粟竹英+譚敏+王秋花

摘 要：科技檔案是科技活動(dòng)中形成并被收集、整理與保存的各種項(xiàng)目研究材料與結(jié)果的總和?？茖W(xué)收集、管理與使用科技檔案對(duì)于高?？茖W(xué)研究的可持續(xù)性、可再續(xù)性提供了信息基礎(chǔ)，科技檔案的真實(shí)性與完整性對(duì)于項(xiàng)目的接續(xù)研究具有重要的信息承接作用，可以有效避免科研重復(fù)與科研經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)、有效提高科研工作效率。研究單位應(yīng)加強(qiáng)科技檔案的管理與重視，努力提升科技檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的規(guī)范化管理，以確?？萍紮n案在保密性、真實(shí)性與專業(yè)性上的基本要求，提高科技檔案服務(wù)與管理水平，充分發(fā)揮科技檔案的學(xué)科利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：科技檔案；科技活動(dòng)；檔案管理；問題與對(duì)策

在信息技術(shù)與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息資源已成為社會(huì)的重要資源，信息服務(wù)與科技檔案對(duì)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與發(fā)展所起的重要作用至關(guān)重要?？萍紮n案是研究單位在項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收、成果申報(bào)等過程中形成的一系列材料的總稱，是對(duì)科學(xué)研究活動(dòng)進(jìn)行記載的歷史憑證，科研活動(dòng)產(chǎn)生的大量相關(guān)檔案文獻(xiàn)信息是科研課題經(jīng)歷論證、研究和鑒定階段情況的重要記錄，不但是科研活動(dòng)記錄，同時(shí)也是后繼者接力同一研究項(xiàng)目或相關(guān)項(xiàng)目的真實(shí)依據(jù)，因此，搞好科技檔案管理對(duì)于科學(xué)研究與科技發(fā)展具有重要價(jià)值與意義。本文就科技檔案在科技活動(dòng)中的地位與作用、管理特點(diǎn)與要求、存在的問題與對(duì)策等方面進(jìn)行提出一些初步看法，擬于同行共同探討與共同進(jìn)步。

1 科技檔案在科技活動(dòng)中的地位與作用

檔案是對(duì)社會(huì)生產(chǎn)與管理活動(dòng)的記錄進(jìn)行規(guī)范有序保存，以實(shí)現(xiàn)檔案材料的科學(xué)利用、作為有效的法律憑證等參與社會(huì)管理?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科技創(chuàng)新力已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的主要杠桿，科技工作的重要性不言而喻。科技檔案除了具有一般檔案所具有的活動(dòng)記錄憑證作用外，還有如下兩方面的作用與價(jià)值。

其一，科技檔案承載了項(xiàng)目的持續(xù)性研究、項(xiàng)目研究中斷后的再續(xù)研究以及項(xiàng)目的深入研究等重要信息。一般而言，科學(xué)研究中的許多數(shù)據(jù)與成果大多以科研論文和專利的形式得以公開發(fā)表與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，但這只是科技活動(dòng)中的部分記錄，但凡是涉及技術(shù)保密的研究以及獲得的陰性研究結(jié)果均不會(huì)也不能得到發(fā)表，但這些信息只能通過檔案的形式進(jìn)行保存，對(duì)于項(xiàng)目是否需要再續(xù)與深入研究，從科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)和提高科研效率的角度出發(fā)，在啟動(dòng)前就必須盡量獲得完整的研究資料與真實(shí)研究記錄，而科技檔案將成為科技文獻(xiàn)資料的重要補(bǔ)充。

其二，科技檔案是依法依規(guī)監(jiān)督科技活動(dòng)、科研成果權(quán)益分配、學(xué)術(shù)道德規(guī)范的基本依據(jù)和憑證。依法依規(guī)管理是現(xiàn)代社會(huì)管理的必然要求，科學(xué)研究涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)益、資金分配與管理等諸多社會(huì)關(guān)鍵問題，如果管理失當(dāng)，將嚴(yán)重挫傷科技創(chuàng)新者的積極性?？萍紮n案也可作為科研成果權(quán)益分配與學(xué)術(shù)糾紛處理的基本依據(jù)之一，一旦發(fā)生學(xué)術(shù)糾紛如知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)益分配、學(xué)術(shù)署名權(quán)等問題，科技檔案將成為具有法律效力的憑證而產(chǎn)生證據(jù)性作用?？萍紮n案保存的項(xiàng)目申請(qǐng)資料、實(shí)驗(yàn)研究報(bào)告、研究原始數(shù)據(jù)等均可成為學(xué)術(shù)爭(zhēng)端、學(xué)術(shù)失德以及學(xué)術(shù)腐敗處理處罰的有效依據(jù)。

2 科技檔案的管理特點(diǎn)與要求

科技檔案作為檔案的一種，其具有一般檔案的所有特點(diǎn)，同時(shí)作為一個(gè)專門的領(lǐng)域，也有他的一些特別之處，其管理也應(yīng)有一定的特別規(guī)范和要求。

（一）科技檔案的保密性

由于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、單位技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)等多種因素，決定了科技檔案保密性需要。基于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)的需要，科技檔案在保密管理上比一般檔案要求更多，不論是在檔案保存還是檔案查閱工作中均應(yīng)有嚴(yán)格的限定和規(guī)范，特別是對(duì)查檔對(duì)象和檔案接觸人員均應(yīng)界定人群，以防科技檔案在查閱中泄密或被有意篡改損毀。一般來(lái)說(shuō)，一些重要的科技檔案，特別是涉及國(guó)家安全與保密，單位關(guān)鍵技術(shù)保密等情況時(shí)應(yīng)該尤為引起重視，如果有必要還應(yīng)制定嚴(yán)格的專門管理和查閱使用權(quán)限。

（三）科技檔案的真實(shí)性

與一般檔案必須保證其真實(shí)一樣，科技檔案也必須保證其可靠性與真實(shí)性，但科技檔案的真實(shí)性卻又有多一層的含義，即完整性。一般意義上講檔案的真實(shí)性往往僅被理解為收集與保存資料的真實(shí)性，而總是忽略了不完整的記錄和資料也是缺乏真實(shí)性的這一認(rèn)知。作為一個(gè)科研工作部門或人員，保證科研論文及其數(shù)據(jù)的真實(shí)性是學(xué)術(shù)道德的基本要求，而保證科研檔案真實(shí)性（含完整性）是科研工作者的基本職業(yè)態(tài)度與意識(shí)，科研活動(dòng)過程中詳細(xì)記錄的操作與陰性實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)均可能成為工作繼任者少走彎路的指示燈。作為科研檔案收集與整理者，檔案管理人員應(yīng)該盡量收集項(xiàng)目研究的完整檔案，科技檔案越完整，其真實(shí)性相應(yīng)得到提高。

3 科技檔案管理存在的問題

一般來(lái)說(shuō)科技檔案不是科研活動(dòng)的主體工作，甚至被認(rèn)為根本不是科研工作的組成部分。而單位檔案管理工作大多重點(diǎn)關(guān)注事務(wù)性管理檔案，科技檔案往往不能成為單位檔案管理的關(guān)注點(diǎn)，由此產(chǎn)生的系列問題廣泛存在于國(guó)內(nèi)科技檔案管理領(lǐng)域。

（一）領(lǐng)導(dǎo)和科研人員對(duì)科技檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

科研工作的重要性對(duì)科研單位來(lái)說(shuō)不言而喻，領(lǐng)導(dǎo)和科研項(xiàng)目主持人均十分關(guān)注科研項(xiàng)目和成果的質(zhì)量與數(shù)量?？萍紮n案收集與整理階段往往已經(jīng)是項(xiàng)目研究塵埃落定后的事務(wù)，項(xiàng)目研究人員則認(rèn)為結(jié)題驗(yàn)收后就意味著項(xiàng)目研究的結(jié)束，往往忽略了項(xiàng)目研究后續(xù)或多年后接續(xù)研究的需求，特別是有些項(xiàng)目研究在中斷若干年后重啟研究時(shí)，科技檔案的查閱與掌握可有效提高科研工作效率，縮短科研工作的彎路。

（二）科技檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化不足

目前高校的科技檔案管理人員大多為兼職人員，其學(xué)源上既無(wú)檔案管理知識(shí)背景，也無(wú)科學(xué)研究經(jīng)歷，因此在科技檔案的管理重要性上有較大的認(rèn)識(shí)偏差，還有的部門或單位則是簡(jiǎn)單的指派一個(gè)人對(duì)科技檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單打理，完全沒有比較規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求?？萍紮n案管理的規(guī)范化培訓(xùn)缺乏或缺失、單位對(duì)科技檔案隊(duì)伍的能力提升重視不夠、要求低等現(xiàn)實(shí)原因均是導(dǎo)致隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)偏低的主要影響因素。

4 建議與對(duì)策

針對(duì)目前國(guó)內(nèi)各單位在科技檔案管理工作中存在的主要問題及其產(chǎn)生原因，提出以下建議與解決對(duì)策，擬與同行和各級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)參考。

（一）加強(qiáng)科技檔案宣傳，普及有關(guān)知識(shí)到所有相關(guān)人員

要做好科技檔案管理工作，首先必須引起各級(jí)部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，對(duì)科研工作人員進(jìn)行科技檔案知識(shí)普及，讓他們認(rèn)識(shí)到科技檔案在整個(gè)科研活動(dòng)中的作用與地位，并且要從項(xiàng)目未來(lái)研究需要這一角度來(lái)認(rèn)識(shí)科技檔案的重要性。制定科學(xué)的科技檔案歸檔要求與工作流程，使科技檔案管理規(guī)范與有關(guān)知識(shí)普及到每一個(gè)相關(guān)人員的認(rèn)知體系中，培養(yǎng)自覺性、專業(yè)性收集與保存科技檔案資料的習(xí)慣。

（二）加強(qiáng)科技檔案專項(xiàng)培訓(xùn)工作，規(guī)范統(tǒng)一科技檔案管理

就科技檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀來(lái)看，大多無(wú)系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。部分科技檔案管理人員雖然參加了一些檔案培訓(xùn)，但僅限于一般性的檔案管理培訓(xùn)，這類培訓(xùn)大多沒有具體涉及到科技檔案的專門內(nèi)容，因此科技管理部門或檔案管理部門應(yīng)該開展更多有關(guān)科技檔案管理有關(guān)的專項(xiàng)培訓(xùn)，全面提升相關(guān)人員的科技檔案管理業(yè)務(wù)專項(xiàng)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，有效利用和保護(hù)國(guó)家科技信息檔案資源。

科技檔案管理作為科技工作的組成部分之一，雖不屬于科技工作的主體部分，其管理缺失可能對(duì)項(xiàng)目研究無(wú)明顯短期影響，但從項(xiàng)目研究的長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，科技檔案管理的科學(xué)與規(guī)范化對(duì)項(xiàng)目研究的可持續(xù)性、再續(xù)性均有重要的信息承載作用。

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作者簡(jiǎn)介

粟竹英（1977-），女，漢族，本科學(xué)歷，副研究館員，主要研究方向：高校檔案管理。