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        自助投遞模式下高校財務(wù)管理的實踐與探索

        2017-07-20 23:36:33秦慕
        中國管理信息化 2017年13期
        關(guān)鍵詞:高校財務(wù)管理效果

        秦慕

        [摘 要] 以自助投遞機(jī)引入后高校財務(wù)的應(yīng)用及推廣情況為背景,探討了新模式下高校財務(wù)管理存在的問題和改革方向,自助服務(wù)是提升高校財務(wù)報銷效率、方便師生的重要手段和必定趨勢。

        [關(guān)鍵詞] 自助投遞;高校;財務(wù)管理;效果

        doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 027

        [中圖分類號] G475 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2017)13- 0064- 04

        0 引 言

        財務(wù)報賬是高校財務(wù)管理工作的重要環(huán)節(jié),隨著國家教育、科研經(jīng)費投入的加大,高校財務(wù)活動業(yè)務(wù)量與日俱增,業(yè)務(wù)處理過程繁重復(fù)雜。為解決目前高校財務(wù)預(yù)約量巨大,預(yù)約單接收工作煩瑣細(xì)碎,財務(wù)業(yè)務(wù)反映速度下降的現(xiàn)狀,實現(xiàn)24小時接單,提高工作效率,改善師生財務(wù)報銷體驗,浙江大學(xué)引入報銷預(yù)約單自助投遞機(jī)。財務(wù)報銷自助化服務(wù)開創(chuàng)了高校新型財務(wù)服務(wù)模式。本文介紹了自助投遞機(jī)在高校的應(yīng)用和推廣情況,應(yīng)用優(yōu)勢和發(fā)展方向,自助服務(wù)模式是提升高校財務(wù)服務(wù)效率,方便師生的重要手段和必定趨勢。

        1 浙江大學(xué)財務(wù)報銷的發(fā)展?fàn)顩r

        浙江大學(xué)于2009年起推出財務(wù)報銷單網(wǎng)上預(yù)約,現(xiàn)已平穩(wěn)推行7年有余。在2009年,學(xué)校年制單量為376 667份,至2016年,年制單量已增長至629 069份,同比增長67%。以2016年為例,學(xué)校全年財務(wù)報銷制單量近63萬份,比2015年制單量增長近3%,其中近80%是由報銷人網(wǎng)上預(yù)約后成功轉(zhuǎn)入制單的。2016年12月份,學(xué)校單月制單憑證量突破10萬份,為100 579份,當(dāng)月最大日制單量6 090份,日均接收預(yù)約單量近3 500份。龐大的制單量數(shù)字背后,是每個工作日大量的網(wǎng)上預(yù)約報銷單據(jù)送至財務(wù)部門等待接單窗口受理,在年底報銷高峰月份接單窗口工作時段平均每7秒鐘操作“接單”一次,人工接單工作壓力十分巨大。其統(tǒng)計如圖1至圖3所示。

        從報銷流程看,報賬過程中最耗時的是送單和審核制單兩個環(huán)節(jié)。網(wǎng)上預(yù)約報銷推行之后,由報銷人填寫原始信息,將煩瑣的財務(wù)報賬工作簡化為對原始單據(jù)的審驗和對網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)數(shù)據(jù)的修改或確認(rèn),審核制單效率大大提高。目前師生已普遍接受網(wǎng)上預(yù)約報銷模式,此時引入自助投遞機(jī),推出自助投遞服務(wù),是減小送單時間成本、優(yōu)化報銷流程、順應(yīng)自助模式發(fā)展的趨勢。

        2 自助投遞機(jī)系統(tǒng)的建設(shè)

        自助投遞是在網(wǎng)上財務(wù)預(yù)約報銷的基礎(chǔ)上,按照流程利用IT技術(shù)資源,打破傳統(tǒng)人工接單管理方式,采集預(yù)約條形碼,從而接收報銷預(yù)約單和材料的自助式投遞模式。自助投遞系統(tǒng)的設(shè)計,包含了財務(wù)預(yù)約和服務(wù)的各項資源,與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng),實現(xiàn)信息和財務(wù)流程的聯(lián)通,優(yōu)化信息流和物流之間流程,集成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的貫通。

        具體過程,首先,報銷人通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填寫報銷單,打印《網(wǎng)上報銷確認(rèn)單》附上原始單據(jù),經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批完成網(wǎng)上報銷的流程;其次,在自助投遞機(jī)上根據(jù)提示完成相應(yīng)投遞操作:條碼識別、條碼驗證、機(jī)器收單、生成投遞信息回單。當(dāng)成功投入到自助機(jī)并取走接收單即完成所有步驟。投遞完成后,經(jīng)辦人可通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)自助跟蹤查詢報銷業(yè)務(wù)處理的進(jìn)度。其操作流程如圖4所示。

        目前,學(xué)校在四個校區(qū)會計核算大廳都備有自助投遞機(jī),實現(xiàn)24小時自助接單受理。報銷單自助投遞機(jī)推出的目的是對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,最大限度地實現(xiàn)技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成,提高服務(wù)質(zhì)量、降低運行成本,從而實現(xiàn)提高財務(wù)管理水平的目的和使財務(wù)工作在質(zhì)量和服務(wù)上取得顯著提高的設(shè)計模式。

        3 自助服務(wù)模式的優(yōu)勢

        3.1 優(yōu)化報銷流程

        推行自助機(jī)模式之前,預(yù)約報銷單進(jìn)入報銷流程是以獨立接單窗口人工接單起始的。報銷人需要在工作日的工作時段將報銷單送至財務(wù)部門。推行自助投遞機(jī)之后,報銷人不再受時間約束可自由安排送單時間,報銷過程自助式物流化進(jìn)行,報銷人員可在任意時間和地點查詢報銷單的接單、制單、復(fù)核、出納的實時物流情況。免去了在報銷過程中排隊等候的時間,改變了“財務(wù)報銷等候時間長”“往返財務(wù)部門次數(shù)多”等現(xiàn)象,充分體現(xiàn)了“服務(wù)師生,以人為本”的服務(wù)思想,具有顯著的實用性。

        3.2 “主動財務(wù)”模式的延伸

        推行自助投遞機(jī)模式,自助化服務(wù)代替人工服務(wù),是 “主動財務(wù)”模式的延伸,主動財務(wù)使得會計核算職能得到了充分履行,接單、錄入、審核、復(fù)核、出納等環(huán)節(jié)資源得到了合理調(diào)配。通過網(wǎng)上預(yù)約報銷,報銷人自主了解財務(wù)規(guī)章制度、自助完成網(wǎng)上預(yù)約報銷初審過程,財務(wù)人員對會計事項進(jìn)行核對修改,減少了財務(wù)核算的差錯率。報銷人隨時投遞報銷材料,免去現(xiàn)場報銷排隊等候時間,財務(wù)人員的“非業(yè)務(wù)性”工作量大大減少,復(fù)核入賬速度和服務(wù)質(zhì)量大幅提升,信息不對稱情況明顯緩解,工作效率明顯提高。

        3.3 效益效果的提升

        自助投遞機(jī)的運用很大程度上替代了人工接單窗口,自助投遞操作簡單,無需人工指導(dǎo),取消了專職接單員的崗位設(shè)置,自助機(jī)標(biāo)準(zhǔn)化、自動化管理有效降低了人員管理難度。此外,自助投遞機(jī)的運用,將預(yù)約報銷、送單、審核等環(huán)節(jié)整合在一起,實現(xiàn)財務(wù)報銷前段流程的自助運轉(zhuǎn),減少排隊現(xiàn)象,改善報銷環(huán)境。不僅緩解了財務(wù)人員的工作壓力,也提高了財務(wù)部門的空間使用率,有效提升了財務(wù)的服務(wù)水平,大大提升了滿意度。因此,自助投遞機(jī)的使用實現(xiàn)了財務(wù)信息化管理信息采集、錄入、投遞的自助化過程,減少了財務(wù)部門的運行成本,包括人力成本、空間成本和時間成本,提高了經(jīng)濟(jì)效益。

        4 構(gòu)建自助服務(wù)模式的改進(jìn)方向

        4.1 功能多樣化需求的擴(kuò)展

        目前,自助服務(wù)系統(tǒng)在高校財務(wù)的應(yīng)用方式較為單一。以學(xué)校為例,自助投遞機(jī)只能接收通過網(wǎng)上預(yù)約的報銷單投遞,對于沒通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)預(yù)約的,暫不能使用自助投遞系統(tǒng)。同時,因報銷人對報銷政策掌握認(rèn)識程度不同,為減少師生復(fù)雜業(yè)務(wù)因材料不全需要補(bǔ)齊往返財務(wù)部門的次數(shù),自助投遞機(jī)暫不接收例如外匯(出國)報銷等復(fù)雜業(yè)務(wù)的預(yù)約單投遞。自助服務(wù)可與其他財務(wù)系統(tǒng)平臺互聯(lián)互通,進(jìn)一步擴(kuò)展豐富,建立報銷記錄、報銷單物流、打卡金額的查詢與打印等功能,提供更加人性化、個性化服務(wù),滿足用戶自助服務(wù)多樣化需求。

        4.2 空間布放力度的加大

        隨著自助機(jī)各項功能的擴(kuò)大和完善、用戶自助服務(wù)意識的轉(zhuǎn)變和對自助服務(wù)的認(rèn)可,自助服務(wù)將會帶來越來越多的便捷。今后自助機(jī)也將應(yīng)用到更多領(lǐng)域,為高校師生生活帶來更多自助服務(wù)體驗。因此,高校可加大設(shè)備的布放力度,確立“就近自助服務(wù)”的目標(biāo)與方向,在教學(xué)樓、實驗樓、師生宿舍區(qū)和學(xué)生服務(wù)中心這幾個與師生關(guān)系最密切的多個場所設(shè)置自助服務(wù)設(shè)備,最大限度地方便用戶進(jìn)行“零距離”式的自助服務(wù),提高自助機(jī)設(shè)備的普及數(shù)量。

        4.3 自助化構(gòu)建進(jìn)程的加快

        現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展,自助服務(wù)系統(tǒng)及其設(shè)備的性能定將日益先進(jìn),其形式、內(nèi)容和功能等也將日益多樣化。高校財務(wù)工作應(yīng)繼續(xù)堅持以科學(xué)技術(shù)為第一生產(chǎn)力,新技術(shù)發(fā)展為依托,用技術(shù)發(fā)展成果去構(gòu)建、發(fā)展和完善財務(wù)工作的自助服務(wù)模式,向發(fā)達(dá)國家高校財務(wù)自助服務(wù)模式學(xué)習(xí)和借鑒,加快用戶自助服務(wù)模式正能量的發(fā)揮,不斷提高自助模式的完美程度。

        財務(wù)部門工作人員的角色適時轉(zhuǎn)換,開展數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和自助化技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),在逐漸加強(qiáng)對自助服務(wù)系統(tǒng)的認(rèn)知、管理、運行和維護(hù)中,積極推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新帶來的管理創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新,指導(dǎo)和幫助師生開展自助服務(wù),加強(qiáng)對用戶自助服務(wù)的咨詢解答、功能介紹、操作指導(dǎo)等工作,從而保障用戶自助服務(wù)模式健康高效可持續(xù)發(fā)展。

        5 結(jié) 語

        財務(wù)自助服務(wù)模式是新型的報銷服務(wù)模式,在很大程度上解決了報銷等候時間過長、往返財務(wù)部門次數(shù)過多、財務(wù)人員核算效率不高、財務(wù)窗口工作人員壓力過大等問題,同時也提高了高校財務(wù)的管理水平,降低了師生財務(wù)報銷的時間成本。

        主要參考文獻(xiàn)

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        [3]葉莉.高校圖書館自助服務(wù)建設(shè)的實踐與趨勢分析[J].甘肅科技,2012,28(8):106-108.

        [4]施文艷.高校財務(wù)網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)相關(guān)問題研究考[J].中國管理信息化,2012,15(19):19.

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