孫喜龍++馬彥輝

[摘 要] 隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)為企業(yè)日常辦公和管理帶來(lái)了極大便利。企業(yè)借助信息化技術(shù)提高了辦公效率，降低了管理成本，增強(qiáng)了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。本文結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，探討中小企業(yè)的信息化管理方式。

[關(guān)鍵詞] 中小企業(yè)；信息化管理；內(nèi)部監(jiān)管

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 032

[中圖分類號(hào)] F270.7；TP317.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）13- 0079- 03

0 引 言

中小企業(yè)因?yàn)榇『谜{(diào)頭，技術(shù)改革成本低，往往成為新信息化技術(shù)應(yīng)用的先鋒，信息化技術(shù)的不斷落地也為中小企業(yè)節(jié)省了管理成本，贏得了市場(chǎng)先機(jī)。中小企業(yè)信息化管理常見(jiàn)應(yīng)用有以下四方面。

1 信息化基礎(chǔ)辦公環(huán)境搭建

信息化基礎(chǔ)辦公環(huán)境包括電腦、網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備的配備。根據(jù)企業(yè)的人員、部門(mén)、辦公場(chǎng)地等整體規(guī)劃進(jìn)行信息化辦公環(huán)境的設(shè)計(jì)和規(guī)劃。

根據(jù)實(shí)際使用需求統(tǒng)計(jì)后進(jìn)行辦公電腦、制圖電腦、筆記本電腦、平板電腦等類別的采購(gòu)。本著性能和價(jià)格兼顧的原則，考慮未來(lái)三到五年使用的辦公需求，對(duì)CPU性能、內(nèi)存大小、硬盤(pán)容量、有無(wú)固態(tài)硬盤(pán)等做重點(diǎn)考慮，同時(shí)應(yīng)盡量選擇大品牌商用電腦，穩(wěn)定性好，售后服務(wù)有保障。服務(wù)器則需根據(jù)部署具體應(yīng)用的要求和信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃進(jìn)行合理選購(gòu)，需要注意硬件配置能否承載足夠的并發(fā)訪問(wèn)量，是否支持后期硬件升級(jí)擴(kuò)展，是否需要雙電源冗余，是否需要配套的磁盤(pán)陣列和UPS，是否高穩(wěn)定性、高可用。

網(wǎng)絡(luò)選擇則根據(jù)企業(yè)信息化的不同應(yīng)用，比如ERP、OA、監(jiān)控、通信軟件等的各自帶寬需求進(jìn)行疊加以及各運(yùn)營(yíng)商不同方案的接入成本、網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)等綜合考慮。單鏈路接入可考慮外網(wǎng)接入帶上網(wǎng)行為管理的路由器。多鏈路接入則可經(jīng)上網(wǎng)行為管理路由器疊加，再經(jīng)過(guò)高背板帶寬的百兆或千兆交換機(jī)接入不同樓層和不同部門(mén)，也可進(jìn)行VLAN劃分、QoS限速等設(shè)置。上網(wǎng)行為管理路由器可以在網(wǎng)絡(luò)入口處按企業(yè)要求進(jìn)行相關(guān)視頻、游戲、聊天、購(gòu)物、下載等上網(wǎng)行為管理和限制。對(duì)移動(dòng)頻繁的電腦可以采用有線加無(wú)線結(jié)合的方式，對(duì)臺(tái)式機(jī)也可加無(wú)線網(wǎng)卡方便位置變動(dòng)。企業(yè)無(wú)線路由器采購(gòu)需注意無(wú)線帶機(jī)量。IP地址規(guī)劃可以按樓層或者部門(mén)進(jìn)行。

對(duì)于打印、復(fù)印、掃描、傳真功能，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求使用帶網(wǎng)絡(luò)功能的大型復(fù)合一體機(jī)、常用多功能一體機(jī)等，提高設(shè)備的利用率，實(shí)現(xiàn)一機(jī)多用。帶ADF輸稿器的設(shè)備可以進(jìn)行多頁(yè)連續(xù)復(fù)印和掃描，提高工作效率。財(cái)務(wù)若有打印發(fā)票需要，需配備針式打印機(jī)。此外還需采購(gòu)配套的墨盒、色帶備用。

2 企業(yè)辦公信息化

企業(yè)辦公信息化包括OA、ERP、企業(yè)郵箱等。

OA（Office Automation），即辦公自動(dòng)化，是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，減少紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)，提高辦公效率。OA方便多部門(mén)或異地辦公的中小企業(yè)進(jìn)行企業(yè)流程審批、項(xiàng)目管理、會(huì)議管理、車輛管理、檔案管理、電子公文管理等，可以調(diào)整優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織機(jī)構(gòu)和管理流程，增加協(xié)同辦公能力，提升執(zhí)行力，保障制度落地，協(xié)助員工溝通，有助于自助高效辦公，方便快捷。

ERP（Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)，即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP已經(jīng)成為中小企業(yè)財(cái)務(wù)、人力資源、采購(gòu)銷售供應(yīng)鏈管理、備品備件庫(kù)存管理、售后服務(wù)、客戶關(guān)系管理的一個(gè)重要信息化工具，它可以幫助決策者管理好企業(yè)的物流、資金流、信息流，減少信息孤島，讓企業(yè)各種信息更加透明清晰，從而實(shí)現(xiàn)事先計(jì)劃與事中控制，進(jìn)行資源的有效利用和整合。

ERP實(shí)施要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目立項(xiàng)，ERP選型，項(xiàng)目規(guī)劃（制訂項(xiàng)目計(jì)劃，召開(kāi)啟動(dòng)大會(huì)），需求調(diào)研，藍(lán)圖設(shè)計(jì)，實(shí)施方案編寫(xiě)和測(cè)試，庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)和期初上線數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，正式上線切換，項(xiàng)目驗(yàn)收和后續(xù)改進(jìn)等步驟，期間要反復(fù)對(duì)相關(guān)員工培訓(xùn)以便熟練掌握應(yīng)用。ERP的應(yīng)用程度也是企業(yè)信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。它能大大便利中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理，為管理者提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。

企業(yè)郵箱是企業(yè)交流必不可少的工具，采用自建的企業(yè)郵箱可以方便自行管理，保障郵件安全，提高郵箱反病毒反垃圾能力。

隨著智能手機(jī)的普及，OA、ERP和企業(yè)郵箱等企業(yè)信息化平臺(tái)普遍支持通過(guò)手機(jī)端來(lái)接收、查看、處理信息，通過(guò)移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)可隨時(shí)隨地掌上辦公，極大地方便了經(jīng)常出差開(kāi)會(huì)的公司管理者和市場(chǎng)人員。

3 企業(yè)宣傳與服務(wù)

企業(yè)宣傳和服務(wù)包括公司網(wǎng)站、微信公眾平臺(tái)、400電話等。

公司網(wǎng)站是現(xiàn)代企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行公司宣傳的重要窗口，主要為客戶或者業(yè)內(nèi)人士介紹公司信息，發(fā)布新聞公告，建立論壇，與瀏覽者互動(dòng)等，樹(shù)立公司形象，幫助公司把握商機(jī)。

微信公眾平臺(tái)，也稱公眾號(hào)。企業(yè)利用公眾號(hào)進(jìn)行自媒體活動(dòng)，目前已經(jīng)成為了一種主流的線上線下微信互動(dòng)營(yíng)銷方式。隨著微信的流行，企業(yè)微信公眾平臺(tái)已經(jīng)呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長(zhǎng)，幾乎每個(gè)企業(yè)都有自己的微信公眾平臺(tái)，它的主要作用是消息推送、信息分享、品牌傳播、自動(dòng)回復(fù)、二維碼訂閱等。微信數(shù)以億計(jì)的龐大用戶群創(chuàng)造了很好的用戶黏性，微信信息轉(zhuǎn)發(fā)的便利性為企業(yè)宣傳信息的快速傳播提供了可能。中小企業(yè)可以申請(qǐng)注冊(cè)自己的訂閱號(hào)或者服務(wù)號(hào)，進(jìn)行市場(chǎng)宣傳，展示公司產(chǎn)品和服務(wù)，并提供在線訂購(gòu)。另外企業(yè)參加展會(huì)等重大活動(dòng)也可以通過(guò)易企秀、MAKA等工具制作宣傳文案、邀請(qǐng)函等，通過(guò)龐大的粉絲群進(jìn)行創(chuàng)意推廣。

400電話作已經(jīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)售前售后咨詢，可以綁定于公司對(duì)應(yīng)的多部固定電話或相應(yīng)負(fù)責(zé)人手機(jī)號(hào)碼上。它體現(xiàn)了企業(yè)的服務(wù)意識(shí)和態(tài)度，為客戶與企業(yè)及時(shí)溝通提供了便捷。

4 企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管

企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管可以使用視頻監(jiān)控系統(tǒng)、考勤等。

視頻監(jiān)控系統(tǒng)在企業(yè)中有著廣泛應(yīng)用。它可以作為企業(yè)監(jiān)管生產(chǎn)物料、庫(kù)存物資、財(cái)務(wù)往來(lái)的重要方式，也可以作為安防保障的重要手段。視頻監(jiān)控系統(tǒng)可以將視頻數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)確、快速、清晰地傳回，實(shí)現(xiàn)了異地遠(yuǎn)程集中管理，節(jié)省了巡檢人力。智能的視頻監(jiān)控系統(tǒng)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)險(xiǎn)情進(jìn)行報(bào)警。此外，視頻監(jiān)控系統(tǒng)還支持云端存儲(chǔ)，手機(jī)端查看，大大地方便了企業(yè)管理者監(jiān)管。

考勤主要是對(duì)員工出勤的監(jiān)管，可以使用帶網(wǎng)絡(luò)功能的考勤機(jī)。也可使用金蝶云之家，或者釘釘之類的手機(jī)APP考勤方式，甚至可以對(duì)外出銷售、培訓(xùn)、售后服務(wù)人員進(jìn)行移動(dòng)考勤，滿足企業(yè)管理需求。

5 結(jié) 語(yǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展促使企業(yè)進(jìn)行信息化改革。中小企業(yè)由于規(guī)模有限，業(yè)務(wù)流程相對(duì)簡(jiǎn)單，所以更易推行企業(yè)信息化。中小企業(yè)的信息化離不開(kāi)總體的規(guī)劃、管理者的重視、專業(yè)人才的儲(chǔ)備和專項(xiàng)資金的支持，需要信息化團(tuán)隊(duì)長(zhǎng)期不斷的鉆研積累。同時(shí)，信息化降低了企業(yè)生產(chǎn)管理成本，提高了工作效率，使管理者更加清晰地挖掘把握核心競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)進(jìn)一步提升發(fā)展提供有力保障。

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