喬飛

摘 要：調(diào)試檔案是核電工程項目檔案的重要組成部分，對核電機組進入生產(chǎn)階段的運維特別是大修工作具有重要的查考價值。筆者以全程參與秦山核電二期擴建工程調(diào)試檔案歸檔管理工作的實踐經(jīng)驗為基礎(chǔ)，歸納梳理管理過程中較為突出的問題，分析這些問題產(chǎn)生的主客觀原因，并重點闡釋管理實踐中所采取和不斷改進的對策措施。以期能夠為調(diào)試文檔管理同行提供參考、借鑒。

關(guān)鍵詞：核電調(diào)試檔案；管理問題；對策實踐

秦山核電二期擴建工程（以下簡稱：秦山二擴）作為國家重點建設(shè)項目，是“十二五”期間首個開工建設(shè)的核電工程。作為核電項目檔案的重要組成部分，調(diào)試檔案是指核電機組建設(shè)在調(diào)試階段的計劃、組織、實施、總結(jié)等工作環(huán)節(jié)中形成的， 客觀真實的、具有查考價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式和載體的原始記錄。

核電機組所有的調(diào)試活動必須按照經(jīng)受權(quán)人員批準的書面文件實施，并形成準確的過程及結(jié)果記錄。結(jié)合秦山二擴項目文檔管理經(jīng)驗，核電調(diào)試文檔主要包括：調(diào)試綜合文件、調(diào)試大綱、調(diào)試管理程序、調(diào)試規(guī)程、調(diào)試報告、調(diào)試總結(jié)、調(diào)試變更文件、調(diào)試移交報告等種類。

調(diào)試檔案是機組運行、日常維修、大修乃至延壽、退役工作的第一手原始參考資料。雖然在數(shù)量上不及建安檔案龐大，但其具備相當重要的查考利用價值，因此確保其歸檔質(zhì)量的重要性不應(yīng)被核電項目檔案工作者所忽視。鑒于此，本文對項目調(diào)試檔案管理的問題、原因進行歸納分析，并總結(jié)、闡釋秦山二擴項目調(diào)試檔案問題解決對策及實踐。

1 調(diào)試檔案管理常見問題

1.1 簽章錯漏

在調(diào)試歸檔文件的接收檢查工作中，發(fā)現(xiàn)有部分文件的編、校、審、批、會簽的簽字或蓋章缺失、日期（主要是年份）標注錯誤的情況發(fā)生，此類問題對調(diào)試檔案有效性及規(guī)范性，對調(diào)試檔案本身的評價價值造成一定的負面影響。

1.2 復(fù)印件代替原件歸檔

由于現(xiàn)場工作人員保管不到位、調(diào)試部門文員收集不及時等人為原因，造成接收的部分歸檔調(diào)試文件時內(nèi)容并非現(xiàn)場調(diào)試工作及管理工作中形成的原件，這個問題對文件的原始記錄性造成影響，從而影響該文件的查考及憑證價值；

1.3 存在非永久性字跡

存在非永久性字跡是在調(diào)試文件中比較常見的質(zhì)量問題，現(xiàn)場工作人員由于工作繁忙，誤使用圓珠筆、鉛筆等不符合檔案保存耐久性要求的書寫工具進行現(xiàn)場工作記錄、確認簽字等情況時有發(fā)生。

1.4 歸檔不完整

各類調(diào)試文件都具有嚴格的構(gòu)成要求，如調(diào)試報告：每份調(diào)試報告都有固定的五個部分組成。但在移交檢查過程中發(fā)現(xiàn)，部分調(diào)試文件，因其形成、收集時間較為倉促且隨機性較強，導(dǎo)致內(nèi)容的結(jié)構(gòu)性缺失或部分頁面的缺失。給文件本身的完整性造成嚴重影響；

1.5 整理質(zhì)量較差

按照“誰形成、誰立卷”的基本原則，調(diào)試文件的整理工作有調(diào)試部門負責完成，但根據(jù)接收檢查的情況看，整理質(zhì)量不佳，突出體現(xiàn)在文件整合裝訂較差打印頁碼錯誤文件污損等整理質(zhì)量問題；

2 常見問題原因分析

2.1 現(xiàn)場人員重視不足

調(diào)試階段因其處于核電工程從建設(shè)轉(zhuǎn)入生產(chǎn)的樞紐位置，工程設(shè)計、采購、土建、安裝等前期各個階段積累的工期壓力全部重疊累積到調(diào)試階段。現(xiàn)場人員在工期壓力下，容易忽視調(diào)試記錄文檔的規(guī)范填寫及完整積累，而這些文檔周期前端出現(xiàn)的問題往往難以彌補，給調(diào)試文檔最終的、完整性、準確性帶來影響。

2.2 調(diào)試文檔人員變動較多

調(diào)試部門作為公司為完成調(diào)試任務(wù)而專設(shè)的臨時機構(gòu)，人員流動性較大，特別是到了調(diào)試后期，文員作為輔助崗位更容易發(fā)生頻繁變動，在變動中其任務(wù)交接、責任轉(zhuǎn)移如做不到位，會給后續(xù)工作帶來不必要的麻煩，如新到崗文員文檔工作業(yè)務(wù)水平短期內(nèi)難以達到要求，移交檢查發(fā)現(xiàn)問題后的整改職責不清等問題。

2.3 形成、收集、移交隨機性強

調(diào)試文件因為形成于工程項目即將竣工的最后階段，工作計劃變動較為頻繁，調(diào)試人員逐步分流。使得文檔前端控制的難度加大，現(xiàn)場文檔管理水平難以保持平穩(wěn)水平，調(diào)試文件形成、收集、移交的隨機性較大。不利于歸檔、整理計劃的有序落實，給文檔質(zhì)量管理帶來難度。

3 調(diào)試檔案管理問題的對策及實踐

3.1 加強前端控制

文檔部門參與包括《調(diào)試文件管理程序》在內(nèi)的調(diào)試工作管理程序編制及歸檔要求的下達，從源頭上對調(diào)試文件全程管理進行制度規(guī)范，明確調(diào)試文檔形成、積累、整理、歸檔、提供利用等整個證明周期各階段工作的職責分工、讓現(xiàn)場文檔人員操作及專職文檔人員檢查建立起一套統(tǒng)一、健全的標準要求。同時通過文檔人員“四參加”活動嚴控現(xiàn)場文檔工作關(guān)鍵節(jié)點及任務(wù)的規(guī)范性。實現(xiàn)對調(diào)試文檔有效的前端控制，達到“凡事有人負責、凡事有章可循”的管理目標。

3.2 加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為克服調(diào)試文檔人員流動性強的不利因素，文檔管理部門應(yīng)組織加強文檔培訓(xùn)、提高職能處室員工業(yè)務(wù)水平，在沿革執(zhí)行“誰形成、誰立卷”這一文檔管理基本原則的基礎(chǔ)上，將文檔工作程序、規(guī)范、流程、要求逐步灌輸給調(diào)試現(xiàn)場工作人員特別是現(xiàn)場文檔人員，不斷提高他們的文檔意識和業(yè)務(wù)水平，為此文檔管理部門專門編制了文檔培訓(xùn)教材，開展定期及專項的文檔管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，并逐步將文檔培訓(xùn)納入到公司授權(quán)培訓(xùn)體系；

3.3 加強檢查指導(dǎo)

調(diào)試部門作為臨時機構(gòu)，其兼職文員基本上不可能達到專業(yè)文檔管理人員的業(yè)務(wù)水平，其工作成果必然存在或多或少的問題和不足。因此對其工作進行嚴格、經(jīng)常性的業(yè)務(wù)檢查、對其困惑進行及時、雙向的溝通指導(dǎo)成為文檔部門介入的必要方式。這其中包括例行的定期文檔工作檢查、歸檔文件檢查、年度文檔工作評比、也包括日常依據(jù)控制節(jié)點、突出問題而定的隨機文檔檢查與交流。

3.4 加強二次整編

為保證文件整理歸檔的及時、高效，滿足調(diào)試部門對調(diào)試檔案較為頻繁的利用需求，核電調(diào)試文件采用按“件”歸檔的整理方式。即在保證檔案原始記錄性的前提下，以前文提到的八個調(diào)試文檔類型為檔案細分類目，按照歸檔文件形成時間逐“件”歸檔。在提高歸檔及利用效率的同時，一定程度上破壞了調(diào)試檔案系統(tǒng)性。因此檔案管理部門應(yīng)加強歸檔二次整編，按照調(diào)試文件所指導(dǎo)、記錄的調(diào)試工作所屬系統(tǒng)、子項為基本線索，對歸檔調(diào)試檔案進行信息關(guān)聯(lián)和標引，達到虛擬組卷的目的和效果，彌補調(diào)試檔案按件管理帶來的系統(tǒng)性不足的客觀缺陷。