王雅新

摘要：目前，許多高校二級學院在科研檔案管理方面不能足夠重視，科研檔案管理工作者在檔案管理工作上缺乏系統(tǒng)全方面的規(guī)劃，檔案管理制度內(nèi)容不具體，檔案收集不全。同時，有些科研檔案管理者專業(yè)知識不夠強，缺乏專業(yè)的培訓。

關(guān)鍵詞：高校；科研檔案；管理者；素質(zhì)

中圖分類號：G64 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-0000-02

高校二級學院科研檔案管理是對科研方面具有保存價值的成果進行收集，整理與保存。隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡信息時代的到來，許多科研檔案專業(yè)管理者不能很好地利用科技發(fā)展條件下誕生的產(chǎn)物，管理方法上沒有很大的革新，管理效率低下，在管理技術(shù)優(yōu)化上不能很好地反思性學習，管理者的不上進，嚴重阻礙了現(xiàn)代教學和教育事業(yè)的發(fā)展。

一、教學檔案管理者在科研檔案管理方面存在的問題

（一）檔案收集不完整

教學檔案管理者在管理檔案時，不能方方面考慮周到，丟三落四，檔案收集方面存在很大的問題，對重要的檔案不能完整收集，對學院學生的檔案不能完整保存，常常由于管理人員的疏忽，丟失了學生的重要檔案，這種問題出現(xiàn)頻率高，值得學院去深究。

（二）檔案管理方法落后，效率低下

在現(xiàn)今階段科學技術(shù)這么發(fā)達的時代，二級學院科研管理者在管理方法方面仍舊笨拙、落后，有待進一步改進。檔案管理仍舊手工處理化，管理上浪費了人力，同時手工管理上，人們常常會在長時間疲勞工作狀態(tài)下工作效率降低，工作好壞上也會大打折扣。

（三）檔案管理者工作態(tài)度不認真

檔案管理本來就是件枯燥無味的事情，檔案管理者很容易會對工作乏味并失去激情，管理者工作態(tài)度上不認真，為了完成任務而在工作質(zhì)量上大打折扣，一味地追求速度而忽視了工作的質(zhì)量。

（四）檔案管理不科學規(guī)范

檔案管理規(guī)范程度上有待改善，管理者不能將檔案按類別劃分，規(guī)律有序地將檔案整理在一起，不科學的管理手段既降低了工作質(zhì)量又增加了工作時間上的不必要浪費。

（五）檔案管理者學習上不上進，缺乏先進的管理技術(shù)

學習是人類進步的階梯。這句話是古人的經(jīng)驗教訓告訴給我們的，直白的來講，就是鼓勵我們堅持學習，學習使人進步。然而，許多檔案管理者早已將學習拋在腦后，總是停留在原地，利用自己過去陳舊的知識進行管理，管理手段落后，工作效率極低。一級學院檔案管理上早已經(jīng)進行技術(shù)上的革新，利用統(tǒng)計學等原理和現(xiàn)今的管理設備對檔案合理有效地管理，然而二級學院檔案管理者的專業(yè)技術(shù)水平有限，管理技術(shù)上一直停滯不前。

二、科研檔案管理者應具有的素質(zhì)及改進方法

（一）在其位謀其責，工作認真負責

提高高?？蒲袡n案管理水平是重要的，首先，科研檔案管理者應該在思想上有所重視，對工作認真負責，有很強的工作責任心。強烈的責任意識是提高管理水平的保證，只有檔案管理者在工作上認真了，對工作持有負責任的態(tài)度，才能摒棄性格上的急躁，耐心地堅守工作崗位，提高科研檔案管理的質(zhì)量?？蒲泄芾砣藛T應該積極配合學校的工作，對科研檔案管理工作上的問題及時向校領導反映，并根據(jù)高校的科研檔案管理現(xiàn)狀提出切合實際，對工作管理水平有很大提升的行而有效的工作管理策略。

（二）學習先進的管理知識，提高管理效率

堅持專業(yè)管理技術(shù)上的學習，對自己過去所學的知識進行更新補充，畢竟，知識就是在實踐證明中發(fā)現(xiàn)錯誤的，所學知識不一定完全正確。時代在不斷進步，科學技術(shù)在不斷地發(fā)展，科研檔案管理者應該在技術(shù)上革新，掌握先進設備的應用，這在很大程度上解放了人力，很好地驗證了“科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力”這一句話?？蒲袡n案管理者應該學習統(tǒng)計學等方面的知識，很好地利用知識提高管理水平，提高工作效率。

（三）對涉密系統(tǒng)進行定期檢查

安全檢查是科研檔案管理者在保證檔案安全管理上必須執(zhí)行的，檔案管理者應該嚴格執(zhí)行。隨著各種病毒、黑客的違法侵入，檔案管理也變得愈加困難。在安全檢查時，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要對檔案的管理系統(tǒng)進行全方面的檢查，及時采取有效的措施對漏洞進行安全處理，保證科研檔案的不丟失，重要數(shù)據(jù)上的安全。

（四）加強安全防范手段

高?？蒲袡n案管理者在進行計算機選購時，一定要支持國貨，選購國產(chǎn)設備。對進口計算機進行選購時，應該對進口設備進行購買前的考察，考察該設備的信譽度以及國家的許可證明。禁止購買前提前預定，以防被他人設下陷阱，造成檔案重要數(shù)據(jù)的丟失。最后一點，計算機在購買之后，不要急于使用，一定要對計算機進行安全檢查，看其是否存在泄漏重要數(shù)據(jù)的漏洞。

（五）科研檔案管理者應該實事求是

科研檔案工作者任何情況下都要遵守做人的底線，不違背做人的原則.不被金錢，名利所誘惑，時刻保持理智的頭腦，任何情況下，都要始終堅持實事求是，堅守工作道德，不隨意更改科研勞動成果和作者的著作權(quán)，堅守道德誠信，敢于舉報，監(jiān)督不誠信的科研工作者，在互相監(jiān)督中，為科研檔案的有效管理提供一個安全、誠信的環(huán)境。

（六）科研檔案管理者應該具備創(chuàng)新精神

創(chuàng)新是一個國家經(jīng)濟快速發(fā)展的活力源泉，是一個人立足于社會并處于永不敗之地的前提。當然，創(chuàng)新對高校科研管理人員來說也不例外，創(chuàng)新在科研管理方面也有著舉足輕重的地位。尤其是在經(jīng)濟發(fā)展迅速，科技水平不斷進步的今天，科研管理者應該改變時刻堅守檔案室，作為檔案保衛(wèi)人員的舊觀念，應該多于動腦，很好地利用先進的技術(shù)設備，對檔案進行嚴格管理。例如，我們可以在檔案室角落里安裝攝像頭，對檔案室的一舉一動都能掌控，及時發(fā)現(xiàn)檔案室內(nèi)的異常情況。我們也可以利用軟件方面的技術(shù)型人才，在計算機上安裝防盜系統(tǒng)，漏洞檢測器等等做好檔案安全防控。

三、規(guī)范使用科研檔案

科研管理重要的一個環(huán)節(jié)就是建立科研數(shù)據(jù)庫來管理科研檔案，建立網(wǎng)絡信息平臺能夠提高管理效率。二級學院應該多建立幾個數(shù)據(jù)庫，例如科研項目數(shù)據(jù)庫的建立，科研成果數(shù)據(jù)庫的建立，教師人才數(shù)據(jù)庫的建立。這樣對科研檔案進行系統(tǒng)化分配能加強檔案的管理力度。

（一）科研項目數(shù)據(jù)庫

科研項目數(shù)據(jù)庫包含了科研項目的類別、立項標準、過程中的檢查總結(jié)，結(jié)項報告等情況?？蒲许椖繑?shù)據(jù)庫內(nèi)容可以詳細分成依據(jù)性材料、過程性材料、結(jié)論性材料。二級學院可以對項目申報時的依據(jù)性材料進行下載查閱授權(quán)，這樣既能引導科研人員的工作研究，又能便于管理者管理，及時對出現(xiàn)的問題反饋，做到高效管理。過程性材料是對科研工作進行階段性檢查或總結(jié)，學校監(jiān)督著，管理人員可以根據(jù)這一項目數(shù)據(jù)庫的建立進行不定期地檢查。結(jié)論性材料是對平時相關(guān)的技術(shù)鑒定報告，技術(shù)文件，過程性材料的收集，這需要項目負責人的盡職盡責，常常出現(xiàn)漏交現(xiàn)象，數(shù)據(jù)庫的建立可以減少類似現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）科研成果數(shù)據(jù)庫

科研成果數(shù)據(jù)庫是對高?？蒲姓撐模?，專利等具有創(chuàng)新的成果進行統(tǒng)計、分析、歸納。二級學院在科研檔案管理上，最關(guān)鍵的就是對科研成果進行登記，便于以后的查詢。在對論文統(tǒng)計時，一定要標注項目來源，利用數(shù)據(jù)庫管理方法將論文與項目進行對應，減少了管理上的麻煩，減少了時間和人力?？蒲谐晒麛?shù)據(jù)庫應該對高水平的科研成果進行高度重視，收集各類成果的專利證書照片等。

（三）教師人才資源庫

建立教師人才資源庫，對高校老師的科研成果、專業(yè)特長進行統(tǒng)計總結(jié)，通過人才數(shù)據(jù)庫，可以很好地了解每個老師的情況，這為教師職稱的評定也帶來了便利，人才資源庫展現(xiàn)了學員的實力，便于學生對老師很好的掌握。

四、小結(jié)

高校二級學院科研檔案的管理是對學校管理水平好壞評估的一個重要環(huán)節(jié)，這對學校的評價有很大的影響，因此提高高校科研管理者的素質(zhì)水平事不宜遲，急需改進?？蒲袡n案的有效管理能夠?qū)Ω咝熒目蒲谐晒鸬接行У谋Ｕ希瑢Ω咝熒蒲袆趧映晒鸬接行У木S護。為了改善二級學院科研管理的水平，學院必須對高?？蒲泄芾砣瞬胚M行技術(shù)性的培訓，引起管理人員思想上的高度重視，培育管理人員高度的工作責任感。

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