楊彥杰

如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

楊彥杰

隨著辦公網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用程度的不斷深入和我國管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，為我國文秘工作與文書檔案管理工作的有機(jī)融合提供了重要契機(jī)和良好的社會(huì)環(huán)境，并對(duì)兩者的一體化發(fā)展提出更好的要求。文秘工作與文書檔案管理工作作為我國行政管理體系的重要內(nèi)容，對(duì)提高我國行政管理工作效率具有積極的推動(dòng)和促進(jìn)作用?；诖耍疚囊晕拿毓ぷ髋c文書檔案管理工作的關(guān)系為主要出發(fā)點(diǎn)，重在探討加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的途徑。

文秘工作 文書檔案管理 一體化

一、前言

現(xiàn)階段，我國正處于社會(huì)主義現(xiàn)代化改革的關(guān)鍵時(shí)期，在信息化時(shí)代背景的影響之下，我國行政管理辦公體系也逐漸朝著現(xiàn)代化、便捷化和規(guī)范化的方向發(fā)展，且相關(guān)工作人員對(duì)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化發(fā)展給予高度關(guān)注。就當(dāng)前我國各單位行政管理方式的總體情況而言，仍存在部分因素制約行政管理效率和辦公質(zhì)量的有效提升，面對(duì)此種情況就相關(guān)單位要積極優(yōu)化內(nèi)部辦公環(huán)境，加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化發(fā)展，進(jìn)一步推動(dòng)我國行政管理體系的現(xiàn)代化發(fā)展，講科學(xué)發(fā)展觀和信息化管理的理念應(yīng)用于實(shí)際的文檔管理工作之中，實(shí)現(xiàn)文檔工作的可持續(xù)發(fā)展。對(duì)此，本文就如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展展開探討。

二、文秘工作與文書檔案管理工作的關(guān)系

文秘工作與文書檔案管理工作兩者是相輔相成，互相作用的關(guān)系，兩種共筑于行政管理這一體系體重，并為行政管理所服務(wù)，其根本目的在于提高行政管理效率和水平，推動(dòng)辦公現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。文秘工作一般是指，相關(guān)工作人員在日常管理活動(dòng)的基礎(chǔ)上，遵循一定的工作規(guī)律，按照相應(yīng)的工作原則，對(duì)各文件進(jìn)行有效的整合和處理，并加強(qiáng)個(gè)文件之前的有效聯(lián)系，根據(jù)其特點(diǎn)和屬性的不同進(jìn)行分門別類，為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)［1］。文書檔案管理工作是在文秘工作基礎(chǔ)上形成和發(fā)展的，文秘工作將檔案進(jìn)行整理和分類，以便為檔案管理提供更為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。文書檔案管理作為檔案管理工作的重要分支，是文件的最終管理基地，具有管理職能，文秘工作人員將公文、資料、文件等進(jìn)行科學(xué)規(guī)范處理，移交給文書檔案管理部門進(jìn)行妥善保管，這一過程中文秘工作的質(zhì)量將在一定程度上決定文書檔案管理工作質(zhì)量。由此可見，文秘工作是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，文書檔案管理是文秘工作的主要承擔(dān)者，互為整體，相互聯(lián)系。

三、加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的途徑

（一）確立一體化工作理念

要確立一體化工作理念，為加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的發(fā)展奠定重要的理念基礎(chǔ)，在一定程度上積極引導(dǎo)文檔管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在工作過程中，相關(guān)工作人員要在科學(xué)發(fā)展觀理念的指導(dǎo)之下，強(qiáng)化文秘工作與文書檔案管理工作的系統(tǒng)思維，建立完整化和全面化的邏輯思維體系，將一體化的思想牢固樹立于思想意識(shí)和工作理念之中，并在實(shí)際的處理工作之中進(jìn)行深入貫徹、有效落實(shí)［2］。同時(shí)，相關(guān)人員要強(qiáng)化自身的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)文秘工作和文書檔案管理工作的有效學(xué)習(xí)，為文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展奠定重要的知識(shí)基礎(chǔ)，嚴(yán)格按照相關(guān)程序辦事，不斷提高工作質(zhì)量和水平。

（二）高效整合文件檔案資料

要高效整合文件檔案資料，通過文秘工作質(zhì)量的提升為文書檔案管理工作的有序開展奠定基礎(chǔ)，以便為行政管理工作人員提供更為翔實(shí)、準(zhǔn)確的文件資料。在文件的登記環(huán)節(jié)中，可以以年度為分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件的先關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效的摘抄，其中包括標(biāo)題、時(shí)間、負(fù)責(zé)人等方面，通過年度的分類方式，在提高工作效率的同時(shí)，可以方面相關(guān)人員進(jìn)行查閱和篩選。同時(shí)，在文件的裝訂過程中，可以根據(jù)文件的期限時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)一整理，建立計(jì)算機(jī)掃描系統(tǒng)，在文件年份的基礎(chǔ)上按照月份的高低進(jìn)行依此排列，并記錄在案，留有備份，以備不時(shí)之需。最后，對(duì)所有文件進(jìn)行規(guī)范的裝訂處理［3］。

（三）加快文檔工作信息化管理進(jìn)程

要逐步加快文檔工作信息化管理進(jìn)程，為文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展提供重要的管理平臺(tái)，不斷增強(qiáng)文檔管理工作的科學(xué)技術(shù)含量。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為文檔管理工作質(zhì)量和水平的提高提供了良好的發(fā)展條件，因此，相關(guān)管理工作人員要牢牢抓住這一時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，為文檔管理工作的一體化發(fā)展注入新的活力，使其在信息化的時(shí)代背景之下永葆活力。要建立文檔工作信息化管理平臺(tái)，設(shè)置文件資料、資料搜集、檔案查詢等不同的工作板塊，通過信息技術(shù)的快速性特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)異地查詢。同時(shí)，要加強(qiáng)與其他各部門、各單位之間的聯(lián)動(dòng)，構(gòu)建信息資源共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔資源運(yùn)行效果的最大化，進(jìn)一步促使辦公現(xiàn)代化的科學(xué)發(fā)展。

四、總結(jié)

綜上所述，文秘工作與文書檔案管理工作的一體化發(fā)展，是我國現(xiàn)代行政管理體系良性發(fā)展的必然選擇，在兩者的管理過程中，要在一體化理念意識(shí)的指導(dǎo)基礎(chǔ)上，提高文件整合效率，并通過信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建，逐步提高文檔管理工作的服務(wù)水平，加快文檔一體化管理進(jìn)程。

［1］任愛英.用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化——提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量的探索與思考［J］.商情（教育經(jīng)濟(jì)研究），2015（03）：167.

［2］狄瑜，費(fèi)小軍.新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位文秘與檔案工作一體化的思考［J］.中外企業(yè)家，2014（11）：87～92.

［3］李雪英.淺議文秘工作與文書檔案管理工作的規(guī)范與統(tǒng)一［J］.山東煤炭科技，2015（02）：276～278.

（作者單位：石家莊市藁城區(qū)城市管理局）