樓甜甜

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 精益生產(chǎn)理論發(fā)展到今天，已經(jīng)變成一種管理理念、企業(yè)文化。精益生產(chǎn)理論在會務工作中的運用能夠提升會務工作的工作效率和服務水平。本文在總結當今企業(yè)會務工作的存在問題的基礎上，運用精益生產(chǎn)理論的“精益”的原則、“團隊工作法”、“目視化管理”、“抵制浪費”等理論對企業(yè)開展會務工作的具體實踐進行了運用分析，以期對當今企業(yè)更好地開展會務工作提供一定的借鑒意義。

關鍵詞 精益生產(chǎn) 企業(yè)會務 運用

一、會務工作的概念與作用

會務工作是辦公室工作的重要組成部分、是企事業(yè)單位推動工作的重要載體。日常會務包括黨委會、辦公會（例會）等，其他包括聯(lián)席會、研討會、座談會、工作（務虛）會、業(yè)務（學習）交流會、經(jīng)營分析會、大會籌備會等等。會務工作在貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線方針政策，解決問題、決策事項、布置工作、調研交流、學習經(jīng)驗、總結宣貫、統(tǒng)籌協(xié)調、統(tǒng)一思想、提高認識等方面發(fā)揮著很大的作用。

企業(yè)會議溝通上下、聯(lián)系內外、銜接左右、推動各單位及單位各部門之間相互配合，是企業(yè)領導者宣貫管理發(fā)展理念、統(tǒng)籌各方面工作和下達工作指令的重要方式，會務工作的質量關系到發(fā)展理念的傳達質量和工作目標的達成情況，從而直接影響企業(yè)的發(fā)展。

二、精益生產(chǎn)理論應用于企業(yè)會務工作的必要性

精益生產(chǎn)是對日本豐田公司的“豐田生產(chǎn)方式”進行的總結和贊譽，是當前工業(yè)界最佳的一種生產(chǎn)組織體系，在20世紀60年代逐步完善而形成，并在經(jīng)濟大蕭條的大背景下充分發(fā)揮其優(yōu)勢使豐田公司保持良好的業(yè)績從而引起全世界的關注和研究。

精益生產(chǎn)理論發(fā)展到今天，已經(jīng)變成一種管理理念、企業(yè)文化。會務工作引入精益生產(chǎn)理論有利于更加科學規(guī)范地開展會務工作，有利于優(yōu)化完善會務管理辦法，提高會務工作的服務質量和工作效率，從而提升整體組織管理和服務水平。

精益生產(chǎn)理論在會務工作中的運用是使會務工作適應當今社會專業(yè)和精細化發(fā)展的新形勢、推動會務工作從粗放型管理向精益化管理的必經(jīng)之路。

三、企業(yè)會務工作中存在的問題

企業(yè)會務工作中存在的問題大致包括以下幾個方面：

1.會前準備工作不夠充分和細致，易出現(xiàn)遺漏和疏忽之處，造成不必要的麻煩，影響會務工作質量。如籌備前期未召集工作人員召開工作協(xié)調分工會、籌備工作計劃書不夠詳細，細節(jié)有疏漏或各項工作沒有責任到人，造成工作前后脫節(jié)甚至不能順利進行，工作不夠細致則會出現(xiàn)與會人員名單中出現(xiàn)姓名拼寫錯誤、人名與職務不對應等現(xiàn)象，給參會人員造成許多不便。

2.會議開展過程中，工作人員未能很好地做好秩序維護和現(xiàn)場保障工作，如遇突發(fā)狀況容易出現(xiàn)混亂的場面。如與會人員入場時未安排好入場引導人員導致入場時間長、會場嘈雜無秩序，影響會議按時召開；又或會議進行過程中，發(fā)生設備故障、議程調整等突發(fā)狀況時工作人員未能在現(xiàn)場快速發(fā)現(xiàn)、處理或調動應急預案的話，進程會被打斷、會場會出現(xiàn)“冷場”的局面；

3.會后未能及時交流總結和反思，總結經(jīng)驗、吸取教訓、提出改進措施，而是以會議議程結束而草草收場，易導致惡性循環(huán)。

4.會議名目繁多，會山會海，大型會務環(huán)節(jié)設置多，時間長、效率低，會議質量不高，間接導致會務費用成本大，支出多，脫離“精簡辦會”的原則。

四、精益生產(chǎn)理論在會務工作中的實際運用

1.“精益”的目的：取“精”字中的完美、周密、高品質；“益”字中的利、好和增加，更有“精益求精”、“盡善盡美”的含義。運用于會議籌備工作中，就是要求精心組織，細心辦會。會務工作看似簡單，其實瑣碎繁雜，每一個環(huán)節(jié)都包括諸多細節(jié)。一套科學合理可行的工作方案是辦好會務的前提和重要保證。

“精”要求精心謀劃。首先要制定一份詳盡的工作計劃書，覆蓋會務工作的全過程，包括經(jīng)費的預算、場地的勘察、座位的安排、參會人員的確定和通知、會議日程的擬定、席簽的制作、會議材料的準備、會議物資的采購、主席臺的布置、設備的調試、燈光攝影、會場背景音樂的準備、會場引導及禮儀人員的安排、食宿的安排、交通的安排、新聞記錄和報道的安排等等。盡量做到全覆蓋、無漏項、無縫隙。

“益”則要求精益求精，盡善盡美。爭取把會議中的每個環(huán)節(jié)、每件小事辦好，在每個細節(jié)上精益求精，不容忽視、不忍粗糙，重具體落實、重質量和效果。講究專注地做好每一件事，在每個細節(jié)上精益求精。

2.精益生產(chǎn)強調“團隊工作法”，就是要求一個團隊里的工作人員都要積極地參與，起到?jīng)Q策和輔助決策的作用，保證工作協(xié)調順利進行。

為舉辦一場會務組成的所有工作人員就是一個團隊，其目的就是保證一個會務工作任務的圓滿完成?！熬妗w現(xiàn)在團隊工作法上有兩層含義：一是目標要精，首先全員要樹立“會務工作無小事”的意識，把每場會議辦成精品工程為目標，按照高標準、嚴要求嚴控會務工作的質量；二是落實要精，首先要求工作計劃盡可能詳細，細化工作流程、量化任務，并責任到人，團隊里的每個人要把本職工作做到位，對其工作目標負責，這樣首先確保各個環(huán)節(jié)無縫對接，使會務工作順暢運轉。與此同時，團隊個人要服從統(tǒng)一管理，如果統(tǒng)一不起來，就是一盤散沙，每個人各走其道，各行其是，將會影響目標的達成，團隊合作法就是要求團隊每個人心往一處想，勁往一處使，相互提醒和幫助，處理好分工協(xié)作和通力合作的關系，保證會務工作順利開展，任務的圓滿完成。

3.精益生產(chǎn)理論中的目視化管理是指生產(chǎn)過程中根據(jù)視覺感知進行分析判斷的管理辦法，目視化管理也就是強調要重視現(xiàn)場的情況，運用于會務工作就要重視會議現(xiàn)場的狀況，很好地開展會中服務工作，提升現(xiàn)場服務水平。

會中服務的質量很大程度決定了辦會的質量。因為會議期間最易出現(xiàn)突發(fā)狀況，必須要時刻警惕，時刻保持良好的服務熱情和清晰的頭腦，冷靜快速地處理問題，比如重要與會人員的變動、會議議程的臨時變化、音響燈光等多媒體故障等。在與會人員入場階段，由于人員多、時間緊、會場及座位安排不熟悉，會出現(xiàn)混亂的場面，會務人員就應時刻關注，積極引導，安排與會人員快速有序入座，保證現(xiàn)場秩序。會議進行時，一方面要時刻關注會場人員的需求，及時妥善滿足需求，確保會議順利進行，另一方面，提醒會場人員保持會場安靜氛圍，將手機調成靜音或震動狀態(tài)或友善提醒到會場外面接聽電話等。在開展目視化管理的同時應注意工作方式和藝術，既要謙卑有禮、尊重他人，又要嚴謹細致，統(tǒng)籌全局。

4.精益生產(chǎn)理論還有重要一點就是持續(xù)改進。豐田的創(chuàng)業(yè)發(fā)展史是一部持續(xù)改進的歷史，“持續(xù)改進”已經(jīng)上升到了一種非常重要的企業(yè)文化的高度，“持續(xù)改進”就是豐田公司永不停歇的動力。運用于會務工作就是會后及時總結建檔、改進提升。

一次完整的會務工作不應以會議的結束而結束，正確的做法應在會議結束的第一時間召開一次總結交流會，由會務工作人員一起評估各個實施環(huán)節(jié)，梳理會議的亮點、不足、遇到的難題及個人心得和意見建議。針對不足，提出可行性的解決方案和措施，進行復盤演習，防患未然，針對亮點，不斷總結和升華，推廣學習和發(fā)揚，持續(xù)不斷改進，從而提升會務接待的整體水平，也推動了精益生產(chǎn)理論在其他工作領域的應用。

5.“誰也不許浪費”-徹底杜絕浪費是豐田致勝的一個法寶。運用于會務工作中就是順應時代潮流，精簡辦會。

黨的十八大會議提出了“精簡節(jié)約”的精神，辦會應謹遵“簡潔、高效”的原則，做到“精打細算”。首先，在制作會議預算的時候應將節(jié)儉的因素考慮其中，做好明細，避免不必要的浪費，做到隆重不鋪張、簡潔不簡單，在有限資金預算上爭取會議的最優(yōu)質；其次精簡會議場次和環(huán)節(jié)，節(jié)省時間，節(jié)約能耗和物資，保證會議效果的前提下提高工作效率，切實打造節(jié)約高效、求真務實的新型會議模式。在市場競爭日益激烈的今天，只有懂得杜絕浪費的企業(yè)，才能在市場中游刃有余。

五、結語

在新形勢下，精益生產(chǎn)理論在企業(yè)的發(fā)展中日益發(fā)揮出它的強大的生命力，在后續(xù)工作中應繼續(xù)對其細節(jié)和內涵進行深層次的思考，充分發(fā)掘它對企業(yè)會務工作的促進、規(guī)范和指導作用，使企業(yè)會務工作更上一個新臺階。

參考文獻：

[1] 阮立軍.跟豐田學精益生產(chǎn)方式[J].標桿之道（企業(yè)篇），2010（06）.

[2] 文邁紅.淺談企業(yè)會務工作中的全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2014（11）.