吳尚蕓

摘 要：信息化建設(shè)作為企業(yè)信息化不可或缺的一部分，企業(yè)檔案信息化建設(shè)對提高企業(yè)檔案管理效率并且探索企業(yè)檔案的潛在價值具有重要意義。 但是，如今企業(yè)檔案信息化建設(shè)還沒有完善起來仍然存在各種各樣的問題，這將要求企業(yè)的各層領(lǐng)導(dǎo)及管理人員對檔案信息化建設(shè)進行深入探究，完善企業(yè)文件信息的管理系統(tǒng)加快檔案信息化建設(shè)的進程并且實現(xiàn)企業(yè)的最大利益，本篇文章先概括如今企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀再通過現(xiàn)狀分析如今面臨的問題并且提出可行性的建議促進信息化的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；思考研究

隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展和科技的進步，企業(yè)的各級管理信息以及人員信息為了方便統(tǒng)一管理，共同納入企業(yè)的信息化系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)和檔案信息化，現(xiàn)已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。現(xiàn)如今企業(yè)為了提高市場競爭力，就需要不斷提高自己的信息管理水平的工作。 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)實現(xiàn)信息化發(fā)展的重要途徑，也是提高企業(yè)整體管理效率的重要內(nèi)容，所以企業(yè)檔案信息化的建設(shè)對企業(yè)應(yīng)對快速發(fā)展的信息社會已是必然選擇，逐漸檔案信息化將會成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必要趨勢。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前，企業(yè)的管理部門能夠利用現(xiàn)有的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施來收集和組織企業(yè)的業(yè)務(wù)文件，并提供給各部門下一次使用的機會，信息可以方便靈活的使用， 一些公司也可以大幅度推進信息管理資源整合，集中統(tǒng)一分析企業(yè)各種檔案信息資源，大大提高記錄管理工作的水平。企業(yè)信息化的建設(shè)少不了數(shù)字化建設(shè)的各方面人才，由于還有一些傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)更多的是手工操作，運算的能力較為緩慢，已經(jīng)嚴(yán)重影響了企業(yè)的高速運轉(zhuǎn)，落后于其他的現(xiàn)在新興的檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，不利于傳統(tǒng)企業(yè)的發(fā)展。并且企業(yè)檔案信息化人才也較為缺少，導(dǎo)致如今檔案信息化建設(shè)發(fā)展進度較慢。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 企業(yè)沒有意識到檔案信息的重要性

許多企業(yè)對檔案信息的安全性不夠了解以及文件信息的預(yù)防措施還不夠，也沒有實現(xiàn)文件信息得規(guī)范管理，對檔案信息管理的缺乏關(guān)注和信息安全意識缺乏風(fēng)險意識，嚴(yán)重地依賴單一的一層防御系統(tǒng)，但隨著時代的快速發(fā)展，這一套防御系統(tǒng)便很快就會過時，已經(jīng)不適應(yīng)如今的檔案信息化建設(shè)，信息化的防御系統(tǒng)的更新速度太慢，日積月累不重視的話會引起檔案信息的泄露被不法分子利用帶來嚴(yán)重的后果。

2.2 企業(yè)管理系統(tǒng)的不夠完善以及人才技術(shù)缺少

隨著越來越多的員工實現(xiàn)檔案信息化，以前的檔案信息化系統(tǒng)已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展，為了改變這一現(xiàn)狀，上級從國外購進先進的信息化管理系統(tǒng)，完全忽視了公司真正所需要的信息化系統(tǒng)，導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)與企業(yè)不符，或者引進的信息化管理系統(tǒng)太過于高端以至于公司的員工不會使用，缺少真正的信息化建設(shè)的人才，又或許是只有信息化建設(shè)的人才但卻沒有信息化建設(shè)的系統(tǒng)，人才和技術(shù)的缺失嚴(yán)重影響到信息化建設(shè)的進程。

2.3 企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展不平衡

在不發(fā)達(dá)的地區(qū)，一些中小企業(yè)不重視檔案信息化的建設(shè)，甚至有些企業(yè)都已經(jīng)廢除了檔案信息化部門，沒有認(rèn)識到它的重要性，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)信息化的發(fā)展受到了嚴(yán)重的阻礙，使檔案信息化的建設(shè)變得可有可無。雖然我國已經(jīng)對有關(guān)的檔案信息化建設(shè)有了明確的規(guī)定，但我國的檔案信息化建設(shè)還是比著發(fā)達(dá)國家較為落后，其中的一些規(guī)定不易實施，也無法真正下達(dá)到中小企業(yè)，在大企業(yè)已經(jīng)發(fā)展的很好的時候小企業(yè)還沒有意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致信息化建設(shè)發(fā)展很不平衡。

3 實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 建立一套完善的可實施的檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)

在原有檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)上將一些難以實施的規(guī)定都刪除或加以改正，升級檔案信息化管理系統(tǒng)，使大企業(yè)和中小企業(yè)都可以統(tǒng)一適用，對各種檔案資源信息先分類管理再進行統(tǒng)一管理，要充分實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的信息化管理，根據(jù)各種企業(yè)的特點，在一些不同的地方要有明確的規(guī)定，避免大中小企業(yè)信息化建設(shè)造成沖突，經(jīng)過實施升級后的檔案信息化系統(tǒng)，最終實現(xiàn)檔案系統(tǒng)信息化、電子化和數(shù)字化的充分結(jié)合，提高企業(yè)的經(jīng)營效益，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.2 培養(yǎng)信息化建設(shè)的技術(shù)人才

電子信息化的發(fā)展使企業(yè)信息化建設(shè)對企業(yè)的影響意義重大，由于人才和技術(shù)的缺少使我國的信息化建設(shè)的進程落后，所以我們應(yīng)該有一批能夠開拓創(chuàng)新并且擁有先進的技術(shù)高素質(zhì)人才，應(yīng)該成立專門的信息化建設(shè)的隊伍，鼓勵有興趣人都參與這個隊伍中，提高面試的門檻，只面向一些高學(xué)歷和高素質(zhì)的人員，然后經(jīng)過層層選拔，經(jīng)過考核，優(yōu)勝劣汰，最終選出一批優(yōu)秀的信息化建設(shè)人才為我國的信息化建設(shè)做貢獻，在上崗前一定要進行嚴(yán)格的培訓(xùn)，認(rèn)真對待，不能徇私舞弊，不適合的就要淘汰，只留下一些真正的人才。

3.3 加強企業(yè)員工的整體素質(zhì)

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)不僅僅只是高級上層人員的責(zé)任，而是企業(yè)的每個員工都有責(zé)任與義務(wù)貢獻出自己的一份力量來促進檔案信息化的建設(shè)，所以要提高員工的素質(zhì)，定期召開員工大會，向他們普及檔案信息化建設(shè)，也可以使他們也出謀劃策，讓他們正確認(rèn)識到這也是屬于自己的一份責(zé)任，將企業(yè)的利益當(dāng)作是自己的利益，與企業(yè)的檔案信息化建設(shè)結(jié)合，通過員工與上司之間的配合促進企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是不僅是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，也是國家信息化建設(shè)不可或缺的一部分，社會的高速發(fā)展使企業(yè)慢慢走向電子化、自動化、信息化的道路，為了提高企業(yè)的檔案管理水平，檔案信息換的建設(shè)實踐必不可少，對目前的檔案信息化的不足進行分析找到對策并且實施，逐漸完善檔案信息化的建設(shè)，引領(lǐng)它走向正確的發(fā)展道理，抓住機遇應(yīng)對挑戰(zhàn)，開辟一個真正的檔案信息化時代。

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