周兵

摘 要： 《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布實(shí)施，為高?？蒲袡n案管理提供了重要的制度保障和法規(guī)依據(jù)。為了適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，促進(jìn)高?？蒲袡n案管理水平的提高，在分析當(dāng)前科研檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出增強(qiáng)科研檔案意識(shí)，完善科研檔案管理制度，開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源等改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校;科研檔案;管理;對(duì)策

科研檔案是高?？蒲泄芾砗蜋n案管理的重要組成部分。由于高?？蒲惺聵I(yè)的不斷深入和發(fā)展以及高校現(xiàn)代化管理步伐的加快， 科研檔案在高校發(fā)展和建設(shè)中的作用和地位越來(lái)越突出。切實(shí)加強(qiáng)和改進(jìn)科研檔案管理的思路和方法， 提升和創(chuàng)新科研檔案管理的技術(shù)和手段， 是新形勢(shì)下對(duì)高?？蒲袡n案管理工作的必然要求。

一、高?？蒲袡n案管理工作的內(nèi)涵

高?？蒲袡n案是高校在科研活動(dòng)中形成的、經(jīng)過(guò)科學(xué)整理、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。它反映了高校科研活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程和成果，是高校重要的科技信息資源，對(duì)科學(xué)研究和科技服務(wù)具有重要的憑證和參考作用。

從內(nèi)容上分， 科研檔案一般包括三種類型：

1.1 科研項(xiàng)目檔案?？蒲许?xiàng)目檔案材料是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括： 在科研活動(dòng)準(zhǔn)備階段中的項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、審批文件、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、協(xié)議等材料; 在科研活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料等; 在總結(jié)驗(yàn)收鑒定過(guò)程階段的工作總結(jié)、結(jié)題驗(yàn)收（ 鑒定） 材料、經(jīng)費(fèi)使用情況、成果材料、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料等。科研項(xiàng)目檔案是科研檔案的主體部分。

1.2科研成果檔案。主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開(kāi)發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和撰（ 編） 寫的學(xué)術(shù)著作， 獲獎(jiǎng)成果和證書(shū)、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。

1.3科研文書(shū)檔案?？蒲形臅?shū)檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄， 包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。

二、 高校科研檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

高?？蒲袡n案存在許多問(wèn)題， 如科研檔案歸檔不及時(shí)、不完整， 導(dǎo)致科研檔案質(zhì)量下降， 并制約了高校科學(xué)研究工作的發(fā)展。

2.1科研檔案意識(shí)薄弱?？蒲袡n案管理是科研管理的重要組成部分?？蒲泄芾聿块T應(yīng)將科研檔案工作融入到科研計(jì)劃管理、課題管理和成果管理中，使其成為科研活動(dòng)不可分割的部分。由于部分高校對(duì)科研檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，科研檔案意識(shí)薄弱，在科研管理實(shí)踐中，如科研規(guī)劃、工作計(jì)劃、管理制度、考核獎(jiǎng)懲機(jī)制等的制訂和實(shí)施中，科

研檔案工作沒(méi)有真正融入到日?？蒲泄芾砘顒?dòng)中，造成科研檔案工作游離于科研管理之外，科研檔案管理作用不能有效發(fā)揮，影響了高?？蒲泄芾硭降奶岣摺?/p>

2.2缺乏行之有效的科研檔案管理制度和制約手段。當(dāng)前， 高?？蒲袡n案管理大多是參照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行的。由于都是借鑒常規(guī)性的檔案管理辦法， 缺乏相應(yīng)的科研檔案管理制度、辦法和實(shí)施細(xì)則，導(dǎo)致科研檔案歸檔工作難以順利進(jìn)行。科研管理部門只能要求有關(guān)責(zé)任人把與之相關(guān)的科研活動(dòng)材料歸納整齊、上交齊全， 但責(zé)任人交與不交根本無(wú)法控制， 檔案管理人員對(duì)歸檔要求也只能在口頭上做一些說(shuō)明、解釋而不能硬性要求， 監(jiān)管力度非常小。這歸根結(jié)底是沒(méi)有相應(yīng)的制約手段和管理措施， 無(wú)相應(yīng)的制度和辦法支持， 因此科研檔案管理工作困難重重。

2.3 管理手段落后。目前大多數(shù)高校科研檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作。無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高， 電子檔案的管理缺乏經(jīng)驗(yàn)， 保密程度不高， 影響了案卷質(zhì)量和收集效率及檔案利用率。

2.4科研檔案管理人員素質(zhì)低且配備不足。據(jù)了解， 高?？蒲泄芾聿块T的科研檔案管理人員中， 專職管理人員不多，占主體力量的是兼職檔案管理人員， 他們大多沒(méi)有進(jìn)行過(guò)檔案工作相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)， 對(duì)檔案工作管理意識(shí)不強(qiáng); 加上科研檔案管理人員配備一般不足， 而檔案管理工作較為繁瑣， 工作量大， 導(dǎo)致他們對(duì)檔案管理的熱情不高; 而且一般檔案人員的年齡結(jié)構(gòu)偏高， 學(xué)歷層次相對(duì)較低， 影響了檔案工作的質(zhì)量。因此出現(xiàn)諸如檔案材料收集不完整、檔案順序排列混亂、檔案保管期限劃分不清、案卷標(biāo)題擬寫不夠準(zhǔn)確等問(wèn)題。

三、加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理的對(duì)策

3.1增強(qiáng)科研檔案意識(shí)，發(fā)揮科研檔案管理作用. 高?？蒲袡n案不僅是高?？蒲谢顒?dòng)的真實(shí)記錄，也是實(shí)現(xiàn)高?？蒲泄芾淼幕A(chǔ)和標(biāo)志，要使科研檔案管理真正做到促進(jìn)科研活動(dòng)的開(kāi)展，就必須強(qiáng)化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識(shí)。

3.2利用現(xiàn)代技術(shù)，規(guī)范科研檔案管理 運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)科研檔案進(jìn)行管理，是新世紀(jì)提高檔案管理和服務(wù)效率的必然要求，在做好保密工作和保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下，有步驟、分批次、循序漸進(jìn)地

推進(jìn)科研檔案目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化，建立科研檔案管理電子通道，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、接收與篩選，不僅可以促進(jìn)檔案材料的及時(shí)收集，還可以提高檔案管理的工作效率。

總之，高?？蒲袡n案管理是高校科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)科研檔案管理在高校管理中的重要性，不斷增強(qiáng)科研檔案意識(shí)，切實(shí)完善科研檔案管理制度，積極開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源。

高校科研檔案管理水平的提高，必將進(jìn)一步有效地促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展和高校綜合實(shí)力的提升。