)代的需求，影響醫(yī)院檔案管理作用的發(fā)揮。

（二）醫(yī)院專業(yè)管理人員缺乏

多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作非專業(yè)出身，更多是由其他科室兼職擔(dān)任，這樣造成醫(yī)院檔案管理人員水平參差不齊，人員流動(dòng)性大，加上專業(yè)檔案管理人員的缺乏，兼職的檔案管理人員不能提起對(duì)檔案管理工作的重視，更不能將所有的精力都放在檔案管理工作開展中，給醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。此外，醫(yī)院檔案管理人員法制意識(shí)的淡薄，沒(méi)有熟讀和全面掌握《中國(guó)人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)知識(shí)，使得檔案管理人員在執(zhí)行工作時(shí)無(wú)法可依。

（三）檔案管理現(xiàn)代化水平相對(duì)較低

醫(yī)院檔案管理分散、管理人員積極性較低的狀況，影響了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平。過(guò)去傳統(tǒng)的醫(yī)院管理方式都是次年第一季度收集上一年檔案資料并進(jìn)行整理總結(jié)和分類歸檔保存的方式。介于醫(yī)院檔案室較小，儲(chǔ)存空間有限，這種傳統(tǒng)與檔案收集管理的方式往往受到空間較小的阻礙，而不能將醫(yī)院檔案資料全部歸檔，那些不能歸檔的資料很容易丟失，影響醫(yī)院整體的檔案信息量。此外，醫(yī)院整年的工作總結(jié)數(shù)據(jù)都來(lái)源于各個(gè)科室的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，這種整理操作方式較為麻煩，更需要從多個(gè)資料中進(jìn)行有用信息的提取，這樣大大增加了檔案管理人員的工作量，手工操作也無(wú)法確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，影響了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平。

2 醫(yī)院檔案管理工作的有效措施

（一）提升對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視

提升醫(yī)院檔案管理工作水平需要醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員和基層工作人員全面了解檔案法，積極的學(xué)習(xí)檔案法，更要在思想上意識(shí)到檔案管理工作對(duì)整個(gè)醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的重要意義，特別是醫(yī)院管理人員更要從行為意識(shí)上提升對(duì)檔案管理工作的重視并給予大力支持，為醫(yī)院檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和必要的條件。此外檔案管理工作是醫(yī)院平常工作的重要部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作和醫(yī)院之間的聯(lián)系，并采用完善醫(yī)院檔案管理工作的方式，推動(dòng)醫(yī)院整體的發(fā)展和進(jìn)步。醫(yī)院內(nèi)部其他崗位的工作人員更是要全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并在日常工作中為檔案管理人員提供幫助[1]219。

（二）強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求

專業(yè)素質(zhì)的管理人員能夠推動(dòng)醫(yī)院檔案管理人員的前進(jìn)，所以引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員尤為重要，首先醫(yī)院在選聘檔案管理人員時(shí)，要優(yōu)先選擇那些專業(yè)性強(qiáng)的人員和那些能夠清楚認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案管理工作同其他行業(yè)檔案管理工作之間本質(zhì)區(qū)別的人員。其次就是做好現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)工作，在提升醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)技能的同時(shí)更是要做好職業(yè)道德培訓(xùn)，讓他們樹立一個(gè)認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，掌握先進(jìn)的管理理念，提升自身的專業(yè)能力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)有效[2]150。

（三）進(jìn)行醫(yī)院檔案管理體制的創(chuàng)新

首先是要在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的檔案管理制度和專業(yè)的檔案管理部門，而不是像以前一樣將檔案管理工作作為一個(gè)輔助工作，并用后勤人員擔(dān)任檔案管理工作，這樣不但加重了后勤人員工作的壓力，也會(huì)因?yàn)楣芾砣藛T的不專業(yè)而影響了醫(yī)院檔案的專業(yè)性。其次就是要明確醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，明確醫(yī)院管理人員的工作職責(zé)，并做到責(zé)任到人，讓醫(yī)院檔案管理人員有據(jù)可依，避免醫(yī)院檔案管理工作的不規(guī)范和不專業(yè)。提升醫(yī)院檔案管理人員的責(zé)任感和歸屬感。再者就是制定有效的監(jiān)督和處罰措施，對(duì)那些不按規(guī)章辦事的人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，提升檔案管理人員的危機(jī)感。最后就是選擇分級(jí)保管，將那些價(jià)值較低、保存期限較短的紙質(zhì)檔案放在基層，并做好備檔工作，這樣方便基層利用也減輕了醫(yī)院檔案存在的壓力[3]42。

（四）引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)

開展醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作，為醫(yī)院檔案管理降低檔案儲(chǔ)存空間，為醫(yī)院重要檔案的保存提供便利條件，也為醫(yī)院節(jié)省了更多的人力、財(cái)力和物力，特別是在網(wǎng)絡(luò)信息如此發(fā)達(dá)的今天，開展醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展必然趨勢(shì)。

1.儲(chǔ)存方式的多樣化

在過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，醫(yī)院主要是用紙質(zhì)文本的方式進(jìn)行檔案資料的儲(chǔ)存，這種文本儲(chǔ)存的方式本身存在占用空間大、查找和保存困難以及共享性差等不足。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)得到廣泛應(yīng)用的今天，檔案儲(chǔ)存的方式也更加多樣化，醫(yī)院檔案除了采用紙質(zhì)文本的儲(chǔ)存方式外，還可以通過(guò)建立電子文件的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，這種儲(chǔ)存方式大大縮減了檔案的儲(chǔ)存空間，為資料查找和共享都提供了極大地便利，當(dāng)然醫(yī)院還需要結(jié)合自身情況進(jìn)行儲(chǔ)存方式的選擇。

2.建立電子管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理

傳統(tǒng)檔案管理受人的主觀因素影響，大大降低了檔案管理工作效率，開展計(jì)算機(jī)管理程序的檔案管理方式能夠有效的解決這一問(wèn)題，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理需要從以下幾方面入手：首先是人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化；其次是文書管理網(wǎng)絡(luò)化；最后是病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)我們也需要認(rèn)清楚網(wǎng)絡(luò)化檔案管理還存在一定的不足：一是醫(yī)院各部門在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中難以實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，缺乏標(biāo)準(zhǔn)；二是醫(yī)院內(nèi)部封閉的辦公環(huán)境也影響檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的開展；三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)難以解決更影響檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的開展。總之，醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是形勢(shì)所需，醫(yī)院還需要結(jié)合自身狀況進(jìn)行調(diào)整和布局，避免資源的浪費(fèi)。

3.拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域

醫(yī)院檔案管理的最終目標(biāo)是利用，是激發(fā)起潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院檔案管理人員需要研究出更多檢索工作，做好編研工作，為醫(yī)院提供服務(wù)，強(qiáng)化各級(jí)醫(yī)院之間的聯(lián)系，提升醫(yī)院檔案信息利用效率。同時(shí)需要醫(yī)院定期舉辦醫(yī)學(xué)檔案座談會(huì)，針對(duì)醫(yī)院不同的發(fā)展需求，拓寬科研選題的思路，為醫(yī)院今后科研和教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]281。

醫(yī)院檔案管理本身涉及醫(yī)院、醫(yī)護(hù)人員的檔案資料以及整個(gè)醫(yī)院發(fā)展的歷程記載，還包括就醫(yī)人員的醫(yī)療記錄等。這些也就充分說(shuō)明了醫(yī)院檔案管理工作本身的復(fù)雜性和重要性。一旦醫(yī)院檔案管理工作受到損害，勢(shì)必會(huì)對(duì)醫(yī)院日常管理工作造成嚴(yán)重的影響，更有甚者會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院事故的出現(xiàn)，給醫(yī)院就醫(yī)人員的身心健康產(chǎn)生了威脅，更不利于醫(yī)院社會(huì)效益的提升。所以強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理即是醫(yī)院發(fā)展需求更是時(shí)代發(fā)展的必然。

參考文獻(xiàn)

[1]張秀良.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J].科技資訊，2012，（6）：219-219，221.DOI：10.3969/j.issn.1672-3791.2012.06.180.

[2]張芹.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J].中國(guó)管理信息化，2015，（22）：150-150.DOI：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.119.

[3]郭雷蕾.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)對(duì)策研究[J].卷宗，2014，（10）：42-42.

[4]李玉紅.探究新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)策略[J].大家健康（中旬版），2015，（2）：281-282.

作者簡(jiǎn)介

黃增麗（1976-），女，漢族，山東惠民，濱州醫(yī)學(xué)院附屬濱州市中心醫(yī)院，大學(xué)，副研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理、人事檔案管理。

李海亮（1978-），男，漢族，山東惠民，濱州醫(yī)學(xué)院附屬濱州市中心醫(yī)院，大學(xué)，經(jīng)濟(jì)師（人力資源），研究方向：醫(yī)院人力資源管理、人事檔案管理。