王幼桂

【摘 要】 隨著高等教育事業(yè)規(guī)模日益擴大，政府及社會各界對高校資金投入加大，使高校財務保障工作更繁瑣且復雜，在已有編制人員不變的基礎上，如何有效解決師生報賬難顯得尤為重要。文章針對高校財務前臺報賬管理中存在的等候時間長、工作效率低、報賬手續(xù)復雜等問題，深入分析高校財務前臺報賬系統(tǒng)的需求及目標，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子支付技術(shù)等設計新的財務前臺報賬管理系統(tǒng)，并詳細介紹了該系統(tǒng)用戶報銷、報銷審批、數(shù)據(jù)庫等設計情況，為財務管理信息化建設提供一定借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】 高校； 前臺報賬管理； 數(shù)據(jù)庫； 功能模塊； 設計

【中圖分類號】 F234；G647 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2017）11-0123-04

受理全校師生報賬是高校財務部門的重要工作之一，也是財務管理的基礎性工作。高校財務報銷作為財務部門管理的重要工作，業(yè)務種類繁多、手續(xù)復雜、涉及面廣，直接關(guān)系高校財務處理的效率，部分高校出現(xiàn)財務信息管理不夠完善、報銷困難等問題。財務前臺報賬是為全體師生提供服務的重要窗口，其管理水平直接影響高校貫徹執(zhí)行黨和國家財經(jīng)法規(guī)的情況。國家每次頒布的經(jīng)濟政策、法令，會直接或間接反映在日常報銷審核工作中，如果高校財務前臺報賬工作出現(xiàn)一系列問題，不單導致部分單位支出混亂、會計信息失真，也會導致公款揮霍、腐敗逐步蔓延，因此，改革原來的報銷流程勢在必行。

一、高校財務前臺報賬管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，財務前臺報銷過程中，報銷者每筆開支先由領(lǐng)導審定，會計后審，領(lǐng)導確定的事情沒有幾個財務管理人員會去推翻它。這種情況導致高校財務管理人員只顧記賬不重視審查，無法發(fā)揮有效的監(jiān)督作用，從而喪失會計監(jiān)督的意義。加之高校各種資金大幅度增加，收入來源呈現(xiàn)多樣化的特點。必須注意，高校屬于一個特殊的機構(gòu)，財務預算遵循自然年度展開，本校學生的實習及科研活動均在春季、夏季實施，學生開學的上半學期需要辦理大量的借款、實習、博士生報名費等，下半年辦理學雜費收取、醫(yī)療費報銷等，不少高校報賬大廳每天都像農(nóng)貿(mào)市場一樣，流動人員較多，報銷人員將整個柜臺包圍起來，里邊的環(huán)境不夠理想，報銷效率低[ 1 ]。同時，高校領(lǐng)導多數(shù)為雙肩挑的工作狀態(tài)，他們不僅負責日常的教學，也要負責日常事務管理工作，在這種情況下，經(jīng)辦人找領(lǐng)導簽字審批需耗費大量時間。如果前臺報賬出現(xiàn)問題，上報人員會對財務部門產(chǎn)生一種不滿情緒，尤其在科研經(jīng)費報賬上，他們認為上述經(jīng)費由自己辛苦努力獲得，無需經(jīng)歷繁瑣的簽字報賬流程，這會在不同程度上打擊教職人員的教育科研積極性。

二、分析高校財務前臺報賬系統(tǒng)的需求及目標

（一）分析系統(tǒng)需求

近些年，我國各大高校教育經(jīng)費投入不斷增加，辦學主體呈現(xiàn)多樣化的特點，使得高校財務管理工作趨于復雜化，財務報賬工作繁瑣且繁重。加之財務報賬耗時多，引起教職工和學生的抱怨，為財務管理人員帶來更大的工作壓力。需求分析是指基于有待解決的問題進行深入、細致的研究和分析，了解設計系統(tǒng)的需求。如果設計者并未認識到客戶的實際需要，最終設計的軟件將無法達到要求。系統(tǒng)開發(fā)前應做好相應的需求分析，將用戶需求做到位，并保障如期完成項目。優(yōu)化財務報賬管理流程成為有待解決的問題。高校實際報銷賬目過程中，由于教育工作人員工作繁忙，希望無需排長隊等候、不用填寫大量單據(jù)，只要簡單把相關(guān)票據(jù)、說明等附件提交給財務即可。優(yōu)化設計財務前臺報賬系統(tǒng)，可借助計算機技術(shù)，把那些需要當面溝通的內(nèi)容盡可能壓縮，將其他環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移至操作系統(tǒng)中，并配備相應的填單、網(wǎng)銀支付等功能，縮減不必要的等候時間[ 2 ]。

（二）構(gòu)建目標及設計原則

1.系統(tǒng)設計目標

對高校財務前臺報賬功能設計和實施前，財務管理者應從學校發(fā)展的全局出發(fā)，綜合考慮校園的整體規(guī)劃和財務管理的需求，組織財務人員、技術(shù)人員等對財務前臺報賬信息化建設展開實地考察，明確財務前臺報賬系統(tǒng)的建設目標。財務報賬管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合起來，提供網(wǎng)絡轉(zhuǎn)賬、審批等功能，把報銷流程重新組成網(wǎng)上制單—審批—投遞—后臺審核等環(huán)節(jié)，有效解決學校財務報銷排隊時間長、手續(xù)繁雜等問題，提升高等院校財務服務水平和工作效率[ 3 ]。

2.遵循的原則

高校財務前臺報賬管理系統(tǒng)的設計應遵循下列原則：（1）實用性：保障財務報賬管理系統(tǒng)擁有良好的性能，設計友好的用戶界面，便于用戶使用和掌握相關(guān)技術(shù)[ 4 ]。（2）可擴展性：系統(tǒng)所設計的功能應在保障軟硬件配置升級、擴展等方面具有較好的性能。（3）直觀性：有待分析的數(shù)據(jù)以報表的形式展現(xiàn)出來，并依據(jù)歷史數(shù)據(jù)對指標展開分析。（4）兼容性：系統(tǒng)的設計不僅要更好地體現(xiàn)使用者的需求，也要滿足軟硬件與系統(tǒng)日后升級和擴展的需求。

三、系統(tǒng)總體架構(gòu)

系統(tǒng)架構(gòu)實際設計時，為滿足高內(nèi)聚低耦合設計理念，通常會對系統(tǒng)展開分層、細化處理。財務前臺報賬系統(tǒng)主要由應用表現(xiàn)層、業(yè)務邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層組成。其中，表現(xiàn)層主要包含UI界面、操作邏輯，客戶端UI界面接收數(shù)據(jù)，隨之傳遞至邏輯層進行針對性處理，從而展現(xiàn)出對應的結(jié)果[ 5 ]。本系統(tǒng)借助MVC框架，把業(yè)務邏輯聚集至相應的部件內(nèi)，在改進并制定個性化界面的基礎上，無需重新展開編寫操作。具體開發(fā)程序操作中，業(yè)務邏輯一般封裝在業(yè)務邏輯層中，如合理控制權(quán)限、數(shù)據(jù)計算，表明應用系統(tǒng)的關(guān)鍵就是進行業(yè)務處理[ 6 ]。數(shù)據(jù)訪問層主要功能是訪問底層數(shù)據(jù)庫，例如執(zhí)行增加、刪除等一系列操作。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如圖1。

（一）設計合理的數(shù)據(jù)庫

財務報賬管理系統(tǒng)使用Mysql數(shù)據(jù)庫為管理平臺，其能夠充分滿足用戶對信息的各項操作，例如：輸入、增加、刪除、查詢等，滿足后續(xù)的決策支持系統(tǒng)。Mysql屬于一個小型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，具備體積小、成本低等優(yōu)勢，能確保其廣泛應用于各中小網(wǎng)站中[ 7 ]。在對數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)進行設計時，應盡量采用功能操作較少的數(shù)據(jù)表。因此，在數(shù)據(jù)庫初步設計環(huán)節(jié)，需收集各項基礎信息，配置清晰的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，盡可能減少數(shù)據(jù)冗余。為簡化選項，并滿足可以自主定制的目標，數(shù)據(jù)主模型表主要使用的參數(shù)和代碼存儲在其他數(shù)據(jù)表內(nèi)[ 8 ]。在財務前臺報賬管理系統(tǒng)中主要有費用類型表、信息表等參數(shù)表，下文僅對報銷表結(jié)構(gòu)（表1）作一詳細說明。

（二）系統(tǒng)功能的設計及實現(xiàn)

基于分析系統(tǒng)需求狀態(tài)下已經(jīng)完成系統(tǒng)總體框架的設計，下文根據(jù)用戶對本系統(tǒng)的功能需求，進一步介紹系統(tǒng)功能設計和實現(xiàn)情況。由于篇幅有限，筆者只介紹報賬業(yè)務流程、報賬模塊表單設計情況。

1.用戶報銷

根據(jù)不同業(yè)務實際需求制定針對性的業(yè)務模板，加之不同模板定義內(nèi)容存在顯著差異，各業(yè)務模板應配置詳細的介紹信息，并對模板中部分字段有需要的部位進行相應的注釋[ 9 ]。同時，依據(jù)網(wǎng)報單在不同環(huán)節(jié)對應的狀態(tài)，系統(tǒng)可以提供日常業(yè)務、薪資發(fā)放、專家來訪等報賬服務。部分內(nèi)容是本系統(tǒng)使用相對頻繁的功能，如：日常業(yè)務中的填報業(yè)務、設備維修、繳納水電等費用，本業(yè)務劃分為以下步驟完成：

（1）用鼠標點擊“我的報銷”菜單，選定“新增”按鈕，挑選一個有權(quán)限、有可用余額的項目當作本次報賬管理的項目。

（2）挑選一項報銷業(yè)務，如圖2所示。

（3）填寫報賬用戶的基本信息。選定報賬點、經(jīng)辦人、附件張數(shù)等信息，報賬頁面如圖3所示。此時，用鼠標點擊費用類別之前“+”圖標，以此展現(xiàn)細致的信息，并在相對應的報銷小項中填充報銷數(shù)據(jù)，在費用小類下選取報銷內(nèi)容，其選項不得超過3項。

（4）挑選相應的支付方式。不同的支付方法需要填寫的內(nèi)容有所差異。再次確認報銷內(nèi)容，確定準確無誤后提交單據(jù)，系統(tǒng)會凍結(jié)開支項目的報銷金額。

（5）自動投遞。報賬人確定報賬信息并選擇打印操作，交給項目負責人簽字以后，附上此次報銷所需的附件材料，前往最近的自動投遞點進行投遞。先用鼠標單擊單據(jù)投遞按鈕，根據(jù)系統(tǒng)的提示，刷新校園卡明確用戶的身份。確定相應身份后，跳轉(zhuǎn)至單據(jù)投遞列表頁面，選擇本次需要投遞的單據(jù)，投遞成功后會打印相應的條碼標簽，并將報銷確認單與附件裝在信封內(nèi)，投入郵筒即可[ 10 ]。報銷流程見圖4。

2.報銷審批

高校執(zhí)行財務報賬操作中，制單者制作、提交的單據(jù)，需要獲得相關(guān)管理者的審批。在這個環(huán)節(jié)內(nèi)，制單人員有權(quán)利修改整個單據(jù)的內(nèi)容，由負責人判定設計的報銷單據(jù)是否合理，如：財務支出項目等，單擊審批按鈕后，系統(tǒng)能夠自動將信息提交至財務收單環(huán)節(jié)[ 11 ]。必須注意，由項目負責人進行審批的優(yōu)勢是報賬人員將報銷單據(jù)提交給學校財務管理部門，運用自動投遞終端完成單據(jù)投遞[ 12 ]。

3.財務收單

報銷單據(jù)經(jīng)審批人確定核實后，系統(tǒng)自動將單據(jù)流轉(zhuǎn)到財務收單這一環(huán)節(jié)，該階段由學校財務部門管理者展開各項操作。前臺工作人員根據(jù)財務核對標準對接收單據(jù)的內(nèi)容及相應票據(jù)實施處理，即可完成相應的收單操作，報銷人只需等財務部門通知即可。若發(fā)現(xiàn)有報銷單據(jù)未達到標準制度要求，財務人員可直接把單據(jù)退回給制單者，讓其進行修改后再次提交[ 13 ]。這個環(huán)節(jié)中，財務工作者只有對制單者提交的單據(jù)提供建議的權(quán)利，不可修改其制單項目。財務收單操作流程如圖5所示。

4.報賬管理

系統(tǒng)自動收單后，下一個環(huán)節(jié)需將網(wǎng)報單分配給相應的財務人員，并執(zhí)行生成憑證操作。軟件不單單支持單個或批量派單操作，也支持制單人過濾網(wǎng)報單并進行派單處理。在這個環(huán)節(jié)中，管理人員可查看各個網(wǎng)報單狀態(tài)，也可利用軟件自動或手動為用戶發(fā)出短信，真實掌控整個網(wǎng)報流程。報賬管理指標見表2。

5.財務審核

作為財務報銷管理的最后環(huán)節(jié)，財務審核者收到相應單據(jù)后，選取相對應的支出用途及資金來源，以這些數(shù)據(jù)生成憑證。財務審核者可采用自動接單完成一系列操作。網(wǎng)上報銷單會依據(jù)軟件設置的規(guī)則展開判斷，系統(tǒng)自動生成憑證并顯示在相應的核算軟件內(nèi)[ 14 ]。網(wǎng)報單依據(jù)展示的處理憑證情況決定網(wǎng)報單變化，并自動給用戶發(fā)出手機信息提示。后續(xù)過程由財務會計、出納在系統(tǒng)中展開財務憑證的審核工作，并把處理狀態(tài)返回報銷系統(tǒng)內(nèi)，整個報銷流程結(jié)束，生成審核憑證。

四、結(jié)論

綜上所述，高校財務報銷流程作為財務報銷制度的補充形式，是根據(jù)財務報銷制度設計的，以指導全校職工更好地開展報銷工作。同時，充分運用校園網(wǎng)絡技術(shù)平臺將各類報銷規(guī)程進行公布，達到透明化管理的效果。本研究針對高校財務前臺報賬管理的實際需求，利用.Net MVC技術(shù)設計了一套包含報銷業(yè)務審批、項目授權(quán)管理、報銷流程管理等適用性強、可擴展的報銷管理系統(tǒng)，以期解決高校財務部門報賬難的問題，進而提升高校財務服務水平和管理質(zhì)量。

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