李榕
摘 要:隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展,全球化背景下對于我國教育事業(yè)提出了更高的要求,如何能夠在激烈的國際競爭中占據(jù)更大優(yōu)勢,優(yōu)秀人才的輸出是一個十分關(guān)鍵的因素。對于高素質(zhì)人才的培養(yǎng),主要是為了提高我國人才軟實力競爭力,而高等院校作為高素質(zhì)人才培養(yǎng)基地,輸送更多優(yōu)秀人才的首要前提就是做好檔案管理工作。高校檔案管理工作作為教育教學活動開展的主要參考依據(jù),應用信息化技術(shù)輔助工作開展提升檔案管理信息化水平是尤為必要的,有助于提升高校檔案管理信息化建設(shè)成效。由此,本文主要就高校檔案管理信息化建設(shè)進行分析,結(jié)合實際情況,提出合理的改善措施。
關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;信息化;檔案服務
高校檔案信息化建設(shè)是推動高校數(shù)字化建設(shè)的必然選擇,利用信息技術(shù)來收集、整理和分類信息,整合檔案資源,檔案管理效率和質(zhì)量更高。通過檔案管理工作,有助于為社會輸送更多有價值檔案信息,實現(xiàn)更大范圍的資源共享。高校檔案管理工作主要是圍繞信息資源建設(shè),電子文件管理為主要工作內(nèi)容,深入挖掘檔案信息資源,更好的滿足高校長遠發(fā)展需求,朝著更高層次發(fā)展。高校檔案管理信息化,有助于為后續(xù)的教學、科研和后勤工作開展提供支持和保障,對于高校長遠發(fā)展具有深遠的影響。由此看來,加強高校檔案管理信息化建設(shè)研究是十分有必要的,對于后續(xù)理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。
1 高校檔案信息化管理必要性
在當前信息時代背景下,互聯(lián)網(wǎng)和計算機已經(jīng)進入千家萬戶,在無形中改變著人們的生活習慣和思維方式。高校檔案工作信息化建設(shè),已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然選擇。
(一)高校檔案業(yè)務工作發(fā)展需要
高校檔案工作作為傳播文化和文明的事業(yè)機構(gòu),其中蘊含著高校長期以來的辦學理念和文化沉淀[1]。作為信息收集和保管的部門,高校檔案部門在文化積累中具有十分重要的作用,伴隨著高校體制改革工作的不斷深化,檔案門類隨之增加,出現(xiàn)了一系列新的檔案類別,內(nèi)容變的復雜多樣;與此同時,電子政務的實施,促使辦公自動化水平得到了顯著提升,檔案已經(jīng)從以往單一的紙質(zhì)載體發(fā)展成為磁盤、光盤和移動硬盤等多種載體檔案,也正是由于檔案資源容量的增加,盡管能夠長期存儲,但是伴隨而來的不穩(wěn)定因素也變得愈加突出。
(二)檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)發(fā)展需要
高校在發(fā)展中,對于檔案信息需求度也在不斷提升,同時也對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和責任意識提出了更高的要求,尤其是在信息技術(shù)不斷應用在檔案管理工作背景下,辦公自動化推動了檔案管理信息化建設(shè)。電子文件的出現(xiàn),可以更好的滿足社會對檔案管理新載體需求,相應的也需要檔案管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力進一步優(yōu)化和提升[2]。
(三)檔案信息資源的利用需要
信息時代背景下,檔案管理信息化建設(shè)受到了社會各界的廣泛關(guān)注,也正是這種關(guān)注程度的提升,社會對檔案信息依賴程度獲得了前所未有的增長,尤其是經(jīng)過信息化處理和加工的檔案信息。對于檔案部門而言,檔案管理信息化建設(shè)是一項長期的工作,同時也是檔案工作的一次質(zhì)的飛躍,對于人類文明發(fā)展具有十分突出的促進作用。電子檔案以其體積小、密度存儲以及傳輸速度快的優(yōu)勢,可以將人類文明長久的留存和傳承。信息化建設(shè),對于檔案部門而言,不僅是發(fā)展,還是一次挑戰(zhàn),只有積極向上,迎合時代發(fā)展需要,爭取主動權(quán),才能獲得更為可觀的成效[3]。
2 高校檔案管理信息化建設(shè)問題
(一)資金投入大,集資能力弱
檔案管理信息化建設(shè)中,一個突出的制約問題就是資金問題。高校檔案管理信息化建設(shè),需要大量的資金予以購置計算機、路由器和掃描儀等設(shè)備,在高校內(nèi)部開通局域網(wǎng),連接外部網(wǎng)絡,以及加強網(wǎng)絡信息傳輸安全防護工作等等,這些工作均需要大量的資金支持。
(二)建設(shè)任務沉重,工作成效低
檔案信息化建設(shè)中,首先需要借助信息化設(shè)備實現(xiàn)檔案資源的數(shù)據(jù)化處理,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子文件;利用文檔處理軟件來整理文檔,便于后續(xù)使用;建立網(wǎng)上平臺,實現(xiàn)遠程服務;做好數(shù)據(jù)備份和加密工作,防止黑客攻擊和誤操作,保障信息安全;隨著電子信息技術(shù)的更新?lián)Q代,對電子文件升級處理。等等這些,均是檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容,十分繁瑣和復雜,尤其是在檔案信息化建設(shè)前,采用紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理方式,工作量更大[4]。
(三)人員素質(zhì)偏低,隊伍建設(shè)要求高
檔案信息化對于檔案人員自身的專業(yè)素質(zhì)和職責素養(yǎng)要求較高,除了掌握充分的檔案管理專業(yè)知識和技能以外,還需要熟練掌握計算機操作技能,具備檔案、計算機雙重管理能力,但是由于受到傳統(tǒng)用人體制影響,導致難以吸收到優(yōu)秀的檔案管理人才,加之待遇水平偏低,人才流失率較大。
3 高校檔案管理信息化建設(shè)對策
(一)加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
檔案信息化建設(shè)應該作為高??傮w工作規(guī)劃中,加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是尤為關(guān)鍵的,提高高校檔案館計算機和信息技術(shù)的應用水平,充分發(fā)揮檔案館原有作用。加強內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè),實現(xiàn)高校內(nèi)部各個部門之間的資源共享,建立完善的檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案資料遠程歸檔,促使檔案工作更加數(shù)字化、自動化和智能化開展,提升檔案管理成效。此外。為了確保高效檔案資料安全,應該充分利用防火墻技術(shù),對于外來敏感操作隔離在外,對于不同賬號給予不同的等級權(quán)限,用戶只可以瀏覽自己等級權(quán)限內(nèi)的檔案信息,這樣可以有效避免檔案資料的丟失和惡意篡改,及時追查來源。
(二)檔案信息資源建設(shè)
高校檔案管理信息化建設(shè)應該充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢,有重點、有計劃的開展檔案信息化建設(shè)工作[5]。首先,高校內(nèi)部各個部門應該將資料文件按照檔案部門要求錄入到檔案管理系統(tǒng)中,這樣不僅可以降低檔案部門的管理工作強度和壓力,還可以保證檔案資料及時歸檔,確保檔案資料的完整性,便于后續(xù)人員查詢檔案資料,了解到檔案信息資源共享進程。其次,檔案部門可以通過組織人員錄入資料,將以往紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件,根據(jù)電子檔案存儲和利用方法,對高校內(nèi)部電子文件收集。鑒定、錄入和歸檔工作提供指導和幫助,深入挖掘檔案資料潛在價值,促使檔案資料更加安全、完整和真實。此外,可以推行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制,盡管這樣工作強度較大,但是可以避免檔案資料的丟失,促使檔案資料逐漸朝著數(shù)字化方向發(fā)展。系統(tǒng)應該具備備份功能,對于上傳的檔案資料及時上傳和備份到網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中,這樣即便是學校內(nèi)部網(wǎng)絡被攻破,也不會造成檔案資料的完全丟失,提供雙重保障。
(三)檔案管理應用系統(tǒng)建設(shè)
高校檔案管理信息化建設(shè)中,應該堅持規(guī)范、實用和先進原則,在滿足工作需要的同時,順應信息技術(shù)快速發(fā)展的趨勢,促使檔案管理工作中能夠充分運用先進軟件開展工作,提升檔案管理工作成效和應用水平,實現(xiàn)檔案信息資源大范圍共享。此外,還應該加強檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作,建立檔案數(shù)據(jù)庫,收錄高校內(nèi)部檔案信息資源,充分發(fā)揮系統(tǒng)作用,大力宣傳檔案工作,提升檔案信息服務質(zhì)量,在網(wǎng)上提供更加優(yōu)質(zhì)的查詢和使用服務。
4 結(jié)論
綜上所述,高校檔案管理工作直接關(guān)乎教學、科研和管理工作開展,為了能夠提升檔案管理工作質(zhì)量,應用信息技術(shù),提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和領(lǐng)導重視程度,推動高校檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展是尤為必要的,為高校長遠發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
參考文獻
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