李江霞++李竹梅++王達

[摘 要] 采購管理系統(tǒng)是供應鏈管理系統(tǒng)中的重要子系統(tǒng)，其初始化設置工作的正確性，不僅對采購管理系統(tǒng)本身，而且對其他與之相關聯(lián)的系統(tǒng)也有影響，本文對采購管理系統(tǒng)初始化工作中容易出現(xiàn)錯誤的“業(yè)務及權限控制”參數(shù)設置進行了詳細闡述，企業(yè)可以對照使用，從而避免出現(xiàn)問題。

[關鍵詞] 業(yè)務及權限控制；采購管理；用友U8

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 028

[中圖分類號] F235.19；F275.2 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0067- 04

0 引 言

用友U8采購管理系統(tǒng)從供應鏈管理的角度，為企業(yè)的采購活動提供了一個良好的管理平臺，因其與生產(chǎn)制造系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、應付款管理系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)等多個系統(tǒng)都存在接口關系，所以采購管理系統(tǒng)在供應鏈中的作用非常重要。但筆者在項目調研中發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)應用采購管理系統(tǒng)總是出現(xiàn)這樣那樣的問題，究其緣由，竟然是采購管理系統(tǒng)在初始化時的某個參數(shù)設置錯誤，并導致后續(xù)一系列錯誤的發(fā)生。

如圖1所示，“采購選項設置”共分“業(yè)務及權限控制”“公共及參照控制”“采購預警和報警”三個頁簽，本文對其中容易出現(xiàn)錯誤的“業(yè)務及權限控制”參數(shù)設置進行了詳細闡述。

1 “業(yè)務選項”區(qū)域

1.1 普通業(yè)務必有訂單

為解決企業(yè)以訂單為核心的采購管理模式，采購的業(yè)務必須有采購訂單，可以通過采購訂單跟蹤采購的整個業(yè)務流程。勾選選中時，采購到貨、入庫、發(fā)票、退貨，都需要有訂單作為依據(jù)。到貨單、采購入庫單、采購發(fā)票、紅字采購入庫單，都不能手工新增，必須參照來源單據(jù)生成。

1.2 直運業(yè)務必有訂單

一些企業(yè)有直運的業(yè)務，即產(chǎn)品不進行入庫，企業(yè)在接到客戶訂單后向供應商訂貨，并且由供應商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶；結算時，企業(yè)分別與供應商和客戶進行結算。此選項在采購管理系統(tǒng)中只作為顯示，如果要修改，只能在銷售管理系統(tǒng)中進行修改。當選擇直運業(yè)務必有訂單時，直運業(yè)務的起點為銷售訂單，在采購系統(tǒng)中，直運采購訂單必須參照直運銷售訂單生成，直運采購發(fā)票只能參照直運采購訂單生成，二者都不能手工新增。

1.3 啟用受托代銷

只有在建賬時企業(yè)類型選擇為商業(yè)或醫(yī)藥流通時才可以選擇此參數(shù)。此參數(shù)與庫存系統(tǒng)中的“有無受托代銷業(yè)務”屬于一個參數(shù)，可以在采購系統(tǒng)或庫存系統(tǒng)中進行設置，在其中一個系統(tǒng)設置，同時改變在另一個系統(tǒng)的選項。

1.4 受托代銷業(yè)務必有訂單

此選項用于選擇受托代銷業(yè)務是否必有訂單。只有啟用受托代銷后，才能編輯此選項。同樣，如果選中了受托代銷業(yè)務必有訂單，則受托代銷相關的到貨單、發(fā)票只能參照采購訂單生成，而不能手工新增。

1.5 允許超訂單到貨及入庫

用于支持企業(yè)在實際業(yè)務過程中存在到貨和入庫時，存貨的數(shù)量超過訂單中對應存貨的數(shù)量的業(yè)務。不選中，說明不允許超訂單到貨及入庫，參照訂單生成到貨單、入庫單時，不可超訂單數(shù)量。選中說明允許超訂單到貨及入庫，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“入庫超額上限”中進行設置，并保證“到貨單/入庫單的數(shù)量≤訂單數(shù)量*（1+入庫超額上限）”。具體使用方法如下：

（1）如果企業(yè)的所有采購都必須根據(jù)訂單入庫，則此選項最好與“必有訂單”選項聯(lián)合使用。即選中“必有訂單（根據(jù)不同的業(yè)務類型選擇）”，不選“允許超訂單到貨/入庫”，這樣，所有的采購業(yè)務必須通過采購訂單執(zhí)行，而且到貨/入庫的數(shù)量要小于或等于訂單數(shù)量。

（2）如果企業(yè)只是對一些重要存貨進行到貨/入庫數(shù)量的控制，其他存貨不進行控制，但不允許接收沒有訂單的存貨，可以選中“必有訂單”，并且選中“允許超訂單到貨/入庫”。同時，對于允許超訂單到貨/入庫的存貨，在存貨檔案中設置可以超的上限值；對于不允許超訂單到貨/入庫的存貨，在存貨檔案中將“入庫超額上限”值設置為0或不設置（默認為空）。

如果企業(yè)對于存貨的到貨/入庫數(shù)量不進行控制，則做業(yè)務時也可以直接手工增加到貨單，不走訂單環(huán)節(jié)。

1.6 允許超計劃訂貨

用于對參照MRP/MPS計劃和ROP計劃中的計劃量生成訂貨時的訂單量能否超計劃量的控制。選中說明允許超計劃訂貨，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“訂貨超額上限”中進行設置，并保證參照MRP/MPS計劃生成的請購單或采購訂單時“累計訂貨數(shù)量≤對應MRP/MPS計劃的計劃數(shù)量*（1+訂貨超額上限）”。若參照ROP計劃則不控制數(shù)量。1.7 允許超請購訂貨

選中說明允許超請購訂貨，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“請購超額上限”中進行設置，并保證在允許超請購訂貨時“累計訂貨數(shù)量≤請購單數(shù)量*（1+請購超額上限）”。

1.8 供應商供貨控制

下拉框有“不檢查”“檢查提示”“嚴格控制”三個選擇，具體說明如下：

（1）不檢查。在錄入單據(jù)和保存單據(jù)時不檢查供應商與存貨的對應關系；采購單據(jù)選擇供應商后，可以參照到所有外購屬性的存貨。

（2）檢查提示。在錄入單據(jù)和保存單據(jù)時檢查供應商與存貨的對應關系，給出提示，讓用戶來決定“是否繼續(xù)”，系統(tǒng)不嚴格控制；采購單據(jù)選擇供應商后，只能參照到供應商存貨對照表中該供應商對應的存貨。

（3）嚴格控制。在錄入單據(jù)和保存單據(jù)時檢查供應商與存貨的對應關系，如果不在供應商存貨對照表范圍內，則單據(jù)嚴格控制不允許保存；采購單據(jù)選擇供應商后，只能參照到供應商存貨對照表中該供應商對應的存貨。

2 “入庫單是否自動帶入單價”區(qū)域

勾選則表示由系統(tǒng)自動帶入單價，用戶可自選手工錄入、參考成本、最新成本幾種取價方式。

3 “訂單/到貨單/發(fā)票單價錄入方式”區(qū)域

3.1 手工錄入

若選擇，則在錄入訂單、到貨單、發(fā)票時，價格需手工錄入。

3.2 取自供應商存貨價格表價格

若選擇，則在錄入訂單、到貨單、發(fā)票時，根據(jù)當前增加的單據(jù)的供應商與存貨，到供應商存貨價格表查詢是否有相應的記錄，如果有相應的記錄，則帶入相應供應商存貨的無稅單價、含稅單價、稅率，可修改；如果供應商存貨價格表中沒有相應的記錄，則讓用戶錄入。

3.3 最新價格

系統(tǒng)自動取最新的訂單、到貨單、發(fā)票上的價格，包括無稅單價、含稅單價、稅率，可修改。取價規(guī)則參見以下“歷史交易價參照設置”。

4 “歷史交易價參照設置”區(qū)域

在單據(jù)中錄入存貨價格時，系統(tǒng)提供了參考以前的一些采購交易價格的功能。此選項用來設置價格參照時，要參照哪類單據(jù)，顯示多少次的交易價，并可以選擇是否要根據(jù)供應商進行取價。

4.1 來源

用戶可選擇在業(yè)務中作為價格基準的單據(jù)，在參照歷史交易價和最新價格時取該單據(jù)的價格。選擇內容有訂單、到貨單和發(fā)票。

4.2 按供應商取價

選中則按照當前單據(jù)的供應商帶入歷史交易價。

4.3 顯示最近歷史交易價記錄次數(shù)

在此錄入?yún)⒄諘r所顯示的記錄數(shù)，默認為10。

5 “權限控制”區(qū)域

此區(qū)域設置對采購管理是否進行存貨、部門、操作員、供應商、業(yè)務員和金額審核的權限控制。

以“檢查金額審核權限”為例。此選項解決一些企業(yè)對采購訂單的金額進行審核控制，而且要求不同的級別有不同的審判權。如果“訂單金額≤操作員可審核金額”，采購訂單審核成功；如果“訂單金額>操作員可審核金額”，則系統(tǒng)提示“對不起，您的訂單審核上限為××××元，您不能審核××號單據(jù)”，采購訂單審核不成功。具體使用時，除勾選“檢查金額審核權限”外，還需在企業(yè)應用平臺左側工作列表的“系統(tǒng)服務—權限—金額權限分配”中選擇操作員與級別，并設置每個級別的金額。需要注意的是，此選項并不控制賬套主管的權限。

6 “最高進價控制口令”區(qū)域

系統(tǒng)默認為“system”（小寫），可修改，可為空。設置口令表示在填制采購單據(jù)時，若貨物本幣無稅單價高于最高進價，則系統(tǒng)會提示并要求輸入控制口令，口令不正確不能保存采購單據(jù)。

系統(tǒng)按規(guī)則取最高進價（先從供應商存貨對照表中取值，后從存貨檔案中取值）；對于參照來源單據(jù)生成的采購單據(jù)，如果對來源單據(jù)也進行最高進價控制（比如根據(jù)采購訂單生成采購到貨單），則最高進價來自來源單據(jù)中的最高進價（不再從供應商存貨對照表或存貨檔案中取值）。

7 “修改稅額時是否改變稅率”區(qū)域

在單據(jù)中，稅額一般不用修改，即根據(jù)金額和稅率計算得到。但在有些情況下，比如發(fā)票，系統(tǒng)計算出的稅額和用戶手工開票的稅額相差幾分錢，為保證手工票據(jù)與系統(tǒng)中的票據(jù)的一致性，用戶可以調整稅額尾差。選項說明如下。

（1）“修改稅額時是否改變稅率”與“容差控制”（單行容差、合計容差）是互斥的，即當用戶選擇修改稅額時改變稅率，則在單據(jù)中修改稅額時，系統(tǒng)會反算稅率。此時容差控制不允許修改，即不進行容差控制。

（2）如果不選中“修改稅額時是否改變稅率”，此時用戶可以錄入容差（單行容差、合計容差），在單據(jù)中修改稅額時，系統(tǒng)不反算稅率，而是根據(jù)選項中錄入的容差，檢查當前稅額的變化是否超過了容差。單行容差用于檢查每一行的稅額的變化是否超過容差，合計容差用于檢查本單合計的稅額的變化是否超過容差。

（3）單行容差默認為0.06，合計容差默認為0.36。用戶可以修改。設置了容差后，在單據(jù)中用戶修改稅額后，稅額的變化超過容差時，對于單行容差系統(tǒng)提示，取消修改，恢復原稅額。對于合計容差，保存單據(jù)超過合計容差時，系統(tǒng)提示，返回單據(jù)，讓用戶重新修改。

另外需要注意的是，若單據(jù)表體存在多種稅率，則系統(tǒng)不進行合計容差控制；若啟用應付管理，則應付管理選項中的容差會讀取采購選項中的容差的值，且在應付系統(tǒng)中不可修改。

8 “結算選項”區(qū)域

（1）在商業(yè)企業(yè)中，有些用戶希望把采購時發(fā)生的運費、郵費等費用分攤到采購存貨的成本中?！吧虡I(yè)版費用是否分攤到入庫成本”選項就是讓用戶選擇是否要將費用分攤到采購的存貨的成本中。如果選中，則對于采購發(fā)生的費用，可以在采購系統(tǒng)的手工結算和費用折扣結算中，將填制的費用發(fā)票分攤到對應的入庫單上。

（2）如果選中“選單只含已審核的發(fā)票記錄”，則自動結算和手工結算時只包含已審核的發(fā)票記錄。

9 結 語

需要注意的是，企業(yè)在進行參數(shù)設置之前，一定要詳細了解各個選項開關對業(yè)務處理流程的影響，并結合本企業(yè)實際業(yè)務的需要進行設置。由于有些選項在期初記賬或開始日常業(yè)務后不能隨意更改，企業(yè)最好在業(yè)務開始前進行全盤考慮，尤其是一些對其他系統(tǒng)有影響的選項設置更要考慮清楚。建議企業(yè)在開始日常的采購業(yè)務處理前將賬套做個備份，以免意外情況發(fā)生造成數(shù)據(jù)的丟失。

主要參考文獻

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