呂海東

摘要：新形勢(shì)下，由于國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)的瞬息萬變，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的不確定性，導(dǎo)致企業(yè)在改制、兼并重組、案件訴訟等事項(xiàng)中須用到會(huì)計(jì)歷史資料，這對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了更高要求，會(huì)計(jì)檔案管理的好壞將直接影響能否準(zhǔn)確及時(shí)提供歷史會(huì)計(jì)資料，從而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。筆者結(jié)合墾區(qū)國有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理情況，剖析目前會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題，并提出科學(xué)的管理措施和辦法，為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理水平提供借鑒。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；現(xiàn)狀分析；研究對(duì)策

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生了較大變化，原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已無法滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。財(cái)政部、國家檔案局于2015年12月聯(lián)合發(fā)布了修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），這是繼國家1998年8月修訂后的第二次全面修訂。修訂后的《管理辦法》共31條，其變化總結(jié)為“三完、一增，二調(diào)”?！叭辍保赐晟茣?huì)計(jì)檔案的定義和范圍，完善會(huì)計(jì)檔案銷毀程序，完善會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求；“一增”，即增加并明確電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求；“二調(diào)”，即調(diào)整會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限，調(diào)整會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限等等。新《管理辦法》實(shí)施一年來，各行各業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理上發(fā)生了根本性改變，取得了較好的成績。

全面完整的會(huì)計(jì)檔案不僅可以真實(shí)地還原單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史原貌，更能重塑會(huì)計(jì)工作的實(shí)際操作過程，為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策提供真實(shí)的事實(shí)依據(jù)。隨著墾區(qū)國有農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，小城鎮(zhèn)建設(shè)步伐加快，科學(xué)管理手段不斷創(chuàng)新，墾區(qū)會(huì)計(jì)檔案管理工作取得一定的成績。但與國內(nèi)外大型企業(yè)集團(tuán)、上市公司相比，仍存在諸多問題，差距明顯。只有通過健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，制定科學(xué)合理的會(huì)計(jì)檔案管理方式，完善自身軟硬件建設(shè)，堵塞會(huì)計(jì)檔案管理漏洞，將會(huì)計(jì)檔案管理的作用發(fā)揮到極致，才能有效提升會(huì)計(jì)檔案管理水平，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

一、會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及現(xiàn)狀分析

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視程度不夠。會(huì)計(jì)檔案是全面反映和記錄單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一項(xiàng)重要載體，是國家檔案的重要組成部分，是反映一個(gè)單位財(cái)務(wù)管理水平高低的一面“鏡子”。目前很多國有農(nóng)場(chǎng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視不夠，領(lǐng)導(dǎo)重資金輕管理，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案不過是“過去式”，不能對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)工作起到指導(dǎo)作用，沒必要投入太多人力和財(cái)力；經(jīng)辦人員將過多精力投入到當(dāng)前或?qū)⒁l(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)上，對(duì)以往記錄和形成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及檔案資料不予理睬，導(dǎo)致單位會(huì)計(jì)事務(wù)與檔案管理不統(tǒng)一，步調(diào)不一致，會(huì)計(jì)檔案管理混亂。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。國有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理一般僅停留在本單位的財(cái)務(wù)制度中簡單描述。一些單位往往對(duì)資金管理、成本控制等比較重視，在會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管等方面沒有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度。即使管理偏好的一些單位制定了制度，但由于執(zhí)行不嚴(yán)、操作性不強(qiáng)，也存在“夭折”現(xiàn)象。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營方式、管理手段等不斷發(fā)展變化，新問題、新情況不斷出現(xiàn)，如果會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全或缺失，就會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)不清、管理松散、程序混亂，加劇財(cái)務(wù)管控風(fēng)險(xiǎn)。

（三）會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。由于歷史原因，會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)存在差距，一些會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作管理常識(shí)缺乏了解，一些國有農(nóng)場(chǎng)由于會(huì)計(jì)檔案管理人員年齡偏大、學(xué)歷不高、自學(xué)能力差，外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，會(huì)計(jì)檔案工作只是停留在個(gè)人認(rèn)知水平上，財(cái)務(wù)資料無序堆放。筆者曾下農(nóng)場(chǎng)檢查過會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化建設(shè)情況，有些農(nóng)場(chǎng)由于檔案室空間緊張，一些應(yīng)移交的沒有移交，導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算中心辦公墻角，卷柜上方、水盆旁等地方堆滿了總賬、明細(xì)賬、土地承包合同等財(cái)務(wù)資料，上面布滿灰塵，有的稍不注意就能踩到，安全存在嚴(yán)重隱患。有些農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)封面內(nèi)容填寫不全，會(huì)計(jì)人員交接信息空白，裝訂不整齊。在保管上，有的未及時(shí)移交農(nóng)場(chǎng)檔案部門，財(cái)務(wù)部門超限保管，有的農(nóng)場(chǎng)由于人員較少，會(huì)計(jì)檔案由出納人員兼管，違背了會(huì)計(jì)法規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范，極易造成單位會(huì)計(jì)檔案管理混亂。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理信息化水平偏低。一些國有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案仍然處于傳統(tǒng)人工管理方法，檔案仍舊手工填寫，存儲(chǔ)和保管多為紙質(zhì)檔案，不僅浪費(fèi)人力資源，效率低，而且安全性差。一些農(nóng)場(chǎng)在信息化建設(shè)上硬件投入較少，如掃描儀、大容量硬盤、聲像等設(shè)備更新較慢，很少借助現(xiàn)代化設(shè)備和手段，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理和儲(chǔ)存，及時(shí)形成電子財(cái)務(wù)檔案，未能充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、無紙化查閱等需要，一定程度上降低了工作效率和工作質(zhì)量。由于信息化管理程度低，一些重大會(huì)計(jì)事件或文件查詢困難，給農(nóng)場(chǎng)撰寫會(huì)計(jì)史帶來很多不便，一些史志資料不全，造成撰寫工作阻力重重，停滯不前。

（五）會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。雖然會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱以及銷毀等都有嚴(yán)格的規(guī)定，但由于國有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理基本上沒有專職人員，檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)較少，缺乏專業(yè)技能，檔案管理規(guī)范化熟練程度不高，安全管理意識(shí)淡薄。

（六）會(huì)計(jì)檔案利用程度不高。一些國有農(nóng)場(chǎng)只重視檔案保管而忽視檔案的利用工作，會(huì)計(jì)檔案管理只停留在看家管攤的水平。一些領(lǐng)導(dǎo)很少利用會(huì)計(jì)檔案來總結(jié)分析以往的經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)，造成企業(yè)信息資源浪費(fèi)。一些農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案利用制度規(guī)定過于強(qiáng)調(diào)保密，嚴(yán)格限制使用人員的身份和目的，只有“一把手”同意了才能借閱，使很多非常有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案沒有被合理利用，一些重要的會(huì)計(jì)史志文獻(xiàn)沒有被挖掘，會(huì)計(jì)檔案的史料和參考作用沒有真正發(fā)揮出來。

二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的建議和對(duì)策

（一）提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)。國有農(nóng)場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)新《管理辦法》，全面掌握會(huì)計(jì)檔案管理常識(shí)，充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，從思想上和行動(dòng)上重視會(huì)計(jì)檔案工作，筑牢思想防線。要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案工作是會(huì)計(jì)工作不可分離的重要部分。會(huì)計(jì)檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任心，時(shí)刻將檔案管理納入到會(huì)計(jì)的日常工作中來，國有農(nóng)場(chǎng)要加大會(huì)計(jì)檔案管理資金投入，配齊設(shè)備，配強(qiáng)人員，使會(huì)計(jì)檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。

（二）完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。制度是保障工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，是行動(dòng)的“尺子”。新《管理辦法》是從宏觀角度進(jìn)行指導(dǎo)，各單位要結(jié)合自身特點(diǎn)和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定與本單位實(shí)際情況相契合的管理制度，制度要科學(xué)、合理，具有可操作性。要貫徹執(zhí)行好制度要求，在日常實(shí)際工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，通過工作實(shí)踐，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，查找制度疏漏，及時(shí)修訂、完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。要落實(shí)檔案管理人員的職責(zé)，時(shí)刻將會(huì)計(jì)檔案管理作為單位內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)來抓。

（三）提高會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理。要結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化單位軟硬件建設(shè)情況，對(duì)照本單位實(shí)際情況，認(rèn)真排查，梳理、分析原因，找出差距，提出具體解決的措施和辦法，并在實(shí)踐中改進(jìn)。有條件的農(nóng)場(chǎng)可聘請(qǐng)檔案業(yè)務(wù)部門專家來本單位實(shí)地指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理工作，并根據(jù)專家指出的不足和缺陷及時(shí)改正和完善，虛心接受專家提出的提高會(huì)計(jì)檔案管理水平的意見和建議。

（四）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，加大軟硬件資金投入力度。新《管理辦法》修訂的重點(diǎn)之一，是增加了電子會(huì)計(jì)檔案范圍、保管、移交、銷毀等方面的相應(yīng)規(guī)定。國有農(nóng)場(chǎng)要加大會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，配齊設(shè)備，增加硬件投入力度。有條件的農(nóng)場(chǎng)要購買影像、大容量存儲(chǔ)、除濕器、防盜系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)備。通過信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理工作效率。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)，全面提升會(huì)計(jì)檔案人員的綜合素質(zhì)。國有農(nóng)場(chǎng)要加大會(huì)計(jì)檔案管理人員培訓(xùn)力度，盡量配備專業(yè)檔案管理人員，要保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。會(huì)計(jì)檔案人員要不斷接受新知識(shí)，強(qiáng)化在職繼續(xù)教育培訓(xùn)，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能，將崗位培訓(xùn)經(jīng)?；⒊Ｒ?guī)化、制度化。國有農(nóng)場(chǎng)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員的工作檢查和監(jiān)督，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理人員的行為，增強(qiáng)管理意識(shí)，守住道德底線。

（六）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息的利用效率。國有農(nóng)場(chǎng)要利用以前年度會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)做好定期財(cái)務(wù)分析，為領(lǐng)導(dǎo)提供合理的建議和預(yù)測(cè)。會(huì)計(jì)檔案要充分利用辦公自動(dòng)化、信息化管理服務(wù)平臺(tái)，正確認(rèn)識(shí)、利用、挖掘會(huì)計(jì)檔案作用，為農(nóng)場(chǎng)提供重要信息，更好地服務(wù)農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

（作者單位：黑龍江省農(nóng)墾齊齊哈爾管理局）

責(zé)任編輯：欣文