趙利琴
摘要:高校內(nèi)部物資設(shè)備采購審計是高校內(nèi)部審計監(jiān)督工作的重要職責(zé)之一,近年來,國家對高校資金投入大幅增加,高校規(guī)模不斷擴大,高校教學(xué)、行政、建設(shè)等方面物資設(shè)備采購需求迅速增加,在采購中出現(xiàn)的問題也越來越多,如何做好高校內(nèi)部物資設(shè)備采購審計工作是保證物資設(shè)備采購管理工作規(guī)范、高效、廉潔運行,提高資金使用效益,完善物資設(shè)備采購管理監(jiān)督機制的重要保障。
關(guān)鍵詞:高校;物資設(shè)備;采購;審計
中圖分類號:F239.45 文獻識別碼:A 文章編號:1001-828X(2016)024-000-02
近年來,國家對高校資金投入大幅增加,高校規(guī)模不斷擴大,高校教學(xué)、行政、建設(shè)等方面物資設(shè)備采購需求迅速增加。物資設(shè)備采購的流程一般包括立項和招標(biāo)文件制定,招標(biāo)、投標(biāo)、定標(biāo)過程,合同簽訂,供貨驗收、支付貨款等環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)都有各自特定的程序,如果其中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,將會導(dǎo)致采購工作的低效率,或者造成違法違規(guī)問題的出現(xiàn),使得學(xué)校的利益受到損失。因此,高校內(nèi)部物資設(shè)備采購審計,應(yīng)根據(jù)采購各環(huán)節(jié)的不同特點,采購的合法性、合規(guī)性以及內(nèi)容有所側(cè)重,重點做好事前、事中、事后三個環(huán)節(jié)審計。
一、做好三個環(huán)節(jié)審計重點內(nèi)容
1.事前重點做好物資設(shè)備采購立項審計及招標(biāo)文件審計
物資設(shè)備采購立項審計。物資設(shè)備采購立項是實施采購的招標(biāo)的前提條件,一般包含申報立項、專家評審論證和采購決策等階段,采購立項審計內(nèi)容圍繞這幾個階段展開,審計內(nèi)容包括:立項的手續(xù)是否符合規(guī)定;材料是否齊全;是否組織專家組進行了可行性評審;專家組的評審是否依據(jù)學(xué)校的有關(guān)規(guī)定和學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)科研、實驗室建設(shè)的需要及經(jīng)費情況分輕重緩急進行的;對于大型儀器設(shè)備是否進行了充分的市場和用戶調(diào)研,對儀器設(shè)備的性能、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、售后服務(wù)等是否進行了認(rèn)真的論證等;采購資金是否到位。
招標(biāo)文件審計。招標(biāo)文件是采購招標(biāo)工作的重要依據(jù),對招標(biāo)的結(jié)果會產(chǎn)生重大影響,招標(biāo)文件審計主要圍繞投標(biāo)報名資質(zhì)要求、招標(biāo)文件條款、預(yù)算控制價等內(nèi)容展開,審計內(nèi)容包括:審查投標(biāo)報名資格要求是否合理。是否設(shè)立了不合理的資格條件限制潛在投標(biāo)人或者明顯傾向個別投標(biāo)人,是否以專有技術(shù)、專利產(chǎn)品、特定品牌等傾向性內(nèi)容和技術(shù)規(guī)格有利于個別投標(biāo)人。審查招標(biāo)文件的條款內(nèi)容是否完整、合規(guī)。是否對投標(biāo)文件編制要求和投標(biāo)保證金交納方式、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間及地點等予以明確;招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格要求和數(shù)量(包括附件、圖紙等)是否滿足需要;交貨和提供服務(wù)的時間是否合理;投標(biāo)報價、評標(biāo)方法、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和廢標(biāo)條款是否公平、可行、先進合理。審查招標(biāo)采購的預(yù)算控制價是否合理。審查采購物資數(shù)量、價格、人工耗費、安裝費、各項其他費用及稅金等是否合理。
2.事中重點做好投標(biāo)文件審計、評定標(biāo)審計及采購合同審計
投標(biāo)文件審計。投標(biāo)文件是投標(biāo)人對招標(biāo)文件的響應(yīng),中標(biāo)人的投標(biāo)文件是簽訂采購合同的重要依據(jù),審計內(nèi)容包括:審查投標(biāo)人是否具備學(xué)校采購項目所需的資質(zhì)(資格),是否具備招標(biāo)文件中列舉的要求。審查中標(biāo)單位投標(biāo)文件是否完全響應(yīng)招標(biāo)文件的要求。
評、定標(biāo)審計。評、定標(biāo)是確定招標(biāo)工作的結(jié)果的重要保障,審計主要圍繞評標(biāo)小組的組成、評標(biāo)的客觀、定標(biāo)的有效等內(nèi)容展開,審計內(nèi)容包括:審查評標(biāo)小組成員產(chǎn)生及組成是否符合規(guī)定,評標(biāo)委員會是否由招標(biāo)人的代表和技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成,評標(biāo)專家是否按規(guī)定抽取,與投標(biāo)人有利害關(guān)系的人員是否按規(guī)定回避。審查評標(biāo)專家是否都是依據(jù)招標(biāo)文件和評分細則獨立地對潛在投標(biāo)人的投標(biāo)文件進行客觀、公正、公平的打分,是否符合低成本高效益原則。審查評標(biāo)專家出具評標(biāo)報告內(nèi)容科學(xué)、完整、合理性。
采購合同審計。采購合同是高校與供貨商履行采購行為的重要依據(jù),審計主要圍繞合同的合法合規(guī)、條款和內(nèi)容的完整規(guī)范等展開,審計內(nèi)容包括:審查采購合同的合法性、合規(guī)性。主要審查采購合同的簽訂是否符合學(xué)校采購預(yù)算、采購計劃的要求,合同的主要條款是否符合招標(biāo)文件的要求等。審查采購合同條款和內(nèi)容是否完整、明確、意思表達是否清楚準(zhǔn)確,經(jīng)濟合同是否合法、合規(guī);是否根據(jù)招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件簽訂;合同條款是否完整,文字表述是否嚴(yán)密;合同文本是否規(guī)范。
3.事后重點做好采購驗收審計及采購付款審計
采購驗收審計。采購驗收是對合同履行的重要步驟,是整個采購結(jié)果的顯現(xiàn),審計內(nèi)容包括:審查采購物資設(shè)備的驗收是否由專業(yè)人員來進行,驗收記錄、驗收報告是否齊全、完整等;重大采購項目是否委托國家認(rèn)可的專業(yè)檢測機構(gòu)辦理驗收事項,驗收方成員是否在驗收書上簽字。采購部門是否嚴(yán)格按計劃要求的品種、數(shù)量、質(zhì)量、時間等按期完成,有無購入設(shè)備品種、規(guī)格、技術(shù)性能等指標(biāo)與招標(biāo)要求與合同不符的情況等;計劃有無變更,如果變更是否嚴(yán)格按規(guī)定的程序進行等。
采購付款審計。采購付款是履行合同重要內(nèi)容之一,審計內(nèi)容包括:審查支付款項是否符合采購合同所約定的條件(需要安裝、施工的設(shè)備還應(yīng)審查是否符合招標(biāo)文件及合同的要求)。審查結(jié)算時是否扣除了預(yù)付款,是否預(yù)留了質(zhì)量保證金,有無提前支付的情況。
二、抓好三個環(huán)節(jié)的審計時間節(jié)點
1.事前物資設(shè)備采購立項審計及招標(biāo)文件審計時間節(jié)點
要求采購牽頭部門于擬計劃發(fā)布招標(biāo)公告前5日將送審材料報送審計處審計,審計處在收到資料3個工作日內(nèi)提出審計意見。根據(jù)審計意見,物資設(shè)備采購小組對招標(biāo)文件進行完善,開展招投標(biāo)工作,并將招標(biāo)文件送審計處備案。
2. 事中投標(biāo)文件審計、評定標(biāo)審計及采購合同審計時間節(jié)點
開標(biāo)結(jié)束2日內(nèi),采購牽頭部門將招投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、擬簽訂的經(jīng)濟合同等材料報送審計處,審計處在3至5個工作日內(nèi)提出審計意見。根據(jù)審計意見,物資設(shè)備采購小組對采購合同進行完善,按照學(xué)校合同管理規(guī)定,簽訂正式合同,并將正式合同送審計處備案。
3.事后采購驗收審計及采購付款審計時間節(jié)點
要求采購牽頭部門于采購項目驗收合格5日內(nèi)將簽訂的經(jīng)濟合同、物資設(shè)備驗收報告、入庫清單等材料報送到審計處,審計處在3個工作日內(nèi)提出審計意見。根據(jù)審計意見,財務(wù)部門依照學(xué)校財務(wù)報銷審批程序辦理支付手續(xù)。未經(jīng)審計,財務(wù)部門不得辦理報銷。
三、嚴(yán)格三個環(huán)節(jié)審計資料的提供
1.事前物資設(shè)備采購立項審計及招標(biāo)文件審計提供的資料
主要包括:主管校領(lǐng)導(dǎo)審批的采購計劃申請報告;物資設(shè)備采購立項相關(guān)資料;預(yù)算控制價及可行性論證報告(含電子版);經(jīng)相關(guān)部門會簽的招標(biāo)文件初稿;其他需要提供的資料。
2.事中投標(biāo)文件審計、評定標(biāo)審計及采購合同審計提供的資料
主要包括:主管校領(lǐng)導(dǎo)審批的采購、評標(biāo)等小組成員名單及代表分工;招標(biāo)文件正本(含電子版);供應(yīng)商的資格審查及考察資料;投標(biāo)文件、答疑紀(jì)要、會審紀(jì)要等(含電子版);評標(biāo)專家的評標(biāo)報告;擬簽訂的合同(含電子版);其他需要提供的資料。
3.事后采購驗收審計及采購付款審計提供的資料
主要包括:簽訂的采購合同;物資設(shè)備采購驗收報告、入庫清單;物資設(shè)備項目安裝竣工驗收單(需要安裝、施工的物資設(shè)備);供貨單位提供的發(fā)票等其他需要提供的材料。
通過對上述三個環(huán)節(jié)內(nèi)容的審計監(jiān)督,不僅能有效控制物資設(shè)備采購的風(fēng)險,進一步加強單位內(nèi)部控制,規(guī)范采購行為,提高有限經(jīng)費的使用效率,而且也有效保護干部,促進黨風(fēng)廉政建設(shè)。