楊瑩

摘 要：檔案收集是將分散在各部門和教職員工手中的相關(guān)資料集中在一起，是檔案管理工作的第一步。檔案材料是學(xué)校處理問題、制定政策的依據(jù)，檔案收集的數(shù)量、質(zhì)量及整齊程度對(duì)檔案管理工作有著直接的影響，只有做好檔案收集工作，下面的一些工作才可以順利開展，因此，檔案收集對(duì)整個(gè)檔案管理工作是至關(guān)重要的。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案；收集工作；問題；對(duì)策

1 檔案收集工作的主要特性

1.綜合性

高職院校辦學(xué)特色是開放性辦學(xué)，工學(xué)結(jié)合與校企合作是高職院校培養(yǎng)人才的主要形式。與此相適應(yīng)，校內(nèi)檔案也包含了文書檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、科學(xué)研究檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案等多種類型。這是高職院校檔案收集工作綜合性的重要體現(xiàn)。

2.共通性

對(duì)于高等教育而言，高職院校教育的教學(xué)目的在于培養(yǎng)技能型人才，與普通高等院校的教育模式存在著一定的差異，但在教學(xué)方式、教學(xué)內(nèi)容、職業(yè)技能培養(yǎng)以及教學(xué)觀念上有著某種程度上的共通性。所以，各類院校通過把所收集的本校教學(xué)檔案以及科學(xué)研究檔案等進(jìn)行分享，揚(yáng)長(zhǎng)避短，彼此借鑒。

3.社會(huì)性

高職院校的教育模式特性鮮明，它是培養(yǎng)高能力高素質(zhì)人才的主要載體，與社會(huì)的發(fā)展息息相關(guān)。高職院校的學(xué)生學(xué)籍檔案不僅可以反應(yīng)出學(xué)生的實(shí)際技能、品行以及綜合素質(zhì)，還可以反映高職院校的辦學(xué)歷史，所以高職院校的檔案收集工作還具有社會(huì)性。

2 高職院校檔案收集工作存在的主要問題

高職院校是在中等職業(yè)學(xué)校、成人高校與專科院校相結(jié)合的基礎(chǔ)上建設(shè)而成，現(xiàn)在還處于初級(jí)發(fā)展時(shí)期，學(xué)校檔案管理水平還有待進(jìn)一步提高。目前，高職院校的檔案收集工作主要存在以下問題：

1.難度大，收集效率低

校內(nèi)有些行政職能部門和二級(jí)學(xué)院的檔案管理意識(shí)薄弱，在工作中所產(chǎn)生的重要檔案材料，未能及時(shí)交由學(xué)校綜合檔案室進(jìn)行保存。例如，某高職院校規(guī)定每年的檔案管理工作應(yīng)在次年的6月底完成，在此之前，各二級(jí)學(xué)院及相關(guān)職能部門的檔案資料都應(yīng)該整理完畢，及時(shí)移交歸檔。但在實(shí)際工作中，一些部門拖延移交日期，甚至漏交、不交檔案資料，嚴(yán)重影響了后續(xù)工作進(jìn)度，甚至出現(xiàn)數(shù)年后需要這些檔案資料時(shí)卻難以查找的情況。

2.人員配置不夠

學(xué)校檔案資料繁多，需要配備適應(yīng)工作需要的檔案人員。目前，雖然一些高職院校綜合檔案室有專職的工作人員，而有些高職院校的檔案管理人員還兼任其他工作，每天都有大量瑣碎的事情要處理，顧此失彼，影響了檔案材料收集的及時(shí)性、完整性和規(guī)范性；而各二級(jí)學(xué)院和相關(guān)職能部門的兼職檔案管理員也基本上都是身兼數(shù)職，工作十分繁忙，檔案管理工作就“順理成章”地成為了靠邊等的工作。

3.沒有建立完善的檔案管理制度

由于缺乏有效的收集、歸檔制度，檔案人員及相關(guān)人員不明確檔案收集的范圍、程序、要求和責(zé)任等，直接對(duì)檔案收集工作產(chǎn)生了較大的不良影響。

4.缺乏對(duì)檔案工作的約束性考核

檔案資料收集工作面廣繁雜，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，但檔案工作一般不體現(xiàn)在學(xué)校的日常考核和工作績(jī)效中，這既造成部門缺乏工作積極性，又使得收集工作要求的約束力很弱。

3 加強(qiáng)高職院校檔案收集工作的對(duì)策

1.依法依規(guī)加強(qiáng)學(xué)校檔案收集工作

第一，建立健全學(xué)校檔案文件材料歸檔制度。只有健立與完善檔案管理收集制度，才能夠科學(xué)有效地防止檔案資料遺失和缺漏的狀況出現(xiàn)，避免發(fā)生人員調(diào)崗而使檔案管理工作處于被動(dòng)的情形。因此，各高職院校必須根據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，制定科學(xué)合理的檔案材料歸檔制度，如《檔案材料收集整理歸檔制度》等，明確專兼職檔案人員對(duì)文件材料收集、接收、歸檔的工作職責(zé)，提高他們依法依規(guī)做好學(xué)校檔案工作的法治觀念，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案的收集歸檔工作。

第二，對(duì)校內(nèi)移交檔案的各二級(jí)學(xué)院和相關(guān)職能部門按照《檔案法》等相關(guān)條文實(shí)施績(jī)效考核機(jī)制。在檔案管理工作中，將檔案移交工作按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)要求納入績(jī)效考核范圍，這對(duì)檔案收集工作尤為重要。高職院校檔案管理部門要通過各種方式大力宣傳《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，有效提高領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)?？赏ㄟ^開展年度檔案工作先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人評(píng)比等活動(dòng)，對(duì)檔案移交工作成績(jī)優(yōu)秀的相關(guān)單位和個(gè)人進(jìn)行表彰，并將檔案工作納入年度績(jī)效考核范圍。對(duì)不重視檔案工作的，沒有建立相應(yīng)管理制度和執(zhí)行機(jī)制的，收集歸檔不齊全、不及時(shí)、不規(guī)范的，甚至發(fā)生檔案損壞的部門和個(gè)人進(jìn)行責(zé)任追究，通報(bào)批評(píng)，嚴(yán)重的根據(jù)《檔案法》和學(xué)校的相關(guān)管理制度進(jìn)行相應(yīng)的懲處。通過績(jī)效考核，使檔案工作真正成為單位的一項(xiàng)日常管理工作，促使領(lǐng)導(dǎo)重視、專人責(zé)任到位，做到獎(jiǎng)懲分明，既增強(qiáng)了高職院校檔案管理部門的管理職能，又有效地促進(jìn)了相關(guān)職能部門和個(gè)人更好地做好檔案收集工作。

2.全面提高檔案管理人員素質(zhì)

高職院校檔案管理工作的不斷深化，迫切要求檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)要與檔案事業(yè)發(fā)展要求相適應(yīng)。因此，提升他們的工作素養(yǎng)成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。檔案管理人員不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)，擁有較好的檔案整理以及管理能力，還要有高度的責(zé)任心，才能做好收集整理、分類歸檔、鑒別等工作；既要監(jiān)督好各二級(jí)學(xué)院和相關(guān)職能部門的檔案收集工作，也要定期對(duì)其他部門的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，隨時(shí)接受相關(guān)單位和人員的日常咨詢，在必要時(shí)輔助學(xué)校相關(guān)部門做好收集工作，最終確保學(xué)校檔案的完整性、準(zhǔn)確性、科學(xué)性以及系統(tǒng)性。為此，高職院校應(yīng)分批、定期地對(duì)檔案管理人員開展檔案管理培訓(xùn)，提高他們的知識(shí)技能，使他們的管理能力得到加強(qiáng)，適應(yīng)高職院校檔案工作的需求。

3.通過信息化手段來收集與管理檔案

在高職院校中，信息化技術(shù)正不斷被普及，便利的電子檔案漸漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各種檔案進(jìn)行收集、整理，不但可以推動(dòng)學(xué)校檔案工作，而且能更科學(xué)地提高工作效率，有效地減少失誤。運(yùn)用信息化技術(shù)，通過使用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和建立檔案歸檔系統(tǒng)等方式，使檔案收集工作做到實(shí)時(shí)、高效、便利。同時(shí)，可通過信息化手段在局域網(wǎng)或公眾網(wǎng)上提供非機(jī)密的檔案資料，提高檔案資料的利用率，進(jìn)一步體現(xiàn)檔案收集工作的成效。

4.其他建議

檔案收集工作的順利進(jìn)行還需學(xué)校管理者重視檔案管理工作，制定一系列規(guī)章制度，還可在每個(gè)部門安排一個(gè)兼職負(fù)責(zé)檔案收集的人員，將檔案收集工作責(zé)任到人，保證檔案收集工作乃至整個(gè)檔案管理工作的順利進(jìn)行，使檔案在學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

4 結(jié)束語

隨著高職院校的發(fā)展，學(xué)校檔案工作突顯了它的地位與作用，所以，做好高職院校檔案管理收集工作是高職院校發(fā)展的必然要求，也是現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)的需要。因此采取科學(xué)合理的措施，并提高檔案管理人員的素質(zhì)，從而促進(jìn)高職院校的教育水平，推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。

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