張黎黎
摘 要:云計算時代的到來,加快了高校信息管理的進程,同時高??蒲袡n案管理也被賦予了更高的要求。文中從現(xiàn)階段高??蒲袡n案管理模式出發(fā),通過引入云計算的概念,分別從設(shè)計科學(xué)的云架構(gòu)、建立合理的中間數(shù)據(jù)庫、整合科研檔案數(shù)字資源和制定統(tǒng)一的云計算科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)四個方面,闡述了以云計算為基礎(chǔ)構(gòu)建科研檔案信息的管理模式,分析了對構(gòu)建后的管理模式的主要影響,從而促使高校信息化建設(shè)邁上一個新臺階,提高高??蒲袡n案管理水平。
關(guān)鍵詞:云計算;科研檔案;管理模式;云架構(gòu)
中圖分類號:G647 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:2095-1302(2015)12-00-02
0 引 言
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提升和信息共享時代的到來,以及多核處理器、虛擬化、分布式存儲、寬帶互聯(lián)網(wǎng)和自動化管理等技術(shù)的發(fā)展,目前已經(jīng)產(chǎn)生了一種新型計算模式,即云計算。它是由分布式計算、并行處理、網(wǎng)絡(luò)計算發(fā)展起來的一種新興的商業(yè)計算模型。中國網(wǎng)絡(luò)計算、云計算專家劉鵬是這樣定義云計算的:云計算是將計算任務(wù)分布在大量計算機構(gòu)成的資源池上,使各種應(yīng)用系統(tǒng)能夠根據(jù)需要獲取計算力、存儲空間和各種軟件服務(wù)。是通過分布式計算和虛擬化技術(shù)搭建數(shù)據(jù)中心或超級計算機的,以提供數(shù)據(jù)存儲、分析及科學(xué)計算等服務(wù)。同時,云計算通過建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器集群,向各種不同類型的用戶提供在線軟件服務(wù)、硬件租借、數(shù)據(jù)存儲、計算分析等不同類型的服務(wù)。
因此,我們可以這樣理解,云計算的“云”就是存在于互聯(lián)網(wǎng)上服務(wù)器集群上的資源,它包括硬件資源(服務(wù)器、存儲器、CPU等)和軟件資源(如應(yīng)用軟件、集成開發(fā)環(huán)境等),本地計算機只需通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送需求信息,遠(yuǎn)端就會有成千上萬的計算機為其提供需要的資源,并將結(jié)果返回到本地計算機上。
云計算被應(yīng)用在信息管理領(lǐng)域是具有時代優(yōu)勢的。首先,在云計算的過程中,要將執(zhí)行的問題進行分解,將其分解成映射和化簡兩個過程,再通過分解程序?qū)?shù)據(jù)切割成不相關(guān)的區(qū)塊,同時分配(調(diào)度)給大量計算機處理,達到分布式運算的效果,最后通過化簡程序?qū)⒔Y(jié)果匯總并輸出。
在信息管理領(lǐng)域,應(yīng)用云計算只需對元數(shù)據(jù)進行操作,簡化用戶與主服務(wù)器之間的交互,利用服務(wù)器集群,為大量的用戶提供服務(wù),利用分布式存儲的方式存儲數(shù)據(jù),其中數(shù)據(jù)的可靠性則可以充分用冗余存儲的方式來保證。在數(shù)據(jù)通信方面則可直接和塊服務(wù)器進行聯(lián)系,從而提高系統(tǒng)的效率,防止主服務(wù)器負(fù)載過重。云計算通過服務(wù)器集群協(xié)同工作的方式,使得高校的信息化建設(shè)更趨于成熟,使信息數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的使用更加穩(wěn)定可靠,這是因為,如果在云終端連接的多臺服務(wù)器中的一臺出現(xiàn)故障,云技術(shù)可以利用服務(wù)器集群中的其他服務(wù)器拷貝故障服務(wù)器的數(shù)據(jù),并向終端用戶繼續(xù)提供服務(wù),進而保障信息系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠運行[1]。
1 高??蒲袡n案信息管理現(xiàn)狀
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和辦公自動化水平的不斷改進,高??蒲袡n案管理方式和手段早已發(fā)生了巨大的變化[2]。高校的信息化建設(shè)可實現(xiàn)科研檔案信息管理的數(shù)字化,將傳統(tǒng)單純的紙質(zhì)管理變?yōu)榧堎|(zhì)和數(shù)字化資源存儲并行管理的模式,將轉(zhuǎn)換的數(shù)字資源存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中,利用技術(shù)成熟的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),使得檔案管理人員和其他用戶可以很輕松地在檔案管理系統(tǒng)中查調(diào)和下載所需的科研信息材料,減少在查閱紙質(zhì)材料過程中引發(fā)的丟卷和損卷的幾率。
高校的科研檔案基本都是作為高校檔案管理的子模塊進行管理的,在對科研信息歸檔的時候,由檔案館指定服務(wù)器,并對各部門兼職檔案員分配用戶權(quán)限,按高校自身的檔案信息化建設(shè)要求,規(guī)范科研信息的檔案管理。在高校科研檔案管理的過程中,科研兼職檔案員要根據(jù)科研項目完成的實際情況,在科研信息管理系統(tǒng)中,對已結(jié)題且符合歸檔要求的科研信息進行采集、分類、排序、編號等數(shù)據(jù)的二次處理,再依據(jù)檔案管理部門和科研管理部門共同要求,完成最終的科研檔案的建立和歸檔工作。
因此,在現(xiàn)階段的高校科研檔案管理中,主要分為兩個階段:信息處理階段和信息的二次處理階段。無論處于哪個階段,作為檔案管理人員,都需要做到對材料的收集、整理、轉(zhuǎn)換和紙質(zhì)材料的保管這幾項主要工作。首先,在日??蒲泄芾淼耐瑫r,注重對立項、結(jié)項等科研信息的收集和保存,確??蒲行畔⒌脑攲嵭院蜏?zhǔn)確性;然后,對存儲的信息按照相應(yīng)的規(guī)范進行核實、分類、編號和轉(zhuǎn)換,將科研項目的紙質(zhì)材料利用掃描儀、數(shù)碼相機等工具,轉(zhuǎn)換成數(shù)字資源并存儲在服務(wù)器上,力求在初級階段使信息體現(xiàn)其科學(xué)、規(guī)范、高效性;最后,按照檔案管理規(guī)范,對處理過的信息進行二次整合,并將紙質(zhì)材料移交至檔案館。
2 構(gòu)建基于云計算的科研檔案信息管理模式
在檔案信息化進程中,雖然檔案的載體發(fā)生了轉(zhuǎn)化,但是資源浪費卻廣泛存在,與此同時,這種資源浪費又制約著信息的共享,一旦存儲檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)器發(fā)生故障,整個檔案管理系統(tǒng)就會馬上崩潰,進而又會導(dǎo)致對科研檔案信息管理工作的延遲。因此,構(gòu)建基于云計算的科研檔案信息管理模式是十分必要的。
2.1 設(shè)計科學(xué)的云架構(gòu)
高校中按照部門的分工不同,會設(shè)置多個服務(wù)器,甚至一個部門一個服務(wù)器,但是當(dāng)對檔案進行歸檔的時候,卻要在部門的服務(wù)器中將需要的數(shù)據(jù)提取出來后,按照歸檔要求重新對數(shù)據(jù)進行二次編輯,方可存入檔案管理系統(tǒng)所在服務(wù)器。這看似并不復(fù)雜的過程卻大大浪費了服務(wù)器資源,而無論哪個服務(wù)器發(fā)生故障,檔案的管理工作都會停滯。
對高??蒲袡n案管理系統(tǒng)進行云架構(gòu),就是要以硬件設(shè)施、云管理平臺和科研檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),將校園網(wǎng)內(nèi)的服務(wù)器進行整合[3],構(gòu)成一個數(shù)據(jù)處理中心,使校園網(wǎng)內(nèi)的基礎(chǔ)硬件得到擴充,提高物理資源的可用性,為用戶提供多元化的需求信息。通過對硬件資源的虛擬化以及對云計算平臺的管理,使用戶通過獲取權(quán)限的方式得到相應(yīng)的服務(wù)。因此,引入分布式計算和虛擬技術(shù),按照物理層、管理層和用戶層架構(gòu)高??蒲袡n案管理系統(tǒng),將科研檔案信息管理機制向云管理方向轉(zhuǎn)變。
2.2 建立合理的中間數(shù)據(jù)庫
中間數(shù)據(jù)庫的建立是為了保證在科研檔案管理的過程中,與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。不同的系統(tǒng)建立的數(shù)據(jù)類型不同,數(shù)據(jù)庫模式也不相同。將日常的科研檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)統(tǒng)一起來,就能夠?qū)崿F(xiàn)用戶對科研檔案數(shù)據(jù)存儲和讀取的高效性。在建立中間數(shù)據(jù)庫時,首先要充分考慮科研檔案管理系統(tǒng)和高校檔案管理系統(tǒng)中的兼容性,使兩個系統(tǒng)中涉及到的數(shù)據(jù)庫盡量保持統(tǒng)一。其次,由于高校檔案系統(tǒng)對歸檔數(shù)據(jù)的要求更加規(guī)范且更加嚴(yán)格,在建立科研檔案數(shù)據(jù)庫時也要考慮到相關(guān)數(shù)據(jù)的擴展性,也就是說,在對科研檔案管理初期就要做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立工作。
2.3 整合科研檔案數(shù)字信息資源
將云計算技術(shù)引入到高校科研檔案管理的最終目的,是要實現(xiàn)對檔案信息管理過程中的共享,以云為框架,整合硬件基礎(chǔ)資源,在建立中間數(shù)據(jù)庫的同時,還要對數(shù)字信息進行整合,這個過程需要充分考慮用戶的便捷性和需求性,同時調(diào)整云框架中不符合用戶操作便捷條件的部分??蒲袡n案的數(shù)字信息資源需要在一定權(quán)限下得到共享,這一點也是在整合科研檔案信息資源過程中必需考慮到的節(jié)點,即在對科研檔案進行管理的過程中,檔案管理人員可以查閱及管理其權(quán)限下的數(shù)據(jù)。在云計算過程中,將科研檔案信息資源集中起來,按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)據(jù)資源建立檢索機制,從而靈活調(diào)配存儲在云服務(wù)器中的相關(guān)資源,將用戶所需數(shù)據(jù)查調(diào)出來。
2.4 制定統(tǒng)一的基于云計算的科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
以檔案管理制度作為導(dǎo)向和基礎(chǔ),制定管理科研檔案信息的標(biāo)準(zhǔn),使之從數(shù)據(jù)的有效性、統(tǒng)一性、信息詳實性、數(shù)據(jù)管理周期和數(shù)據(jù)屬性等方面,均與檔案管理規(guī)范相一致,避免管理角度的重復(fù)工作,也避免數(shù)據(jù)角度的混亂。在云計算的背景下,制定統(tǒng)一的科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn),可以解決科研檔案在電子化進程中一次歸檔即為終身歸檔的問題,也會使紙質(zhì)歸檔材料得到很好的保護。
3 云計算技術(shù)將對高??蒲袡n案管理模式產(chǎn)生的影響
云計算技術(shù)將對高??蒲袡n案管理模式產(chǎn)生長遠(yuǎn)的影響,它將會促進高??蒲袡n案管理質(zhì)量的提升,主要表現(xiàn)在以下幾個方面[4]。
3.1 可以實現(xiàn)科研檔案資源的共享。
云計算的產(chǎn)物“云空間”是一個可以為廣大用戶提供超大存儲空間的平臺,利用這個平臺,可以通過制定訪問權(quán)限的形式,實現(xiàn)高校檔案館和科研管理部門以及科研教師之間的資源共享,將會極大地滿足用戶對檔案信息的查閱需求。
3.2 可以方便用戶對所需科研檔案的查閱
與傳統(tǒng)的科研檔案管理載體相對比,電子資源可以完全替代紙質(zhì)資源,信息化時代可以完全實現(xiàn)以電子載體作為科研檔案管理的主體。云存儲技術(shù)的發(fā)展,可以將電子載體根據(jù)需要存放在相應(yīng)的服務(wù)器端,用戶可以根據(jù)需要,憑借訪問權(quán)限,不受時間、地點或設(shè)備條件的影響,方便、快捷地按需查看科研檔案。
3.3 可以降低科研檔案信息化過程中的資源浪費
云計算技術(shù)的出現(xiàn),使載體類型和存取方式發(fā)生了改變,避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于查閱引起的損壞或丟失的情況出現(xiàn),延長了科研檔案備份的周期。同時,云存儲的媒介是服務(wù)器集群,在對數(shù)據(jù)進行運算和處理的過程中,即便某臺服務(wù)器出現(xiàn)故障,云計算技術(shù)也會將數(shù)據(jù)分離,在短時間內(nèi)快速的將存儲數(shù)據(jù)備份到其他服務(wù)器中,從而降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。
4 結(jié) 語
雖然云計算所屬領(lǐng)域的研究及應(yīng)用仍然處于一個起步階段,并且其涉及到的技術(shù)、數(shù)據(jù)集成、存儲規(guī)范等問題還需進一步研究,尤其是為云計算提供數(shù)據(jù)的集成服務(wù)器,在面向用戶時還涉及到數(shù)據(jù)所屬版權(quán)和安全問題都有待解決。但云計算在信息管理領(lǐng)域已凸顯出它的優(yōu)勢,其高可靠性和低成本的特點,一定會給高??蒲袡n案管理工作帶來較大的變革,進而促進高校信息化邁上一個新臺階,它為高??蒲行畔⒒赋隽诵碌姆较?,對提高高??蒲袡n案管理水平具有促進作用。
參考文獻
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