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        淺析科研檔案整理工作

        2016-11-21 08:22:49常安
        科教導(dǎo)刊·電子版 2016年26期
        關(guān)鍵詞:科研檔案漫談

        常安

        摘 要 本文就科研檔案整理中的卷改件的問(wèn)題進(jìn)行了比較分析,闡述了卷改件對(duì)于科研檔案不具有明顯的應(yīng)用效果,并且就卷內(nèi)目錄格式問(wèn)題進(jìn)行了探討。

        關(guān)鍵詞 科研檔案 卷改件 卷內(nèi)目錄 漫談

        中圖分類號(hào):G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

        中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》的實(shí)施,是我國(guó)檔案工作改革的一項(xiàng)重要舉措,是檔案管理進(jìn)入了一個(gè)更新、更高境界的標(biāo)志。筆者結(jié)合工作體驗(yàn),就文書(shū)檔案的整理問(wèn)題進(jìn)行了探討,主要肯定了文書(shū)檔案實(shí)行“卷改件”給整理工作帶來(lái)的高效率。而對(duì)于科研檔案的整理,由于它的特殊性和復(fù)雜性,檔案界眾說(shuō)紛紜。本文就科研檔案的有關(guān)整理問(wèn)題進(jìn)行初步的探討。

        (1)以件歸檔在文書(shū)檔案方面有利實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理,而在科研檔案中對(duì)檢索的效則會(huì)產(chǎn)生或多或少的制約。以件歸檔的現(xiàn)代化管理至少要建立在文件目錄的電腦管理的基礎(chǔ)上,每一條文件目錄都要輸入電腦中,這樣檢索每份文件就迅速。通常文書(shū)檔案是一份份利用,案卷對(duì)文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)不是一個(gè)必要的檢索層次,而文件才是檢索的必要層次,所以以件歸檔使得文書(shū)檔案的利用顯得非常便利。而在科研檔案的檢索利用中,課題是很重要的一個(gè)分類層次,案卷一般是以課題命名。案卷是科研檔案檢索的必要層次,增加了文件級(jí)就增加了一個(gè)檢索層次,同時(shí),科研材料的內(nèi)容比較規(guī)范,同一類型的科研材料內(nèi)容都是大同小異,主要有申報(bào)書(shū)、鑒定證書(shū)、總結(jié)報(bào)告、論文、查新報(bào)告、應(yīng)用證明等等,而且不同階段的材料不會(huì)混在一起,很利于查找。如果不是全文管理,類似的文件題名的輸入利少弊多,不僅耗費(fèi)人力,而且增加了數(shù)據(jù)庫(kù)的層次,影響了檢索效率。

        (2)以件歸檔在文書(shū)檔案方面有利于日常整理保管,而對(duì)科研檔案則不適用。文書(shū)檔案歸檔后迅速移交檔案室保管,檔案室管理有序,一般不會(huì)丟失。通常文書(shū)檔案的利用、借用時(shí)間不長(zhǎng),易管理。而對(duì)于科研檔案來(lái)說(shuō),歸檔前材料是由科研人員保管的,要科研人員做到隨辦隨歸無(wú)論在業(yè)務(wù)能力上,還是在意識(shí)上都難以辦到。此外,目前科研檔案的歸檔方式主要有兩種:課題結(jié)束一次性歸檔和分階段歸檔。如果是采用分階段的辦法,因課題還沒(méi)結(jié)束,一般都由課題組借出長(zhǎng)期自己保管。即使是課題結(jié)束一次性歸檔,在課題結(jié)束一、二年內(nèi),由于申請(qǐng)下一個(gè)課題的需要,課題組也需較長(zhǎng)時(shí)間的借用。采用以件歸檔,科研人員借去時(shí)間長(zhǎng)了很容易丟失檔案。

        (3)科研檔案卷內(nèi)目錄應(yīng)采用固定格式。目前我國(guó)的科研檔案的卷內(nèi)目錄是按照科研檔案在形成過(guò)程中各個(gè)工作程序的特點(diǎn),從應(yīng)歸檔的文件材料中歸納出來(lái)的。長(zhǎng)期以來(lái),每項(xiàng)科研項(xiàng)目所形成的科研檔案歸檔項(xiàng)目都有相對(duì)固定的內(nèi)容材料。針對(duì)這一特點(diǎn),筆者認(rèn)為對(duì)科研檔案卷內(nèi)目錄采用固定格式來(lái)填寫(xiě)各部分的材料內(nèi)容,有助于提高科研檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、同時(shí)提高科研檔案整理的工作效率。

        科研檔案卷內(nèi)目錄采用固定格式具體的做法:在制定科研檔案的卷內(nèi)目錄時(shí),應(yīng)細(xì)致地分析科研活動(dòng)各個(gè)階段形成科技文件材料的特點(diǎn)和規(guī)律,按照國(guó)家規(guī)定的應(yīng)歸檔的文件材料內(nèi)容進(jìn)行篩選,根據(jù)文件材料形成先后或重要程度將內(nèi)容系統(tǒng)排列,確定后將這些內(nèi)容印刷在統(tǒng)一規(guī)定的科研檔案的卷內(nèi)目錄上,成為卷內(nèi)固定格式目錄。其益處是:首先,便于歸檔人員對(duì)科研檔案的收集和整理。參與歸檔的科技人員一般對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的科研文件材料應(yīng)歸檔的范圍、內(nèi)容和文件排列的先后順序都不十分了解,通過(guò)卷內(nèi)目錄的固定格式內(nèi)容,可以清楚地知道哪些文件應(yīng)該歸檔,哪些文件可不歸檔,哪些文件排列在前,哪些文件排列在后。卷內(nèi)固定格式目錄對(duì)科研項(xiàng)目的文件材料歸檔和整理起到指導(dǎo)作用。其次,卷內(nèi)固定格式目錄填寫(xiě)方便。填寫(xiě)卷內(nèi)固定格式目錄時(shí),只需“對(duì)號(hào)入座”,即將收集到的科技文件材料,按卷內(nèi)固定格式目錄所確定的順序排好,將內(nèi)容逐項(xiàng)填上“頁(yè)次”即可。

        由于項(xiàng)目大小不同,形成的科研文件材料數(shù)量不同,卷內(nèi)固定格式目錄中各項(xiàng)內(nèi)容不可能都有,這種情況可通過(guò)所填寫(xiě)的卷內(nèi)目錄“順序號(hào)”加以體現(xiàn),即將所收集的科研檔案文件材料按順序填寫(xiě)順序號(hào),不需要收集的項(xiàng)目跳過(guò),不填寫(xiě)順序號(hào),卷內(nèi)共有多少份檔案一目了然。如果項(xiàng)目材料很多,卷內(nèi)固定格式目錄中沒(méi)有表現(xiàn)相應(yīng)的內(nèi)容,可以將這些內(nèi)容材料補(bǔ)在最后。

        總之,檔案整理工作要不斷地標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化使之與時(shí)俱進(jìn),促進(jìn)科技進(jìn)步,更好地服務(wù)于我國(guó)的科學(xué)技術(shù)事業(yè)。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 王瑞.科研檔案的管理[J].中華臨床醫(yī)學(xué)雜志,2006(7卷7).

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