郭秀芳

【摘 要】 會計檔案管理是一項十分重要的工作，國家相關(guān)部門對其有專門的制度規(guī)定。2016年1月1日起實施的新會計檔案管理辦法，進一步完善了相關(guān)規(guī)定，使企業(yè)會計檔案管理工作有理論可依、有制度可守、有規(guī)范可循。本文分析了小企業(yè)會計檔案管理的意義和特點，指出其會計檔案管理中存在的問題，并提出相應的改進建議。

【關(guān)鍵詞】會計檔案；會計檔案管理；前置管理；內(nèi)控

一、小企業(yè)會計檔案管理的意義和特點

1.小企業(yè)會計檔案管理的意義

（1）為企業(yè)管理提供原始數(shù)據(jù)

企業(yè)無論規(guī)模大小，都需要進行經(jīng)營決策和經(jīng)營管理。而財務數(shù)據(jù)，則是經(jīng)營決策和經(jīng)營管理的重要依據(jù)。因此，做好會計檔案管理工作，能夠準確地為企業(yè)管理提供相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是歷史數(shù)據(jù)，以滿足經(jīng)營決策和經(jīng)營管理的需要。

（2）全面、完整、真實地記錄重大經(jīng)濟事項

小企業(yè)會計檔案管理工作所涉及的會計資料范圍較廣，一些與企業(yè)重大財務事項相關(guān)的資料往往也包括在內(nèi)。所以，做好小企業(yè)會計檔案管理工作，能夠全面、完整、真實地記錄企業(yè)重大經(jīng)濟事項，有利于檔案資料的保管和利用。

（3）便于企業(yè)加強內(nèi)部控制

在企業(yè)的內(nèi)部控制中，會計檔案資料對發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務控制、資產(chǎn)控制、審計控制等都起著直接或間接的作用?？梢?，做好小企業(yè)會計檔案管理工作，對加強企業(yè)內(nèi)控有著重要的作用。

2.小企業(yè)會計檔案管理的特點

（1）會計核算專業(yè)檔案數(shù)量相對較少

相對于大中型企業(yè)，小企業(yè)因其業(yè)務規(guī)模等原因，會計檔案核算資料一般較少。如會計憑證，由于業(yè)務量的原因相對不會太多；因業(yè)務活動所涉及的會計科目及其他原因，會計賬簿數(shù)量與大中型企業(yè)也會有所差別。從一方面來說，這對會計檔案管理是有利的；但從另一方面講，小企業(yè)的特點決定了其內(nèi)部必定存在著粗放式的管理，又有著不利于會計檔案管理的地方。

（2）會計資料檔案化管理范圍較廣

一般說來，會計檔案僅指記錄一切經(jīng)濟業(yè)務的會計核算資料，檔案種類比較穩(wěn)定。但是，鑒于小企業(yè)自身的特點，為便于檔案管理和利用，財務部門需作為檔案管理的會計資料范圍較廣，有時甚至會涉及到文書檔案的范圍，諸如合同、與重大經(jīng)濟事項相關(guān)的批準批復文件及記錄事項過程的相關(guān)資料、與稅務銀行等部門往來所需的文件等。

（3）檔案管理部門、人員、設施配置存在缺陷

小企業(yè)由于其自身的一些客觀原因，如規(guī)模、財力、管理特點及需要等，以及主觀原因即因不受重視導致“相應的經(jīng)費投入就十分有限”，“基礎設施欠賬”，在檔案管理部門、人員、設施等方面與大中型企業(yè)有著較大的差別，主要表現(xiàn)在管理權(quán)限及保管地點的劃分、管理設施的配備、管理人員的配置及專業(yè)程度等。這無疑為小企業(yè)的會計檔案管理工作增添了新的內(nèi)容。

二、小企業(yè)會計檔案管理存在的問題

1.小企業(yè)缺乏具有針對性和行之有效的管理制度

由于小企業(yè)會計核算專業(yè)檔案數(shù)量較少，導致部分小企業(yè)中存在著“沒有按規(guī)定建立會計檔案管理制度，有些雖然建立了會計檔案管理制度，但制度不夠完善”的現(xiàn)象。

2.小企業(yè)對會計檔案管理工作不夠重視

小企業(yè)領導一般對財務部門的會計核算工作和財務管理職能給予重視，但對財務部門的會計檔案如何管理并沒有提出具體工作標準，致使許多小企業(yè)會計檔案管理所需的“硬件”——管理設施和“軟件”——管理人員配置等不到位，導致小企業(yè)會計檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)的完整性缺失。

3.小企業(yè)會計檔案管理工作缺乏有效性

小企業(yè)由于自身的特點和條件的限制，經(jīng)常會產(chǎn)生會計檔案管理工作方法單一、缺乏有效性的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象貫穿了會計檔案的形成、整理、裝訂、排列、保管等全過程。

4.財務人員未能正確發(fā)揮應有的作用

財務人員在小企業(yè)會計檔案管理工作中未能正確發(fā)揮應有的作用，一是指財務人員的作用基本上未發(fā)揮出來，其專業(yè)特長未能運用到會計檔案管理工作中去；二是小企業(yè)將會計檔案管理工作幾乎全部交給了會計人員和會計部門，缺乏相關(guān)部門的參與和協(xié)調(diào)。

5.小企業(yè)電子會計檔案不規(guī)范

小企業(yè)電子會計檔案不規(guī)范，主要是因為企業(yè)對電子檔案的特殊性認識不足，缺乏相關(guān)管理經(jīng)驗，一般體現(xiàn)在企業(yè)缺少專門的制度；檔案資料的形成、備份、保管等程序不規(guī)范；未建立輔助賬簿等，導致檔案資料損壞、遺失甚至外泄。

三、解決途徑與對策

新會計檔案管理辦法第五條規(guī)定：“單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全”。小企業(yè)必須根據(jù)自身的特點，建立健全相關(guān)制度，重視規(guī)范管理工作，更好地完成會計檔案管理工作。

1.建立行之有效的管理制度

小企業(yè)需建立、完善會計檔案管理制度。管理制度應包括：規(guī)范會計檔案的形成、整理、裝訂、排列、保管等過程；可適當延長會計檔案在財務部門的存放時間；詳細規(guī)定會計檔案資料的種類劃分及各類會計檔案不同的管理辦法；對相應的權(quán)限，尤其是借閱、復制等的權(quán)限加以嚴格規(guī)定，以確保企業(yè)機密不致外泄；明確財務人員在會計檔案管理中的職權(quán)、財務部門與相關(guān)部門協(xié)調(diào)關(guān)系等，規(guī)范管理行為，以制度的形式保證會計檔案管理工作圓滿完成。

2.提高重視程度，配置管理人員和設施

小企業(yè)領導及企業(yè)各部門應增進會計檔案管理意識，認真學習體會會計檔案管理的意義、工作方法及相關(guān)規(guī)定，以提高對管理工作的重視程度。同時，根據(jù)企業(yè)具體情況配置專職或兼職會計檔案管理人員、根據(jù)需要齊全配置管理設施，為做好會計檔案管理工作提供條件和保證。小企業(yè)會計檔案管理人員，應充分了解、熟知自己的職責及權(quán)限，學習掌握必要的檔案管理及一定的財務知識，并應定期進行相關(guān)的業(yè)務培訓，及時掌握新的相關(guān)規(guī)定和財務制度，更好的履行會計檔案管理職責，使企業(yè)會計檔案管理工作更加規(guī)范完整。

3.實行會計檔案前置管理，提高管理的有效性

所謂會計檔案前置管理，指的是會計檔案資料在歸檔之前，將企業(yè)重大財務事項的有關(guān)資料事先進行備份，予以單獨管理的行為。會計檔案前置管理，在小企業(yè)會計檔案管理工作中有著重要的實踐意義。首先，將企業(yè)重大財務事項的有關(guān)資料予以備份、單獨管理，有利于保證重要會計檔案資料的安全性；其次，會計檔案前置管理便于事后的查閱；再次，實行會計檔案前置管理，可以減少對原始資料的查找、翻閱、復制等，有利于會計檔案資料的保管。因此，小企業(yè)應本著重要性、嚴密性的原則，充分重視并認真實施會計檔案的前置管理，將與企業(yè)重大財務事項有關(guān)或有備查意義的資料在檔案歸檔前進行備份，單獨管理，以備使用，既有利于會計檔案的保管，又便于會計檔案資料的利用，提高小企業(yè)會計檔案管理的有效性。

4.發(fā)揮財務作用，提高檔案管理水平

小企業(yè)在進行會計檔案管理工作時需高度重視財務人員的作用。應充分利用財務人員的專業(yè)知識，為做好會計檔案管理的基礎工作提供保障。如合理設計使用企業(yè)內(nèi)部原始憑證；認真整理、裝訂會計檔案資料；確定會計檔案的類別、保管期限；對會計檔案材料合理排列、編號等，還可對會計檔案的保管工作提出具體的要求和建議，監(jiān)督會計檔案的保管工作。同時，財務人員還應促使企業(yè)領導和相關(guān)部門認識到會計檔案管理工作的重要性，協(xié)助配合財務部門加強會計檔案管理工作，提高會計檔案管理工作的水平。

5.嚴管電子會計檔案，做好輔助賬簿

2016年1月1日起實施的新會計檔案管理辦法中明確規(guī)定“單位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案”，對電子會計檔案做了詳盡的規(guī)定。據(jù)此，小企業(yè)應結(jié)合自身特點制定相應的管理制度，包括權(quán)限、備份、調(diào)閱、修改、資料的導出發(fā)送、保留時限、資料刪除等方面的內(nèi)容，盡量避免電子檔案的特殊性帶來不必要的麻煩甚至是損失。同時，企業(yè)應根據(jù)自身情況，對重要的、繁雜的科目設置手工輔助賬，如現(xiàn)金、銀行存款、應收賬款、存貨、固定資產(chǎn)等，并將手工輔助賬一并納入到會計檔案管理中，為會計檔案資料設置“雙保險”。

參考文獻：

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