鮑虹

內(nèi)容摘要：本文主要以檔案電子信息管理軟件為依托，通過(guò)該軟件在《信息文書(shū)與檔案》課堂教學(xué)中的實(shí)踐與運(yùn)用，梳理出課堂教學(xué)中使用該軟件進(jìn)行教學(xué)的方法與策略，并在實(shí)踐過(guò)程中發(fā)現(xiàn)該軟件的優(yōu)勢(shì)與成效，同時(shí)總結(jié)在教學(xué)過(guò)程中遇到的困難，提出了幾點(diǎn)反思。

關(guān)鍵詞：檔案電子信息化；檔案教學(xué)；實(shí)踐；應(yīng)用

G275.2

《信息文書(shū)與檔案》是商務(wù)助理專業(yè)主干課程之一，課本按照文書(shū)與檔案管理的辦理流程，系統(tǒng)介紹了采集信息、草擬文書(shū)、辦理文書(shū)、管理檔案等內(nèi)容。任務(wù)情境之中包含了理論知識(shí)和實(shí)踐操作。以模塊四《管理檔案》為例，即檔案的系統(tǒng)整理和科學(xué)編目。不僅要正確地將歸檔文件區(qū)分“件”，更要最終親自動(dòng)手將文件整理成合格的檔案。僅僅依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理過(guò)程并不能將每一個(gè)環(huán)節(jié)的技能都掌握到位。本文結(jié)合課堂與企業(yè)的實(shí)際需要，與浙江京圖科技有限公司共同開(kāi)發(fā)了“商務(wù)助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件”，并在教學(xué)實(shí)踐中應(yīng)用這一軟件開(kāi)展課堂教學(xué)，并總結(jié)了教學(xué)實(shí)踐中的優(yōu)勢(shì)與不足。

一、現(xiàn)狀與需求。

（一）課堂需要：

（1）缺乏各類真實(shí)的文件進(jìn)行實(shí)訓(xùn)。比如，在判斷文件的保管期限時(shí)，需要大量紙質(zhì)檔案文件對(duì)照《檔案保管期限表》反復(fù)實(shí)踐練習(xí)，才能在工作中迅速、正確地判斷一份文件正確的保管期限，掌握這一既能。教學(xué)實(shí)訓(xùn)過(guò)程中學(xué)校的教師無(wú)法提供各類真實(shí)的大量紙質(zhì)檔案供學(xué)生實(shí)訓(xùn)，教學(xué)過(guò)程中只能紙上談兵，淺嘗輒止。

（2）實(shí)訓(xùn)材料繁復(fù)，價(jià)格高。紙質(zhì)檔案整理時(shí)，教師需要準(zhǔn)備好大量的待整理文件，購(gòu)買檔案盒、準(zhǔn)備歸檔文件目錄、卷內(nèi)備考表、包角紙、歸檔章、印泥、號(hào)碼機(jī)等各類耗材與設(shè)備。實(shí)訓(xùn)中，學(xué)生一旦填寫(xiě)、整理錯(cuò)誤，整個(gè)文件以及其中很多材料都將報(bào)廢，不能重復(fù)使用，一次實(shí)訓(xùn)經(jīng)費(fèi)高、效率低。

（二）企業(yè)需求：

商務(wù)助理專業(yè)在制定新的人才培養(yǎng)模式時(shí)，通過(guò)實(shí)地走訪、網(wǎng)絡(luò)問(wèn)卷等形式考查了各類企事業(yè)單位，發(fā)現(xiàn)隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作日益受到重視。紙質(zhì)檔案越來(lái)越多地作為電子化檔案保存。許多企業(yè)單位需要對(duì)電子文件產(chǎn)生以前的紙質(zhì)檔案開(kāi)展數(shù)字化工作。人們對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)定位提出越來(lái)越高要求的同時(shí)，也面臨著檔案管理人才緊缺的窘境。紙質(zhì)檔案電子化保存這一技能已成為企業(yè)對(duì)于商務(wù)助理類人才的一個(gè)新的要求點(diǎn)。學(xué)校教育勢(shì)必要從企業(yè)用人需要角度培養(yǎng)更多的適用人才。[參考文獻(xiàn)：

[1]柴軍榮 文書(shū)檔案電子化管理探討[J] 2013.9]

二、開(kāi)發(fā)與制作。

商務(wù)助理專業(yè)基于檔案管理教學(xué)現(xiàn)狀與用人單位的實(shí)際需求，經(jīng)過(guò)多次溝通、交流與浙江京圖科技有限公司共同開(kāi)發(fā)了“商務(wù)助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件”（見(jiàn)圖1）。整個(gè)系統(tǒng)按照OAIS模型分為檔案教學(xué)、檔案考試、成果統(tǒng)計(jì)等，其功能涵蓋對(duì)文書(shū)類檔案、科技類檔案、電子照片類檔案等類別檔案整理的全過(guò)程。京圖公司還將在系統(tǒng)中附帶大量企業(yè)真實(shí)檔案（隱去保密信息）供學(xué)生實(shí)訓(xùn)使用。

（圖1：商務(wù)助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件內(nèi)容架構(gòu)）

信息錄入：主要完成標(biāo)準(zhǔn)信息的錄入，為檔案教學(xué)、檔案考試模塊打下基礎(chǔ)。通過(guò)此模塊，教師錄入作為標(biāo)準(zhǔn)答案的檔案信息，檔案教學(xué)模式時(shí)可以在課堂教學(xué)、測(cè)試時(shí)將檔案信息發(fā)布給學(xué)生，供教學(xué)考試使用。

檔案教學(xué)：主要完成各種類別檔案的教學(xué)任務(wù)。

（一）文書(shū)檔案教學(xué)，學(xué)生在工具包知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下，完成文書(shū)類檔案的整理工作，熟悉文書(shū)檔案的整理流程；

（二）科技檔案教學(xué)，學(xué)生根據(jù)科研、產(chǎn)品、設(shè)備、基建四類科技檔案整理方案，在書(shū)本知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下，完成所有科技檔案的整理工作，熟悉科技檔案的整理流程；

（三）電子照片檔案教學(xué)，針對(duì)學(xué)生自己收集到的照片，錄入到本系統(tǒng)，在書(shū)本知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下，完成電子照片檔案的整理工作，熟悉電子照片檔案的整理流程。

檔案測(cè)試：主要完成各種類別檔案的考試測(cè)評(píng)。

（一）文書(shū)檔案考試，進(jìn)入文書(shū)檔案考試界面，系統(tǒng)將關(guān)閉知識(shí)點(diǎn)展示以及系統(tǒng)提示，學(xué)生獨(dú)立完成文書(shū)檔案的整理，考查學(xué)生對(duì)文書(shū)檔案整理的掌握情況；

（二）科技檔案教學(xué)： 進(jìn)入科技檔案考試界面， 系統(tǒng)同樣關(guān)閉知識(shí)點(diǎn)展示和系統(tǒng)提示，學(xué)生獨(dú)立完成科技檔案的整理，考查學(xué)生對(duì)科技檔案整理的掌握情況；

（三）電子照片檔案教學(xué)，針對(duì)學(xué)生自己收集到的照片，錄入到本系統(tǒng)，在書(shū)本知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下， 完成電子照片檔案的整理工作， 熟悉電子照片檔案的整理流程。

三、實(shí)踐與運(yùn)用

（一）課前準(zhǔn)備

教師準(zhǔn)備：教師完成信息錄入部分，將十份需要交給學(xué)生完成電子化管理的紙質(zhì)檔案提交至系統(tǒng)，并將文件的關(guān)鍵信息：全宗名、年度、保管期限、歸檔章、歸檔文件目錄等錄入系統(tǒng)，作為實(shí)訓(xùn)時(shí)提示或考查學(xué)生的知識(shí)點(diǎn)。課堂教學(xué)時(shí)，教師使用檔案教學(xué)模式。

學(xué)生準(zhǔn)備：熟悉檔案電子信息管理軟件各部分的操作方法。

（二）課堂教學(xué)策略（見(jiàn)圖2）

照片回顧 下發(fā)文件：

陽(yáng)光會(huì)務(wù)服務(wù)公司承接的商務(wù)助理專業(yè)“魅力商務(wù) 全能助理”閉幕式順利結(jié)束了，以照片的形式回顧閉幕式“經(jīng)典一刻“，同時(shí)會(huì)后產(chǎn)生了大量的會(huì)議文件需要整理，為了方便日后的查找和利用，會(huì)議文件除了按照文書(shū)檔案歸檔外，還要進(jìn)行紙質(zhì)文件電子化管理。陽(yáng)光會(huì)務(wù)服務(wù)公司高葉接到了這個(gè)任務(wù)，要對(duì)10份會(huì)議文件通過(guò)檔案電子信息管理軟件進(jìn)歸檔。

引導(dǎo)實(shí)施 文件歸檔：

任務(wù)導(dǎo)入之后，引導(dǎo)學(xué)生說(shuō)出檔案歸檔整理的基本步驟（圖3），即

確定“件”

2000年12月6日，國(guó)家檔案局發(fā)布了中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)

則》。《規(guī)則》規(guī)定整理單位應(yīng)為自然件，即單份文件，“一般以每份文件為一件”。特殊情況時(shí)可以多份文件為“一件”。

1.文件正本與定稿一般應(yīng)作為一件：完稿過(guò)厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件：重要

文件需保留不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見(jiàn)稿、定稿等）的，可將正本與歷次稿件各為一件。

2.正本與附件一般為一件：如果附件數(shù)量較多，或者太厚不易裝訂，也可各為一件。

正文與文件處理單，包括文件處理單（表）、擬辦單、發(fā)文稿紙、簽批條等，應(yīng)作為一件。

3.原件與復(fù)制件（包括復(fù)印件以及抄件等）應(yīng)作為一件。

4.轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)作為一件。

5.報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，應(yīng)按照它們本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。

示范講授 糾正錯(cuò)漏：

完成這一環(huán)節(jié)后，教師公布正確的“件”，十份文件最終被分為了5“件”教師以示范講授《歸檔文件整理規(guī)則》中“件”的原理，幫助學(xué)生糾正錯(cuò)漏。通過(guò)這一環(huán)節(jié)，可以讓學(xué)生通過(guò)該檔案實(shí)訓(xùn)系統(tǒng)，直觀地掌握區(qū)分“件”這一重要技能。

分年度

學(xué)生完成檔案“件”的區(qū)分之后，正式進(jìn)入檔案整理階段。分年度就是區(qū)分文件材料的所屬年度， 把屬于同一年度的文件集中， 把不同年度的文件分開(kāi)。學(xué)生通過(guò)瀏覽檔案內(nèi)容，掌握以檔案落款處的成文日期確定檔案所屬年度。檔案系統(tǒng)左半部分窗格顯示文件名，學(xué)生在方框內(nèi)右擊選擇“新建文件夾”即可增加年度將條目信息按拖拽進(jìn)相應(yīng)年度（見(jiàn)圖4）。右側(cè)窗格則顯示了分年度相關(guān)的知識(shí)點(diǎn)，在檔案教學(xué)模式下，作為工具包提示學(xué)生正確確定大難所屬年度。

分級(jí)別

分級(jí)別是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開(kāi)整理。但在課堂教學(xué)過(guò)程中要注意提示學(xué)生對(duì)聯(lián)系密切的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開(kāi)。

分類別

教師展示陽(yáng)光會(huì)務(wù)服務(wù)公司概況，組織機(jī)構(gòu)設(shè)置等基本情況。請(qǐng)學(xué)生選擇合適的檔案分類方法。學(xué)生根據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，能夠正確選擇年度分類法作為陽(yáng)光會(huì)務(wù)服務(wù)公司檔案類別。

確定保管期限

檔案系統(tǒng)軟件將《文書(shū)檔案保管期限表》設(shè)計(jì)為分級(jí)菜單點(diǎn)擊選擇式。第一層級(jí)為“永久、定期”，第二層級(jí)列舉各類文件情況。學(xué)生根據(jù)檔案內(nèi)容在窗格右邊選擇對(duì)應(yīng)的保管期限，保管期限表逐級(jí)分層，最后只需簡(jiǎn)單點(diǎn)擊即可完成確定檔案的保管期限。不僅直觀明確，而且也讓確定保管期限這一步驟真正落到了課堂教學(xué)的實(shí)處。

排列文件

學(xué)生使用時(shí)間結(jié)合事由排列法排列文件，確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序。

編號(hào)

學(xué)生為歸檔文件編號(hào)，將歸檔文件在全宗中的位置，標(biāo)志為符號(hào)。

蓋歸檔章

歸檔章加蓋在每份文件的首頁(yè)上端居中空白處， 如有其他標(biāo)記或文字時(shí)， 可以酌情向左或向下適當(dāng)移動(dòng)。依次填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、館編件號(hào)。

通過(guò)這一環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)，學(xué)生能夠清楚地掌握加蓋歸檔章的位置，以及如何正確填寫(xiě)歸檔章的內(nèi)容。采用檔案電子信息軟件教學(xué)，節(jié)約了大量的實(shí)訓(xùn)器材與耗材，但也能達(dá)到良好的教學(xué)效果。

編制目錄

編制歸檔文件目錄，是學(xué)生整理檔案工作中的重要環(huán)節(jié)之一，也是其他編目工作的基礎(chǔ)，為檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的開(kāi)展提供基本條件。學(xué)生在完成前面的操作步驟之后，檔案軟件系統(tǒng)會(huì)根據(jù)前面填寫(xiě)的相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成歸檔文件目錄

歸檔文件裝盒

（一）學(xué)生將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

（二）學(xué)生編制備考表卷內(nèi)文件狀況的記錄單， 排列在卷內(nèi)文件之后。 用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況。卷內(nèi)備考表內(nèi)容包括：本卷情況說(shuō)明、 立卷人、 檢查人、 立卷時(shí)間四個(gè)部分。

最后，檔案電子信息管理軟件還將生成檔案庫(kù)，保存完成歸檔管理的電子檔案.

反饋評(píng)價(jià) 協(xié)作學(xué)習(xí)：

傳統(tǒng)的檔案整理歸檔課堂教學(xué)，在40-45分鐘的教學(xué)時(shí)間內(nèi)很難快速地將整理歸檔的情況及時(shí)反饋給學(xué)生。教師需要課后大量的時(shí)間一份份翻閱學(xué)生整理好的紙質(zhì)檔案，一一批改完成后，學(xué)生才能對(duì)自己的整理情況正確與否有完整了反饋認(rèn)識(shí)。檔案電子信息管理軟件解決了反饋評(píng)價(jià)這一難題。

檔案電子信息管理軟件開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)了成果統(tǒng)計(jì)模塊。成果統(tǒng)計(jì)模塊的作用是，幫助老師及時(shí)統(tǒng)計(jì)學(xué)生在教學(xué)和考試時(shí)，針對(duì)各類檔案整理情況的錯(cuò)誤統(tǒng)計(jì)。教師可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果分析出每一個(gè)學(xué)生掌握比較薄弱的知識(shí)點(diǎn)，在課堂教學(xué)過(guò)程有針對(duì)性地做出調(diào)整。

四、成效與思考

（一）沿襲傳統(tǒng)，提升學(xué)生檔案整理歸檔的能力。

檔案電子信息管理軟件雖然是在計(jì)算機(jī)上操作的，但是整個(gè)系統(tǒng)都是基于傳統(tǒng)檔案整理的流程開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)的。學(xué)生在使用該軟件實(shí)訓(xùn)時(shí)，對(duì)檔案的系統(tǒng)整理和科學(xué)編目都有了更進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。在“實(shí)訓(xùn)-示范講授-測(cè)試“的教學(xué)過(guò)程中，有即時(shí)、客觀的評(píng)價(jià)反饋后臺(tái)數(shù)據(jù)做保障，學(xué)生可以不斷嘗試檔案整理歸檔的各個(gè)流程，不用擔(dān)心填寫(xiě)或者整理錯(cuò)誤，在不斷犯錯(cuò)的過(guò)程中不斷鞏固、真正掌握檔案歸檔整理的基本流程與各項(xiàng)技能。

（二）對(duì)接崗位，培養(yǎng)學(xué)生適應(yīng)變化的可持續(xù)發(fā)展能力。

未來(lái)企業(yè)的文書(shū)檔案的管理工作崗位不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的操 作及理論方法，更加要求工作人員能夠熟練地使用電子計(jì)算機(jī)，懂得檔案電子信息管理的技術(shù)。檔案電子信息管理軟件對(duì)接崗位需求，培養(yǎng)學(xué)生使用計(jì)算機(jī)軟件管理各類檔案，將來(lái)進(jìn)入職場(chǎng)能迅速適應(yīng)檔案整理電子化進(jìn)程的需要，從而具備可持續(xù)發(fā)展能力。[[2]劉輝敏 文書(shū)檔案電子化管理的特點(diǎn)及解決措施[J] 2011.2

[3]邵啟蘭 淺議我國(guó)檔案管理軟件的發(fā)展 [J]. 陜西檔案. 2009 （01）

[4]馬瑾 檔案軟件的應(yīng)用給檔案管理帶來(lái)的益處 [J]. 蘭臺(tái)世界. 2008 （17）]

（三）教學(xué)過(guò)程中遇到的困難與思考：

筆者在使用檔案電子信息軟件教學(xué)時(shí)，也遇到了困難并進(jìn)行了反思。

1.軟件設(shè)計(jì)較為敏感。在測(cè)試模式下，學(xué)生答案必須與教師輸入完全一致，如輸入法全角半角的差異也會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)將這一知識(shí)點(diǎn)判定為錯(cuò)誤。因此，在后臺(tái)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)結(jié)果中，會(huì)出現(xiàn)人工批改成績(jī)高于系統(tǒng)給定成績(jī)的情況。需要與軟件開(kāi)發(fā)人員共同探討、完善軟件的這一屬性特征。

2.在目前普遍的泛在學(xué)習(xí)大背景下，檔案電子信息軟件只能在校園局域網(wǎng)內(nèi)使用，并未實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)上線，目前還只能是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的課堂補(bǔ)充。如果能夠?qū)崿F(xiàn)聯(lián)網(wǎng)上線，學(xué)生可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)自學(xué)該軟件系統(tǒng)的教學(xué)模式，將大大提高該軟件的使用率，充分發(fā)揮軟件的教學(xué)效果與作用，進(jìn)一步提升課堂效率。

3.檔案電子信息軟件由于檔案管理工作本身嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作要求，相較于我校其他的游戲類軟件趣味性不高，在提升學(xué)生學(xué)習(xí)主動(dòng)性方面是筆者將來(lái)努力研究的新方向。