辛洪春

摘 要：文章論述了電子文件的意義與特點(diǎn)，表現(xiàn)優(yōu)勢(shì)，掌握好電子文件的特性，其管理方法應(yīng)用中存在的問題，最后提出了解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化；應(yīng)用；總結(jié)；立體化

1 電子檔案的特點(diǎn)

（一）檔案管理更為便捷：這其實(shí)不說大家也知道。利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)作為基礎(chǔ)，檔案的管理員就可以隨時(shí)隨地的利用計(jì)算機(jī)對(duì)各種各樣的數(shù)據(jù)進(jìn)行清查，統(tǒng)計(jì)，檢索等需要的相關(guān)資料。這樣便可省掉很多翻閱紙質(zhì)檔案帶來的繁瑣的手續(xù)。

（二）一體化的管理升級(jí)：電子文件與電子檔案的一體化管理是辦公自動(dòng)化趨勢(shì)下的檔案工作的升級(jí)，不同的文件包括文字、聲像、照片等等在辦理結(jié)束后，可以直接進(jìn)入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由資料的管理員分文別類的整理組卷。這樣就可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)歸檔，使電子檔案的管理變得一體化。

（三）檢索查閱的網(wǎng)絡(luò)化：電子檔案的管理系統(tǒng)中，每份文檔都具備屬性信息，這些屬性信息可以按照不同客戶的不同權(quán)限向各部門開放。應(yīng)用這種方法是為了不必非到檔案部門檢索查閱，可以隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)上的任何終端進(jìn)行檔案查閱。而且不受地域及時(shí)間的限制，相對(duì)提高了信息檢索的利用率。

2 掌握好電子文件的特性，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

（一）信息與載體的相分離性。電子文件在傳遞和復(fù)制上比較方便，而且保證的信息的不失真。不像紙質(zhì)問價(jià)那樣容易確認(rèn)原件和復(fù)件，這方面就會(huì)對(duì)文件的真實(shí)性、完整性和可靠性造成影響。

（二）易更改性。紙質(zhì)文件在修改之后是會(huì)有痕跡的，而電子文件因?yàn)槭峭ㄟ^鍵盤輸入，所以就算修改了也無法察覺，并且電子文件都是存儲(chǔ)在電子媒介上，其數(shù)據(jù)易擦除易修改，一些惡意的計(jì)算機(jī)病毒會(huì)對(duì)這些設(shè)備造成損害，破壞文件，所以需要解決的問題比較多。

（三）電子文件的數(shù)據(jù)易修改、易擦除，因此保存在電子介質(zhì)上的數(shù)據(jù)因?yàn)椴僮鞑划?dāng)造成數(shù)據(jù)的丟失、缺失則會(huì)產(chǎn)生非常大的影響，直接影響了電子文件的憑證作用。影響對(duì)其讀取還原的有效性和能否保持原貌。

3 電子信息技術(shù)管理檔案的方法

基于以上電子檔案管理的諸多優(yōu)點(diǎn)，這里我們要討論的是電子檔案管理的方法和步驟。

（一）電子檔案的收集：在很多的領(lǐng)域在做一項(xiàng)工作之前都要先收集材料，電子檔案的管理也是一樣。在處理相關(guān)電子檔案時(shí)的前提是具備了電子檔案的存儲(chǔ)平臺(tái)。因此計(jì)算機(jī)可以說必不可少。在檔案的收集之前，建立好辦公自動(dòng)化的模塊且將收集的工作延伸至存儲(chǔ)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，并為電子檔案的管理奠定了基礎(chǔ)。

（二）其次，對(duì)電子檔案進(jìn)行整理也是至關(guān)重要的。整理電子檔案應(yīng)該是按照歸檔的原則，格式都規(guī)范的進(jìn)行了，一般都是以年度，組織機(jī)構(gòu)，保管期限而分類存盤的，在接收文件時(shí)也集中完成，并對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行編輯和說明，也存盤后，檔案的人員也要按照數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)與規(guī)范都建立電子檔案地目錄路徑，以方便查找。

（三）電子檔案使用的管理：我們所總結(jié)的電子檔案的使用途徑最主要有以下幾種：拷貝，網(wǎng)絡(luò)傳輸，直接使用。而從信息的安全及保護(hù)資料的完整性角度出發(fā)，我們應(yīng)利用安全保密措施，尤其是一些涉及到專利的成果甚至于機(jī)密的檔案，通過給這樣的整個(gè)文件加密或者是設(shè)置密碼，讓文件只能是用于閱讀而且不能輕易的修改，同時(shí)這種帶密的文件也不能上網(wǎng)。

（四）組織建立數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)電子檔案的不同類型來進(jìn)行分類處理。每個(gè)單位的電子文件類型都是不固定且多樣化，因此需要先對(duì)這些電子文件進(jìn)行分類處理，按照門類來進(jìn)行劃分，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類編號(hào)方案。分類編號(hào)就是按照分類編號(hào)方案的規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個(gè)固定垢唯一的號(hào)碼，從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。

（五）最后，電子檔案的保護(hù)也至關(guān)重要。一般的電子文檔都被記錄成光碟后放在紙質(zhì)或者棉質(zhì)的纖維套理，垂直的懸掛在盒中，且彼此間要留有空隙以避免光碟由于擠靠太近而造成翹曲。同時(shí)要保持好室內(nèi)的溫濕度，合理的溫度和合適的濕度影響光盤的耐久性，不要再盤片上寫字，同時(shí)需要注意避光和防塵。

4 電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的問題

（一）檔案管理的電子化的認(rèn)識(shí)性存在模糊性：在實(shí)際的工作中，工作人員的認(rèn)識(shí)上還是存在差距，差距的存在往往造成工作的失誤，比如對(duì)一些特別的重要的文件不能做到及時(shí)備份及打印。過分依賴于計(jì)算機(jī)一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障，就可能造成檔案文件的丟失。同時(shí)，電子文件歸檔意識(shí)的欠缺。只用計(jì)算機(jī)起草文件，但是打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿的電子文件就容易被忽視。

（二）電子檔案缺乏規(guī)范化得歸檔和管理：這幾年來，計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)以及多媒體技術(shù)都已經(jīng)在高校普遍應(yīng)用，各高校都在工作中已經(jīng)形成了和積累了大量電子文件。可以通過國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接受電子文件，可以通過網(wǎng)絡(luò)向上級(jí)及其他單位發(fā)送文件，非常便捷。

（三）電子文件存儲(chǔ)缺乏安全性：電子文件的數(shù)量很多，還有很多數(shù)據(jù)庫(kù)文件和多媒體課件，占用了很大的磁盤容量。多數(shù)電子文件都是直接被保存在個(gè)人的計(jì)算機(jī)硬盤上或者局域網(wǎng)的服務(wù)器硬盤上，雖然硬盤存儲(chǔ)時(shí)比較可靠的。但缺點(diǎn)是不便于脫機(jī)保管，容易受到計(jì)算機(jī)病毒的感染而造成數(shù)據(jù)的丟失。缺乏安全性。

（四）管理機(jī)構(gòu)不全及專業(yè)人才缺乏：我們的電子檔案管理師需要專門的文件檔案管理部門和專業(yè)人員的，但是現(xiàn)狀卻是多數(shù)的檔案的工作素質(zhì)不高，對(duì)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)了解的又能少，導(dǎo)致了對(duì)電子文件的歸檔管理不完全不嚴(yán)謹(jǐn)。而且對(duì)于電子檔案沒有統(tǒng)一管理，也勢(shì)必造成文件檔案的泄密與丟失。

5 檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（二）解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵，水份及有害氣體的侵割。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的難，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。

（三）使檔案管理向立體化發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性，因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（四）檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

6 結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理面臨著諸多的問題。為了適應(yīng)電子檔案管理的需求，應(yīng)盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才；建立健全維護(hù)電子檔案真實(shí)和安全的措施與規(guī)章；制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以全面做好電子檔案管理和開發(fā)利用工作。

參考文獻(xiàn)

[1]姚鳳臣，論電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，黑龍江科技信息2010.17.6中

[2]吳錦霞，電子文件與電子檔案管理，民營(yíng)科技2013年第5期

[3]孫宇，探討現(xiàn)代企業(yè)電子檔案管理中的常見問題與解決途徑，經(jīng)濟(jì)管理，2015年08期