邱金學(xué)

摘 要：自學(xué)考試，在我國(guó)高等教育中占據(jù)著重要地位，日漸形成社會(huì)化和規(guī)?；慕逃?。對(duì)自學(xué)考試檔案的管理，是高等教育檔案管理的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理效率極低，耗費(fèi)巨大的人力物力，且難以取得良好的檔案管理效果。因此，亟須加強(qiáng)電子檔案在自考管理中的實(shí)際應(yīng)用。本文簡(jiǎn)述了自考電子檔案的特點(diǎn)，淺析了電子檔案在自考管理中實(shí)際應(yīng)用的意義，探討了自考管理中電子檔案實(shí)際應(yīng)用中的制度和技術(shù)要求，以期為我國(guó)自考管理中電子檔案的實(shí)際應(yīng)用提供借鑒。

關(guān)鍵詞：自考管理；電子檔案；實(shí)際應(yīng)用

自考檔案，即自學(xué)考試考生的考籍檔案，包括了自考生從報(bào)名到考試到畢業(yè)全過(guò)程的各種記錄資料，諸如考試報(bào)名登記表、考試試卷、考試成績(jī)、在校違紀(jì)情況等。自考電子檔案，是將紙質(zhì)檔案的信息，通過(guò)各種技術(shù)手段，諸如鍵盤(pán)輸入、數(shù)碼照相等實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)的錄入，并存儲(chǔ)在硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)中，以代替?zhèn)鹘y(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案。電子檔案管理具有極其高效的特點(diǎn)，對(duì)檔案的查詢方便快捷，能實(shí)現(xiàn)良好的長(zhǎng)期儲(chǔ)存。由于電子檔案的諸多優(yōu)勢(shì)，在自考管理中得到了日益廣泛的應(yīng)用。

1 自考電子檔案的特點(diǎn)

1.1 具有較多的種類

自考電子檔案的內(nèi)容包括了自考生報(bào)名、考試直至畢業(yè)全過(guò)程的各種記錄資料，具有較多的種類。其中，最主要的是對(duì)考生基本資料的存儲(chǔ)檔案、考生的考務(wù)檔案以及考生的考籍檔案。根據(jù)自考電子檔案訪問(wèn)性質(zhì)的不同，可以將電子檔案分為兩類，一類是以硬盤(pán)為代表的在線檔案，一類是以CD-ROM為代表的離線檔案[1]。

1.2 具有龐大的數(shù)量

隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展，自學(xué)考試日漸規(guī)模化，各種自考項(xiàng)目急劇增多，自考生的規(guī)模與日俱增。加上各種證書(shū)類考試層出不窮，自考的學(xué)制限制也日益消失，自考電子檔案的數(shù)量急劇增多。當(dāng)前，自考電子檔案已經(jīng)具有極其龐大的數(shù)量，占據(jù)了較大的存儲(chǔ)容量。

1.3 具有復(fù)雜的管理軟件程序

自考電子檔案的建立管理，依托于大型的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。在自考電子檔案管理中，除了較簡(jiǎn)單的辦公類軟件之外，大多是具有復(fù)雜的管理軟件程序的管理系統(tǒng)。自學(xué)考試的組織工作包含了諸多環(huán)節(jié)，諸如考生報(bào)名、考場(chǎng)安排、考卷命題、考卷評(píng)分等。針對(duì)自學(xué)考試組織工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，都需要對(duì)管理程序進(jìn)行開(kāi)發(fā)。同時(shí)，還需要確保各環(huán)節(jié)的管理程序?qū)崿F(xiàn)彼此銜接，以實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)流程的管理。這就導(dǎo)致了管理程序具有極大的容量，需要采用具有復(fù)雜程序的管理軟件，諸如SQL server數(shù)據(jù)庫(kù)軟件等[2]。

1.4 具有較強(qiáng)的保密性

自考電子檔案涉及自考命題等諸多絕密性的檔案材料，對(duì)于這些絕密材料，必須通過(guò)專用的設(shè)備進(jìn)行管理，確保絕密材料的安全性和保密性。因此，自考電子檔案具有較強(qiáng)的保密性。

1.5 具有較大的查詢量

自考生在自學(xué)考試之后，需要對(duì)其考試成績(jī)進(jìn)行查詢，同時(shí)各種成績(jī)證明、成績(jī)檔案遺失證明、考試證書(shū)驗(yàn)證等極為頻繁，這就導(dǎo)致了對(duì)自考電子檔案的頻繁調(diào)閱。因此，自考電子檔案具有較大的查詢量。

2 自考電子檔案的意義

2.1 有利于提高高校管理水平

高校通常設(shè)置有專門管理自考檔案的部門，與學(xué)校的行政管理部門、財(cái)務(wù)管理部門進(jìn)行配套。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理效率較低，且耗費(fèi)巨大的人力、財(cái)力、物力、造成了高校自考檔案管理的缺陷。高校自考檔案管理部門的缺陷會(huì)對(duì)高校其他部門的工作效率造成嚴(yán)重的不良影響[3]。因此，推動(dòng)自考電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案，有利于節(jié)省自考檔案管理的成本，提高對(duì)自考檔案管理的效率，有利于提高高校的管理水平。

2.2 有利于提高檔案管理效率

傳統(tǒng)自考檔案采用紙質(zhì)檔案，因此檔案管理大多需要繁重的手工操作，耗費(fèi)較多的勞動(dòng)力資源，管理效率極其低下，且容易產(chǎn)生各種錯(cuò)誤。高校為節(jié)省檔案管理成本，通常安排業(yè)余人員對(duì)自考檔案進(jìn)行管理，業(yè)余人員缺乏對(duì)信息技術(shù)的了解和掌握，嚴(yán)重加劇了檔案管理的低效率。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不利于對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行便捷的調(diào)閱，且檔案管理自身無(wú)法提供準(zhǔn)確的檔案信息和數(shù)據(jù)。自考電子檔案以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)為支持，能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)的快速查閱，能提供準(zhǔn)確的檔案信息，有利于提高檔案管理效率[4]。另外，自考電子檔案能實(shí)現(xiàn)對(duì)證書(shū)真?zhèn)蔚臏?zhǔn)確驗(yàn)證，抵制假證之風(fēng)，還能為考生提供便捷的信息服務(wù)。

3 自考管理中電子檔案的實(shí)際應(yīng)用分析

3.1 電子檔案實(shí)際應(yīng)用中的制度要求

明確管理職責(zé)。自考電子檔案的管理人員要明確管理職責(zé)，確保電子檔案制作的準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于自考電子檔案的非管理人員，只允許使用只讀權(quán)限對(duì)自考電子檔案進(jìn)行調(diào)閱。這樣有利于防止非管理人員的操作失誤，杜絕有意刪改的行為，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息真實(shí)性的有效保障。（2）進(jìn)行及時(shí)歸檔。在自學(xué)考試項(xiàng)目結(jié)束之后，應(yīng)對(duì)自考生考試庫(kù)進(jìn)行全面細(xì)致的檢查，確保其真實(shí)完整可靠。當(dāng)對(duì)各類信息確認(rèn)無(wú)誤之后，要對(duì)之進(jìn)行及時(shí)歸檔，并進(jìn)行備份，防止信息的損失變動(dòng)。對(duì)重要信息的更改，必須對(duì)相關(guān)審批手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格履行。（3）加強(qiáng)嚴(yán)密保管。對(duì)于已經(jīng)歸檔的自考電子檔案，其存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具備只讀權(quán)限。對(duì)自考電子檔案的安全有效，要進(jìn)行定期的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取有效措施維護(hù)載體損傷以及信息損傷，可采用修復(fù)手段或者拷貝技術(shù)。對(duì)于自考電子檔案的入庫(kù)載體，禁止外借，只允許對(duì)其信息進(jìn)行拷貝。（4）建立記錄系統(tǒng)。自考電子檔案形成之后，會(huì)受多種因素的影響，轉(zhuǎn)換其載體和格式，并改變其信息內(nèi)容。因此，要建立記錄系統(tǒng)，對(duì)信息存在形式的改變進(jìn)行詳細(xì)的記錄，為信息的真實(shí)性提供有效保障。（5）實(shí)施分級(jí)管理。由省級(jí)考試機(jī)構(gòu)對(duì)自考電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由省、市、縣考試機(jī)構(gòu)進(jìn)行三級(jí)保管。在各級(jí)管理部門和管理人員之間，要對(duì)自考電子檔案進(jìn)行獨(dú)立備份，以避免自考電子檔案的更改和損壞[5]。

3.2 電子檔案實(shí)際應(yīng)用中的技術(shù)要求

確保自考電子檔案的信息安全，必須做到以下幾個(gè)方面：（1）確保自考電子檔案的訪問(wèn)安全。通過(guò)加密技術(shù)和身份驗(yàn)證技術(shù)加強(qiáng)對(duì)訪問(wèn)者的控制。通過(guò)對(duì)加密技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)對(duì)在線自考電子檔案內(nèi)容非公開(kāi)性的有效保障。通過(guò)對(duì)身份驗(yàn)證技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)對(duì)在線電子檔案信息訪問(wèn)和數(shù)據(jù)訪問(wèn)的限制。系統(tǒng)會(huì)對(duì)合法訪問(wèn)用戶設(shè)置“密碼”，對(duì)于超級(jí)用戶，系統(tǒng)會(huì)對(duì)兩人進(jìn)行密碼分置。（2）確保電子檔案機(jī)器設(shè)備安全。主要通過(guò)熱備份技術(shù)和鏡像技術(shù)，防止機(jī)器設(shè)備損壞造成的信息丟失[6]。（3）對(duì)于離線電子檔案的安全保護(hù)，主要通過(guò)防寫(xiě)技術(shù)。通過(guò)只讀介質(zhì)對(duì)電子檔案進(jìn)行保存，通過(guò)只讀介質(zhì)的不可逆性，防止用戶對(duì)電子檔案信息的更改，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息真實(shí)性和原始性的有效保障。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，自考電子檔案具有較多的種類和龐大的數(shù)量，具有復(fù)雜的管理軟件管理程序和較大的查詢量，同時(shí)保密性極強(qiáng)。電子檔案在自考管理中的實(shí)際應(yīng)用，有利于提高高校的管理水平，有利于提高檔案管理效率，有利于提高信息服務(wù)水平。自考管理中電子檔案的實(shí)際應(yīng)用具有制度和技術(shù)兩方面的要求，從制度上，要明確管理職責(zé)、進(jìn)行及時(shí)歸檔、加強(qiáng)嚴(yán)密保護(hù)、建立記錄系統(tǒng)、實(shí)施分級(jí)管理；從技術(shù)上，要進(jìn)行加密和身份驗(yàn)證。

參考文獻(xiàn)

[1]金高揚(yáng).電子檔案在自考管理中的應(yīng)用[J].浙江檔案，2003（10）：20-20.

[2]李騏.電子學(xué)習(xí)檔案在自學(xué)考試中的應(yīng)用分析和研究[J].中國(guó)考試，2011（12）：46-49.

[3]陳漢華.關(guān)于使用高清攝像頭進(jìn)行自學(xué)考試電子檔案采集的研究[J].中國(guó)考試，2012（4）：39-42.

[4]曾敏.淺談自學(xué)考試考籍檔案的電子化管理[J].黃岡師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，28（4）：157-158.

[5]張夢(mèng)源.自學(xué)考試考籍檔案的電子化管理探析[J].商情，2013（33）：257-257.

[6]江平.談自學(xué)考試電子檔案的建設(shè)[J].陜西教育：高教，2009（3）：120-120.