陳曉明

摘 要：本文將教務(wù)檔案管理置于高校治理現(xiàn)代化的背景下，從幾個(gè)方面重點(diǎn)解析并闡述教務(wù)檔案管理在現(xiàn)實(shí)過程中所遇到的問題，目的是探尋出提升高校公共服務(wù)水平的方案，打破傳統(tǒng)的教務(wù)檔案工作方式，從而實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞： 教務(wù)；檔案管理；現(xiàn)代化

一、高校教務(wù)檔案管理的內(nèi)容及重要性

高校教務(wù)檔案，眾所周知，是在高校管控和實(shí)際教學(xué)活動(dòng)過程中形成并根據(jù)特定的歸檔準(zhǔn)則統(tǒng)一管理在一起的擁有重要儲(chǔ)存意義的教學(xué)管理文件資料的總體。

（一）高校教務(wù)檔案的成分

高校教務(wù)檔案是高校在教學(xué)程序運(yùn)轉(zhuǎn)中所形成的具有重要儲(chǔ)存意義的各類資料的歷史記載，它是全校師生以及教學(xué)管理工作人員的勞動(dòng)成果的結(jié)晶。本文將教務(wù)檔案按照資料類、籍貫類、考卷類、教學(xué)規(guī)劃類、教務(wù)保管類和章程規(guī)則類進(jìn)行區(qū)分[1]。

（二）高校教務(wù)檔案的重要性

從高校教務(wù)檔案管理的重要性來看，筆者將其概括為如下三點(diǎn)：

1.具有查詢憑據(jù)功效

高校教務(wù)檔案從屬于高校檔案管理體系，它是教務(wù)管理工作的歷史記載，教務(wù)檔案擁有憑據(jù)功效，其原因就是教務(wù)檔案初始性好，這是其他信息所不能替代的，所以，教務(wù)管理工作者要深入地開展工作，探尋高校教學(xué)教務(wù)的本質(zhì)和目的，擬定各種參考模板，解決各類師生的特殊情況等等，這就必然要參考教務(wù)檔案的管理模式。

2.為校務(wù)決策提供依據(jù)

高校教學(xué)檔案可以給學(xué)校教務(wù)決策提供強(qiáng)有力的理論支持，它可以為教務(wù)檔案保管人員提供決策性、引導(dǎo)性、連續(xù)性以及拓展性的提供豐富的理論依據(jù)，為高校實(shí)施教務(wù)管理的工作人員提供強(qiáng)有力的歷史依據(jù)，為院校領(lǐng)導(dǎo)組織教務(wù)活動(dòng)和教學(xué)決策，乃至確定教學(xué)改革方略提供合理的有力的支持。

3.為教務(wù)管理提供資料和經(jīng)驗(yàn)支持。

在實(shí)際工作中，教務(wù)管理人員之所以可以正確地制定教學(xué)規(guī)劃制度，除了要有新的管理觀念，還要結(jié)合以往的資料和經(jīng)驗(yàn)，從中攝取老方法的優(yōu)點(diǎn)，避開缺點(diǎn)，取長補(bǔ)短，制定新的教學(xué)管理制度，為提升教務(wù)和教學(xué)工作質(zhì)量提供重要的實(shí)踐支持。

二、高校教務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）高校教務(wù)檔案管理信息化程度低

高校教務(wù)檔案管理的特點(diǎn)是數(shù)據(jù)量大，整理和統(tǒng)計(jì)以及信息傳遞都比較復(fù)雜[2]。如果利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以提高教務(wù)檔案管理工作的效率，但是，由于高校教務(wù)檔案保管人員很大一部分由教務(wù)秘書或者行政工作人員兼職擔(dān)任，缺乏技術(shù)過硬、綜合能力強(qiáng)的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍，而且高校沒有建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，大部分院校的教學(xué)檔案承載體依舊是紙張，導(dǎo)致高校教務(wù)檔案管理信息化程度比較低。

（二）高校教務(wù)檔案管理者整體素質(zhì)不足

教務(wù)檔案保管工作與其他教務(wù)工作有很大區(qū)別，教務(wù)檔案管理保密性較強(qiáng)，這就要求工作人員具有極強(qiáng)的責(zé)任感，也需具備豐富的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)和檔案保管業(yè)務(wù)水平。但是，大部分院校的教務(wù)檔案管理工作不盡如人意，這里的原因絕大部分就是檔案保管工作者的整體素質(zhì)不足。

（三）檔案歸檔不及時(shí)，利用程度低

目前部分院校在教學(xué)檔案的運(yùn)用方向基本處于停滯狀態(tài)，經(jīng)常是關(guān)注了“進(jìn)”而忽略了“用”，也有由于歸檔的實(shí)踐推遲，使用起來不方便，不管出于什么原因，都使教務(wù)檔案失去了應(yīng)有的利用功效。

三、高校教務(wù)檔案管理規(guī)范化的對策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對檔案管理工作的關(guān)注程度

檔案管理是枯燥且繁雜的工作，同時(shí)檔案保管的重要意義需要在一段期限之后才可以表現(xiàn)出來，但是并不能因?yàn)闀r(shí)效性長，就可以忽略對檔案保管工作的注意。從領(lǐng)導(dǎo)層面上講，院校領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案保管工作給予高度關(guān)注，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)在體制上和技能上給予協(xié)助和支持。

（二）檔案管理者需加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提高自身專業(yè)技能

高校教務(wù)檔案管理是專業(yè)性和技術(shù)性都極強(qiáng)的工作。一方面，檔案管理人員要具有極高的道德修養(yǎng)、人格修養(yǎng)以及專心致志恪盡職守的愛崗敬業(yè)精神；另一方面，檔案工作人員需要不斷提升專業(yè)文化技能拓展，使自己成為綜合能力強(qiáng)的檔案專業(yè)人才，確保完成高校教務(wù)檔案信息化的建設(shè)。

（三）完善教務(wù)檔案管理信息平臺(tái)

雖然紙質(zhì)檔案管理比較全面細(xì)致，具有長遠(yuǎn)穩(wěn)定不變等特征，但是，與傳統(tǒng)的紙張檔案相比較，非紙質(zhì)檔案的載體更加多元化，資料的操作性、復(fù)用性、遠(yuǎn)程傳輸性等優(yōu)勢會(huì)體現(xiàn)的淋淋盡致，必將成為現(xiàn)在和今后檔案管理的重要方式。各大院?？梢允褂糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)建出教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理的信息化。信息資料存檔時(shí)，通過編寫合適的工作流程將需要?dú)w檔的信息進(jìn)行整合編排。同時(shí)，檔案管理者也需積極拓展教務(wù)檔案的應(yīng)用功能，使之能積極的為教學(xué)研究等工作提供數(shù)據(jù)支持。

（四）建立完善的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理現(xiàn)代化

當(dāng)前，一些高校教務(wù)檔案管理在收集、整合、分類、歸檔等工作上都不盡人意，目前教學(xué)的重要任務(wù)之一是改革創(chuàng)新，建立完善的檔案保管方案，制定適合學(xué)校教務(wù)管理規(guī)律的檔案管理章程和規(guī)則，使教務(wù)檔案管理更加合理。實(shí)現(xiàn)高校教務(wù)檔案管理由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式的轉(zhuǎn)化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 杜成金.高校教務(wù)檔案的價(jià)值功能及規(guī)范化管理路徑研究[J].科學(xué)管理，2014（11）.

[2] 鄭丁晗.高校治理現(xiàn)代化背景下教務(wù)檔案管理的“新常態(tài)”[J].學(xué)校管理，2015（06）.