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        如何加強(qiáng)高校基建檔案管理

        2017-07-19 16:53:15田甜
        卷宗 2017年14期
        關(guān)鍵詞:基建檔案高校管理

        田甜

        摘 要:基建檔案管理是高校一項(xiàng)重要的管理工作,隨著高校基建規(guī)模的不斷擴(kuò)大,應(yīng)加強(qiáng)基建檔案的管理,本文主要分析了高校紀(jì)檢檔案管理的特點(diǎn)、內(nèi)容及加強(qiáng)措施。

        關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;管理

        1 高?;n案的特點(diǎn)

        (1)系統(tǒng)性。基礎(chǔ)設(shè)施檔案文件準(zhǔn)確地記錄和反映了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收階段工程項(xiàng)目施工過程。(2)復(fù)雜性?;üこ躺婕岸鄬W(xué)科的知識,包括:地質(zhì)、基礎(chǔ)、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、強(qiáng)電、弱電、暖通、空調(diào)、舞臺音響、電梯、智能化、綠化、市政、消防、人防等知識,基建檔案的內(nèi)容呈現(xiàn)復(fù)雜的特點(diǎn)。(3)專業(yè)性。高?;A(chǔ)建設(shè)檔案文件形成的建設(shè)活動中,進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)活動按照專業(yè)分工的不同,有不同的專業(yè)技術(shù)內(nèi)容和方法,檔案的專業(yè)活動具有明顯的專業(yè)特性。(4)實(shí)用性。基建檔案歸檔后,在較長時期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。(5)周期性?;üこ添?xiàng)目建設(shè)周期長,要經(jīng)過立項(xiàng)、可行性報告研究、施工圖設(shè)計、招投標(biāo)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收、竣工決算等階段,在這些階段中形成的資料較多。(6)廣泛性。在建設(shè)、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等參與建設(shè)的單位各自形成的資料中同樣存在多來源的資料,決定來記錄和反映基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)的全景基礎(chǔ)建設(shè)的檔案來源廣泛的特點(diǎn)。

        2 高?;n案的內(nèi)容

        高校基建檔案的內(nèi)容因不同的基建項(xiàng)目而異,通常可分為工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收文件等四大類。

        (1)工程準(zhǔn)備階段文件: 包括立項(xiàng);建設(shè)用地、征地、拆遷;測繪勘察、設(shè)計;合同;開工;建設(shè)、設(shè)計、勘測、監(jiān)理、施工機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人等。

        (2)監(jiān)理文件: 包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價控制、合同與其他事項(xiàng)管理等文件。

        (3)施工文件: ①開工報告;竣工報告;施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄等;施工組織設(shè)計;技術(shù)交底;技術(shù)措施;安全措施;②建筑工程: 工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察測量記錄;圖紙會審;設(shè)計變更;技術(shù)變更聯(lián)系單;新材料施工記錄;節(jié)能保溫測試記錄;鋼材、水泥、磚等出廠合格證及試驗(yàn)報告;地基和基礎(chǔ)部門;主體結(jié)構(gòu)部門;建筑裝飾部門;屋頂部門等;③安裝工程: 建筑給排水及采暖分部;建筑電氣分部;通風(fēng)與空調(diào)分部;電梯分部; 建筑智能化分部;④室外工程: 室外市政施工文件、室外綠化施工文件;⑤施工驗(yàn)收文件: 竣工驗(yàn)收記錄、觀感質(zhì)量檢查記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、竣工圖。

        (4)竣工驗(yàn)收文件: 竣工驗(yàn)收報告及意見書、竣工驗(yàn)收記錄、財務(wù)文件、聲像、縮微、電子檔案。

        3 加強(qiáng)高校基建檔案管理的有效措施

        3.1 構(gòu)建完善的檔案管理平臺

        高校建設(shè)檔案是歷史的真實(shí)記錄和發(fā)展高校開展檔案管理工作的首要任務(wù)是建立一個責(zé)任明確檔案網(wǎng)絡(luò)平臺。高校建設(shè)檔案工作可分為兩個方面: 一方面,負(fù)責(zé)在學(xué)校檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo),由學(xué)校檔案部、工程建設(shè)、學(xué)校各職能部門、設(shè)計單位、監(jiān)理單位和施工單位負(fù)責(zé)人等檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),負(fù)責(zé)完成高校建設(shè)項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào),組織,計劃,檢查等;另一方面是管理部門在每個函數(shù),個別工程建設(shè)項(xiàng)目,以及各種專業(yè)工作鏈接多少組根據(jù)相應(yīng)的兼職檔案員的工作內(nèi)容文件檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),收集各種材料積累每個工作鏈接形式。同時,還應(yīng)該部分有針對性的組織工程管理、建設(shè)單位,責(zé)任,監(jiān)督人員檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),加強(qiáng)檔案的意識,提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)的工作效率,確保文檔是按時完成完整的文件。

        3.2 高校基建檔案管理工作應(yīng)提前介入

        之前,許多學(xué)院在某些建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段通常不會考慮到檔案工作,甚至一個大型基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目建設(shè),仍然沒有人管理檔案,檔案工作直到工程驗(yàn)收階段管理、檔案工作有很多困難。因此,高校建設(shè)文件管理應(yīng)早期干預(yù)。高校建設(shè)是不同于其他項(xiàng)目,整個項(xiàng)目管理為主線,全面分別開始同時,承包商的特點(diǎn),建設(shè)規(guī)模,檔案產(chǎn)生更多數(shù)量、交付過程是復(fù)雜的,涉及建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計、勘察、施工和其他單位。當(dāng)投標(biāo)基礎(chǔ)設(shè)施文件收集物品應(yīng)告知施工單位的投標(biāo),通知另一方交給的施工質(zhì)量要求和內(nèi)容文件,當(dāng)建設(shè)單位的最終驗(yàn)收,確保提供一個完整的檔案文件,確保檔案文件。此時,在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)之初,高校檔案管理部門組織和管理、檔案負(fù)責(zé)建設(shè)單位建設(shè)知識人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)檔案管理的規(guī)定、要求,知識,為了更好的基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目文件收集工作。

        3.3 建立健全基建工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)

        高校建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目文件,包括項(xiàng)目的勘察、設(shè)計、招標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等各階段,有各種各樣的載體形式的檔案,由于不同的業(yè)務(wù)特點(diǎn),其管理模式是相對復(fù)雜的,這需要一個明確的責(zé)任,加強(qiáng)檔案意識,建立特殊文件管理部門,配備專職、兼職檔案管理人員理解業(yè)務(wù),負(fù)責(zé)工程施工期間的工程數(shù)據(jù)收集和歸檔工作。建設(shè)、監(jiān)理和施工單位從一開始,必須根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn),總體規(guī)劃,以適應(yīng)檔案工作全職,兼職檔案員,明確職責(zé)和要求,確保項(xiàng)目每個階段形成的數(shù)據(jù)收集、整理和歸檔的時間。建設(shè)單位,第一個建立的頭,掌握高校建設(shè)項(xiàng)目檔案工作,做好協(xié)調(diào)和計劃作為一個整體,但也明顯的檔案部負(fù)責(zé)文件檔案、驗(yàn)收工作,檔案部門參與監(jiān)督、施工等等,及時歸檔工作實(shí)踐指導(dǎo)、監(jiān)督檢查,使檔案工作真正滲透到每個鏈接建設(shè)的項(xiàng)目。

        3.4 加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)

        建設(shè)項(xiàng)目檔案,應(yīng)該培養(yǎng),宣傳人員,學(xué)習(xí)貫徹國家建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的法律法規(guī)和方法。通過教育培訓(xùn)他們能熟悉明白《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《檔案法》基本建設(shè)檔案文件管理等相關(guān)的法律法規(guī)知識,他們明確工程檔案文件的程序、范圍及歸檔整理積累相關(guān)的知識,統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、要求、格式。

        3.5 做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行

        同時同步的進(jìn)行工程建設(shè)和基礎(chǔ)檔案文件;工程建設(shè)和檔案材料的積累,同時審批,項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和竣工檔案材料驗(yàn)收同步;為了確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、完整性、安全性、系統(tǒng)性、有效性的使用,高校檔案館的檔案和建設(shè)指揮部工作人員應(yīng)定期或不定期加強(qiáng)學(xué)校當(dāng)局和承包商的檢查指導(dǎo),檢查材料收集完成,材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求,竣工圖紙修改的基礎(chǔ)上是否可靠,圖是一致的,是否文件整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,內(nèi)容真實(shí)合法有效簽署,以及是否使用檔案工作正常有序,保持安全、檔案等檔案收集和歸檔,根據(jù)施工過程的優(yōu)先級的不同階段,縱向明確責(zé)任主體和責(zé)任階段,按照規(guī)章制度嚴(yán)格控制每個階段文件質(zhì)量的關(guān)鍵是搞好高校建設(shè)檔案管理的措施。最后一個單位工程,要求有關(guān)單位及時形成文檔的積累,在檢查符合標(biāo)準(zhǔn)的工程建設(shè)總部存檔。加強(qiáng)監(jiān)督單位負(fù)責(zé)人收集、積累項(xiàng)目施工文件的準(zhǔn)確,因此責(zé)任管理、監(jiān)督所有承包商,可以檢查發(fā)現(xiàn)問題,及時公布完成任務(wù)并確保加以實(shí)施。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,校園建設(shè)規(guī)模越來越大,因此,有大量的基礎(chǔ)檔案?;A(chǔ)設(shè)施檔案記錄的原始數(shù)據(jù)建設(shè)的整個過程,既是施工及竣工驗(yàn)收、交付和使用的必要條件,和檢查工程、管理、使用、變更、擴(kuò)張,修復(fù)的基礎(chǔ)依據(jù)。因此,高校建設(shè)工作的檔案管理對學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展的有非常重要的意義。

        參考文獻(xiàn)

        [1]董瑞芬.試論高?;n案的特點(diǎn)與管理[J].湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2009(01).

        [2]劉穎.高校基建檔案管理存在問題及對策研究[D].華東師范大學(xué).2007.

        [3]高?;n案管理研究[J].閆麗芳.合作經(jīng)濟(jì)與科技.2015(24).

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