文/黃芬

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加強(qiáng)物資管理中的內(nèi)部控制的策略分析

文/黃芬

摘要：物資管理有關(guān)內(nèi)部控制方面的工作是一項(xiàng)非常細(xì)致、規(guī)范、系統(tǒng)的工作，所以，事業(yè)單位內(nèi)部管理就顯得更加的重要。必須要對(duì)事業(yè)單位物資管理方面的內(nèi)部控制做出科學(xué)有效的管理以及控制，才可以使得事業(yè)單位未來的發(fā)展更加穩(wěn)定快速。本文針對(duì)物資管理有關(guān)內(nèi)部控制方面的策略進(jìn)行了探討，旨在提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：物資管理；內(nèi)部控制；策略分析

物資管理實(shí)際貫穿在整個(gè)事業(yè)單位管理方面的各項(xiàng)環(huán)節(jié)當(dāng)中，對(duì)于事業(yè)單位種種活動(dòng)的順利運(yùn)行起到了不可或缺的作用，是事業(yè)單位有關(guān)管理過程當(dāng)中的重點(diǎn)組成部分。因此，對(duì)于事業(yè)單位方面的內(nèi)部控制進(jìn)行完善，并合理調(diào)整事業(yè)單位物質(zhì)方面的管理模式，對(duì)于推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步有著重要作用。

一、物資管理當(dāng)中有關(guān)內(nèi)部控制執(zhí)行方面的難點(diǎn)

(一)物資采購(gòu)過于隨意，庫(kù)存物資容易出現(xiàn)堆積

在事業(yè)單位管理當(dāng)中，對(duì)于倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行科學(xué)的采購(gòu)?fù)ǔＪ且粋€(gè)非常薄弱的環(huán)節(jié)，導(dǎo)致這種情況的原因有很多。在此環(huán)節(jié)當(dāng)中能夠涉及到物資保管部門、采購(gòu)部門以及使用部門，假如各部門之間在信息方面的溝通不夠及時(shí)，或者是信息不完整，這些都會(huì)直接導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)物資出現(xiàn)堆積的情況。比如使用部門通常就臨時(shí)性或者是搶修任務(wù)當(dāng)做借口，對(duì)于物資方面的需求沒有明確細(xì)致的計(jì)劃，這樣很容易導(dǎo)致采購(gòu)部門也沒有采購(gòu)計(jì)劃，需要什么就去采購(gòu)什么；另外保管部門由于物資品種非常多，并且管理繁瑣等有關(guān)原因，沒有建立物資保管方面的最低限額，對(duì)于相關(guān)采購(gòu)部門也沒有提供庫(kù)存物資方面的詳細(xì)情況。上述情況的出現(xiàn)導(dǎo)致科學(xué)采購(gòu)變成了難點(diǎn)。在確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的有關(guān)前提下，只有確保物資不產(chǎn)生斷檔，就很容易產(chǎn)生物資采購(gòu)上的隨意性，進(jìn)而致使管理方面的疏忽，導(dǎo)致管理產(chǎn)生脫節(jié)，最終使得庫(kù)存物資無法起到其應(yīng)有的作用，沒有流動(dòng)性而產(chǎn)生物品堆積的情況，一直到堆積時(shí)間過程產(chǎn)生老化或者是更新，導(dǎo)致浪費(fèi)。

(二)購(gòu)買次品對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)生嚴(yán)重影響

通常情況下，物資在進(jìn)行采購(gòu)之后實(shí)施庫(kù)存管理，同時(shí)依照入庫(kù)單據(jù)以及發(fā)票去報(bào)銷付款。不過因?yàn)樨?cái)務(wù)人員、保管人員以及采購(gòu)人員等對(duì)采購(gòu)物資實(shí)際的質(zhì)量狀況沒有詳細(xì)的了解，對(duì)相關(guān)物資的好壞不能進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷，并且物質(zhì)使用部門通常也沒有切實(shí)參與到這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，導(dǎo)致在付款之前沒有有效的內(nèi)控措施，使得物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)大大提高，對(duì)于公司整體的經(jīng)濟(jì)效益和安全等都產(chǎn)生了不利影響。

(三)報(bào)廢資產(chǎn)方面的浪費(fèi)非常嚴(yán)重

資產(chǎn)報(bào)廢在整個(gè)物資管理當(dāng)中具有非常重要的地位，這對(duì)事業(yè)單位而言意味著凈資產(chǎn)方面的流失，直接降低了實(shí)際的效益。在具體的生產(chǎn)過程當(dāng)中，由于設(shè)備故障問題要求更換亦或是整體設(shè)施方面需要改造，通常事先并沒有相關(guān)的財(cái)務(wù)人員參與，對(duì)于那些確定報(bào)廢的資產(chǎn)沒有專業(yè)、準(zhǔn)確的鑒定結(jié)果，另外對(duì)于新改造的方案當(dāng)中也常常缺少對(duì)舊設(shè)備有關(guān)評(píng)價(jià)方面的標(biāo)準(zhǔn)，容易產(chǎn)生資產(chǎn)上的浪費(fèi)，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展非常不利。

二、強(qiáng)化物資管理有關(guān)內(nèi)部控制方面的對(duì)策

(一)強(qiáng)化組織管理以及制度建設(shè)，避免管理流于形式

建立可以充分覆蓋有關(guān)廢舊物資回收和處置各環(huán)節(jié)的相關(guān)管理制度，并且在各種有關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間構(gòu)建一套能夠相互制約的有關(guān)內(nèi)部控制體系，就事業(yè)單位有關(guān)廢舊物資管理方面的職責(zé)分工、分級(jí)審批以及業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。對(duì)于結(jié)算、處置、定價(jià)、申報(bào)、回收等各種關(guān)鍵環(huán)節(jié)做出有關(guān)要求。對(duì)于信息記錄和傳遞過程、實(shí)物管理、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)過程、資金流動(dòng)過程等所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)方面的監(jiān)督都一定要具有非常明確的限制，從而妥善的做到相互牽制、互相制約。保證廢舊物資方面的處理工作足夠規(guī)范、足夠有序，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)當(dāng)中閉環(huán)嚴(yán)謹(jǐn)。

廢舊物資相關(guān)管理制度以及內(nèi)部控制相關(guān)制度體系一定要含蓋以下內(nèi)容：第一就是事業(yè)單位有關(guān)廢舊物資管理方面的內(nèi)部管控環(huán)境，含蓋著管控權(quán)力制衡以及職責(zé)、管理控制指標(biāo)方面的明確情況、關(guān)鍵崗位上的設(shè)置，對(duì)于項(xiàng)目層次的處理是否擁有決定權(quán)，具體由誰對(duì)處理過程進(jìn)行監(jiān)督，由誰對(duì)賬務(wù)登記進(jìn)行管理，對(duì)于崗位的設(shè)置以及職責(zé)分工情況等是否存在相互制約；第二就是對(duì)管理過程當(dāng)中有關(guān)潛在風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)方面的識(shí)別、防范以及評(píng)估情況；第三就是針對(duì)廢舊物資規(guī)范有關(guān)管理活動(dòng)方面制定的復(fù)核、授權(quán)、制度、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)，還有業(yè)務(wù)監(jiān)督以及檢查規(guī)定的有關(guān)情況；第四就是構(gòu)建廢舊物資管理有關(guān)情況方面的報(bào)表制度；第五就是構(gòu)建廢舊物資管理有關(guān)過程當(dāng)中的監(jiān)督制度，其重點(diǎn)應(yīng)該從結(jié)算管理、處置方法、處置渠道、回收管理以及歸口管理等相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和規(guī)范。

(二)強(qiáng)化倉(cāng)庫(kù)方面的物資管理，和有關(guān)部門之間進(jìn)行信息溝通

對(duì)于倉(cāng)庫(kù)管理必須要依照相關(guān)的銷售計(jì)劃以及生產(chǎn)采購(gòu)資金有關(guān)籌措等科學(xué)合理的制定出倉(cāng)儲(chǔ)計(jì)劃，對(duì)庫(kù)存存量具體的結(jié)構(gòu)以及數(shù)量進(jìn)行明確；強(qiáng)化日常當(dāng)中的管理工作，嚴(yán)禁沒有經(jīng)過授權(quán)的有關(guān)人員接觸存貨；合理構(gòu)建庫(kù)存存貨方面的分類管理制度，并且針對(duì)存貨實(shí)際的重要程度、訂購(gòu)難度、耗用量大小以及價(jià)值高低等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的劃分出A、B、C類進(jìn)行妥善管理。并且還要對(duì)倉(cāng)庫(kù)定期盤點(diǎn)有關(guān)制度進(jìn)行提高與完善。有關(guān)庫(kù)存材料方面的管理當(dāng)中，相關(guān)的倉(cāng)庫(kù)管理員一定要妥善做好材料方面的盤點(diǎn)工作，切實(shí)做到賬實(shí)相符，特別是必須要熟悉最近的存貨數(shù)據(jù)，從而為采購(gòu)材料方面提供有效的依據(jù)，并且還要為生產(chǎn)投料方面做好妥善的準(zhǔn)備。相關(guān)采購(gòu)部門對(duì)于物資方面的采購(gòu)數(shù)量還有品種在采購(gòu)之前必須要有一個(gè)科學(xué)的測(cè)算。首先一點(diǎn)就是應(yīng)該考慮倉(cāng)庫(kù)材料方面的庫(kù)存數(shù)量；然后在依照采購(gòu)需求，明確具體的采購(gòu)數(shù)量。這就需要有關(guān)物資保管部門和采購(gòu)部門之間應(yīng)該構(gòu)建良好的有關(guān)庫(kù)存信息方面的共享平臺(tái)。最有效的管理模式就是憑借辦公自動(dòng)化有關(guān)管理，對(duì)于出入庫(kù)直接在有關(guān)軟件當(dāng)中進(jìn)行填制審批，妥善做好倉(cāng)庫(kù)物質(zhì)方面的及時(shí)更新，并且有關(guān)部門可以第一時(shí)間進(jìn)行查詢以及確認(rèn)。

(三)及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督，完善內(nèi)控制度

就物資采購(gòu)來說，其牽扯到很多方面的責(zé)任以及權(quán)力，并且有關(guān)事業(yè)單位外部環(huán)境方面的因素也不能確定，假如事業(yè)單位具體的內(nèi)部管理不夠健全、完善，那么很容易會(huì)對(duì)物資采購(gòu)方面的內(nèi)部控制造成非常大的影響。因此應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)方面的控制，重視在事前以及事中的監(jiān)督工作，從而使得物資采購(gòu)更加趨向于規(guī)范化以及合理化。首要一點(diǎn)就是必須要健全相關(guān)的崗位責(zé)任制度，有關(guān)業(yè)務(wù)人員必須對(duì)需要的物資做出計(jì)劃編制，找到可以切實(shí)滿足事業(yè)單位要求的相關(guān)供應(yīng)商，然后利用最低的價(jià)格向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出具體的購(gòu)貨訂單。實(shí)際在驗(yàn)收貨物、使用以及存儲(chǔ)物資的時(shí)候，一定要實(shí)施會(huì)計(jì)記錄，同時(shí)還要對(duì)招標(biāo)采購(gòu)制度進(jìn)行完善，事業(yè)單位采購(gòu)必須要由不同的部門來負(fù)責(zé)在招標(biāo)過程當(dāng)中的各個(gè)程序，讓部門之間能夠互相監(jiān)督。并且招標(biāo)必須要公開、公正、公平，從而防止人為因素產(chǎn)生的影響。同時(shí)還要對(duì)物資采購(gòu)過程中的檢查制度進(jìn)行完善，對(duì)于具體的庫(kù)存物資實(shí)施定期檢查，憑借多個(gè)部門成立相關(guān)的檢查小組，每個(gè)一段時(shí)間就對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，從而保證賬物完全一致，假如出現(xiàn)不相符的就要妥善的查明具體的原因，并且還要追究有關(guān)人員自身的責(zé)任。完善事業(yè)單位之中的內(nèi)部審計(jì)制度，利用對(duì)物資采購(gòu)方面的審計(jì)，避免在采購(gòu)的過程當(dāng)中出現(xiàn)舞弊的現(xiàn)象，出現(xiàn)問題應(yīng)該第一時(shí)間進(jìn)行糾正，確保實(shí)際的采購(gòu)活動(dòng)能夠在國(guó)家法律以及內(nèi)部規(guī)章的有關(guān)范圍之內(nèi)妥善進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于物資管理過程來說，構(gòu)建并提高內(nèi)部控制制度對(duì)于工作效率的提升非常有利，能夠有效的減少物資消耗，避免不必要的損失以及浪費(fèi)。并且還能夠提高實(shí)際的管理質(zhì)量，降低舞弊行為出現(xiàn)的可能性，對(duì)于事業(yè)單位的進(jìn)步具有非常深遠(yuǎn)的意義。

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(作者單位：國(guó)家新聞出版廣電總局七五一臺(tái))