張林琳

摘 要：大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校的檔案管理模式進(jìn)一步更新，如何更好的進(jìn)行檔案管理需要從技術(shù)層面，管理人員素質(zhì)以及數(shù)據(jù)整理收集方面都進(jìn)一步的提升和創(chuàng)新。檔案管理作為高校教育教學(xué)的基礎(chǔ)性工作要與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新發(fā)展，為今后的學(xué)校管理工作，教育教學(xué)工作以及科研工作的進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。真實(shí)準(zhǔn)確的反應(yīng)高校的歷史發(fā)展還原高校歷史面貌。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；模式轉(zhuǎn)變；創(chuàng)新研究

1 前言

高校檔案管理是保存高校在社會(huì)活動(dòng)中所形成的文字，圖像，視頻，音頻等各種形式的文件。利用科學(xué)合理的方法進(jìn)行檔案管理。高校由于本身的社會(huì)科學(xué)活動(dòng)較多，基本都設(shè)有專(zhuān)門(mén)管理檔案的部門(mén)，高校的檔案管理模式隨著高?；顒?dòng)的頻繁和復(fù)雜需要快速的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新以適應(yīng)高校日益加快的建設(shè)步伐。

2 高校檔案管理模式目前出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 高校檔案管理載體落后

隨著科技的不斷發(fā)達(dá)，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛的應(yīng)用到了各行各業(yè)，數(shù)字化經(jīng)濟(jì)以方便高效等優(yōu)勢(shì)很快得到認(rèn)可，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)成為重要技術(shù)手段。傳統(tǒng)高校的檔案管理以紙質(zhì)材料為主，長(zhǎng)期來(lái)看，需要的人力多，不易保存，不易查找等諸多不利因素一直困擾著檔案管理部門(mén)，新時(shí)代新的高校檔案管理模式正在逐步形成，檔案管理人員需要把紙質(zhì)化的檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息庫(kù)，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。

2.2 高校檔案管理人員水平受限

長(zhǎng)期以來(lái)的文字輸入和紙質(zhì)化管理，管理人員已經(jīng)形成了一套約定俗成的管理模式，盡管以往的管理模式出現(xiàn)了諸多的弊端，但是由于習(xí)慣和自身水平限制等因素，高校檔案管理人員依舊熱衷于實(shí)行舊有的一套管理模式，從主觀上認(rèn)為更加輕車(chē)熟路，不愿意積極的接受新模式新方法?？陀^上來(lái)看，檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用不夠熟練，檔案管理部門(mén)亦沒(méi)有及時(shí)的補(bǔ)償年輕的有相關(guān)技術(shù)的人員作為過(guò)渡，形成一個(gè)惡性循環(huán)，原有的管理人員沒(méi)有相關(guān)技術(shù)水平并且沒(méi)有積極的學(xué)習(xí)，因此高效數(shù)字化檔案管理模式固然有極大的好處但是也難以得到適用和發(fā)展。

2.3 檔案收集率低

高校作為檔案存儲(chǔ)率十分高的單位，在管理過(guò)程當(dāng)中每年都會(huì)生成大量的學(xué)生檔案、老師檔案、活動(dòng)檔案、職稱評(píng)定、畢業(yè)走向檔案。但是固有的檔案管理制度不能及時(shí)的收集錄入和保存導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)信息不能及時(shí)歸檔，造成了很多有價(jià)值的資料就此流失不能記錄在案也是高校在辦學(xué)過(guò)程當(dāng)中的一大損失。檔案收集如果出現(xiàn)漏洞在今后的辦學(xué)過(guò)程中同樣也會(huì)出現(xiàn)許多問(wèn)題，例如已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生回校調(diào)取檔案或者是一些科研記錄的調(diào)取都會(huì)受到一定的阻礙。可以說(shuō)高校檔案的收集如果不能極大可能的做到完善詳盡，那么將會(huì)是后患無(wú)窮的。

3 高校檔案管理模式轉(zhuǎn)變的途徑

3.1 逐步建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

通過(guò)配備相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備，將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料經(jīng)過(guò)技術(shù)處理轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)為數(shù)字化檔案。相比于紙質(zhì)材料電子檔案更加容易保存不易損毀，可以復(fù)制較多份備份保證資料的長(zhǎng)久保存。最初的原件得以最好的保存，備份件可以隨時(shí)利用，也極大的便利了日常工作的開(kāi)展。也從源頭解決了檔案的保管和后期利用之間存在的矛盾。

3.2 提高高校檔案管理人員素質(zhì)

舊有的檔案管理模式的發(fā)展已經(jīng)十分成熟，對(duì)于相關(guān)人員來(lái)說(shuō)也駕輕就熟，這種情況下就很難使他們轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砟Ｊ?，檔案管理人員不能主動(dòng)轉(zhuǎn)變模式創(chuàng)新發(fā)展就會(huì)導(dǎo)致高校檔案管理模式的進(jìn)一步發(fā)展受到極大的阻礙。因此要積極的提高檔案管理人員素質(zhì)，組織相關(guān)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在資料的收集上具備高效準(zhǔn)確的收集檔案能力，在檔案的保存上有較強(qiáng)的資料處理能力管理能力和服務(wù)能力，最后對(duì)于大量的檔案要具備規(guī)劃和控制能力。為檔案管理部門(mén)注入一些年輕的有技術(shù)的人員，老職工和新職工相互學(xué)習(xí)相互促進(jìn)共同完成數(shù)字化檔案管理新模式的轉(zhuǎn)變。

3.3 提高檔案收集效率

龐大的檔案系統(tǒng)總是存在漏網(wǎng)之魚(yú)，因此提高檔案的收集效率最終保證檔案的充分全面是檔案管理者最終追求的目標(biāo)，因此檔案的收集模式也應(yīng)該有所改變和創(chuàng)新，以往的檔案收集過(guò)于集中和固定。但是檔案信息的生成是時(shí)時(shí)刻刻都在進(jìn)行的，因此檔案的收集要定期與不定期，集中和分散相結(jié)合的方式進(jìn)行檔案的收集，這樣一來(lái)，檔案收集就要及時(shí)整理規(guī)劃，也極大的豐富了檔案的內(nèi)容，以免導(dǎo)致重要信息的遺漏。

4 高校檔案管理模式轉(zhuǎn)變的意義

4.1 優(yōu)化高校檔案管理環(huán)境

高校檔案管理模式向信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)變，可以改變傳統(tǒng)檔案形象。打造一個(gè)更加科技化的檔案管理模式，讓高校檔案管理邁入一個(gè)新的階段，最后實(shí)現(xiàn)整個(gè)高校運(yùn)行的信息化數(shù)字化，為高校未來(lái)的發(fā)展指明方向，盡快實(shí)現(xiàn)我國(guó)高校的信息化建設(shè)。

4.2 減少高校檔案的管理成本

以往高校的檔案管理工作把大部分資金和人員配備投入到實(shí)體管理工作當(dāng)中，對(duì)于利用服務(wù)的投入則相對(duì)較少。轉(zhuǎn)變高校檔案管理模式就可以很好的解決這一問(wèn)題，它將信息收集、規(guī)劃整理等各個(gè)程序都利用了數(shù)字化技術(shù)，因此可以極大的節(jié)省資金和勞動(dòng)力，不但節(jié)約了檔案管理的成本，還高效完整及時(shí)的保證檔案歸檔，高校檔案管理數(shù)字化信息化打破了傳統(tǒng)錄入收集模式，消除了諸多的弊端，發(fā)揮高校檔案界的整體優(yōu)勢(shì)，既可節(jié)省人力，降低成本，避免重復(fù)勞動(dòng)，又有助于實(shí)現(xiàn)信息資源的共建共享。

4.3 高校檔案系統(tǒng)更加完善

高校檔案系統(tǒng)信息缺失是困擾高校的一大難題，許多高校的珍貴資料、珍貴信息隨著時(shí)間的推移都漸漸的消失，這是各個(gè)高校都面臨的極大的損失，因此完善的高校檔案模式在促進(jìn)信息完善信息良好保存的過(guò)程當(dāng)中，無(wú)形中彌補(bǔ)了這一缺憾，使得高校檔案系統(tǒng)更加完備，有價(jià)值有意義的信息資料得以妥善長(zhǎng)久的保存，日積月累即是高校的一筆巨大財(cái)富。對(duì)一個(gè)高校的發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。

5 總結(jié)

本文從當(dāng)前高校檔案管理模式中存在的問(wèn)題入手，指出了目前存在的幾大問(wèn)題，分別是高校檔案管理載體的落后，人員素質(zhì)受限以及檔案收集率低下等。針對(duì)以上問(wèn)題提出了相關(guān)的意見(jiàn)，希望盡快完善相關(guān)設(shè)備，提高人員素質(zhì)，提高檔案收集效率。提出了高校檔案管理模式轉(zhuǎn)變的意義所在，旨在優(yōu)化檔案管理環(huán)境，減少管理成本的條件下使得高校檔案系統(tǒng)更加完善。

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