劉小婷

摘 要：檔案管理，是指對檔案實體以及信息進行管理的過程。在檔案管理中，檔案資源整合是非常關(guān)鍵的一步，是整個檔案管理的核心基礎(chǔ)。除了需要對各級檔案機構(gòu)進行資源的合并外，還要及時的更新、整理與組合。通過以上的工作，使檔案機構(gòu)和檔案資源的內(nèi)部結(jié)構(gòu)能夠達到最大的優(yōu)化。而信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)的研究方向及服務(wù)內(nèi)容之一，就是為有關(guān)信息管理的工作進行系統(tǒng)的分析及實施信息化管理。本文主要從信息化在檔案管理中的應(yīng)用入手，分析信息化在檔案資源整合中起到的作用，并探討其信息化建設(shè)過程中所存在的問題以及相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案資源整合；作用

一、信息化在檔案資源整合中起到的作用

“信息化”對于我們來說并不陌生。從各大新聞網(wǎng)站以及電視媒體的報道中，我們都能看到它的身影。由此可見，“信息化”這個概念的使用頻率之高，范圍之廣。目前，我們已經(jīng)進入到了信息化的時代。在檔案資源整合中，信息化也提供了非常大的幫助。檔案資源整合是很多企業(yè)在人事資源管理方面較為頭疼的一個問題，而信息化在檔案資源整合中起到的作用，在很大程度上為各個企業(yè)提供了方便。

1.提高工作效率

眾所周知，檔案資源整合是一件非常繁瑣的工作。由于信息量的龐大，分類的復(fù)雜，使得很多企業(yè)在資源整合過程中浪費了大量的時間。在信息化管理出現(xiàn)以前，人們只能將所有的檔案資源靠人力一一進行區(qū)分和管理。而通過對信息化的運用，使得檔案資源整合的工作效率有了較大的提高。只需要將單個的信息通過電腦錄入到相關(guān)的工作系統(tǒng)里，再通過一系列的代碼及程序，將錄入的信息進行有效的排列、分類及整理。這也是信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)的主要研究內(nèi)容之一。并且在該系統(tǒng)內(nèi)，能夠通過搜索進行資源的快速查找和定位，大大的節(jié)省了調(diào)出資源的時間。

2.節(jié)約工作成本

電子化的管理為檔案資源整合節(jié)約了極大的工作成本。在實現(xiàn)信息化管理前，檔案資源管理基本處于人工紙質(zhì)記載的階段。需要大量的人工，將信息記錄在紙上，進行資源的整合和保管，這在成本上也是一筆不小的消耗。通過信息化在檔案資源整合中的運用，節(jié)省了紙質(zhì)的成本輸出，并在很大程度上節(jié)省了人力資源。僅需要一臺電腦便能將信息快速的整合管理。其在節(jié)約工作成本上的作用是不可忽視的。

3.資源易于管理與保存

電子版管理更為簡便。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理不同，信息化使資源有了電子版，隨時可以上傳到云端進行備份等。這就完美的解決了異地調(diào)取檔案的難度，使檔案資源整合更加的方便和快捷，使檔案資源更加易于管理和保存。

二、檔案的信息化建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)主要包括以下三個方面。

1.相關(guān)軟件的開發(fā)

檔案資源整合達到信息化的前提是，相關(guān)的信息管理軟件的開發(fā)。在如今信息化的大前提下，需要對檔案資源進行前端控制并建立相關(guān)的安全保障系統(tǒng)。

2.信息的收集

信息的收集是一個漫長的過程。要想增大數(shù)據(jù)庫，就需要擴大信息收集的范圍。不僅要收集一些機關(guān)部門的檔案還要對其他機構(gòu)的檔案信息進行收集，此外也要向個人收集。只有擴大了信息收集的范圍，才能不斷的擴充檔案資源，使其更具有可信度和可利用度。

3.檔案資源的運用

檔案資源整合與管理的最終，是達到檔案資源的有效運用。我們通過對檔案資源的搜集、分類、整理與保存，都是為了能夠為相關(guān)部門或個人提供相應(yīng)的幫助。通過對大量信息的搜集及整理，使其能夠被檢索和調(diào)用，達到檔案資源的有效利用。

三、檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

1.人才的培養(yǎng)

人才的培養(yǎng)一直是檔案資源整合工作中的重點。人才為第一生產(chǎn)力，只有保障了相關(guān)方面的專業(yè)人才，才能讓工作更快更好的有效開展。在工作過程中，要切實的注重相關(guān)人才的培養(yǎng)。因為檔案資源整合是一項及其復(fù)雜的工作，需要用到計算機方面的人才以及資源管理方面的相關(guān)人才。因此，在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，要加大人才的培養(yǎng)力度，積極引進人才，挖掘人才，給其較好的成長空間和工作氛圍。

2.地方實施過程中的存在的問題

上行下效指的是上面的人怎么做，下面的人跟著效仿。但是在實際工作過程中，由于地域的差異性以及經(jīng)濟發(fā)展程度的不同，使地方在效仿上級的工作中，往往會出現(xiàn)很多問題。因此，信息化建設(shè)仍然存在著很多現(xiàn)實的問題。在工作開展過程中，需要根據(jù)當(dāng)?shù)氐木唧w情況，進行試點推廣，切記盲目的進行大范圍的適用，以減少不必要的成本損失。例如，先在一個地方進行試驗，購買相關(guān)的設(shè)備。當(dāng)取得較好的成果的時候，再根據(jù)具體的情況推廣到其他適用點。以此來減少經(jīng)濟上的損失和人力資源的浪費。

3.信息的有效處理

檔案資源整合的信息化固然為工作的開展提供了很大的便捷。但是，信息的有效處理仍然是檔案資源整合信息化建設(shè)過程中不可避免的一個難題。因為數(shù)據(jù)庫較大，信息較多，分類較雜，使得在檢索過程中會搜集出很多的相關(guān)信息。而在這些被檢索出的信息中，只有極少數(shù)部分是有用的，大部分都是一些沒有太多利用價值的信息。因此，如何在工作中有效的規(guī)避無用信息，也是檔案資源整合信息化建設(shè)過程中的重點。因此，在信息的處理過程中，不僅要進行分類，還要對信息的重要性有所鑒別。例如，對于文書類的信息優(yōu)先建設(shè)，以滿足大部分機關(guān)及個人的需求。使得其在搜索過程中能夠有效的節(jié)省時間。然后再依據(jù)其他的分類信息，進行相關(guān)關(guān)鍵詞方面的強化，突出其重要信息。

總而言之，信息化在檔案信整合建設(shè)過程中扮演著重要的角色，是當(dāng)今檔案信息管理不可缺少的技術(shù)手段。通過在檔案資源整合過程中對信息化的運用，有效的提高了檔案信息管理的工作效率，極大的節(jié)省了工作中的成本。此外，也對許多部門以及個人的工作提供了很大的便利。但是在檔案資源整合的信息化建設(shè)過程中，仍然存在著一些問題需要去優(yōu)化，因此，要加快檔案信息化管理的進程，需要積極的培養(yǎng)相關(guān)的人才，使得檔案信息的資源能夠得到充分、快捷的運用，從而能夠促進整個檔案管理的發(fā)展。

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