宋曉淳

摘 要： 高校財會檔案是記錄學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要史據(jù)，是高校的重要檔案之一。在財會檔案不斷發(fā)展的過程中，如何提高管理水平成為首要問題。財會檔案管理的質(zhì)量，關(guān)系著高校的綜合管理水平。本文從多方面入手，淺談如何改善、提高財會檔案的管理、查閱、保存，從而進(jìn)一步促進(jìn)高校的和諧、健康發(fā)展，更好的為高校服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校 財會檔案 管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0032-01

一、高校財會檔案的意義

高校財會檔案是學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動的產(chǎn)物，反映了各學(xué)校的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)狀況，為高校的發(fā)展規(guī)劃以及其他決策提供足夠的信息和歷史資料，是高校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策所需的重要資料之一。財會檔案不僅可以為制定經(jīng)濟(jì)決策提供參考，還可以用來解決經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)事務(wù)，以及可以審核高校是否存在經(jīng)濟(jì)犯罪，干部貪污腐敗等違法亂紀(jì)行為。

二、高校財會檔案管理的現(xiàn)狀以及問題

隨著近年來高校的蓬勃發(fā)展，各高校逐漸意識到財會檔案的重要性和必要性，同時財會檔案工作也慢慢開始制度化、規(guī)范化、信息化，但是現(xiàn)在依然普遍需要更改，此處結(jié)合現(xiàn)狀談及問題，主要?dú)w有以下幾方面：

1.疏于整理，財會檔案的歸檔不夠規(guī)范

財會檔案的整理分為：立卷整理、歸檔和移交。

現(xiàn)階段由于基本處于財會檔案發(fā)展的初中期階段，許多人對于檔案的基本知識以及規(guī)范化整理了解的還比較少，這就導(dǎo)致出現(xiàn)了很多檔案上的質(zhì)量問題，例如裝訂好的檔案無封皮，或者有封皮的檔案無蓋章，或者內(nèi)容不全；裝訂不整齊；排列和分類不按照規(guī)定等種種問題導(dǎo)致了財會檔案根本沒有達(dá)到制度化、規(guī)范化，更談不上起到本身的作用，此問題不解決會演變的越來越嚴(yán)重。早在1993年，國家就頒布了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，其中明確規(guī)定，高校財會檔案的主要內(nèi)容有以下幾方面：綜合管理、會計憑證、會計賬簿、會計報表、工資清冊等等。但是很多財會檔案整理根本沒有做到這些，也就起不到應(yīng)有的，記錄高校經(jīng)濟(jì)活動，監(jiān)督學(xué)校財務(wù)紀(jì)律的作用，反倒為少數(shù)人員違法違紀(jì)留下了可能。

2.疏于培訓(xùn)，財會檔案沒有專人負(fù)責(zé)

長期以來，財會檔案管理大部分依然采用傳統(tǒng)的保存方法，財會檔案的收集、整理、裝訂大部分是由其他工作人員兼職而作，高校并沒有及時的為財會檔案設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，對于辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大的高校而言，疏忽對財會檔案管理工作的督查，普遍會存在資料缺失，歸檔延遲等問題，嚴(yán)重影響管理。

3.疏于維護(hù)，沒有完好的保存重要的檔案

財政部頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》中，第十一條明確規(guī)定：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案?！钡怯捎谪敃n案管理人員意識淺薄，沒有進(jìn)行及時的銜接導(dǎo)致檔案信息丟失或者失真。更由于工作人員和高校的不重視，工作人員缺乏檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，疏忽維護(hù)，嚴(yán)重影響財會檔案應(yīng)有的原始性，真實(shí)性和完整性，對高校的檔案和財務(wù)工作都有很大影響。

三、關(guān)于高校財會檔案管理問題的解決辦法

檔案工作首要的是做到管理和服務(wù)于一身，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用正確方法管理檔案，也為高校可以利用到檔案的業(yè)務(wù)提供服務(wù)。結(jié)合財會檔案的特點(diǎn)和作用以及法規(guī)要求，建議做到以下幾點(diǎn)：

1.提升內(nèi)部管理，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行檔案收集整理

相關(guān)人員應(yīng)清楚檔案收集范圍：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)。歸檔范圍：高校財務(wù)部門的檔案類型包含往來文書和會計檔案兩方面。其中會計檔案又分為：會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類、其他類會計資料以及電子文檔。歸檔時間：按照教學(xué)年度進(jìn)行劃分，本年度的下半年和下一年度的上半年，可以作為一個完整的教學(xué)年度，也就是歸檔周期。歸檔份數(shù)：正常為一份，如有特殊要求即可適當(dāng)增多。

檔案的整理應(yīng)包括四個部分

1.1對收集到的財會檔案進(jìn)行初步分類，方便后續(xù)工作；

1.2將初步分類的檔案進(jìn)行精細(xì)整理，按照相關(guān)要求將其分類放置；

1.3將已經(jīng)分門別類的檔案進(jìn)行有序排列；

1.4按照相關(guān)規(guī)定，對排列好的檔案進(jìn)行編號，方便以后的取用。

2.普及相關(guān)政策法規(guī)的宣傳及教育，提高相關(guān)人員素質(zhì)，加強(qiáng)硬件設(shè)施

高校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理的重視，認(rèn)識到檔案的重要性，提升管理意識，注重正確的管理方法，針對檔案的收集、移交、整理、保管、存放、統(tǒng)計、利用、鑒定和銷毀等各環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的制度和規(guī)范，明確相關(guān)手續(xù)，安排專人負(fù)責(zé)。

提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，財會檔案工作要求安全保密，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)。高校應(yīng)嚴(yán)格篩選管理人員是否經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)，另外還應(yīng)該注意加強(qiáng)管理人員的道德教育，從思想意識上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能更好的管理檔案。

為了保證財會檔案的安全性、完整性、保密性，建議高校配備專門的檔案管理人員，并按照檔案管理要求“八防”（防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐）及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)硬件設(shè)施。從根本上保證檔案的質(zhì)量，才能更好的發(fā)揮財會檔案的作用。

3.建立完善的檔案移交機(jī)制

建立完善的檔案移交機(jī)制刻不容緩，財務(wù)部門應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)定要求，凡涉及到需要?dú)w檔的檔案資料都應(yīng)該按照相關(guān)制度進(jìn)行保存、收集、整理。要做到全面監(jiān)督，及時溝通，避免資料拖延滯留，導(dǎo)致殘缺不齊或者遺漏等情況，并且對于檔案來源進(jìn)行控制，對歸檔過程進(jìn)行檢查。如果已經(jīng)出現(xiàn)遺漏或者破損情況，相關(guān)人員應(yīng)該互相配合互相督促完成收集工作，保證檔案起到應(yīng)有的作用。

結(jié)語

高校財會檔案是各高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的記錄，以重要的數(shù)據(jù)和資料為各類使用者提供信息，為高校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供了重要的依據(jù)。財會檔案對于研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針、計劃、策略都具有重要參考作用，保證財會檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，應(yīng)得到各高校的不斷重視，建設(shè)財務(wù)檔案規(guī)范化管理，需要各部門的不斷配合、同心協(xié)力才可以達(dá)到最好效果，才能最終起到促進(jìn)高校各項事業(yè)發(fā)展的作用。

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