劉昊瑜

摘 要： 檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，是學校教育的重要基礎工作之一。加強成人檔案管理工作是做好普通高校檔案管理的重中之重。以了解成人檔案管理特點和作用的基礎上，探究成人檔案管理的現(xiàn)狀和問題，針對這些問題提出解決方案，使成人檔案更方便進行管理。

關鍵詞：高校成人檔案 成人教育 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）02-0027-01

檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，是學校教育的重要基礎工作之一。高校成人檔案在高校從事各方面活動中形成重要價值的文件材料，是高校管理工作的重要組成部分，具有記載高校歷史、提供資料查詢等功能，同時也是衡量學校成人教育質量、辦學效益、管理水平、教學研究成果的重要依據(jù)，它對促進教育發(fā)展、提高高校管理水平、展開成人教育起著十分重要的作用。隨著高校教育逐漸開始發(fā)展，利用率的不斷升高，檔案管理工作方面的部分問題也逐漸暴露出來，嚴重影響成人檔案管理，從而影響到高校的發(fā)展，本文就此類問題展開探究，試求解決部分問題。

一、成人檔案的特點

1.復雜化，成人教育檔案來源廣泛

從學生生源來看，成分復雜，既有在職人員，來源于社會中各層次各工作領域，學習形式有業(yè)余和函授，也有各類培訓形式，例如干部培訓、入職培訓、輔導班培訓等。

從記錄內容來看，涵蓋面大。從內容上可分為：文書檔案、教學檔案、招生檔案、學籍檔案、畢業(yè)生檔案。從學生入學到畢業(yè)的各種活動和信息都將記錄在案，從省、市教育管理機構下發(fā)的指導性文件，到學校各類文件信息，有關院系和辦學地點的各類材料等。成人教育檔案不僅包括文字檔案，更有大量的電子數(shù)據(jù)庫，圖像等。

2.多樣化，成人教育檔案辦學層次和形式多樣化

按照不同的標準有不同的分類，現(xiàn)階段高校的成人教育從大類分為兩種：學歷教育與非學歷教育。

按照學歷層次，可分為：?？啤⒈究?、二學歷、職工中專、高職、培訓等。

按照學習形式，可分為：脫產（全日制）、夜大、培訓、函授、專業(yè)證書班、繼續(xù)教育、自考輔導班等。

按照地區(qū)分布，可分為：函授站、校外教學、本校教學等。

3.特殊性，成人教育學習形式類型多樣

從學生成員來說，成人教育的學生不像普通教育學生那樣集中，學員來自各行各業(yè)，可以是高中畢業(yè)生，也可以是在職職工，或者待業(yè)青年。這就導致成人教育檔案覆蓋面廣，社會性強，不方便收集。

從檔案利用率來說，成人教育檔案是成人教育學生接受國家正規(guī)教育的真實記錄，具有權威性的憑證作用，所以是重要的民生檔案。成人教育檔案的利用率占總利用率的67%以上，在個人升學、畢業(yè)證補辦、報考研究生、出國留學、職稱評定等方面，都起著十分重要的作用。同時，公安部門也可以通過查詢成人教育檔案來打擊學歷學位證書造假販賣等違法違規(guī)行為。

從行程時間來說，成人教育學生學制時間多種多樣，并且可以因為特殊原因延遲畢業(yè)，時間跨度非常大。從檔案保存周期看，各類成人教育檔案保管周期不同，更決定了成人教育檔案的特殊性。

二、成人檔案的現(xiàn)狀及問題

從2008年教育部頒發(fā)新的《高等學校檔案管理辦法》開始，各高校更重視成人教育檔案的管理，但是由于歷史積累過多，現(xiàn)在的要求較高，導致很多高校檔案管理工作還存在一些問題，主要在以下幾方面：

1.檔案意識薄弱

第一方面來說，部分高校領導階層對檔案的管理意識薄弱，較為忽略檔案的管理，沒有制定相應的管理制度，阻礙了成人檔案管理工作的工作和對檔案的利用。

從另一方面來說，管理人員的檔案管理意識不強，對檔案管理工作的認識有誤區(qū)，認為管理檔案無足輕重，隨便堆放，導致檔案受損受潮甚至丟失。

2.制度不健全

很多高校沒有完整的針對成人教育檔案管理的管理制度，導致檔案管理人員對檔案不重視，在對檔案的交接存放時對檔案造成損害?；蛘哂行└咝＝⒘斯芾碇贫?，但是沒有執(zhí)行力，各級領導對此并不重視，從不檢查，下屬成員自然也不會對檔案進行重視。

3.管理手段單一

當前很多高校的檔案管理手段還停留在手工操作階段，手工操作強度高，并且容易對檔案造成損害，效率低下。很少運用先進的計算機管理系統(tǒng)，電子資料較少，大部分為紙制。

三、成人檔案的管理方法

1.進行檔案管理方面培訓

首先加強領導層次對成人教育檔案管理的意識，進行培訓，認真得意識到檔案管理的重要性，領導要做好發(fā)展檔案事業(yè)的關鍵，真正把檔案“管理”起來。從上至下帶動起良好的管理人員的積極性，逐步實現(xiàn)檔案的規(guī)范化。

其次要加強檔案管理人員的意識，安排專人管理，要求其盡職盡責、遵守規(guī)章制度、依法辦事、規(guī)范管理。例如單位檔案外借、復制等，必須有專人簽字同意才可，并且記錄在案。檔案室內要定時清理、打掃，防潮防蟲等，按照相關規(guī)定進行檢驗，查缺補漏。還要保證人員要相對穩(wěn)定，長期更換檔案員并不利于檔案的整理儲存和交接。

2.制定健全的檔案管理制度

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，制定成人教育管理檔案的規(guī)章制度。嚴肅規(guī)范管理程序，完善管理制度，試行規(guī)范化管理。

從檔案的收集工作開始，做到定期收集和隨時收集，各部門檔案管理人員互相配合工作。收集的同時，規(guī)范檔案的立卷工作，成人教育檔案雖然種類多涵蓋面廣，但是和其他檔案一樣有規(guī)律性，從管理模式上有著相同點。同樣要注重檔案的分類工作，對檔案進行分類整理，科學分類，方便檔案的保管和查找利用，按照國家標準對檔案進行裝訂和組卷。

3.進行檔案數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理可以說是重中之重，如今檔案大部分都為紙質管理，非常不利于檔案的保存和查閱。應該從案卷目錄做起，從案卷目錄到卷內目錄、全引目錄、文件字號目錄等方面實行計算機編制，以便于方便查找。并且將所有檔案進行掃描，查閱時可通過計算機進行檢索，而不需要取用原件進行查閱，可以大幅度的減少文件損傷，也更方便管理。

四、關于成人檔案的思考

在過去的人們心中，成人教育工作只是一個簡單的階段性工作，并沒有記錄的意識和行為，但是通過評估發(fā)現(xiàn)，由于過去檔案意識不強，沒有及時記錄，為日后的工作留下了很多隱患，例如許多學員多年后回到學校開取各種證明時，會發(fā)現(xiàn)材料已經缺失甚至丟失，這種情況會對高校各項工作的開展造成阻礙。如今我們已經認識到檔案的重要性，就應該從現(xiàn)在開始著手致力于解決上述問題，無論是作為一個領導，或者是普通員工，都應該盡自己所能為高校成人檔案盡一份力，盡快加強本校檔案工作的進度，讓檔案發(fā)揮應有的功能。