王廣輝

摘要：高校會計檔案是對學校各項經(jīng)濟活動的記錄，是高校財務管理工作的重要一環(huán)，但實際的檔案管理工作仍有部分薄弱環(huán)節(jié)，本文立足于高校實際，分析管理工作現(xiàn)存的問題，并有針對性的提出改進建議，旨在保證會計檔案管理的科學規(guī)范。

關鍵詞：會計檔案；高校；建議

高校會計檔案是對學校各項經(jīng)濟活動的記錄，具有內(nèi)容豐富、更新快速、信息量大、存儲形式多樣等特點。其管理工作是高效財務管理工作的重要一環(huán)，在學校開展績效評估、編制預算決算、實施全面審計中扮演著重要的角色。隨著高校資金量不斷增加，業(yè)務范圍不斷增加，會計檔案數(shù)量不斷擴大，有傳統(tǒng)紙質(zhì)向新型電子轉變的進程漸漸深入，但實際的檔案管理工作仍有部分薄弱環(huán)節(jié)，無法滿足對于信息提供及時與準確的要求，影響了財務管理服務水平。因此，我們需要立足實際工作，不斷推進會計檔案管理的日臻完善，保證會計信息安全完整。

一、當前會計檔案管理工作存在的問題

（一）會計檔案制度不健全

會計檔案管理制度構建缺乏針對性。在實際操作中，許多高校制度設計方面相對滯后，按照《會計檔案管理辦法》等規(guī)定對檔案保管進行了粗略規(guī)定以外，沒有從自身實際出發(fā)，根據(jù)高校科研教學的特點，制定具體的可操作性強的檔案管理制度，比如二級財務部門的會計檔案如何收集整理歸檔等，這就使得檔案管理缺乏針對性，面對實際中的不同情形時應對無力、無章可循。

（二）專業(yè)人員配備缺失

會計檔案管理對管理者的職業(yè)素養(yǎng)和政策把控能力有較高要求。出于對檔案管理的重要性和專業(yè)性的考慮，財務部門應配備技術能力強的專業(yè)人員從事檔案保管工作，然而在實際工作中往往專業(yè)人員配備存在缺失，管理部門經(jīng)費也比較緊張，有的財務部門沒有針對檔案管理設置專崗，崗位由其他財務人員兼任，也很少開展相關業(yè)務技能培訓。

高校專業(yè)人員配置影響了會計檔案質(zhì)量。有些高校檔案保管范圍模糊，片面追求檔案保管的數(shù)量，盲目擴大檔案歸檔范圍，歸檔后整理不及時，造成了檔案管理的低效率，還有的高校沒有真正領會會計檔案管理的要求，針對檔案保管、使用的管理比較粗放，并且缺乏過程控制，無法保障重要會計信息資源的安全。

（三）電子會計檔案管理不同步

當下，會計軟件的不斷升級，信息載體逐漸多樣化。然而部分高校重視傳統(tǒng)紙質(zhì)會計憑證、賬簿報表的管理，卻忽視對電子化會計數(shù)據(jù)管理，電子檔案管理重視程度和管理意識相對淡薄，使得大量產(chǎn)生的文本程序文件卻沒有及時備份歸檔。電子會計檔案管理相對傳統(tǒng)顯得滯后。比如，對以磁盤光盤介質(zhì)保存的數(shù)據(jù)檔案的保管、磁介質(zhì)存儲數(shù)據(jù)定期更換再拷貝等方面存在管理缺失，從而造成資源信息散失。并且，會計軟件升級的過程記錄尚處于空白，該部分的會計檔案比較缺失。

（四）會計檔案利用不充分

首先，需要提高效率，高校會計操作軟件不斷升級，但對于部分更換財務軟件的高校來說，新舊會計操作系統(tǒng)版本差異可能造成會計數(shù)據(jù)的差異，從而給單位的經(jīng)濟管理活動造成不便。其次，關于高校會計檔案利用的規(guī)定往往偏重保障資料的保密性，忽視監(jiān)督機制的設立，過分限制使用人員的身份并要求執(zhí)行過于繁瑣的簽批手續(xù)，損害了會計資料價值的發(fā)揮和使用的效率；再次，會計資料的復制借閱制度執(zhí)行不力，存在先查閱資料后補審批流程的現(xiàn)象，以及借閱會計檔案超過時間期限但遲遲未還的現(xiàn)象，監(jiān)督管理存在缺失。

二、對于加強高校會計檔案管理的相關建議

高校會計檔案應以問題為導向，不斷完善制度建設、人員配置和技術保障，結合高校實際，發(fā)展適合適合現(xiàn)代高等教育需要的工作新模式。

（一）構建完善的管理制度體系

制度的生命力在于執(zhí)行，而執(zhí)行的前提在于搭建制度體系，因此，進一步提升會計檔案管理的關鍵在于構建完善的制度體系，結合高校科研教學實踐的活動特點，出臺具體可落實的實施細則，使得檔案管理工作有法可依，有章可循。

一是要建立崗位責任制和績效考評制度。保證檔案管理專人專崗，職責清晰，使得負責會計檔案管理的工作人員明確自己崗位職責和業(yè)務范圍，同時建立績效考評機制，通過目標激勵制度，推動會計檔案人員真正做到認真負責、愛崗敬業(yè)，從而使得會計檔案工作這樣一項長期的基礎工作能夠從根本上實現(xiàn)長足發(fā)展。

二是要建立日常管理制度。完整準確的會計檔案才能提供高質(zhì)量的信息，因此應設立針對會計檔案的日常管理細則，統(tǒng)一各部門口徑，嚴格把控會計檔案歸檔范圍，及時收集、分類、整理并歸檔各類會計信息，對會計資料制定科學的分類編號方法和歸檔時限，并按分類編號規(guī)則分別整理出資料進行存放，同時設計會計檔案保管細則和借閱流程。

三是建立會計檔案使用制度。財務部門一方面要簡化流程，在保證會計信息保密性的前提下，合理設計會計檔案的查閱、復制登記審批流程，方便查閱會計檔案，提高會計信息的使用效率，另一方面要嚴格保證使用制度落地執(zhí)行，有效規(guī)范會計檔案的利用，充分保證會計檔案的完整，杜絕檔案隨意丟放復制現(xiàn)象發(fā)生。

四是加強內(nèi)部控制，加強監(jiān)督管理，建立崗位問責機制、不相容崗位分離機制，同時形成周期性自查、自評、自糾機制，針對目前財務軟件普遍應用的現(xiàn)狀，結合軟件使用特點，設計相應控制點，如輸出程序、密碼口令等，有效防范和杜絕檔案管理違規(guī)行為。

（二）加強會計檔案電子化建設

會計電子化是會計發(fā)展的趨勢，也有力的提升了會計服務效率。為了更好的服務高校財務管理，順應信息化現(xiàn)代化建設的大趨勢，各高校要加強電子會計信息檔案入庫規(guī)范化，以研發(fā)應用優(yōu)質(zhì)專業(yè)軟件為著力點，實現(xiàn)檔案從初始收集到分類整理到最終查閱使用的一體化流程，搭建高水平信息化平臺。

首先保證電子化會計信息的及時整理歸檔和保存。電子檔存放由其特殊要求，檔案柜須具有防磁性能，檔案盒也須是特制的軟件盒。形成定期常規(guī)檢查機制，同步計算機系統(tǒng)和檔案管理文件升級，保證軟件版本與數(shù)據(jù)一致，進而防止舊版本資料不能讀取現(xiàn)象的發(fā)生，選用質(zhì)地優(yōu)良的磁盤定期對電子數(shù)據(jù)進行雙備份，保證會計檔案數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。

其次，健全會計檔案檢索工具，改革編目和檢索工作，分別編制案卷、全引、專題、項目、文號等索引，建立高效實用的檔案電子檢索系統(tǒng)，提升信息查詢服務水平。

最后，重視多元化多維度開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)建會計檔案數(shù)據(jù)庫。要樹立數(shù)據(jù)綜合利用意識，實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡構建和信息共享，對重要的原件要加快數(shù)字化進程，并做好深加工綜合分析，充分促進會計信息與其他檔案信息的有機結合，利用會計檔案來總結其他的管理活動，以便于提供更全面完善的信息服務。

（三）加強會計檔案崗位人員配置

針對目前高校檔案管理人員配置的現(xiàn)狀，高校財務部門應積極引進和培養(yǎng)高層次的信息資源管理人才缺乏，尤其是具備檔案管理專業(yè)知識，又通曉財會和計算機的復合型人才，真正認識好保管好利用好會計檔案，充分挖掘信息內(nèi)涵價值，為學校決策提供信息支撐，為學校發(fā)展獻計獻策。

檔案管理人員要樹立全面信息服務觀念，推動新科技在檔案管理中的廣泛應用，同時要樹立崗位責任感，切實認識到會計檔案管理在高校財務中扮演的重要角色。檔案人員應加強業(yè)務知識學習，進行多途徑培訓教育，定期學習國家規(guī)定和本校的會計檔案管理制度，不斷提高職業(yè)素質(zhì)和管理水平，保證檔案管理的高效化科學化。

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（作者單位：山東大學財務部）