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        高校設(shè)備合同管理實(shí)踐研究

        2017-03-08 05:37:10劉洋
        現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息 2016年30期
        關(guān)鍵詞:合同管理科學(xué)研究高校

        劉洋

        摘要:合同管理已成為高校管理一項(xiàng)重要的工作,做好高校設(shè)備合同管理,對(duì)高校規(guī)范管理、風(fēng)險(xiǎn)防控和腐敗防治具有特別重要的意義。文章從高校設(shè)備合同管理的內(nèi)涵、高校合同管理現(xiàn)狀及存在問題等方面進(jìn)行闡述,提出了做好高校合同管理工作的四項(xiàng)措施,使高校設(shè)備采購合同管理工作真正發(fā)揮實(shí)效。

        關(guān)鍵詞:高校;合同管理;科學(xué)研究

        中圖分類號(hào):F253.2 文獻(xiàn)識(shí)別碼:A 文章編號(hào):1001-828X(2016)030-000-02

        隨著我國高等教育的不斷發(fā)展,各高校對(duì)于教學(xué)、科研軟硬件設(shè)施的投入逐漸加大,就淮陰師范學(xué)院而言,每年的招標(biāo)采購項(xiàng)目就有數(shù)千萬,采購項(xiàng)目涵蓋教學(xué)科研儀器、家具、軟件、圖書、裝修、后勤米面油糧等各個(gè)方面。從招標(biāo)項(xiàng)目的申報(bào)到論證,從制定計(jì)劃到招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo),從采購合同的擬定、簽訂、執(zhí)行到儀器設(shè)備的安裝、調(diào)試、驗(yàn)收,再到建立資產(chǎn)帳目,這是一項(xiàng)系統(tǒng)的、復(fù)雜的工程,高校設(shè)備合同占高校合同管理中很大一部分比例,必須要規(guī)范管理,從嚴(yán)要求。

        一、高校設(shè)備合同管理的涵義

        高校合同是指高校作為法律關(guān)系主體在開展教科研、服務(wù)社會(huì)過程中,與作為其他平等法律關(guān)系主體的自然人、法人或者其他組織簽訂的具有法律權(quán)利義務(wù)內(nèi)容的協(xié)議。[1]

        高校合同與一般企業(yè)之間簽訂的合同有所不同,高校的合同通常是圍繞高校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新的四大職能而進(jìn)行的設(shè)備采購、維修維護(hù)、基本建設(shè)、合作研究、合作經(jīng)營、合作開發(fā)、服務(wù)等活動(dòng),與其他市場(chǎng)主體產(chǎn)生的一系列權(quán)利和義務(wù)關(guān)系。高校合同具有涉及部門多、種類多、金額小等特點(diǎn),在管理上有其復(fù)雜性和獨(dú)特性。

        高校設(shè)備(采購)合同管理是指高校作為一個(gè)法律關(guān)系主體對(duì)設(shè)備采購合同進(jìn)行依法簽訂、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、審查、監(jiān)督以及控制等一系列行為的統(tǒng)稱。通過審查、監(jiān)督、控制等管理手段對(duì)合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止等內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督和管理。合同管理是一個(gè)系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的、全過程的流程。對(duì)高校采購合同管理進(jìn)行規(guī)范化管理,有利于保持采購各個(gè)環(huán)節(jié)相互銜接,避免風(fēng)險(xiǎn),有利于保證采購任務(wù)順利完成,以便優(yōu)化和滿足高校的資源配置。

        二、高校設(shè)備合同管理現(xiàn)狀及存在問題

        (一)高校合同管理的相關(guān)制度缺乏

        就淮陰師范學(xué)院而言,學(xué)校僅在2004年出臺(tái)過一則《大宗經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目合同審核管理暫行辦法》,規(guī)定了涉及的經(jīng)濟(jì)數(shù)額達(dá)5萬元及其以上的大宗競(jìng)技項(xiàng)目的審核范圍、審核機(jī)構(gòu)及工作職能、審核的主要內(nèi)容等。缺乏針對(duì)合同的管理部門、合同的起草、審核、簽訂以及合同的履行情況、跟蹤檢查管理等各個(gè)工作流程均作出明確規(guī)定的規(guī)章制度。

        (二)管理人員對(duì)高校采購合同管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠,風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不高

        在高校采購合同管理的過程中,管理人員的法律知識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)對(duì)后期合同管理的質(zhì)量和效率產(chǎn)生了直接的影響。部分管理人員缺乏對(duì)高校采購合同管理重要性的認(rèn)識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)較弱、需要加強(qiáng)法律知識(shí)培訓(xùn)和儲(chǔ)備?!吨腥A人民共和國合同法》明文規(guī)定,簽訂合同的主體必須是擁有民事權(quán)利能力和民事行為能力,依法獨(dú)立享受民事權(quán)利和承擔(dān)民事義務(wù)的自然人、法人和其它組織。[2]然而在高校往往出現(xiàn)不規(guī)范操作等現(xiàn)象,究其原因,主要是因?yàn)椴糠指咝9芾碚呦嚓P(guān)法律知識(shí)簽約,在簽訂合同時(shí),使用學(xué)校公章而非同專用章。此外,未經(jīng)學(xué)校法人授權(quán)的,學(xué)校下屬的部門、學(xué)院或者非法人單位等擅自使用部門公章簽訂的。以上簽訂合同的主體往往不具備獨(dú)立的民事主體資格,所以合同的權(quán)利和義務(wù)等最終應(yīng)由高校這一合同主體來負(fù)責(zé)。以上種種跡象表明,學(xué)校管理人員對(duì)合同管理的重要性認(rèn)識(shí)高度還不夠,思路未理清,更缺乏對(duì)合同簽訂后的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)。

        (三)高校合同沒有專門的部門管理,簽訂部門較多,責(zé)任分散

        高校下設(shè)部門較多,有教學(xué)單位、科研單位、管理部門、后勤保障部門等,這些機(jī)構(gòu)就像一臺(tái)機(jī)器的各個(gè)零部件一樣,保證著學(xué)校這個(gè)大型機(jī)器的正常運(yùn)作。平時(shí)這臺(tái)“大機(jī)器”的各個(gè)“零部件”都是相對(duì)獨(dú)立并對(duì)外開展各項(xiàng)工作。由于大部分高校無專門管理合同的機(jī)構(gòu)或部門,因此各單位部門在對(duì)外交往需要簽訂合同時(shí)便各行其是,各部門都可以學(xué)校的名義簽訂對(duì)外合同。這樣就導(dǎo)致,基建處負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目的合同的簽訂、資產(chǎn)經(jīng)營公司負(fù)責(zé)房屋租賃的簽訂,后勤管理處負(fù)責(zé)后勤維修維護(hù)合同的簽訂、設(shè)備管理處負(fù)責(zé)設(shè)備采購合同的簽訂等等。合同簽訂的部門多,責(zé)任分散,存在著影響合同中學(xué)校權(quán)益的實(shí)現(xiàn)和潛在的法律糾紛等各種風(fēng)險(xiǎn)因素。但是,在合同執(zhí)行過程中又會(huì)出現(xiàn)種種問題,這時(shí)如果各部門相互推脫,避而遠(yuǎn)之。那么后果和責(zé)任只能由學(xué)校來承擔(dān)。部分高校雖然設(shè)立了專門的合同管理機(jī)構(gòu),但在實(shí)際操作過程中只負(fù)責(zé)合同簽訂的備案、蓋章,并不能真正對(duì)合同的簽訂和執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督。此外,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門也不能夠隨時(shí)全面了解學(xué)校簽訂合同的整體概況,再加上各部門和單位簽訂的合同等文本資料放在學(xué)校不同的部門,若管理不妥很容易造成合同的丟失,不能按規(guī)定存檔,從而導(dǎo)致,學(xué)校進(jìn)行資產(chǎn)清查、財(cái)務(wù)審計(jì)或相關(guān)檢查時(shí)不能及時(shí)方便地查找資料。

        (四)工作人員專業(yè)性不夠強(qiáng)

        高校各部門的行政管理人員素質(zhì)參差不齊,絕大多數(shù)管理人員法律專業(yè)素養(yǎng)有所欠缺,所以在面對(duì)合同管理這項(xiàng)工作時(shí)往往是顯得專業(yè)程度不夠。受傳統(tǒng)思維的影響,在實(shí)際操作過程中,大部分管理人員猶豫沒有法律背景,常常忽視了法律的思維和方式或者根本就不具有法律意識(shí),比較傾向于采用行政命令的方式來處理高校采購合同管理執(zhí)行過程中出現(xiàn)的種種問題。在高校采購合同管理中尤其如此,這部分管理人員意識(shí)不到簽訂高校合同對(duì)于保障學(xué)校合法權(quán)益的重要意義。[3]如果合同管理者自身就不具備法律專業(yè)背景,沒有法律知識(shí),不了解合同的基本條款,那么,高校采購合同管理就已告朔餼羊,形同虛設(shè)了。

        三、高校設(shè)備合同管理對(duì)策措施

        (一)提高對(duì)合同管理重要性的認(rèn)識(shí)

        高校要不斷加強(qiáng)對(duì)合同管理重要性和必要性的認(rèn)識(shí),通過加強(qiáng)合同管理進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校的各項(xiàng)對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為,推進(jìn)依法治校,有效降低風(fēng)險(xiǎn),提升內(nèi)部管理水平,對(duì)避免腐敗和暗箱操作,促進(jìn)廉政建設(shè)的發(fā)展也有著十分重要的意義。

        各高校應(yīng)定期對(duì)教職工展開普法宣傳,對(duì)合同管理人員定期進(jìn)行相關(guān)法律、規(guī)章制度以及合同簽訂管理方法、技巧的學(xué)習(xí)培訓(xùn),增強(qiáng)合同管理人員的法制觀念、責(zé)任意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)防控的相關(guān)知識(shí)。同時(shí),合同管理人員在工作中也應(yīng)該積極思考,探索合同管理的新路徑和新方法。

        (二)建立健全制度,明確各個(gè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)。

        為推進(jìn)合同管理工作的進(jìn)一步制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,各高校應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國合同法》和學(xué)校的實(shí)際情況,出臺(tái)合同管理的相關(guān)規(guī)章制度:例如合同的審核制度、合同執(zhí)行的動(dòng)態(tài)監(jiān)控制度、合同檔案管理制度等等,規(guī)范和約束合同的擬定、審核、簽訂、履行、管理等一系列行為。合同管理制度能夠使管理人員對(duì)合同管理有一個(gè)全面、清晰的認(rèn)識(shí),防止合同管理工作被邊緣化、簡(jiǎn)單化和表面化[4]。通過一系列相關(guān)制度的制定,明確了涉及合同管理相關(guān)部門的具體職責(zé),使合同管理人員的各個(gè)工作環(huán)節(jié)和工作流程有章可循,有據(jù)可依,從而保障合同的履行,有效維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。

        (三)建立合同管理系統(tǒng),加強(qiáng)合同的動(dòng)態(tài)跟蹤

        高校購置的儀器設(shè)備在逐年增多,采購任務(wù)逐漸增加,合同管理人員的工作量也在大幅增加,合同管理部門需要提供更高效的工作和服務(wù),來保障學(xué)校的教學(xué)科研工作正常進(jìn)行。合同管理是一項(xiàng)需要多部門協(xié)調(diào)配合的工作,建立一個(gè)統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)平臺(tái),能夠?qū)贤暮炗?、?zhí)行進(jìn)度、驗(yàn)收、付款、歸檔等一系列信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢,增加合同管理信息的共享,加強(qiáng)對(duì)合同的動(dòng)態(tài)跟蹤管理,這不僅可以為以后的合同談判、決策等提供信息和數(shù)據(jù)支持,還有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題,降低采購成本。

        (四)專業(yè)人員參與,促進(jìn)合同管理的規(guī)范化

        高校采購合同管理除了管理人員要加強(qiáng)法律專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)以外,還需要具有法律專業(yè)背景的工作人員、法律顧問等來全程參與,支持和追蹤管理合同的起草、修改、審核等各個(gè)環(huán)節(jié)。

        高校合同的文本形式,可以請(qǐng)專業(yè)法律從業(yè)人員按相關(guān)法律法規(guī),按建筑、裝修、儀器設(shè)備、軟件開發(fā)等不同類型分別擬定合同范本(國家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的除外),與對(duì)方單位商定需增加的內(nèi)容可根據(jù)具體情況靈活添加到范本的補(bǔ)充條款中,并需通過法律顧問審核通過方可簽訂,這就從根本上降低了簽訂合同的風(fēng)險(xiǎn)性,有效的保護(hù)了學(xué)校的利益。

        四、結(jié)論

        高校設(shè)備合同管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工程,涉及到高校發(fā)展和師生的切身利益。做好高校采購合同管理,要從學(xué)校層面高度重視設(shè)備采購工作,健全各項(xiàng)規(guī)章制度,強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),加強(qiáng)專業(yè)人員培訓(xùn),提升專業(yè)人員素養(yǎng),規(guī)范設(shè)備采購合同各個(gè)環(huán)節(jié)和流程,同時(shí),建立合同管理信息系統(tǒng),做好合同的動(dòng)態(tài)跟蹤。

        參考文獻(xiàn):

        [1]馮俊波.高校合同管理若干問題的思考[J].2014(4).

        [2]史為業(yè).高校合同管理的路徑探析[J].會(huì)計(jì)之友,2010(10):84-86.

        [3]馮俊波.高校合同管理若干問題的思考[J].哈爾濱師范大學(xué)社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào),2014(4):56-58.

        [4]趙化建.高校合同管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].法制與經(jīng)濟(jì),2012(4):102-103.

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