趙魯敏陳成峰

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新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探析

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【摘 要】本文通過對檔案管理工作進行規(guī)范化的意義和管理中存在的缺陷進行分析，來闡述如何加強新形式下檔案管理工作的規(guī)范化。

【關鍵詞】新形式 檔案管理工作 意義 缺陷 規(guī)范化

一、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化的意義

（一）完善自身內部管理的必然需求

檔案管理是企事業(yè)單位管理中的重要環(huán)節(jié)，它體現(xiàn)了企事業(yè)單位的發(fā)展歷程。檔案管理主要是在企事業(yè)的發(fā)展中，對其單位的決策，員工的基本狀況和單位發(fā)展中遇到的問題等進行記錄，總結和歸納，記錄了企業(yè)發(fā)展的軌道。主要目的在于為企業(yè)的發(fā)展提供有力的資源支持，使企業(yè)發(fā)展中能夠順利通暢。

（二）規(guī)范化的檔案管理能夠促進單位的長期發(fā)展

管理是企事業(yè)單位進行發(fā)展的必要條件，而檔案管理是企事業(yè)管理的重要組成部分。單位要對其發(fā)展的歷程，基本資料等進行整理和重溫，然后總結出單位發(fā)展的歷史經驗，摒棄不利的因素，吸取好的辦法，為單位未來的發(fā)展提供有力的支持。每個單位的發(fā)展都會面臨著困難和挫折，而檔案可以把這些問題記錄在冊，單位領導者可以根據(jù)以往的經驗作為判斷參考，避免不必要的彎路出現(xiàn)，從而影響企事業(yè)單位的長足發(fā)展。

二、當前檔案管理工作規(guī)范化中存在的缺陷

（一）檔案管理方式落后，缺乏現(xiàn)代科學技術做指導

由于傳統(tǒng)的單位檔案管理思想陳舊，仍然利用落后的管理方式進行檔案的管理，主要以人工操作為主。這種管理方式需要很多工作人員進行同時工作，或者通過加大工作人員的工作量的方式來完成。在這種傳統(tǒng)的管理方式下，沒有統(tǒng)一的檔案管理標準，工作人員的管理工作具有隨意性，加大了檔案查找的難度，同時，也會出現(xiàn)檔案資料丟失的情況。

（二）沒有健全的檔案管理體系

現(xiàn)階段，很多企事業(yè)單位已經在對企業(yè)管理體制進行完善和整改，在經營和管理方面已經有了很大的改善。但是，由于單位領導對單位檔案管理的重視程度不夠，在檔案管理方面的改革，沒有得到有效的調整，致使當前單位內部檔案管理體系不健全，沒有一個系統(tǒng)的，科學的檔案管理體制，使檔案管理工作存在著很多漏洞，更不能達到信息化和規(guī)范化管理限制了檔案管理工作的高效率發(fā)展，在一定程度上阻礙了企事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）檔案管理人員的綜合素質水平較低

在很多人看來，檔案管理工作是一項很簡單的工作，沒有什么技術含量，只是對一些相關資料的整理和歸檔，對工作人員自身的專業(yè)化素質要求不高。這種認識沒有真正地認識到檔案管理工作的重要性，給檔案管理工作的有效進行帶來了一定的阻力，會嚴重影響企事業(yè)單位的健康發(fā)展。在目前的檔案管理工作中，很多工作人員都是沒有經過專業(yè)培訓的，也不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學生，大部分都是半路出家的企業(yè)內部人員，年齡偏大，使檔案管理仍然延襲陳舊觀念，人工管理，檔案資料的填寫和整理不規(guī)范?？茖W化，信息化檔案管理意識薄弱，沒有專業(yè)的知識理論和科學的管理技術做指導，使單位內部的檔案資料丟失，不完整，管理混亂，嚴重影響了檔案資料的后續(xù)使用。

三、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化的對策

（一）提高重視程度，加大科學技術投入，實現(xiàn)信息化管理

企事業(yè)單位的領導者應當提高對檔案管理的重視程度，轉變傳統(tǒng)的思想觀念，充分認識到在企業(yè)管理和發(fā)展中檔案管理發(fā)揮的作用，提高自身的意識，加大檔案管理中現(xiàn)代設備和科學技術的投入，使其適應新形勢下檔案管理規(guī)范化的發(fā)展要求。在當前的檔案管理中，隨著工作量的增加，管理難度也相應增大，使工作人員也來越疲于應付。因此，企事業(yè)單位要利用科學的手段，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用現(xiàn)代化的管理方式進行資料的管理，歸納和總結。建立自動的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，防止檔案數(shù)據(jù)的丟失，避免檔案混亂現(xiàn)象的出現(xiàn)，為后續(xù)的檔案查找和提供便利的條件，從而提高檔案管理工作的效率。

（二）健全規(guī)范化檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度，是目前檔案管理中的重要工作內容。建立一套完整的檔案管理體系，設立統(tǒng)一的管理規(guī)范標準和辦法，使檔案管理工作有制度可依。檔案管理人員必須按照檔案管理制度進行統(tǒng)一規(guī)范化管理，包括基本資料的輸入，查找，整理和歸檔，都必須按照標準的格式進行填寫，并及時補充，保證資料的完整性，做好資料的分類管理。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作終究是要靠人來完成，工作人員必須改變傳統(tǒng)的檔案管理意識，對專業(yè)知識和科學技術能力進行學習和提高，不斷完善自身，才符合新形勢下檔案管理人員的需要。企事業(yè)單位必須加大專業(yè)人才的引進和自身員工專業(yè)知識和技能的培訓，提高工作人員的整體素質，為單位的現(xiàn)代化發(fā)展提供有利條件。

四、結語

總而言之，在企事業(yè)整體的發(fā)展中，檔案規(guī)范化管理的作用不容忽視，占據(jù)著重要的地位。所以，在新形勢下，為了提高企事業(yè)單位的工作效率，加快發(fā)展的步伐，必須對單位內部的檔案管理體制進行改革和調整，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，利用科學化，信息化的手段進行檔案管理，提高工作效率，更好地為企事業(yè)的發(fā)展而服務。

參考文獻：

［1］李力旺．淺談我國事業(yè)單位檔案管理工作的對企業(yè)發(fā)展的重要性［J］．浙江技術學院，2011（11）．

［2］汪蘇瀧．如何提高檔案管理工作水平［J］．西安科技學院，2013（12）．

作者單位：（1.山東省菏澤市曹縣韓集鎮(zhèn)政府社會事業(yè)服務中心；2.山東省菏澤市曹縣魏灣鎮(zhèn)人民政府）