黃玉連

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，人們的日常生活方式也相應(yīng)的發(fā)生了一系列變化，而信息技術(shù)不但為人們的生活和生產(chǎn)提供了極大的便利性，還是有效衡量社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況的重要標(biāo)準(zhǔn)，并且在相關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中，人事檔案也占據(jù)著非常重要的一環(huán)，將直接影響到該機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來建設(shè)發(fā)展情況。因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)應(yīng)充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，從而實(shí)現(xiàn)管理的最佳效果。本文主要對新時(shí)期發(fā)展背景下人事檔案管理的信息化建設(shè)策略展開研究分析。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案管理；信息化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的到來，市場競爭逐漸激烈化，在這種情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位若想在如此激烈的市場競爭中占有一席之地，就要大力發(fā)展自身的管理工作，而人事檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理中的重要一項(xiàng)內(nèi)容，其管理水平的好壞將直接決定著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展前景。因此在對機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理時(shí)應(yīng)積極融入信息化技術(shù)，這樣一來不但能為人事檔案管理工作提供極大的便利性，還能最大限度減少人事檔案管理的工作量，提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量。

1 新時(shí)期背景下人事檔案管理信息化建設(shè)存在的重要性分析

1.1 充分激發(fā)人事檔案資源的存在價(jià)值

信息化時(shí)代到來的重要一個(gè)標(biāo)志就是計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中得到了廣泛化的應(yīng)用，這種新型的管理模式致使人事檔案管理模式也發(fā)生了一定改變，特別是人事檔案信息的利用率得到了極高的提升。同時(shí)數(shù)字化的人事檔案查詢模式也為人們隨時(shí)了解掌握人事檔案信息提供了極大的便利性，進(jìn)而充分發(fā)揮出了人事檔案的實(shí)用價(jià)值，為現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展提供有利的支持。

1.2 實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享

在新時(shí)期的背景下，信息時(shí)代將各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行了有效的連接和融合，進(jìn)而使不同領(lǐng)域的信息資源能夠互相交叉匯總，建立一個(gè)更加完善更加系統(tǒng)的信息資源庫。換句話說，信息數(shù)據(jù)資源將逐漸成為市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略目標(biāo)，因此若想有效實(shí)現(xiàn)人才最大限度的開發(fā)和利用，就一定要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)，從而促使人事檔案管理的相關(guān)信息資源能夠共享，從而為人們提供更完善的服務(wù)。

2 新時(shí)期背景下人事檔案管理過程中存在的問題

2.1 工作人員不具備信息化建設(shè)意識(shí)

在新時(shí)期的發(fā)展背景下，信息技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的好壞卻受到許多因素帶來的影響，而人為因素就是其中最主要的因素之一。由此可知，人事檔案管理人員的實(shí)際管理水平和綜合素質(zhì)不但決定著管理工作能否順利開展，還對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展有著一定的影響。根據(jù)目前實(shí)際情況來看，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員自身專業(yè)水平和綜合素質(zhì)仍然沒有得到有效提高，工作能力和工作效率都較差，并且還有部分人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的崗前系統(tǒng)培訓(xùn)，自身檔案管理業(yè)務(wù)不夠熟練，進(jìn)而容易導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重缺乏規(guī)范性，無法適應(yīng)信息化的發(fā)展，甚至還有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作是由其他部門工作人員兼任，其人事檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)技能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際工作，這對機(jī)關(guān)事業(yè)單位未來發(fā)展是極其不利的。

2.2 管理方式較為落后化

根據(jù)現(xiàn)階段的實(shí)際情況來看，目前仍有大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理存在的重要性認(rèn)識(shí)不足或是落實(shí)力度不夠等情況，而手工檔案整理方式還是占有較大比重，這對于新時(shí)期檔案管理記錄的精細(xì)化要求來說，會(huì)大大增加失誤的發(fā)生頻率，并且這些錯(cuò)誤現(xiàn)象還不容易別人發(fā)覺和重視，進(jìn)而無法及時(shí)有效改正，造成永久性的失誤，在這種情況下，信息化建設(shè)就與手工形式的管理相比較就有著較大的優(yōu)勢。同時(shí)在通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍然停留在檔案信息管理的這一基本功能上，不能利用其對檔案信息展開系統(tǒng)全面的整理分析，進(jìn)而無法提高檔案管理效率和質(zhì)量，只會(huì)大量浪費(fèi)時(shí)間和精力。

2.3 不具備健全的人事檔案管理制度

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，現(xiàn)階段大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作都是由其相對應(yīng)的人事檔案管理部門主要負(fù)責(zé)，即使個(gè)別機(jī)關(guān)事業(yè)單位針對人事檔案管理工作制定了相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但卻沒有對其具體管理方法和流程進(jìn)行明確，進(jìn)而容易導(dǎo)致人事檔案管理工作出現(xiàn)混亂。同時(shí)還有一部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位尚且沒有切實(shí)可行的人事檔案管理制度，并且人事檔案管理工作實(shí)際展開時(shí)的范圍也不標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而對許多應(yīng)保存的信息資源無法有效完整保留，致使人事檔案在進(jìn)行變動(dòng)時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)工作交接不夠明確等情況。除此之外，目前還存在的一個(gè)普遍現(xiàn)象就是人事檔案的目錄不夠清楚統(tǒng)一，各個(gè)部門都習(xí)慣性的根據(jù)自身的固定理解來整理信息資料，致使人事檔案最終目錄極其混亂，為日后的查找工作大大增加了難度。

3 新時(shí)期背景下人事檔案管理信息化建設(shè)有效落實(shí)的措施分析

3.1 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的自動(dòng)化

根據(jù)人事檔案管理工作的演變歷程來看，已逐漸由以往傳統(tǒng)單一的管理方式向多種類型相結(jié)合的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，并且隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的不斷深入，以往的人事檔案管理模式早已無法有效滿足人事檔案工作量的日益增加現(xiàn)狀，由此可見，人事檔案管理朝向信息化建設(shè)方向發(fā)展是一個(gè)必然趨勢。因此在進(jìn)行人事檔案管理的信息化建設(shè)工作時(shí)，相關(guān)管理人員一定要充分發(fā)揮信息技術(shù)的存在優(yōu)勢，將計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理應(yīng)用到檔案管理工作之中，從而促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。除此之外，通過對責(zé)任機(jī)制和信息化建設(shè)機(jī)制的有效建立還能對機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化檔案管理的建設(shè)提供良好的支持。

3.2 進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

若想有效實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的最佳效果，機(jī)關(guān)事業(yè)單位就要充分落實(shí)以下幾方面內(nèi)容：第一，實(shí)現(xiàn)人事檔案入庫成本和便利性之間的有效協(xié)調(diào)，并在檔案信息入庫時(shí)做好鑒別工作，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)來建立檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而有效利用檔案中的各項(xiàng)信息資源；第二，隨時(shí)做好檔案修復(fù)的準(zhǔn)備工作，對檔案生成過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格把關(guān)，反復(fù)核對，最大限度保證檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3.3 提高管理人員的信息化意識(shí)，建立專業(yè)化的技術(shù)團(tuán)隊(duì)

通常機(jī)關(guān)事業(yè)單位若想有效落實(shí)人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，就一定要培養(yǎng)人事檔案的管理人員養(yǎng)成良好的管理意識(shí)，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要可以通過以下方法來提高其管理意識(shí)：第一，不斷加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理信息化建設(shè)宣傳力度，使其逐漸認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作存在的重要性，進(jìn)而能夠有效配合其他部門的信息資料收集整理工作。第二，從機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度的角度來說，若想保證人事檔案管理信息化建設(shè)工作的有效進(jìn)行，就一定要嚴(yán)格按照國家的相關(guān)法律規(guī)定展開，這對機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的基本權(quán)益和信息資料安全性有著極大的積極作用，因而要根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的具體情況展開，建立完善的管理制度，從而嚴(yán)格保證人事檔案管理具有較強(qiáng)的科學(xué)性和合理性特點(diǎn)。第三，做好人事檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)和儲(chǔ)備工作，對其展開定期的員工培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，進(jìn)而有效提高其專業(yè)管理水平和綜合素質(zhì)，對人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

總之，若想有效展開人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，就一定從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況來看，不斷完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)信息化建設(shè)制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理人員的管理意識(shí)、專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，進(jìn)而為促進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)提供良好保障。

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