摘 要：文章概述了TPI系統(tǒng)技術(shù)及功能，闡述了利用TPI建立內(nèi)蒙古民族大學圖書館文庫的方法及步驟。

關(guān)鍵詞：TPI；民大文庫；學位論文；數(shù)字圖書館

內(nèi)蒙古民族大學文庫是專門為收集民大教師科研成果和博碩士畢業(yè)論文而建立的數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)已收錄了自1994年至今，本校教師在國內(nèi)7000余種期刊上公開發(fā)表的論文3000多篇，碩士論文紙質(zhì)及電子版1000余篇。在網(wǎng)絡(luò)化信息資源需求迅猛增加背景下，把傳統(tǒng)紙質(zhì)學位論文向數(shù)字化的管理模式轉(zhuǎn)變并充分提高利用率已是迫在眉睫，同時也是圖書館數(shù)字化建設(shè)的一個重要組成部分[1]。

1 TPI系統(tǒng)

清華同方數(shù)據(jù)庫建設(shè)與管理系統(tǒng)（簡稱TPI）是清華同方知網(wǎng)技術(shù)有限公司研發(fā)的一套基于網(wǎng)絡(luò)平臺的專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)，主要用于數(shù)字圖書館的創(chuàng)建與管理。該系統(tǒng)提供全文檢索，電子書制作，元數(shù)據(jù)標引，內(nèi)容動態(tài)發(fā)布等功能。特點是檢索工能強大，操作方便，管理界面規(guī)范，能夠?qū)崿F(xiàn)對word文檔、圖形圖像、音視頻等種類資源的管理，支持網(wǎng)頁的動態(tài)發(fā)布。具有很強的穩(wěn)定性，可用于數(shù)字圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)[2]。

2 基于TPI 平臺民大文庫數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建

2.1 平臺構(gòu)建

建立學位論文數(shù)據(jù)庫之前，工作人員首先要在TPI系統(tǒng)后臺分別建立兩個數(shù)據(jù)庫：以系統(tǒng)管理員身份進入CPS管理器進行數(shù)據(jù)庫管理，建立教師與學生信息管理數(shù)據(jù)庫和論文全文數(shù)據(jù)庫。把整理好的學生信息提前導入數(shù)據(jù)庫，使提交論文的學生可通過網(wǎng)絡(luò)上傳電子文檔。同時分配給工作人員不同功能的賬號進行系統(tǒng)管理與維護。論文全文數(shù)據(jù)庫主要存放學生提交上來的電子版論文及相關(guān)信息，數(shù)據(jù)庫字段根據(jù)著錄規(guī)范進行設(shè)計，主要包括姓名、學號、專業(yè)、學位年度、分類號、導師、學位授予時間、院系、學科方向、中英文題名、摘要、關(guān)鍵詞、中文文摘、外文文摘、目錄和全文、研究方向等。最后還要加上提交者的電子郵箱地址，聯(lián)系電話等，對于有版權(quán)或涉密相關(guān)問題時能與作者取得聯(lián)系。以后可根據(jù)需求添加或刪除字段。兩個數(shù)據(jù)庫在TPI系統(tǒng)中互有聯(lián)系，只有在學生信息庫中有記錄才可登錄系統(tǒng)進行論文提交。通過TPI系統(tǒng)的后臺設(shè)置可以實現(xiàn)“三個自動”： 一，TPI系統(tǒng)會根據(jù)論文的不同分類和學科自動對應(yīng)到相應(yīng)的節(jié)點，免去了工作人員的手工分類。二，學生提交的論文按類別自動分配到審查工作人員的工作機上，進行及時的查檢。對于不合格的論文說明原因發(fā)E-mail給作者進行改正。三，工作人員對提交的數(shù)據(jù)質(zhì)量進行把關(guān)。對提交記錄逐條審查，進入TPI系統(tǒng)的“內(nèi)容加工與發(fā)布”項下的“元數(shù)據(jù)加工工具”，選中“分配任務(wù)”里的“檢查”項，沒有問題的記錄給出的“通過”評定，系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)換成CAJ或PDF格式論文導入數(shù)據(jù)庫并發(fā)布到網(wǎng)上，供讀者查閱[3]。

2.2 數(shù)據(jù)收集與錄入

不同于以往只提交光盤數(shù)據(jù)的形式，民大文庫的數(shù)據(jù)庫資源的收集有三種方式：第一種是紙質(zhì)論文的數(shù)字化，我館從2007年開始收集紙質(zhì)版的碩士學位論文，到2010采用紙質(zhì)論文的數(shù)字化和網(wǎng)上電子資源的下載兩種方式來充實民大文庫的建設(shè)。第二種是網(wǎng)上數(shù)字資源的下載。從2013年開始，我館購入了清華TPI系統(tǒng)平臺后建立了博碩士學位論文網(wǎng)上提交制度，博碩士生通過論文答辯后須分別提交一份紙質(zhì)學位論文和一份電子版論文到圖書館。第三種是通過Web瀏覽器進行電子文檔的網(wǎng)上提交。網(wǎng)上提交有以下幾步，第一步：提交者身份驗證。讀者信息提前采集錄入后，提交者可從內(nèi)蒙古民族大學圖書館網(wǎng)站主頁中的“論文提交”點擊進入，根據(jù)頁面提示填寫信息，進行身份驗證。第二步：相關(guān)信息資料的填寫。按照表單上的要求填寫，帶*號的為必填項。其中館藏號的設(shè)定是為了把電子文檔與紙質(zhì)文檔實現(xiàn)關(guān)聯(lián)。第三步：提交并上傳論文。表單填寫完畢后點擊“提交”，然后進行附件的上傳。系統(tǒng)會提示“文件正在發(fā)送請稍候”的字樣，因附件的大小不同上傳時間會有長短，需耐心等待。顯示上傳成功后附件清單處的顯示個數(shù)就會由“0”變成“1”。有的論文會有多個附件，重復以上步驟進行上傳。第四步：檢查、查看論文是否通過。再次登陸系統(tǒng)確認論文提交成功，如需修改則進入到填寫表單界面選擇更改存盤。在表單中有兩項內(nèi)容需要注意，一是“記錄狀態(tài)”另一個是“描述”，在記錄狀態(tài)里顯示“通過”則表示論文已成功上傳，如果顯示的是“未通過”，那么描述狀態(tài)里會有說明，具體的是什么原因造成未通過?？梢园凑仗崾疽筮M行修改后再次提交。這里有兩點說明：其一，博碩士學位論文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)有一套規(guī)范的程序，學位論文上傳的格式要嚴格按學位論文的著錄規(guī)范填寫。其二，加涉密級的論文讀者只能查閱到摘要和關(guān)鍵詞，暫時無法查閱全文，到了公開年限，會將論文的保密級別改成“公開”，那時就可查閱全文。

3 建設(shè)民大文庫數(shù)據(jù)庫過程中應(yīng)注意的問題

3.1 加強民大文庫的管理機制，不定期維護和更新數(shù)字資源

對系統(tǒng)的硬件設(shè)備及時升級，數(shù)據(jù)的錄入要嚴格按照基本程序和步驟進行操作，以免造成部分數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。加強信息資源管理機制，責任到人，分工明確，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，做到及時備份數(shù)據(jù)。

3.2 加強對民大文庫數(shù)據(jù)庫的宣傳和推廣

建設(shè)民大文庫的最終目的是供讀者查詢使用。要利用創(chuàng)新的推廣手段加宣傳推廣，如利用圖書館官方微信和微博將民大文庫的使用方法主動送到讀者手中。這樣信息不但可以及時地發(fā)布，更重要是能與讀者進行互動達到知識普及等。

3.3 加強讀者的信息素質(zhì)教育和信息技術(shù)培訓

加強信息意識和信息能力的教育培訓，每位師生對于計算機的應(yīng)用與網(wǎng)絡(luò)操作水平不同，培訓的內(nèi)容和方法也要有針對性。經(jīng)過培訓后，提交的學位論文數(shù)據(jù)質(zhì)量明顯提高，這即減輕審驗周期又減輕了工作人員的工作量，避免了重復勞動。

4 結(jié)語

TPI系統(tǒng)已經(jīng)是高校圖書館數(shù)字化建設(shè)的重要建設(shè)平臺，我校的教師科研成果和博碩士論文數(shù)據(jù)庫的建立與運用成為我館特色資源的重要組成部分，在師生中得到廣泛利用。構(gòu)建民大文庫有利于充實數(shù)字化館藏資源，有利于高校的科研與教學，有利于提高學位論文的資源利用率，有利于特色館藏的充實和開展原文傳遞服務(wù)，有助于研究生確定論文的選題和研究方向。同時高校圖書館一定要加強建庫人員的素質(zhì)培訓[3]，在民大文庫建立過程中要嚴格遵守知識產(chǎn)權(quán)方面的法律法規(guī)，以免發(fā)生侵權(quán)[4]；同時對數(shù)據(jù)庫加強日常管理，確保服務(wù)器穩(wěn)定運行，并及時更新數(shù)據(jù)庫文件，為讀者提供高效便捷的服務(wù)。

參考文獻

[1]張玉榮，陳亞珊. TPI系統(tǒng)在構(gòu)建高校博碩士學位論文數(shù)據(jù)庫中的應(yīng)用及探索[J] .科技情報開發(fā)與經(jīng)濟》2013（4）：10-11.

[2]袁秀孫. 基于TPI的研究生學位論文數(shù)據(jù)庫建設(shè)—圖書館為例[J].情報探索，2008（4）：128-130.

[3]胡瑩，陳博. 高校圖書館學位論文數(shù)據(jù)庫建設(shè)探討[J]. 江西圖書館學刊，2011（2）：113-115

[4]楊莉. 研究生學位論文開發(fā)利用中的著作權(quán)歸屬問題研究[J]. 情報理論與探索，2010（1）：48-50

作者簡介

吳麟，內(nèi)蒙古民族大學圖書館，館員，研究方向：數(shù)字圖書館。