詹玉龍

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種信息之間的相互交流日益密切，需要存儲(chǔ)的信息也在不斷的擴(kuò)大，因此對(duì)于各個(gè)地區(qū)來(lái)說(shuō)，圖書(shū)館的文書(shū)資料的管理工作就顯得尤為的重要，而傳統(tǒng)的文書(shū)管理的模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后現(xiàn)代社會(huì)的需求。因此，為了更好得發(fā)揮各個(gè)地區(qū)文書(shū)資料管理的作用，本文將以山東省某縣的實(shí)驗(yàn)中學(xué)的圖書(shū)館文書(shū)資料管理為例，深入探究在文書(shū)管理過(guò)程中總結(jié)的管理經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：電子化時(shí)代；圖書(shū)館；文書(shū)資料管理；經(jīng)驗(yàn)

現(xiàn)如今，各個(gè)中學(xué)的圖書(shū)管理隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也在進(jìn)行一些管理模式上的創(chuàng)新，而由于計(jì)算機(jī)的普及，圖書(shū)管理的工作由紙質(zhì)化開(kāi)始向電子化不斷轉(zhuǎn)變，而且許多的中學(xué)的文書(shū)資料不斷的進(jìn)行公開(kāi)化、透明化、大眾化，這也為圖書(shū)館文書(shū)資料管理工作帶來(lái)了許多的困難。因此，由于實(shí)行電子化時(shí)代圖書(shū)館的文書(shū)資料管理方式由于受到多種因素的影響，實(shí)際的效果還不是特別明顯，而研究當(dāng)前的圖書(shū)館文書(shū)的電子化管理對(duì)于更加的管理文書(shū)資料顯得尤為的重要。

1 圖書(shū)館文書(shū)資料電子化

由社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)決定，我國(guó)的文書(shū)資料管理工作將必然實(shí)行電子化，也將是圖書(shū)館文書(shū)管理工作的必然結(jié)果。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，對(duì)于文書(shū)管理工作來(lái)書(shū)提出了新的要求，即根據(jù)文書(shū)資料所涉及的領(lǐng)域的不同、保存的特殊要求、保密級(jí)別等不同方面采用不同的管理方式，從而使得管理的方式真正的為資料本身帶來(lái)一定的效應(yīng)。比如，圖書(shū)館的一般文書(shū)資料主要采用模擬的方式，對(duì)于文書(shū)的原始數(shù)據(jù)及實(shí)物樣品在膠卷的管理時(shí)使用羅馬數(shù)字進(jìn)行記錄，目錄的編寫(xiě)以英文字母為主，從而使得文書(shū)的分類(lèi)更加的清楚，而且還有利于查找，對(duì)于較為復(fù)雜的資料采用復(fù)制、比例放縮的形式。近幾年，由于電子照相產(chǎn)品的不斷更新，相機(jī)的像素有了大幅的提高，這對(duì)于使用電子化保存和展示文書(shū)資料的完整性上都起到了非常大的幫助。采用電子化時(shí)代圖書(shū)館的文書(shū)管理方式不僅提高了文書(shū)資料的使用率，還保障了資料的完整性、準(zhǔn)確性以及客觀(guān)性。

當(dāng)前，各個(gè)學(xué)校的圖書(shū)館文書(shū)管理的方式主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理與電子化相結(jié)合的方式，從而實(shí)現(xiàn)資料的電子信息化管理，對(duì)于實(shí)物資料只要以做好目錄，同時(shí)及時(shí)的做好數(shù)據(jù)的收集、修訂、保存工作為主，從而達(dá)到數(shù)據(jù)與實(shí)物相匹配的效果，以使方便圖書(shū)館文書(shū)資料管理的有序進(jìn)行。

然而，在實(shí)際的文書(shū)電子化實(shí)行的過(guò)程中，由于信息化水平的不斷提升，造成一部分的文書(shū)資料開(kāi)始硬化。因此，為了更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展以及文書(shū)管理周?chē)h(huán)境的變化，以使得文書(shū)資料能夠有效的保存下來(lái)，現(xiàn)今，最為普遍的文書(shū)資料管理的格式為Born Digital Contents，同時(shí)輔之實(shí)物和電子記錄資料的方式進(jìn)行文書(shū)的保存。

2 文書(shū)資料電子化過(guò)程

當(dāng)前，各個(gè)學(xué)校的文書(shū)資料管理工作，通過(guò)全面的與電子技術(shù)的結(jié)合，在地方學(xué)校、社會(huì)各類(lèi)活動(dòng)的廣告信息以及活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)信息資料和各類(lèi)文書(shū)都在漸漸的采用電子化的數(shù)據(jù)信息資料管理方式，對(duì)于較為復(fù)雜的實(shí)物資料要做好目錄，從而實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)與信息之間的無(wú)縫對(duì)接。當(dāng)文書(shū)資料以WEB形式時(shí)，文件以HTML和時(shí)時(shí)圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行保存；進(jìn)行數(shù)據(jù)的插入時(shí)根據(jù)OS及瀏覽器的依賴(lài)程度，在確保數(shù)據(jù)完整性和外部環(huán)境安全的基礎(chǔ)上實(shí)行插入和應(yīng)用程序的管理。

而文書(shū)的的實(shí)際操作人員要實(shí)事求是，認(rèn)真的學(xué)習(xí)電子化文書(shū)管理的操作規(guī)范，履行好正確填寫(xiě)文書(shū)的責(zé)任，同時(shí)還要適當(dāng)?shù)氖褂娩浺艄P、PDA、數(shù)碼相機(jī)、便攜式打印機(jī)以及筆記本電腦等工作設(shè)備，從而有效的開(kāi)展取證、資料采集、數(shù)據(jù)錄入、打印等工作。

因此，為了進(jìn)一步的實(shí)行文書(shū)資料電子化，首先要根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定編寫(xiě)文書(shū)資料管理的目錄，然后要進(jìn)行資料的實(shí)地取證以及核實(shí)，同時(shí)將文書(shū)送至相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審批修訂并打印歸檔，然后由監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行審查，落實(shí)文書(shū)的執(zhí)行情況，從而做到責(zé)任到人，提前報(bào)錯(cuò)，績(jī)效考核，最后對(duì)文書(shū)工作者的資格進(jìn)行審查，并將個(gè)人的詳細(xì)情況上傳網(wǎng)絡(luò)，從而進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，最終實(shí)現(xiàn)文書(shū)資料電子化過(guò)程的透明化、科學(xué)化、規(guī)范化。

3 目錄數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)思路構(gòu)架

文書(shū)的目錄主要包括檔案館的代號(hào)、分類(lèi)號(hào)、縮微號(hào)、文件編號(hào)、題名、稿本、密級(jí)、保管期限、規(guī)格、類(lèi)型、數(shù)量、關(guān)鍵詞等項(xiàng)。記錄的形式是以數(shù)碼的方式通過(guò)光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體依賴(lài)計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的閱讀、再處理，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互處理的文件保存。

例如目錄中包括的分類(lèi)項(xiàng)目中有字段名FLH、類(lèi)型CHAR、字節(jié)30、允許空NULL；題名項(xiàng)目字段名TM、類(lèi)型VAR CHAR、字節(jié)120、允許空NULL；密級(jí)項(xiàng)字段名MJ、保管期限字段名BGQX、文種WZ、規(guī)格字段名ZTGG、數(shù)量字段名ZTSL等。文件數(shù)據(jù)的保存格式為DBF或TXT，其中使用TXT格式的文件的每個(gè)字段占一行，記錄為一行，列與列之間使用分隔符TAB隔開(kāi)；在進(jìn)行文件的再次壓縮和重組時(shí)要同時(shí)移交相應(yīng)的解壓縮、合并方法；檔案號(hào)應(yīng)嚴(yán)格采用“全宗號(hào)—年號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)—頁(yè)號(hào)”的格式；縮微號(hào)由畫(huà)副號(hào)和盤(pán)號(hào)組成；文件的編號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成；文種分為決議、通知、會(huì)議紀(jì)要、任務(wù)書(shū)等；對(duì)于校級(jí)文件管理的密級(jí)度來(lái)說(shuō)分為內(nèi)部級(jí)NB、秘密級(jí)MM、機(jī)密級(jí)JM、絕密級(jí)UM。

4 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的生活方式有了許多的變化，特別是在閱讀的習(xí)慣上。因此，圖書(shū)館文書(shū)資料的電子化管理已經(jīng)成為了各個(gè)學(xué)校文書(shū)管理的重要組成部分，實(shí)行電子化的管理可以有效的促進(jìn)文書(shū)資料的使用率，同時(shí)還能夠充分的發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，從而不斷的提升我國(guó)電子化時(shí)代圖書(shū)館的文書(shū)資料管理的發(fā)展。

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