郭小鈺

[摘 要] 隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，會計電算化得到了普及。由于會計環(huán)境的變化，高等學校的內(nèi)部控制也出現(xiàn)了較大的變化。以強化內(nèi)部控制作為先決條件，深入分析高等學校會計電算化下內(nèi)部控制存在的問題。為了完善電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制，高等學校應該責任權(quán)限明確化、完善內(nèi)部控制制度、加強會計電算化相關(guān)的檔案管理建設以及提高會計人員自身和高校的網(wǎng)絡防毒意識，從而使高等學校獲得更好的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 電算化環(huán)境；高等學校；內(nèi)部控制

[中圖分類號] F230 [文獻標識碼] A

在當前背景下，內(nèi)部控制的特殊形式之一是會計電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制。與傳統(tǒng)的手工工作相比，在會計電算化環(huán)境下的財務工作，無論在會計處理的方式上，還是在決策的流程方面等都發(fā)生了很大的變化，以至于會計工作機制也發(fā)生了變革。會計電算化內(nèi)部控制制度隨之發(fā)生了一系列的變化。對于高等學校而言，內(nèi)部控制是其管理體制中重要的組成部分，探討電算化環(huán)境下高等學校內(nèi)部控制問題，對推動高等學校健康發(fā)展有重要意義。

一、會計電算化對高等學校內(nèi)部控制的影響

（一）控制形式發(fā)生變化：由事中控制轉(zhuǎn)化為事前控制為主

隨著會計電算化的發(fā)展，會計信息的處理發(fā)生了變化。原來傳統(tǒng)的手工記賬系統(tǒng)下的一些信息傳遞程序，會讓會計信息的真實性、準確性等得不到相應的保障[4]。在日常高校內(nèi)部控制的業(yè)務下，只能通過會計人員等相關(guān)人員的相互核對、相互校驗來保證內(nèi)部控制的有效進行，也就是所謂的事中控制。實現(xiàn)會計電算化控制之后，學校內(nèi)部控制的控制形式也發(fā)生了巨大的變革。在信息管理系統(tǒng)使用之前，會對每個相關(guān)管理部門和會計人員等進行一定的權(quán)限分配，規(guī)定了他們各自的職責與權(quán)力，讓內(nèi)部控制有效的進行。在這一點上內(nèi)部控制的重點是為了進行控制的轉(zhuǎn)換，減少直接接觸會計監(jiān)督的交易活動，此時由事中控制轉(zhuǎn)化為了事前控制。

（二）控制重點發(fā)生轉(zhuǎn)移：對人、機、軟件為主

傳統(tǒng)的手工會計工作中，學校內(nèi)部控制的重點是以對人的管理控制為主。企業(yè)運用會計電算化之后，內(nèi)部控制的控制對象由對人控制為主轉(zhuǎn)移到了以人、機、軟件為主。一筆交易發(fā)生時，原始憑證會通過相關(guān)會計人員進行錄入，把原來的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息便于使用。有的院系人員負責信息的錄入，有的人員負責信息的審核和分析，而財會人員負責對其信息進行監(jiān)督檢查。但是，財務軟件也有許多漏洞和錯誤，需要相關(guān)人員進行定時維護，減少企業(yè)損失。電算化的運用與傳統(tǒng)的手工相比，不管是效率還是數(shù)據(jù)處理的準確性，都得到了大大的提高，高校的有序發(fā)展速度也得到了大幅度的提高。因此，高校內(nèi)部控制的改善重點必須轉(zhuǎn)移為以對人、機、軟件的控制為主。

（三）內(nèi)部控制范圍擴大

由于會計電算化信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享能力所帶來的風險很大，所以相對傳統(tǒng)的手工工作來說，會計電算化的內(nèi)部控制范圍更廣，要求更為嚴格。數(shù)據(jù)信息的錄入、讀取、修改、刪除、移動等方式都會對數(shù)據(jù)的安全產(chǎn)生威脅。計算機維護人員和軟件維護人員的疏忽、通過權(quán)限進行信息修改、舞弊等等；再加上網(wǎng)絡犯罪的隱蔽性和高超性，不留痕跡，不容易被人發(fā)現(xiàn)，對高校內(nèi)部控制造成了很大的危害。

（四）內(nèi)部控制安全性提高

由于傳統(tǒng)手工會計工作大都是通過手寫記錄在紙質(zhì)之上，會計信息的丟失、破損以及人員舞弊的現(xiàn)象等嚴重影響到了會計信息的完整性，對以后的工作開展有一定的影響，內(nèi)部控制的安全性也受到了威脅。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，會計電算化技術(shù)得到了普及，內(nèi)部控制安全得到了很大的改進和提高。在會計電算化環(huán)境下，通過對權(quán)限的設置、人員技術(shù)培訓等方法對其會計信息安全的提高也有很大的幫助。

二、基于電算化環(huán)境下高等學校內(nèi)部控制存在的問題

（一）操作權(quán)限交叉，使內(nèi)部控制產(chǎn)生失控隱患

分配操作的權(quán)利，是會計電算化環(huán)境下高校的內(nèi)部控制中最為重要的一種控制方法。在會計電算化實際運用的過程中，很容易出現(xiàn)崗位之間的權(quán)限交叉設置。此外，系統(tǒng)管理人員由于工作的原因往往也會與網(wǎng)絡管理人員、數(shù)據(jù)管理人員等權(quán)限交叉太多，權(quán)限界限不清楚。有時會計電算化系統(tǒng)管理人員的權(quán)限會超過會計主管的權(quán)限，這使學校運用操作權(quán)限對學校內(nèi)部進行控制產(chǎn)生了阻礙，甚至失控。操作權(quán)限使高等學校內(nèi)部控制產(chǎn)生失控隱患可以追究于以下三個主要原因：一是操作人員的職業(yè)操守；二是會計電算化軟件的管理人員擁有超級權(quán)限；三是權(quán)限分配界限不清。

（二）審計對會計電算化的監(jiān)督力度較弱

目前，我國大多數(shù)企業(yè)對會計電算化操作系統(tǒng)缺乏有效的內(nèi)部審計監(jiān)督體系，加上高等學校的會計電算化起步較晚，同時缺少綜合素養(yǎng)高的內(nèi)部審計專業(yè)人員，對電算化的風險特性不熟悉，不了解對會計電算化如何實行內(nèi)部審計?？陀^地說，由于會計電算化系統(tǒng)隱藏的工作特性數(shù)據(jù)，使監(jiān)督不能得到充分的體現(xiàn)，同時內(nèi)部審計人員的職業(yè)操守也是有限的，所以高校的會計電算化系統(tǒng)無法得到有效的內(nèi)部審計監(jiān)督。

（三）軟件系統(tǒng)權(quán)限，使內(nèi)部控制體系受到?jīng)_擊

目前，大多會計電算化系統(tǒng)都會提供已記賬的憑證返回未記賬狀態(tài)的“反記賬”、把賬恢復到結(jié)賬前狀態(tài)的“反結(jié)賬”及對已審核憑證進行取消審核的“取消審核”等霸道權(quán)限。在傳統(tǒng)的手工會計中不可能有人贊同“反記賬”這種做法的，原因有二：一是工作量太大；二是為了保證賬簿記錄的完整性、準確性等，當發(fā)生錯誤時，不準用任何方式對數(shù)據(jù)進行涂改，保證其有案可稽。但是，在會計電算化環(huán)境下，如果同時使用上述三項權(quán)限，對賬簿錯誤的修改可以做到不留痕跡，這對傳統(tǒng)的內(nèi)部控制體系是一個很大的沖擊。

（四）網(wǎng)絡安全受到?jīng)_擊，數(shù)據(jù)安全性差

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)習慣運用網(wǎng)絡傳輸、遠程操控、資源儲存共享等網(wǎng)絡技術(shù)。在高等學校里面，也會有很多數(shù)據(jù)的傳輸，這毫無疑問的提高了各院系之間及學校內(nèi)部的信息溝通交流，節(jié)約了時間，更好更快速地提供有效的信息，讓學校更有序的運行下去。但是，會計信息在網(wǎng)絡傳輸?shù)倪^程中有時會出現(xiàn)丟失、竊取等情況，一旦發(fā)生將會對學校造成不可估量的損失。網(wǎng)絡環(huán)境的開放性使會計信息很難避免非法侵擾，讓內(nèi)部控制難度增加。高校的內(nèi)部信息有可能在無形中對外開放，若被非法者獲取，會對學校產(chǎn)生無法彌補的影響。例如：由于數(shù)據(jù)的共享性，會計數(shù)據(jù)保管人員會通過外部儲存器、云盤等數(shù)據(jù)傳播共享媒介把相關(guān)會計信息給予競標者以外的人員，產(chǎn)生了所謂的內(nèi)部交易，以至于高校購進的教學設施不達標，對學校的發(fā)展等都會有著無法估量的影響。

三、解決電算化環(huán)境下高等學校內(nèi)部控制存在的問題的對策

（一）責任權(quán)限明確化，培養(yǎng)財務人員的職業(yè)操守

為避免出現(xiàn)權(quán)限交叉，高等學?？梢酝ㄟ^建立業(yè)務程序標準化控制來最大程度保證內(nèi)部控制的有效性。例如，為了明確崗位應予履行的任務及其應負的責任，高等學?？梢詫⒚恳豁椊?jīng)濟業(yè)務活動都劃分為六個步驟，分別為授權(quán)、主辦、核準、執(zhí)行、記錄和復核。通過這種業(yè)務處理，可以幫助高等學校做到分工負責，權(quán)責分明。因為可以明確核準、經(jīng)辦、復核、驗收、審批等都有哪些工作人員具體負責。這樣經(jīng)辦人員可以照章辦事，權(quán)責分明，也可以避免崗位權(quán)限交叉、相互推卸責任。同時，高等學校需要加強財務人員的職業(yè)操守的培養(yǎng)，提高財務人員的整體素質(zhì)，使會計人員更好的合理運用自身的業(yè)務能力，在更好地保護電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的健康運行環(huán)境和數(shù)據(jù)的完整性和安全性的同時充分發(fā)揮應有的作用，才能確保學校更好的發(fā)展。

（二）完善內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制工作包括控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息和交流和監(jiān)督等幾方面，各個方面都要加強和完善。在控制環(huán)境方面，了解改變學校管理層關(guān)于環(huán)境的態(tài)度、意識和行為，例如管理層和員工之間時不時的進行談心，舒緩員工內(nèi)心的壓力，降低因壓力帶來的不道德和非法行為的動機；制定激勵機制，對工作表現(xiàn)好的員工實施獎勵政策，反之實施懲罰政策，避免道德危機；管理層通過直接或者間接的方式了解內(nèi)部審計人員等員工對目前學校內(nèi)部控制管理機制的看法，并進行探討與修改。在風險評估方面，內(nèi)部審計人員對學校的采購、投資、融資等進行不定時的評估，同時請事務所專業(yè)人員進行風險評估，通過對比得出有利于或不利于企業(yè)經(jīng)營效益的結(jié)論，并加以利用或改善。在控制活動方面，由專業(yè)人士對營運、財務報告、職責的遵循性進行判斷與比較。在信息和交流方面，對供應商、監(jiān)管機構(gòu)、員工等進行信息的流動，并與相應的內(nèi)部控制決策聯(lián)系在一起，例如可以通過政策指南、備忘錄、錄像帶等方式進行信息交流。在監(jiān)督方面，提高內(nèi)部審計人員的業(yè)務能力，采取與外界信息進行比對等方式提高內(nèi)部控制的質(zhì)量。

（三）加強會計電算化相關(guān)的檔案管理建設

會計本身擁有相應的檔案管理建設，但是在電算化環(huán)境下，原有的會計檔案管理工作已經(jīng)不能較好的適應財務管理的需要，所以高等學校應深入做好會計電算化相關(guān)檔案管理建設工作，定期和不定期的對會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制中的重要數(shù)據(jù)進行及時的備份和加密工作，可以切實保證在電算化系統(tǒng)等方面出現(xiàn)錯誤以及對會計數(shù)據(jù)造成不必要的損失的幾率降得更低。再對及時打印出來的紙質(zhì)檔案進行必要防護，例如在檔案室用樟腦以防受潮；儲存電子信息的電磁介質(zhì)進行受熱、受磁的處理。同時，電算化的各種數(shù)據(jù)檔案的外借都要有相關(guān)會計主管部門審批同意才可執(zhí)行。在原有的學校檔案內(nèi)部控制的基礎上，對會計檔案的保密工作進一步加強。

（四）提高會計人員自身和高校的網(wǎng)絡防毒意識

網(wǎng)絡全球化給企業(yè)帶來了許多便利的同時也帶來了諸多問題。隨著信息共享的快速成長，加強企業(yè)對信息共享的安全勢在必行，各個高等學校也要重視信息共享的安全建設。網(wǎng)絡安全訪問應用程序的主要指標有數(shù)據(jù)的輸入與輸出、人員訪問權(quán)限、身份驗證等。高等學?？梢酝ㄟ^采用數(shù)據(jù)技術(shù)與安全技術(shù)的結(jié)合來對其進行防護，例如訪問驗證技術(shù)、數(shù)據(jù)亂序修正技術(shù)、摩爾密碼技術(shù)和回復技術(shù)等來加強網(wǎng)絡共享的安全防護。同時，要對相應的硬件設施進行定期檢查，例如對計算機的維護、數(shù)據(jù)寬帶的維護、系統(tǒng)軟件的維護和系統(tǒng)內(nèi)部的病毒查殺等等。學院的教務人員要加強網(wǎng)絡防毒安全教育，健全并嚴格執(zhí)行相應的網(wǎng)絡防毒管理制度。安全措施具體包括：支持正版操作系統(tǒng)軟件、定期對專人專機的安全性能進行測試、防止自帶外部儲存器進行拷貝和采用下機自動修復防火墻等。在會計電算化系統(tǒng)升級和修復的過程中，高等校院必須由專業(yè)人士進行修正，并有相關(guān)人員進行監(jiān)督，從而保證會計信息數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全性，維護企業(yè)自身的利益。

四、結(jié)束語

當前，會計電算化帶來的積極正面的影響正在慢慢的擴大，進一步完善會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度無疑是一種趨勢。完善高等學校電算化下的內(nèi)部控制的基本思路是：責任權(quán)限明確化、完善內(nèi)部控制制度和加強會計電算化相關(guān)的檔案管理建設等，從而適應新的會計信息系統(tǒng)環(huán)境?？傊?，高等院校要消除一切阻礙前進步伐的消極負面影響，在監(jiān)督的前提下，嚴格有效的運行會計電算化系統(tǒng)，才可以更好的為社會創(chuàng)造更多的“財富”，更好的發(fā)展下去，同時為我國的經(jīng)濟發(fā)展貢獻一份力量。

[參 考 文 獻]

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[4]陳瑾.會計電算環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及對策研究[J].財會金融，2015（21）：282.

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[責任編輯：高萌]