程東生　俞雯靜

【摘 要】 檔案是企業(yè)發(fā)展的記錄憑證，是企業(yè)歷程的客觀體現(xiàn)。檔案文化本身也是企業(yè)文化的重要組成部分。做好檔案的收集整理工作，確保原始檔案的真實性、完整性，強化檔案文化建設和成果應用，對于企業(yè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展有著積極意義。

【關鍵詞】 檔案 文化建設 成果應用

中圖分類號：G273.5 文獻標識碼：A

檔案是企業(yè)的核心資源和重要資產(chǎn)，是企業(yè)改革發(fā)展歷程的真實記錄，是依法治企的重要見證，也是企業(yè)文化、企業(yè)精神的重要載體。隨著企業(yè)各項業(yè)務的迅速發(fā)展，檔案工作為企業(yè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。

1.檔案文化建設和成果應用的內涵

1.1 檔案文化的內涵

檔案是企業(yè)發(fā)展的根基，企業(yè)發(fā)展的繁榮離不開檔案文化的壯大。檔案文化是企業(yè)文化的重要組成部分，是企業(yè)文化發(fā)展的真實記錄，是文化事業(yè)的象征，也是企業(yè)文化的主要存儲形式。檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展壯大，記錄著企業(yè)的點點滴滴。檔案文化既包括檔案收集整理工作本身，也包括檔案人員的工作狀態(tài)、工作規(guī)范，即檔案文化包括精神文化和物質文化兩個方面。精神文化包括檔案人員的業(yè)務素質、企業(yè)上下對檔案工作的重視程度、檔案管理工作的流程機制等等；物質文化主要是指檔案收集整理的質量好壞，原始憑證的真實有效等等。做好檔案文化建設，是培育優(yōu)秀企業(yè)文化的重要環(huán)節(jié)。

1.2 檔案成果應用

所謂檔案成果應用，最基本的就是以檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程、工程建設、員工成長等的有效佐證，為企業(yè)的重大決策提供依據(jù)，以檔案的原始記錄服務于企業(yè)的核心重要工作。既包括日常的常規(guī)性工作，也包括突發(fā)的偶然性事件。既可以是災后重建時的圖紙參數(shù)，也可以是對簿公堂的合同記錄；既可以是企業(yè)發(fā)展的歷史記錄，也可以是員工成長的心路歷程。檔案自始至終的記錄著主體的內在發(fā)展，成為主體本身客觀存在的反映。檔案成果的應用，貫穿企業(yè)發(fā)展全過程，既包括電網(wǎng)項目，也包括員工檔案，既有財務憑證，也有合同文書。因此，檔案成果涵蓋了企業(yè)的方方面面，檔案的成果自然也可以應用到企業(yè)經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)。

1.3 加強檔案文化建設和成果應用的意義

隨著企業(yè)管理水平的不斷提升，檔案管理利用的深度、廣度、難度也在不斷擴展。充分發(fā)揮檔案憑證價值，能夠在各類法律糾紛過程中，有效維護企業(yè)與員工的合法權益。對于電網(wǎng)運維搶修等重大任務，工程項目檔案在電力重建、運維搶險、檢修保電等工作中也發(fā)揮了關鍵性作用。因此，強化檔案的文化建設和成果應用，對于服務公司改革、創(chuàng)新、管理、發(fā)展有著非常積極的意義。

2.加強檔案文化建設和成果應用的措施

2.1 確保檔案的真實性、完整性

無論是檔案文化建設還是成果應用，首先要確保的就是檔案的真實性和完整性，這點毋容置疑。只有真實的、完整的檔案才具有相應的效力。

確保檔案的真實性、完整性，首先應該完善檔案收集整理的管理機制。完善管理機制，第一要務就是規(guī)范檔案收集整理的模板，明確應該收集哪些檔案，各類檔案的形式，是原件還是復印件，是蓋章還是簽名，對檔案整體的條目進行梳理規(guī)范，對每一類檔案的收集整理形式進行規(guī)范。其次應該加強檔案人員的專業(yè)培訓。有了模板，關鍵還是要看檔案人員如何去做。要做好檔案收集整理，一方面需要加強檔案人員的責任意識，讓大家重視檔案工作，當然這本身也是檔案文化的一部分；另一方面更加重要的就是加強對檔案人員的專業(yè)培訓，明確的告訴大家應該收集什么、怎么去收集、在什么時間去收集，同時要建立檔案日常檢查核對糾錯機制，既同步收集、同步檢查整改，切忌不能把問題檔案歸檔建冊，讓問題檔案成為歷史遺留檔案。最后應該強化全流程對檔案的重視。由于檔案收集整理工作的特殊性，很大一部分檔案的原始材料都是需要在過程中進行收集，一旦沒有及時收集，后期很可能不再具備重新收集的條件，例如電網(wǎng)項目改造前狀況、隱蔽工程中間檢查記錄等，因此需要建立閉環(huán)管理機制讓檔案收集整理工作過程中所涉及的單位和個人都能夠提高對檔案工作的重視，積極參與配合檔案收集整理工作。

2.2 建立檔案成果應用常態(tài)機制

檔案的收集和文化建設的關鍵，在于檔案成果的應用。這也是檔案工作核心價值的體現(xiàn)?，F(xiàn)階段的工作過程中，檔案成果往往難以納入到全流程管理當中，只有當發(fā)生突發(fā)緊急情況的時候大家才回過頭來求助于檔案。這就需要我們建立檔案成果應用的常態(tài)機制。一是把檔案成果應用嵌入到現(xiàn)有工作流程當中。無論是電網(wǎng)搶修還是工程建設，無論是災后重建還是新建工程，都需要把“查閱相關檔案記錄”作為一個必選項，項目業(yè)主單位、設計單位、建設單位都有必要對檔案成果進行查閱比對，確保后續(xù)不發(fā)生返工；二是要強化全體人員檔案成果應用意識。在實際工作當中，除了檔案收集整理相關環(huán)節(jié)涉及到的部門、人員以外，大多數(shù)的人員對檔案工作知之甚少，自然對檔案成果應用也就無從談起了。培養(yǎng)全員檔案成果應用意識，有利于提升檔案工作實際價值，也有利于提升檔案收集整理工作質量。

3.結束語

檔案工作看起來很微小，沒有烈日炎炎的揮汗如雨，沒有挑燈夜戰(zhàn)下的刻苦艱辛，但是檔案工作就這么默默的存在著，默默的記錄著企業(yè)的發(fā)展和歷程，一筆一劃的書寫鐫刻，留下印記。但在突發(fā)之際、危急時刻，檔案就會挺身而出，成為企業(yè)最后的憑證。加強檔案文化建設，打造一支專業(yè)強、素質高的檔案員隊伍，建立一套有效的、高標準的檔案管理機制，挖掘一條常態(tài)化、高效率的成果應用通道，不僅能夠彰顯檔案和檔案工作的價值，更能夠為公司的改革發(fā)展、創(chuàng)新實踐提供更強大的助力。

【參考文獻】

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