楊梅

【摘要】檔案管理人員要通過(guò)多種渠道、多種手段來(lái)深入挖掘檔案的價(jià)值，提供服務(wù)。與此同時(shí)還應(yīng)積極更新觀念，深化檔案管理，對(duì)檔案資源采取全面、綜合性利用，借助統(tǒng)計(jì)、分析、整理等方式，為各項(xiàng)工作提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

【關(guān)鍵詞】提高；檔案資源；利用率

檔案管理的目的，是為了提高檔案的利用價(jià)值和利用效率。檔案管理人員要通過(guò)多種渠道、多種手段來(lái)深入挖掘檔案的價(jià)值，提供服務(wù)。與此同時(shí)，還應(yīng)積極更新觀念，深化對(duì)檔案管理，對(duì)檔案資源采取全面、綜合性利用，借助統(tǒng)計(jì)、分析、整理等方式，為各項(xiàng)工作提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

一、檔案資源的特征

在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，檔案能夠?yàn)楝F(xiàn)實(shí)工作、歷史知識(shí)以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等提供依據(jù)，指導(dǎo)著人類進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，發(fā)展精神文化，同時(shí)推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。可以說(shuō)，檔案，其來(lái)源于社會(huì)，又反饋于社會(huì)。

1發(fā)展的意義。檔案的真實(shí)性不會(huì)隨著人類意志而改變，其能夠讓我們吸收到檔案資源中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，讓利用者杜絕類似錯(cuò)誤的發(fā)生，進(jìn)而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和文化的建設(shè)。所以說(shuō)，檔案資源是對(duì)人類智慧的總結(jié)，其蘊(yùn)含著非常寶貴的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，尤其是檔案中記錄的技術(shù)資料，在經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展中的作用更加重要。都是基于檔案資源的借鑒與開發(fā)，而一步步趨于完善。

2歷史的內(nèi)涵。由于檔案具有資源收集、資源整理以及資源保管的特點(diǎn)，決定了其在反映歷史真實(shí)性、直觀性和價(jià)值性方面都較其他資源優(yōu)越?？梢哉f(shuō)，檔案是人類認(rèn)識(shí)客觀世界，認(rèn)識(shí)歷史的重要教材。而人類發(fā)展史是一部不能割裂的長(zhǎng)篇?dú)v史，檔案的存在，便是這長(zhǎng)篇?dú)v史的真實(shí)寫照。當(dāng)前，檔案提供的歷史資料不但為人類歷史的各個(gè)階段提供了依據(jù)，也為一些重大舉措的制定提供了非常重要的依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過(guò)程中，充分開發(fā)利用檔案資源，能夠?yàn)橐恍┲匾贫?、政策的制定提供歷史性的參考。在精神文化的建設(shè)過(guò)程中，充分開發(fā)利用檔案資源，能夠發(fā)現(xiàn)精神文化建設(shè)存在的問(wèn)題，為文化建設(shè)提供意見指導(dǎo)，從而不斷地推動(dòng)精神文化的發(fā)展。

二、提高檔案資源利用效率的有效途徑

檔案資源的價(jià)值在于其使用價(jià)值，而決定其使用價(jià)值的則是其資源量，豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑。為此，要想促進(jìn)檔案利用率的提升，就不能僅滿足于內(nèi)部現(xiàn)有的信息資源，還應(yīng)積極且充分利用各種手段對(duì)各種新穎、有價(jià)值的信息資源進(jìn)行收集，促使檔案信息資源結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化，最大限度豐富企業(yè)檔案信息庫(kù)，對(duì)此，下文將就如何深入挖掘檔案資源，提高檔案利用效率這一目的展開論述。

1拓展多元化的檔案服務(wù)方式。很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，檔案服務(wù)的對(duì)象主要是國(guó)家政府。然而隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，政府信息公開已經(jīng)成趨勢(shì)。而為了適應(yīng)這一趨勢(shì)，檔案管理相關(guān)部門及其人員應(yīng)積極改變“被動(dòng)服務(wù)”方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，同時(shí)豐富服務(wù)形式，在注重信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性的基礎(chǔ)上，積極地為利用者提供技術(shù)、市場(chǎng)以及政策等方面的信息，進(jìn)而滿足人們對(duì)于檔案資源的需求。

2積極拉動(dòng)檔案服務(wù)工作創(chuàng)新。不論是經(jīng)濟(jì)還是文化的發(fā)展，都離不開創(chuàng)新思維的存在。因此，在挖掘檔案管理資源，促進(jìn)檔案利用率提升的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻堅(jiān)持改革創(chuàng)新精神，做到與時(shí)俱進(jìn)，以積極向上的心態(tài)不斷探索檔案工作的新方法、新思路。提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的關(guān)鍵便是創(chuàng)新服務(wù)的機(jī)制，具體來(lái)說(shuō)，在檔案資源利用、監(jiān)督的過(guò)程中，要做到“三個(gè)轉(zhuǎn)變”：如前文所述的將檔案工作方式由被動(dòng)的“看門守?cái)偂弊優(yōu)橹鲃?dòng)宣傳或直接服務(wù)。其次，是將檔案工作重心由以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詧?zhí)法檢查為主。再者，是將檔案管理模式由傳統(tǒng)的保管方式轉(zhuǎn)向重視信息化建設(shè)的現(xiàn)代化的模式。除上述外，檔案工作還應(yīng)當(dāng)做到和不同時(shí)期經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)中心的緊密結(jié)合，進(jìn)而達(dá)到通過(guò)學(xué)習(xí)新知識(shí)，研究新課題來(lái)進(jìn)一步檔案創(chuàng)新工作的思路和方法，不斷拓展服務(wù)的領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3結(jié)合實(shí)際需求展開檔案調(diào)研。檔案資源開發(fā)利用的最終目的是將檔案轉(zhuǎn)換成促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的精神和物質(zhì)財(cái)富。所以，要想實(shí)現(xiàn)這一最終目標(biāo)，檔案部門必須盡可能的充分利用檔案資源。例如，安排檔案管理人員積極主動(dòng)展開檔案資源的調(diào)查研究，掌握利用者的需求，并在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上調(diào)整檔案開發(fā)策略，從而促使檔案信息資源得到更進(jìn)一步的開發(fā)。然而，需要注意的是，在進(jìn)行調(diào)查研究的時(shí)候，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定應(yīng)變能力，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的動(dòng)態(tài)分析，以全面把握檔案利用動(dòng)向。

4建立健全檔案信息反饋系統(tǒng)。反饋機(jī)制的設(shè)立能夠在對(duì)檔案資源進(jìn)行管理控制的時(shí)候，不再局限于單向信息傳遞，而是形成雙向信息交流。換言之，能否有效地對(duì)檔案資源的管理系統(tǒng)進(jìn)行控制，最為關(guān)鍵的便是能否建立一套準(zhǔn)確、靈敏的反饋機(jī)制。具體來(lái)說(shuō)，建立信息反饋系統(tǒng)，完善檔案信息反饋機(jī)制應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面著手：第一步，確定專門的人員負(fù)責(zé)收集和整理反饋信息。對(duì)于工作量非常大的單位來(lái)說(shuō)，可以制定專門的檔案資源利用反饋制度，從而及時(shí)了解經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的動(dòng)態(tài)。第二步，各檔案部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和現(xiàn)階段的工作任務(wù)，及時(shí)反映檔案利用的情況，并以此為基準(zhǔn)來(lái)結(jié)合實(shí)際，建立檔案利用效果登記制度。實(shí)踐證明，通過(guò)這類“效果登記制”，能夠較為真實(shí)和全面的反饋當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀。

檔案管理工作的順利開展除了上述基礎(chǔ)硬件設(shè)施的支撐外，還需要對(duì)其予以多方面的支持，實(shí)行統(tǒng)一管管理的綜合檔案室。同時(shí)，要注意管理環(huán)節(jié)必須明確分工、合理劃分，事先即制定詳細(xì)的任務(wù)部署方案，以督促管理人員能夠順利完成檔案管理工作，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理“品質(zhì)”切實(shí)提升。