李猜

摘 要 新建本科院校向應用型本科教育轉型，教學檔案的收集與整理不容忽視，針對現(xiàn)有新建本科院校二級學院教學檔案管理存在的問題，本文闡述轉型背景下新建本科院校二級學院教學檔案管理舉措。

關鍵詞 轉型 二級學院 教學檔案 管理

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.02.005

Abstract Independent colleges want to realize successful transformation of applied undergraduate education， we can not ignore the collection of teaching archives .the problem of teaching archives management must be solved with the development and construction of Independent colleges， this paper expounds how to adjust teaching archives management center of gravity.

Keywords transformation； Independent colleges； teaching archives； management

1 新建本科高校轉型發(fā)展的內(nèi)涵

近年來，隨著2014年國務院《關于國快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》和教育部等六部門《現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設規(guī)劃（2014-2020年）》頒布，一批新建本科院校和民辦高校逐步向應用技術型高校轉型發(fā)展。新建本科高校一般指從1999年升格的“新”本科院校。這一類學校的轉型，主要是形態(tài)、內(nèi)涵上轉型，進而真正達到本科教育水平；另一方面實現(xiàn)功能轉型，即由過去只注重單一的教學向教學、服務并重方向轉變，為地方經(jīng)濟社會發(fā)展服務成為新建本科高校的新使命。新建本科院校轉型發(fā)展的主要內(nèi)容有：人才培養(yǎng)目標的準確定位、專業(yè)建設、人才培養(yǎng)模式的改革，“雙師雙能型”教師隊伍建設、校企合作產(chǎn)教融合、加強實踐教學環(huán)節(jié)、提高服務社會能力、管理模式和資源配置轉型等。

2 轉型發(fā)展背景下教學檔案管理模式的變化

（1）教學檔案的收集從職能部門下移到二級學院。以往一級管理模式下，大量的教學工作由職能部門來組織運行，他們會主動收集整理各種教學檔案，保證各項檔案的完整性。隨著高校轉型發(fā)展的進一步推進，深化改革內(nèi)部管理體制，進一步完善院系二級管理制度，加大二級學院辦學自主權、行政管理權，大量的教學檔案的原始記錄來源于二級學院。新的二級管理模式要求各學院要有收集檔案的意識與責任，確保檔案資料的不流失。

（2）教學檔案的使用由被動到主動。轉型高校要提高應用型人才培養(yǎng)質量，教學檔案由過去的單一性為了應付各種評估檢查，變?yōu)闉榻虒W研究服務，相關數(shù)據(jù)通過整理、統(tǒng)計和分析，為人才培養(yǎng)的提供潛在信息，可對現(xiàn)有教學計劃和方針加以完善，使專業(yè)設置、教學模式、師資力量、管理模式到適應區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展形成自我辦學特色的發(fā)展軌跡。其次，新建本科辦學歷史較短，缺乏歷史積淀，教學檔案是學校工作成就與辦學特色的載體，有利于學校積淀成深厚的歷史文化。

（3）教學檔案的載體形式從紙質為主到紙質與電子形式并存。在大數(shù)據(jù)背景下，新興的電子載體與數(shù)字傳播方式，高校教學管理與教學研究產(chǎn)生的資料和數(shù)據(jù)都逐漸信息化。很多高校實現(xiàn)現(xiàn)代信息化管理系統(tǒng)運行，極速增長的電子文件讓教學檔案的載體形態(tài)開始從紙質檔案逐漸過渡到電子檔案。

3 新建本科院校教學檔案管理現(xiàn)狀

（1）教學檔案呈分散狀態(tài)。無論哪一類新建本科高校，學校的本科歷史均不長遠，學校建設的重心更多地放在教學秩序運行、教學質量的控制、教學設施建設、特色打造等方面，教學檔案管理工作起步較晚，制度不建全，學校多數(shù)員工規(guī)范管理教學檔案的意識比較薄弱，二級學院在教學運行中產(chǎn)生的各類檔案資料分散在各專業(yè)教研室、相關辦公室，且存放零亂。

（2）教學管理人員檔案管理經(jīng)驗不足，工作動機不強。二級學院教學秘書配備很少經(jīng)過教務管理資格面試選聘，普遍缺少教學管理經(jīng)驗，多數(shù)是教學輔助崗位調(diào)配人員，沒有過教學管理基本知識的系統(tǒng)培訓，工作效率較低，工作質量不高。年終考核也由二級學院完成，沒有專項業(yè)務考核，工作動機不強。缺乏清晰的角色定位，只是單純做好排課、工作量核算、學籍清理等事務性工作，不能很好地扮演院系領導的參謀和助手、部門間的橋梁、師生間的樞紐等重要角色。

（3）平時檔案積累不全，檔案材料不系統(tǒng)。二級學院檔案多數(shù)由教師或系、教研室主任兼職管理，繁忙的教學科研任務很難系統(tǒng)的整理好，主要是通過各類教育評估如新建專業(yè)合格評估、本科教學評估、學士點授予權評估，集中整理檔案資料。

（4）電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質檔案缺失嚴重。

伴隨現(xiàn)代無紙化辦公，紙質到電子媒介的飛躍，數(shù)據(jù)、文件、資料通過計算機數(shù)字化傳輸，二級學院在教學實踐、教學研究、教學管理活動中自然形成的歷史記錄、大量的檔案信息，以單個的形式隨機地散存于部門或個人的電腦中。雖在節(jié)省空間和利用和查閱方面體現(xiàn)了獨特的優(yōu)越性，但很容易隨著人員調(diào)動而導致資料丟失或不全。

4 轉型背景下新建本科院校二級學院教學檔案管理舉措

教學檔案對學校向應用型本科教育成功轉型、規(guī)范教學管理、提高教學質量、提升學校競爭力的促進作用不容忽視。因此，必須加強二級學院教學檔案管理。

（1）建設一支“雙能型”的教學管理隊伍。新建本科院校轉型發(fā)展需要建設“雙師雙能型”教學師隊伍，同樣，在精簡管理人員、教學檔案管理重心下移二級學院的現(xiàn)實條件下，建設一支既懂檔案管理知識，又懂教學管理，并能運用現(xiàn)代化手段的教學檔案管理隊伍尤其必要。學校通過在建立管理人員的激勵機制基礎上，進一步明確二級教學單位的教學管理人員負責教學檔案的收集、整理、保存和利用，并加強網(wǎng)絡、多媒體、計算機技術等實現(xiàn)教學檔案管理手段的現(xiàn)代化的培訓。

（2）健全檔案管理機制，以檢促管。建立院系兩級教學檔案管理制度，使檔案工作有章可循。每學年第一學期開學初，學校組織相關人員對二級學院本科教學文檔進行全面檢查；每學期期中教學檢查設置專項檢查，對某類教學文檔資料收集與歸檔情況開展重點抽查，逐步規(guī)范管理。

（3）強化教學檔案為教學管理和教科研服務的重要性。教學檔案和普通檔案一樣，具有憑證作用、參考作用，因此，加強教學檔案管理工作和建設，從過去的教學活動中挖掘準確、完整的教學信息，用來作為總結經(jīng)驗、開展研究、教學評估和獎勵評優(yōu)的重要依據(jù)。這樣就能做到熟悉教學情況、總結教學經(jīng)驗、制訂教學計劃更科學完善，處理存在問題時不會單純地憑個人記憶，造成判斷或決策失誤。

（4）提高全員檔案管理意識，重視檔案材料建設。學校要統(tǒng)一全校上下的思想、認識，強化全校所有員工重視教學檔案工作的意識。讓大家在平時就要注重教學文件資料的點滴積累，避免評估檢查時突擊、被動應付。將二級學院教學檔案工作建設與管理狀況納入系部年度績效考核，調(diào)動二級院系專兼職檔案管理人員的工作積極性。

（5）確定須歸檔檔案內(nèi)容及時間點。制定“本科教學基本原始文檔（資料）庫”目錄。根據(jù)文檔的屬性明確各類文檔（資料）保存時間：有關專業(yè)建設與發(fā)展的材料可長期保存；省級優(yōu)秀畢業(yè)設計（論文）資料長期保存；學生的考試試卷和非優(yōu)秀畢業(yè)設計（論文）只保存到學生畢業(yè)后四年；學生課程實驗（實習）報告、課程設計（綜合實訓）材料只保存到學生畢業(yè)后二年。

（6）根據(jù)教學檔案的多樣化形式，實行分類整理。在教學運行過程中因教學實際會產(chǎn)生不同形式的教學檔案，紙質檔案、電子檔案、影像資料，特別是應用型人才培養(yǎng)過程中，案例教學、模擬仿真實訓、幕課微課的出現(xiàn)和強化，使影像檔案成為獨立學院轉型發(fā)展中特殊的教學檔案，三類檔案要相互補充、相互結合，豐富教學檔案的形式，通過文字、聲音、影像立體化地展現(xiàn)學院教學活動的實際，為以后的工作提供借鑒。

（7）加強數(shù)字化檔案的安全保密工作。隨著高等教育改革的深入，教學管理的日趨規(guī)范及現(xiàn)代化，高校產(chǎn)生了大量數(shù)字化檔案。這類檔案是伴隨著計算機技術、掃描技術、OCR 技術以及錄音、錄像、數(shù)據(jù)庫、多媒體等技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，原有的載體形式教學檔案變成數(shù)字化的檔案信息，或以數(shù)字化形式存儲、網(wǎng)絡化辦公形式開展檢索和閱讀，教學資源實現(xiàn)共享。由于信息存儲容量大，通過檢索軟件可便捷實現(xiàn)檢索瀏覽，還可遠程訪問，網(wǎng)上下載、傳輸，大大提高教學檔案的利用率。由于這類檔案容易被“病毒”和“黑客”威脅襲擊，因此要采取物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，保障數(shù)字化檔案其信息數(shù)據(jù)的真實、 完整，保障它們的機密性、安全性、穩(wěn)定性、可靠性，確保檔案的保密和安全。

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