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        談醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制

        2016-12-28 22:27:06于建麗
        當代經(jīng)濟 2016年13期
        關(guān)鍵詞:物資采購內(nèi)部控制醫(yī)院

        于建麗

        (北京中醫(yī)醫(yī)院審計處,北京100010)

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        談醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制

        于建麗

        (北京中醫(yī)醫(yī)院審計處,北京100010)

        摘要:隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展,醫(yī)院的整體支出也逐年顯著增加,而其中占醫(yī)院經(jīng)營支出重要部分的就是醫(yī)院物資采購環(huán)節(jié)。如果不監(jiān)督控制醫(yī)院的物資采購過程,不僅會浪費醫(yī)院的采購資金,以致影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量,更會導致內(nèi)部腐敗的滋生。本文通過研究醫(yī)院的物資采購管理現(xiàn)狀,以內(nèi)部控制為切入點,對醫(yī)院物資采購中存在的問題進行了分析,最后提出了加強物資采購內(nèi)部控制、優(yōu)化采購管理流程、解決物資采購管理中存在的問題的建議。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;物資采購;內(nèi)部控制

        醫(yī)院物資是醫(yī)院為保證正常運營中使用耗費而儲存的各類材料,包括藥品、醫(yī)用耗材、低值易耗品、辦公用品、印刷品、醫(yī)用試劑等。因藥品管理有其特殊性,本文所說的醫(yī)院物資并不包含藥品,只包括總務(wù)物資(如辦公用品、日雜用品等)、醫(yī)用試劑及醫(yī)用耗材三個部分。對以上三類物資采購管理的內(nèi)部控制不僅可以降低醫(yī)院的營運成本,還有助于采購行為的規(guī)范。醫(yī)院物資采購環(huán)節(jié)是醫(yī)院整個資金運動的一個重要組成部分,采購過程的管理直接影響著醫(yī)院經(jīng)營的成果。因此,加強醫(yī)院物資采購過程的內(nèi)部控制和管理刻不容緩。

        一、醫(yī)院物資采購的特點

        醫(yī)院物資采購的特點具體表現(xiàn)在:一是品種繁多、數(shù)量大、涉及面廣,采購物品無規(guī)律性。如總務(wù)物資的采購,金額小需求量大的物資達近千種,質(zhì)量、價格、數(shù)量都很難掌握。臨床、非臨床科室都會覆蓋到,所涉及的物品與內(nèi)容繁雜瑣碎,互相之間難以管理協(xié)調(diào)。二是采購時間突發(fā)性強、不易確定,臨時需要的急用物品較多,醫(yī)院物資采購保障的數(shù)量、金額與抗擊自然災害、處理突發(fā)事件、市場供需矛盾、診治患者的數(shù)量、原材料價格波動等因素息息相關(guān),特別是經(jīng)常需要隨時采購應急的物資,工作的難度不容小視。三是各科室容易忽略醫(yī)院的管理要求,采購時只注重自己科室物資的方便使用,這樣的分散采購很容易造成部分物資流向不明和物差價高。

        二、醫(yī)院物資采購中存在的問題

        1、忽視內(nèi)部控制的重要性

        由于醫(yī)院的管理層大多是從臨床轉(zhuǎn)崗,所以更多的關(guān)注醫(yī)院醫(yī)療水平的發(fā)展,從而忽視了對醫(yī)院內(nèi)部控制制度的健全和醫(yī)院內(nèi)部控制環(huán)境的完善??偟膩碚f,醫(yī)院并沒有建立一套適合庫存物資采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度,采購管理也較為粗放、寬泛。缺乏健全的采購監(jiān)督機制,采購風險的防范意識不強,還缺乏系統(tǒng)的風險應對、風險評估與風險識別策略。

        2、人力資源配置不合理

        醫(yī)院管理層往往認為物資采購就是簡單的采購、入庫、出庫的過程,工作簡單而重復,不需太多的技術(shù)含量,所以對采購相關(guān)人員的專業(yè)知識水平要求不高,選擇范圍較為寬泛,更不用說對采購相關(guān)人員進行定期的培訓,導致醫(yī)院物資采購處于較原始的模式。而且采購人員工作崗位固定,多年不進行輪崗,缺少采購人員之間的監(jiān)督與制約,增加了采購中的腐敗風險,可能造成采購質(zhì)量或者數(shù)量上與實際需求不符。

        3、采購預算不全面

        缺乏采購預算與采購計劃的規(guī)范制訂,僅是依據(jù)采購供應部的庫存狀況和各需求部門的請購單,便簡單進行采購,缺少了對費用的整體控制。雖然醫(yī)院每年都會做年度預算,但是一般都僅是粗化地針對大項目,或只是針對個別部門,醫(yī)院采購供應部并沒有制定出具體的預算金額。醫(yī)院薄弱的預算管理制度,很容易導致費用支出失去控制,使醫(yī)院的預算編制和執(zhí)行各行其是,無法統(tǒng)一。年終也無法將實際發(fā)生的費用與年度預算進行合理的比較,分析出預算差異的原因。

        4、采購制度與執(zhí)行不統(tǒng)一

        醫(yī)院的請購和采購制度的執(zhí)行不夠嚴謹,雖然制度上要求物資由采購部門統(tǒng)一采購,但即便請購單簽字審核不夠完整,試劑的采購仍然可以由使用科室主任審批后就報送試劑采購員,甚至總務(wù)物資的采購只需根據(jù)庫存管理員的口頭計劃就可直接報送采購員,而不需要主管院長和采購供應部主任的審批。除此之外,還存在隨意手工更改部分正式、書面的請購單所下達的物資種類或請購數(shù)量的情況,或在缺乏主管核準簽名的情況下,僅需要電腦列印出請購單,便可以手工增加物料請購需求的情況。

        5、供應商的選擇及管理落后

        供應商開發(fā)與評估管理有待規(guī)范,未建立合格供應商資料檔案且沒有及時更新歷史記錄,導致醫(yī)院物資供應商魚龍混雜,在物資采購的供應商選擇中,采購人員有較大的可操作空間,產(chǎn)生潛在的風險。目前,醫(yī)院大部分的物資采購沿用以前年度供應商,但并未對供應商進行詳細的分類登記管理,企業(yè)是否還有充足的供貨能力,營業(yè)執(zhí)照是否進行了年檢,這些都無從考查,更不用說對各供應商的供貨價格、質(zhì)量進行評比分析,使得價格高、質(zhì)量差的供應商也充斥其中。價格、質(zhì)量也都參考以前年度的,沒有與市場行情進行充分的比較,造成與市場行情脫軌,甚至出現(xiàn)同一種物品兩種價格的現(xiàn)象。如電子產(chǎn)品的更新速度很快,可能在幾個月內(nèi)同一型號的產(chǎn)品就會出現(xiàn)降價,而采購部門還是按照原來的價格采購物品。

        對于首次購買的衛(wèi)生材料,不在政府采購范圍內(nèi)的,供應商一般由使用科室推薦,雖然是由使用科室和采購供應部門共同選擇,但最終的決定權(quán)由使用科室主導,增加了舞弊的風險。采購流程中明確規(guī)定貨比三家,但有時也只是形式上的貨比三家,提供的三家報價也只是沒有具體聯(lián)系人和咨詢電話的、未蓋公章的報價單,并且沒有對報價資料歸檔保存,有造假的嫌疑。

        對于首次購買的在政府采購范圍內(nèi)的衛(wèi)生材料,供應商的選擇也比較多,而采購員可能只習慣性地從一家購買,多數(shù)采購員習慣性地認為政府采購價格是固定的,沒有批量采購的優(yōu)勢,但實際上政府采購物資也分零星采購和批量采購,批量采購價格較低。這就表明醫(yī)院雖然擁有供應商集中程度高的優(yōu)勢,但卻沒有帶來規(guī)模采購的價格優(yōu)勢,相關(guān)人員沒有根據(jù)采購量的變化與供貨商談價,及時調(diào)整價格。

        6、采購方式不合規(guī)

        醫(yī)院未成立招標委員會,沒有規(guī)范的招標采購程序文件和招標委員會,對總務(wù)物資、醫(yī)用耗材和醫(yī)用試劑都是進行分散采購,沒有規(guī)模采購的價格優(yōu)勢。其中總務(wù)物資采購中的用量大、全年支出費用高的復印紙和硒鼓都沒有選擇政府采購方式,而是選用政府采購范圍外的多家供應商,導致供應商選擇存在風險,價格參差不齊。

        7、采購合同簽訂不規(guī)范

        在缺乏正式的采購合約的情況下,僅憑歷史采購記錄便與絕大部分供應商持續(xù)業(yè)務(wù)往來,一方面,無法準確確定供貨商的資格與實際履行能力,有些大宗采購的供應商的注冊資本也只有幾萬元,貨物的質(zhì)量、供給能力都容易讓人產(chǎn)生質(zhì)疑。另一方面,雙方對物資采購的質(zhì)量、交貨時間、合同價款、付款方式、爭議解決方式等必要條款都沒有正式的條文進行規(guī)定,醫(yī)院對貨物質(zhì)量驗收的標準無從依據(jù),對供應商送貨的及時性也無從考察,出現(xiàn)問題后對雙方責任難以界定,導致醫(yī)院處于被動的局面,利益得不到保護。另外,絕大部分的物資都是先送貨入庫,事后補簽合同,造成合同管理混亂。

        三、加強醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制

        1、健全內(nèi)部控制制度和采購流程

        有效的內(nèi)部控制為醫(yī)院開展各項工作奠定了基礎(chǔ),更保證了醫(yī)院能夠健康長久的發(fā)展。醫(yī)院應根據(jù)自身實際情況在遵守國家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上,建立一套具體、詳細、科學的內(nèi)部控制制度。通過一整套健全合理有效的操作規(guī)范和程序,對醫(yī)院各環(huán)節(jié)的經(jīng)營事項和相關(guān)人員的經(jīng)濟行為進行控制和約束,并嚴格按照規(guī)章制度實施,避免出現(xiàn)脫離制度辦事的現(xiàn)象。經(jīng)梳理后的采購流程如圖1所示。

        2、提高采購人員的綜合素質(zhì)

        在醫(yī)院物資采購的整個過程中,采購人員起著至關(guān)重要的作用,因為他是采購的實際實施者。因此,一要用醫(yī)院的各種制度來約束采購人員的行為,避免采購中常見的暗箱操作和弄虛作假行為給醫(yī)院帶來的損失。二要通過開展業(yè)務(wù)培訓來提高采購人員的專業(yè)能力,如為經(jīng)辦人員開辦相應的法律或者管理課程。三要定期輪換采購崗位,由此可以對前任工作中可能存在的弊端和差錯進行揭示。四要注重專業(yè)能力對考核采購員的重要性,有效防范人為欺詐和損公利私的行為在采購中發(fā)生。

        3、加強庫存物資的預算控制

        醫(yī)院應遵循統(tǒng)籌兼顧、突出重點的原則,細化到科室、項目和崗位,采購部門對各科室根據(jù)實際需要而制定的申購計劃進行匯總后,制定出采購計劃與相應預算,為避免過于粗糙的預算編制,或者出現(xiàn)預算金額過高或過低的情況,該預算還需要有較強的可操作性和科學性,同時還需防止編制和執(zhí)行不相符的情況發(fā)生。

        要嚴格控制預算金額。綜合平衡匯總預算金額后,由預算管理辦公室匯報給醫(yī)院預算管理領(lǐng)導組進行審核批準,并嚴格按照批準后的預算金額執(zhí)行有關(guān)物資采購的支出。如果要修改預算,必須按審批權(quán)限批準后,才能對原有的預算進行追加或調(diào)整。醫(yī)院要經(jīng)常檢查物資采購預算的執(zhí)行情況,及時反饋預算執(zhí)行差異的原因,做出比較和分析后采取改進措施。

        4、規(guī)范招標采購流程

        招標委員會在醫(yī)院物資采購的過程中扮演著重要的角色,因此建立健全招標委員會和采購相關(guān)制度至關(guān)重要。醫(yī)院應成立招標委員會和招標管理辦公室,規(guī)范物資招標采購的流程,并明確招標委員會成員、相應的職責和權(quán)限和監(jiān)督程序;及時學習并更新政府的各項采購政策,結(jié)合醫(yī)院采購物資的實際情況,熟知醫(yī)院各種物資應用的采購方式。

        5、合理選擇供應商和采購方式

        在供應商的選擇程序上,盡量保證選擇過程的公開透明、公平合理及公正嚴明,并堅持質(zhì)量、價格、交付與服務(wù)并重的原則。廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息,根據(jù)不少于三家供貨商的報價、貨物品質(zhì)、服務(wù)內(nèi)容等進行評選;涉及到金額大、數(shù)量多的重要物資,由招標辦公室實行招標采購,而不是各科室自行選擇。

        對于政府采購范疇的,在政府采購范圍內(nèi)的供應商中進行選擇,并經(jīng)價格、質(zhì)量、服務(wù)等方面多加比較后,最終選定采購供應商。歸屬于非政府采購范疇的,則由醫(yī)院內(nèi)自行采購。不同種類的物資的采購方式不同,醫(yī)院可通過合理的采購方式來確定最優(yōu)惠的采購價格,保證供應商選擇的公開、公正、公平。首先,公開競爭招標。對于大宗材料采購,則以公開競爭招標的方式相互比較供貨商的價格。由市場供求關(guān)系確定采購定價,采購員多聯(lián)系幾家供應商(三家或者三家以上),并提交供應商報價、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料供醫(yī)院詳細研究,在保證質(zhì)量的前提下,爭取以批量進貨換取折扣的價格政策。其次,常規(guī)采購。對于周期性的經(jīng)常采購的物資耗材,與信譽和配合能力好的供應商簽訂長期合同。選擇合作誠實且信譽好的供應商,不僅對供貨質(zhì)量有所保證,還可以對交貨期進行預定,從而保持持續(xù)的大量訂單,得到付款及價格等方面的優(yōu)惠。最后,最低價格采購。采購員應先對市場行情進行詳細的調(diào)查,這樣才可以在價格確定前以最低的價格取得最優(yōu)質(zhì)的材料。為避免中間商的多層加價,所有采購都應聽取多家供應商(三家或三家以上)的報價,并在財務(wù)處認可后,比較核實醫(yī)院現(xiàn)有價格,應盡可能尋找直接生產(chǎn)廠家為供應商。醫(yī)院在比價的同時不應降低對質(zhì)量的要求,使總體材料的采購盡可能實現(xiàn)“物美價廉”,并公示被采用的供應商,保證招標的公開透明。

        為保證醫(yī)院供應渠道相對穩(wěn)定,必須加強對全院供應商的管理。采購供應部需完整保存以往合格供應商的評估資料,每年調(diào)整供應商,定期評估其經(jīng)營狀況、技術(shù)、生產(chǎn)能力、物資交期、服務(wù)水平等關(guān)鍵指標。為方便考評供應商是否具備相應的資質(zhì),就要全面掌握醫(yī)院供應商的所有情況,應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案,將與醫(yī)院有經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來的供應商劃分為重要供應商,只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應商劃分為一般供應商。同時,醫(yī)院還應對經(jīng)常采購的物資進行詳細的市場調(diào)查,淘汰質(zhì)量與服務(wù)較差、送貨不及時的供貨商,與優(yōu)秀的供應商建立長期的合作關(guān)系。

        6、加強合同管理

        采購合同是規(guī)定醫(yī)院和供應商雙方權(quán)利義務(wù)的法定文件,是在出現(xiàn)糾紛時維護醫(yī)院權(quán)益的基本文件。醫(yī)院采購供應部應在法律部門的幫助下制定出各類采購范本合同,如設(shè)備采購合同、醫(yī)用耗材、辦公用品采購合同等,通過這種方式規(guī)避合同條款上的風險。無論是長期合作的供應商還是偶有合作的供應商,采購供應部都應根據(jù)采購的物資類型使用范本合同,明確規(guī)定雙方的權(quán)利義務(wù)、送貨時間、付款方式、爭議解決方式等。在合同簽訂的過程中,應重點關(guān)注合同的付款方式、價款的組成,確認無誤后,經(jīng)科室主任、主管領(lǐng)導審批后,送審計部門審計,審核無誤后,正式簽訂合同。以此來考量供應商的服務(wù),可降低事后發(fā)生爭議的風險,保證物資采購合規(guī)有序的進行,保障醫(yī)院的合法權(quán)益。

        總之,物資采購是醫(yī)院運營成本的重要組成部分,它為醫(yī)院順利開展醫(yī)療活動提供了保證。隨著社會的發(fā)展,醫(yī)院對外采購的物資越來越多,支出金額也越來越大。因此,改進和加強醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制,對于規(guī)范醫(yī)療秩序、控制不合理醫(yī)療費用、保障醫(yī)院物資使用質(zhì)量、提高對外采購資金的使用效益,均起著至關(guān)重要的作用。

        參考文獻

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        [8]徐琴:醫(yī)院物資管理的幾點思考[J].管理縱橫,2013(5).

        (責任編輯:張瓊芳)

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