司新紅

摘 要：在我國人事檔案管理由來已久，其管理工作伴隨歷史社會環(huán)境的發(fā)展變化，經(jīng)歷了由紙質(zhì)化到電子網(wǎng)絡數(shù)據(jù)化的過程。人事檔案是員工重要的身份信息，也是企業(yè)單位在用人等方面的重要依據(jù)，對人事檔案的有效管理關(guān)系著員工個人利益，也關(guān)系著企業(yè)單位的發(fā)展，更關(guān)系著社會的穩(wěn)定發(fā)展，因此需要對人事檔案進行妥善處理。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；基本策略

人事檔案是員工基本信息的承載方式，伴隨人力資源管理工作的深入發(fā)展，人事檔案管理逐漸被忽視，其管理工作在人力資源管理中的地位作用不再顯得重要。在市場經(jīng)濟與信息化社會發(fā)展的今天，人事檔案管理應該在順應當今發(fā)展形勢，一如既往地發(fā)揮出對人才的選用、培訓等方面的作用，無論是何時都應注重人事管理工作，正視在管理工作中存在的問題，對其工作的實施開展進行廣泛的探索。

一、人事檔案概述

1.人才資源基本信息的提供。人事檔案和身份證件具有同等重要的作用，是身份的象征，是企事業(yè)單位對員工了解熟悉的重要方式。人事檔案記錄了單位工作人員各項基本信息，通過對多項信息的瀏覽對員工有初步了解，根據(jù)基本信息，了解員工性格等信息因素，以便為員工安排符合條件的崗位，或者是在日后工作環(huán)境中提升素質(zhì)。

2.對人力資源的優(yōu)化配置。人事檔案好像一面鏡子，很好地展現(xiàn)了員工性格能力等因素，借助人事檔案，管理人員能夠及時獲取掌握工作人員信息，才能為員工安排合適的崗位，以使人力資源得到良好的優(yōu)化配置，調(diào)動員工積極性，充分發(fā)揮出知識能力優(yōu)勢，以獲得最大化的經(jīng)濟效益。

3.為長遠戰(zhàn)略規(guī)劃著想。唯有詳細分析人事檔案，管理者才能獲得真實信息，才能對員工真實一面有所了解，才能從單位角度了解到人才需求，對發(fā)展動向全面掌握，為發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃作出參考，為員工招聘、調(diào)配、培訓等方面奠定堅實的基礎。

二、人事檔案管理中存在的問題

1.政府機關(guān)與事業(yè)單位

（1）管理內(nèi)容片面化。人事檔案不僅要記錄員工性格等基本信息，記錄員工的自然情況，還應記錄員工在工作崗位的后天情況，相關(guān)單位對后者后天情況的記錄有所缺乏，一些在人事檔案中只是對員工姓名等基本情況作出記錄，工作能力等方面并未完全體現(xiàn)出來，這樣的檔案是很難從全面在選人、用人上發(fā)揮出人事檔案應有的作用。

（2）管理形式的落后性?，F(xiàn)如今科技發(fā)展，電子計算機信息技術(shù)在各行業(yè)工作事務處理過程中發(fā)揮了重要作用，信息技術(shù)在人事檔案管理有著廣泛應用，實現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)化管理，但是還有一些單位部門仍然在使用陳舊落后的方法手段，在收集與整理檔案過程中出現(xiàn)問題，管理分散化，嚴重情況下也有丟失的現(xiàn)象，這對于機關(guān)事業(yè)單位來說工作效率大為降低。

（3）對檔案管理不夠重視。傳統(tǒng)的檔案管理只是注重表面的形式化，檔案以紙質(zhì)化的形式呈現(xiàn)，歸檔之后缺乏定期的更新，更有檔案記錄的內(nèi)容與實際情況不符，造成這些現(xiàn)象的出現(xiàn)很大原因與管理者不夠重視有關(guān)，檔案管理流于形式，實際價值并未發(fā)揮出來。

2.中小企業(yè)。在中小企業(yè)人事檔案管理中也存在與實際情況不符的問題，失真現(xiàn)象容易出現(xiàn)。特別是近些年來在科學技術(shù)大發(fā)展的背景環(huán)境下，應用信息技術(shù)可以偽造身份證、畢業(yè)證，信息技術(shù)的應用為造假現(xiàn)象提供了可能，失真現(xiàn)象屢見不鮮。主要原因主要有造假者并未堅持實事求是的原則，未能意識到造假行為是違法的。另外審查工作中也存在問題，管理者素質(zhì)有限，對信息真假情況的辨別無從下手，無奈只能是對這些信息以被動的態(tài)度接受。這些問題的存在使企業(yè)在對工作人員的評估工作中并不客觀，檔案管理中的失誤導致檔案頻繁的丟失，造成員工檔案的缺失。在市場經(jīng)濟環(huán)境下，人員流動具有自由性，這使得終身雇傭制被打破，實現(xiàn)了人才資源的優(yōu)化配置，對市場活力也是有力的激發(fā)。人員流動的自由性縮短了用工期限，管理者對人事檔案的管理工作也就不是十分重視了。

三、人事檔案創(chuàng)新管理的基本 策略

1.提升對檔案管理的重視程度。經(jīng)過對上面的分析不難發(fā)現(xiàn)，不同單位部門在進行人事檔案管理工作中存在問題現(xiàn)象很大程度上與管理者對其管理工作的重視程度不夠有著很大的關(guān)系，這從根本上來說是意識形態(tài)方面的問題，為此管理者應將管理工作提升到戰(zhàn)略層面上。企事業(yè)單位的管理階層要認識到人事檔案管理工作的重要性，將其管理工作作為員工管理的重要內(nèi)容，在會議中強調(diào)人事檔案管理工作的重要性，人事部門在管理工作中有必要記錄員工績效、獎懲與晉升的情況信息，綜合分析判斷這些情況，有選擇性地進行員工培訓，將工作能力提升上去。

2.對人事檔案的真實性、時效性加以強化。對整理檔案中通常采用的做法較為傳統(tǒng)，大多數(shù)情況仍然沿用手寫方式，這樣的處理方式存在較長的間隔時間問題，在間隔時間里失真問題也就很容易出現(xiàn)了。針對這種情況，應使管理方式具有電子化的特點，使這種特點的管理方式融入到管理工作中，以將減少整理時間，并注重對檔案信息的更新，不要遺漏績效考核這些內(nèi)容的記錄工作，適當情況可合理拓展記錄范圍，對信息分類匯總與補充，切實保證信息能夠及時更新。與此同時還要重視對檔案信息的真實性鑒定，及時清查信息內(nèi)容，將無效信息作出刪除處理，以促使真實反映出員工實際情況。

3.管理手段方式的現(xiàn)代化創(chuàng)新。傳統(tǒng)手工形式的檔案管理手段對工作效率、時效性來說是極大的降低，技術(shù)手段的先進性是其管理工作真實性的有力保證，紙質(zhì)化的管理不具有客觀性，浪費了資源與空間，電子化的管理方式具有自動化，實現(xiàn)了管理工作的一體化，是綠色環(huán)保的管理方式。為此企事業(yè)單位在人事檔案管理中應建立健全信息化建設，構(gòu)建一體化管理平臺，搭建人事管理系統(tǒng)，將檔案信息存儲于系統(tǒng)之中，在系統(tǒng)平臺上進行記錄、整理、歸總工作，實現(xiàn)管理工作的電子化與資源共享，促進管理的方便快捷性。

四、結(jié)語

綜上所述，本文從三個方面對人事檔案管理的基本策略展開了論述。在人力資源管理工作中對人事檔案的管理是重要的內(nèi)容，人事檔案的管理對于發(fā)揮員工的能力具有重要作用，為此在企事業(yè)單位中管理者更要重視人事檔案管理工作，特別是在競爭激烈的市場經(jīng)濟環(huán)境下，更應該發(fā)揮人力資源管理部門的管理服務職能，轉(zhuǎn)變管理觀念，注重管理工作的現(xiàn)代化創(chuàng)新。

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