裴高華

摘 要：文書(shū)檔案工作是一個(gè)單位檔案工作的重要組成部分，它記載著一個(gè)單位發(fā)展的歷史進(jìn)程，而文秘人員對(duì)文書(shū)檔案工作有著重要的影響，他們檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，業(yè)務(wù)知識(shí)的多少，甚至工作熱情的高低等，都直接影響檔案工作的好壞。要保證檔案的完整和質(zhì)量，必須從文秘工作做起，提高文秘人員的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理

一、文秘工作的重要性

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，歸屬于辦公室工作范疇，包括辦文、辦事兩個(gè)大的方面。辦文包括制發(fā)文件、收發(fā)文件、轉(zhuǎn)遞文件、采集和提供信息、文檔工作和保密工作等。辦事包括會(huì)務(wù)、協(xié)調(diào)、催辦查辦、行政事務(wù)工作等。文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

（一）文秘工作的政治性，包括政策性和保密性

文秘工作會(huì)接觸到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的機(jī)密，強(qiáng)調(diào)政治性，必須注意保密，守口如瓶。

（二）文秘工作的綜合性

文秘工作綜合性強(qiáng)，工作內(nèi)容很繁雜，文秘人員必須是雜家，上管方針政策，下管蒼蠅蚊子，粗如牛腰，細(xì)如牛毛，沒(méi)有明確其他科室分管的工作也要管起來(lái)。同時(shí)文秘工作要經(jīng)常按領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)去協(xié)調(diào)解決各種問(wèn)題，協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作的主要工作。

（三）文秘工作的從屬性

文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證領(lǐng)導(dǎo)順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作。

（四）文秘工作的服務(wù)性

文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)。

（五）文秘工作的精簡(jiǎn)高效性實(shí)現(xiàn)文秘工作的精簡(jiǎn)高效就要規(guī)范工作程序，提高工作效率，要對(duì)文秘工作制度進(jìn)行新的定位，從建章立制入手，狠抓規(guī)范化管理的落實(shí)，做到科學(xué)而又精簡(jiǎn)的結(jié)構(gòu)安排，做到高效、優(yōu)質(zhì)、準(zhǔn)確規(guī)范、傳遞迅速。

（六）文秘工作的與時(shí)俱進(jìn)性

秘書(shū)工作自古有之，而今隨著時(shí)代的發(fā)展，文秘工作又具有了新的內(nèi)容和特色，在工作方式、工作效率、工作職能方面不斷發(fā)生著變化，由此，必須不斷改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓進(jìn)取，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

二、文秘工作與檔案管理

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門(mén)加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。

（一）文檔工作離不開(kāi)檔案管理

文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)效益。可以說(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

（二）搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性

重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、用改革創(chuàng)新的思維做好檔案管理工作

改革創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。黨的十八大以來(lái)，習(xí)總書(shū)記在系統(tǒng)總結(jié)改革開(kāi)放歷史經(jīng)驗(yàn)、深刻把握改革內(nèi)在規(guī)律的基礎(chǔ)上，對(duì)全面深化改革作了一系列重要論述。要適應(yīng)改革創(chuàng)新這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時(shí)俱進(jìn)，確實(shí)做好文秘工作中的檔案管理。

（一）檔案工作創(chuàng)新，要解決好三個(gè)關(guān)系

1.創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無(wú)飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。

2.創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系。工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。我國(guó)檔案工作歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過(guò)去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。

3.創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系。工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，檔案工作仍處于發(fā)展階段，由于受各種條件限制，檔案工作發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)檔案人才缺乏、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來(lái)，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

（二）與時(shí)俱進(jìn)推動(dòng)服務(wù)手段創(chuàng)新

1.建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將充分利用每個(gè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶(hù)提供更好的服務(wù)。

2.建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與每個(gè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在每個(gè)單位檔案室，是每個(gè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子檔案，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子檔案查詢(xún)、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源共享。

3.電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子檔案上傳工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

4.開(kāi)展在線(xiàn)服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，只能到檔案部門(mén)查詢(xún)和利用，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、人工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

（三）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書(shū)館（室）館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享，能使檔案、圖書(shū)、情報(bào)等文獻(xiàn)部門(mén)相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門(mén)充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級(jí)各類(lèi)檔案館、圖書(shū)館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿(mǎn)足社會(huì)多方面的需要。

參考文獻(xiàn)：

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