【摘要】利用EXCEL可以幫助小微企業(yè)對應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析和輔助決策起作用。在處理龐大數(shù)據(jù)時，用手工方法統(tǒng)計需要花費大量時間，甚至出現(xiàn)錯誤，運用EXCEL可以快速、準確的得到計算結(jié)果，可以使復(fù)雜的工作變得簡單，提高工作效率。

【關(guān)鍵詞】EXCEL ?小微企業(yè) ?應(yīng)收賬款

一、應(yīng)收賬款定義

應(yīng)收賬款（Receivables）是指企業(yè)在正常的經(jīng)營過程中因銷售商品、產(chǎn)品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)，應(yīng)向購買單位收取的款項。

應(yīng)收賬款是伴隨企業(yè)的銷售行為發(fā)生而形成的一項債權(quán)。因此，應(yīng)收賬款的確認與收入的確認密切相關(guān)。應(yīng)收賬款賬戶在設(shè)置明細賬進行核算時可以按購入的不同種類貨物和接受勞務(wù)的各個單位來分類。會計人員做賬時，對收進的存款一般確認為應(yīng)收賬款。

企業(yè)持續(xù)經(jīng)營發(fā)生的各種資源耗費需要用收回的應(yīng)收賬款來彌補虧空，而收不回來的壞賬企業(yè)也應(yīng)采取相應(yīng)措施，催收所欠賬款。當(dāng)企業(yè)面臨無法收回所欠賬款的情況時，應(yīng)早做準備，對符合壞賬條件的應(yīng)收賬款按規(guī)定程序報批審核后，將該賬戶轉(zhuǎn)為壞賬損失科目處理。

二、應(yīng)收賬款處理方式的現(xiàn)狀及問題

應(yīng)收賬款管理是企業(yè)一項非常重要的工作，在以往手工方式下，這項工作非常繁雜。通過總結(jié)企業(yè)應(yīng)收賬款管理的流程，能夠使用EXCEL快速、高效的完成工作，大大縮短工作流程，簡化工作步驟。

目前，大部分小微企業(yè)在處理應(yīng)收賬款時還是停留在手工處理階段，數(shù)據(jù)處理復(fù)雜，浪費時間。還有部分企業(yè)購買專業(yè)系統(tǒng)軟件來進行處理，但是購買系統(tǒng)也存在問題，會存在不適合本公司財務(wù)處理的細枝末節(jié)，但是要進行自行開發(fā)也是困難重重：首先，成本高，投入資金大;其次，系統(tǒng)漏洞多，需要請專人維護系統(tǒng)，人力成本高。因此，使用EXCEL來進行應(yīng)收賬款管理，操作簡便，方便管理，而且使用EXCEL能夠根據(jù)公司情況設(shè)置工作表，自行增減項目。但是使用EXCEL處理應(yīng)收賬款，如果基礎(chǔ)表格設(shè)計不正確，必要項沒有設(shè)計錄入，數(shù)據(jù)錄入后沒有進行規(guī)范整理，復(fù)雜計算還是使用原始手段，沒有靈活運用函數(shù)簡化計算，對數(shù)據(jù)沒有進行分析，總結(jié)，那么，對應(yīng)收賬款的處理也沒有幫助。因此要根據(jù)正確流程來處理應(yīng)收賬款。

處理流程圖

三、EXCEL處理應(yīng)收賬款流程

（一）設(shè)計基礎(chǔ)表格

1.客戶基本情況表。根據(jù)企業(yè)應(yīng)收賬款管理需要，建立如表1所示的客戶基本情況表，統(tǒng)計客戶公司的基本信息，再根據(jù)基本情況表來進行設(shè)計后續(xù)的應(yīng)收賬款匯總表，賬齡分析表。如表1所示中，新建一個表格命名為客戶基本情況表，然后在表中新建一個表格，輸入客戶名稱，地址，聯(lián)系人，電話號碼等相關(guān)信息。如果在實際的操作過程中，可以根據(jù)自己公司的情況進行適當(dāng)?shù)脑黾訙p少項，這張表格的資料填寫是否齊全是以后查詢客戶信息的必要條件?？蛻粜畔⒈韺⑴c其他工作表建立關(guān)聯(lián)，減少重復(fù)輸入工作。

表1 客戶基本情況表

2.應(yīng)收賬款匯總表。

應(yīng)收賬款匯總表截圖

在EXCEL工作簿中新建工作表命名為應(yīng)收賬款匯總表，第二行輸入序號、公司名稱、發(fā)票號碼、開票日期、付款期限、到期日期、應(yīng)收賬款金額、已收金額、未收金額、到期提示等項，項目可以自行設(shè)計增減。

3.壞賬準備計提比例表。

表2 壞賬準備計提比例表

建立一張表格，在表頭處輸入標題，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下行距。然后在表格第二行輸入逾期天數(shù)和計提比例，接著像表2那樣依次輸入天數(shù)和計提比例。

4.賬齡分析表。

賬齡分析表截圖

新建工作表命名為賬齡分析表，表名就是賬齡分析表，第二行依次為公司名稱、發(fā)票號碼、到期日期、未收金額、是否到期、過期天數(shù)和壞賬準備。要在建立表格時候注意的是第二和第三行要分析需不需要進行合并。

（二）整理不規(guī)范數(shù)據(jù)

應(yīng)收賬款匯總表中的數(shù)據(jù)是根據(jù)公司交易所發(fā)生的賒銷記錄進行填寫的。在操作過程中需要注意的是單元格格式的設(shè)置，像開票日期和到期日期這些都是需要設(shè)置日期格式的，因為到期日期=開票日期+付款期限，所以要正確設(shè)置單元格格式。選中目標單元格，對單元格格式進行修改，把格式改為“日期”。付款期限加上開票日期就是到期日期，對計算到期日期很關(guān)鍵，且付款期限作為天數(shù)，把它設(shè)置為大于0的整數(shù)。因此，根據(jù)這些需求，我們在設(shè)置付款期限時可以設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。具體操作為：先選中付款期限這一列，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“數(shù)據(jù)有效性”，有效性條件為允許“整數(shù)”，數(shù)據(jù)“大于”，最小值為“0”。在此基礎(chǔ)上還可以設(shè)置出錯警告，在輸入不符合條件的數(shù)據(jù)時，會彈出提示信息“請輸入大于0的整數(shù)”。設(shè)置數(shù)據(jù)有效性給在未來操作時對輸入正確的付款期限數(shù)值提供了保障，在出錯時能夠及時發(fā)現(xiàn)，大大降低了手工輸入錯誤的概率。應(yīng)收賬款金額和已收金額都是手工輸入的，但是未收金額是需自行計算，只要設(shè)置一個公式就可以完成計算，即未收金額=應(yīng)收賬款金額-已收金額。

賬齡分析表中的數(shù)據(jù)大部分可以引用之前應(yīng)收賬款匯總表中的數(shù)據(jù)，公司名稱、發(fā)票號碼、到期日期和未收金額都在應(yīng)收賬款匯總表中出現(xiàn)過，對數(shù)據(jù)進行引用，減少重復(fù)輸入，減輕工作。公司名稱=應(yīng)收賬款匯總表D20，D20是在應(yīng)收賬款匯總表中的單元格地址。

僅僅把數(shù)據(jù)填寫到EXCEL表格中還不行，要對數(shù)據(jù)進行規(guī)范整理。適當(dāng)美化及刪除不需要的行列。擁有規(guī)范的應(yīng)收賬款匯總表對之后的數(shù)據(jù)提取和數(shù)據(jù)的分析都有著至關(guān)重要的作用?？梢酝ㄟ^“排序和篩選”，選擇“自定義排序”，對公司名稱進行升序排序。整理出信息不全的行列，進行完善。還可以套用EXCEL中的表格樣式，進行適當(dāng)調(diào)整，可以讓表格更加美觀。選中表格數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“套用表格格式”，選擇美觀的表格樣式，然后再對行列進行適當(dāng)調(diào)整。

（三）使用EXCEL函數(shù)計算指標

Excel中為我們提供了很多內(nèi)置函數(shù)，在應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)計算時發(fā)揮至關(guān)重要的作用，減輕了計算壓力。

1.IF函數(shù)在Excel中使用頻率較高，它可以對值和目標值進行邏輯比較。IF函數(shù)內(nèi)容符合條件，則執(zhí)行某些操作，否則就執(zhí)行其他操作。在使用IF函數(shù)時往往會使用嵌套（嵌套是指一個公式中一起加入多個函數(shù)）。TODAY函數(shù)是返回系統(tǒng)當(dāng)前日期的函數(shù)。

“是否到期”的判定可以使用if函數(shù)嵌套一個today函數(shù)來確定。具體公式為=IF（$D5>TODAY（），“否”，“是”），如果到日期大于系統(tǒng)確定的當(dāng)前日期，那么函數(shù)會返回“否”，如果小于則返回“是”。需要注意的是絕對引用，在公式自動填充過程中，可能會出現(xiàn)問題，所以通過絕對引用把列進行固定。

2.在計算應(yīng)收賬款的過期天數(shù)即賬齡時，就可以充分利用AND函數(shù)。AND函數(shù)可以對多個條件進行判斷。

應(yīng)收賬款的過期天數(shù)與之后計算壞賬準備金額有關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)日期減去到期日期如果小于0，把未收金額填寫到“未逾期”，否則顯示空值。如果系統(tǒng)日期減去減去到期日期大于0或者小于30，把金額填寫到“30”單元格下，其他三種過期天數(shù)情況也是類似填寫。G5= =IF（TODAY（）-D5<0，E5，""），H5=IF（AND（TODAY（）-D5>0，TODAY（）-D5<30），E5，""），I5=IF（AND（TODAY（）-D5>30，N5< 60），E5，""），J5=IF（AND（TODAY（）-D5>60，TODAY（）-D5<90），E5，""），K5=IF（（TODAY（）-D5）>90，E5，""）。公式填寫之后可以使用自動填充功能，把表格填充好。

3.利用VLOOKUP函數(shù)使賬齡分析表與之前設(shè)置的壞賬準備計提比例表掛鉤，這樣就可以壞賬準備計提比例表中自動讀取的賬期數(shù)據(jù)。VLOOKUP函數(shù)的功能是，搜索首列滿足條件的元素，返回單元格的值取決于你col_index_num輸入的數(shù)字，輸入1時，返回 table_array第一列的數(shù)值，值為2時，返回table_array第二列的數(shù)值，以此類推。

壞賬準備計算公式為L5=I5*VLOOKUP（I4，壞賬準備計提比例！$A$2：$B$7，2），用賬齡分析表中的未收金額乘以壞賬計提比例，壞賬計提比例通過VLOOKUP函數(shù)在壞賬準備計提比例表中查找。在使用VLOOKUP函數(shù)時要注意需要查找的數(shù)值位于查找區(qū)域表格中第幾列。

（四）數(shù)據(jù)分析

數(shù)據(jù)分析在應(yīng)收賬款管理過程中占據(jù)很重要的作用，可以給公司經(jīng)營者提供制定決策有關(guān)數(shù)據(jù)，能夠讓經(jīng)營者制定合理的措施以降低經(jīng)營風(fēng)險。

1.創(chuàng)建餅圖。①打開應(yīng)收賬款匯總表，按照公司名稱對應(yīng)收賬款金額進行求和項分類匯總。②Fn+F5定位，對可見單元格進行定位，選中匯總項進行復(fù)制，粘貼到空白處。③選中粘貼后的表格，插入餅圖，設(shè)置數(shù)據(jù)標簽格式，把標簽選項中類別名稱打勾。

從餅圖截圖可以看出C公司應(yīng)收賬款金額占所有客戶應(yīng)收賬款總額比重最大，D公司占比最小，只有5000。通過餅圖，我們可以直觀明了的看到各公司所占比重，針對C公司占比最大的情形，要多關(guān)注C公司應(yīng)收賬款回收情況，掌握C公司的詳細客戶信息，對其的償債能力營運能力和盈利能力也要進行了解，及時制定保障機制，減少因壞賬導(dǎo)致的損失。對于D公司這樣的情況，可以不用進行重點監(jiān)督。

餅圖截圖

2.插入數(shù)據(jù)透視表。數(shù)據(jù)透視表是集合了數(shù)據(jù)排序，篩選分類匯總等常用數(shù)據(jù)分析方法的優(yōu)點，可以從不同角度去分析數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表通過字段在不同位置的放置，能夠得到不同類型的報表。此外，數(shù)據(jù)透視表也能夠解決EXCEL公式計算速度上遇到的瓶頸。對賬齡建立數(shù)據(jù)透視表，可以一目了然的看到哪個公司賬齡最長，需要引起重視。①選中數(shù)據(jù)區(qū)域，插入“數(shù)據(jù)透視表”，放置到新工作表中。②在“選項”中可以啟用經(jīng)典數(shù)據(jù)透視表布局，這樣可以把字段在網(wǎng)格中進行拖動，方便操作。③把“公司名稱”、“發(fā)票號碼”字段放到行標簽中，右擊“公司名稱”，取消分類匯總公司名稱。把“過期天數(shù)”設(shè)置為列標簽，右擊“過期天數(shù)”，單擊“創(chuàng)建組”，建立0～90的組合，步長為30。把“未收金額”放入數(shù)值區(qū)域，作為求和項。④套用表格格式，調(diào)整表格。

數(shù)據(jù)透視表截圖

如數(shù)據(jù)透視表截圖所示，我們能夠清楚看到各個公司的賬齡和未收金額，在此基礎(chǔ)上還可以增加一個字段，就是每個公司未收金額的占比。從表中，不難發(fā)現(xiàn)31～60天中的未收金額最多，>91天的次之。因此，該公司要加強對長期應(yīng)收賬款的管理，防止出現(xiàn)壞賬。

四、總結(jié)

EXCEL對管理應(yīng)收賬款帶來便利，利用EXCEL在對大型數(shù)據(jù)處理中所起的作用是不言而喻的。EXCEL的分類匯總功能可以快速地對多級同類數(shù)據(jù)進行分類統(tǒng)計，數(shù)據(jù)量多時，用手工方法統(tǒng)計需要花費大量時間，甚至可能出現(xiàn)錯誤，運用分類匯總功能可以得到準確的計算結(jié)果。EXCEL函數(shù)可以進行各種復(fù)雜的數(shù)學(xué)運算和邏輯運算，運用EXCEL函數(shù)可以使繁瑣的工作變得簡單，大大提高了工作效率。如果只利用工作表的簡單功能，編制類似賬齡分析表表格也需要耗費大量時間，利用數(shù)據(jù)透視表功能，可以快速而準確地獲得了想要的表格。數(shù)據(jù)透視表具有的透視和篩選能力使它的數(shù)據(jù)分析能力極為強大。EXCEL中的圖表功能也能夠直觀有效的看到分析結(jié)果。EXCEL在應(yīng)收賬款管理中將會發(fā)揮越來越重要的作用。

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作者簡介：葉景（1995-），女，漢族，浙江金華人，就讀于寧波大紅鷹學(xué)院，財務(wù)管理專業(yè)，研究方向：財務(wù)信息化。