孟慶梅

礦業(yè)集團的物資采購內部控制策略

孟慶梅

摘要：礦業(yè)集團在我國經濟發(fā)展中占有重要的地位，礦業(yè)集團的發(fā)展有賴于其內部的協(xié)調健康發(fā)展，物資采購對于每一個集團來說都是必要的，對于礦業(yè)集團來說也不例外，只有采取有效的內部控制策略和方法，才能加強對采購物資過程的監(jiān)督與管理，只有加強礦業(yè)集團的內部控制的能力，加強控制管理的功能，才能規(guī)范其物資采購的整個過程，使其向標準化方向過渡，對于實現(xiàn)礦業(yè)集團的內部控制有著至關重要的作用，促進礦業(yè)集團資金利用率的提高，同時促進采購質量的提高。

關鍵詞：礦業(yè)集團；物資采購；內部控制

引言

一、物資采購的內部控制制度的重要性

公司的正常運營都是離不開其內部的控制的，因此每個企業(yè)都要有相應的內部控制制度，加強對物資采購過程的控制，因此，完善的內部控制制度對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。

著眼于我國的礦業(yè)集團的發(fā)展，礦業(yè)集團主要經營的是煤礦開采的業(yè)務，以及一些其他的業(yè)務，由于礦業(yè)集團有其特殊性，它需要很多物資以及設備的支持，礦業(yè)集團只有及時地、定期地補充物資才能保證礦業(yè)集團的正常運作，然而這些物資的采購往往都是金額巨大，關系著整個礦業(yè)集團的資金問題，因此，物資采購的責任就比一般其他公司要大很多，物資的質量以及成本等等都關系重大，由于金額數(shù)量大，所以要加強礦業(yè)集團物資采購的監(jiān)督與控制，以防有人渾水摸魚、徇私舞弊，這對于集團的資金安全有著重要的意義。因此，物資采購的內部控制制度的重要性可見一斑。

二、礦業(yè)集團物資采購的內部控制的現(xiàn)狀

（一）物資采購的流程

1.初步階段。初步階段就是一個計劃的階段，礦業(yè)集團的采購部門通常按照不同的時間標準，比如年、月等來進行物資采購，采購的物資一般都是各個單位以及部門所需要的，他們產生了需求之后，由相關的編制部門對其需求做一個采購計劃，這個采購計劃是礦業(yè)集團物資采購的第一步，這個階段工作的好壞直接影響著后面工作的開展。

2.中間階段。中間階段就是一個層層審批的階段，在初步階段做好計劃之后是需要一級級審批才能奏效的，上層的領導會根據(jù)采購的計劃進行查驗、審批，然后以招標、投標、報價、中標等過程形式來確定采購計劃的實施，保證物資采購。

3.最后階段。通過招標、投標以及中標等環(huán)節(jié)會有中標的企業(yè)，接下來只需要對其提供的物資進行檢驗，檢查設備的型號，以及貨物的具體數(shù)量，同時還要對物資的質量進行檢查，當所有的物資的情況都與合同相同時，然后驗收、付款、入庫。

（二）礦業(yè)集團管理物資采購的問題

1.消耗管理。礦業(yè)集團通過層層審批、選標最終購回物資，其采購物資的實際消耗卻沒有得到相應有效地管理，相關的部門對實際消耗沒有做實際的統(tǒng)計，常常都是通過主觀經驗、甚至是主觀感覺進行猜測與控制的，缺乏實際動手盤點的精神，沒有對物資進行一一審核，很多礦業(yè)集團都存在物資積壓的狀況，這種情況直接導致了物資采購審批環(huán)節(jié)的主體地位的喪失，物資得不到妥善的管理，物資消耗得不到及時的補充，使礦業(yè)集團的資源白白地浪費了。

2.價格問題。物資采購中最重要的一個就是物資的價格問題，如今市場經濟的大背景下，行業(yè)中企業(yè)之間的競爭是十分激烈的，而且一件物資的價格會因時因地發(fā)生變化，多變的價格給礦業(yè)集團管理層的采購物資的價格的定價帶來了很大的困難。管理層決策的難度使其做出的決策不是特別完整，不完整的采購信息給物資采購同樣帶來了難度，導致在訂貨的時候難以做到不同物資相互之間的對比，從而不能達到花費少、質量高的效果。

孟子說過“人之所不學而能者，其良能也；所不慮而知者，其良知也。孩提之童無不知愛其親者，及其長也，無不知敬其兄也”。[3]

3.意識薄弱。在礦業(yè)集團普遍存在著物資采購的意識薄弱的情況，采購計劃往往做得不夠深入、不夠具體，物資采購的管理更是松懈至極，有著很強的隨意性，相關工作人員不根據(jù)實際情況進行采購，而往往是根據(jù)的自己的主觀經驗，對于物資采購的重要性沒有深刻地認識，這直接影響了其生產和運營，制約著礦業(yè)集團對物資采購的管理水平。相關工作人員在采購的過程中，把集團的利益放在一邊，不貨比三家，甚至有由于受賄而選擇合作商的情況，這些都是因為工作人員沒有強烈的物資采購意識所造成的。

三、加強礦業(yè)集團物資采購內部控制的策略

（一）規(guī)范制度、加強管理

在物資采購的過程中尤其要重視所要采購的物資的價格，礦業(yè)集團內部應該建立起專門進行采購物資的部門，通過部門的建設加強對礦業(yè)集團內部物資采購的管理與審核，在部門需求的情況下制定出合理的采購計劃，在此基礎上嚴格地按照計劃進行采購。礦業(yè)集團還要加強對物資采購的權限的管理，明確規(guī)定相應的采購程序，以達到統(tǒng)一的采購標準，保證統(tǒng)一采購，從而加強對物資的管理，盡量減少采購的中間環(huán)節(jié)，使資金得到合理地、充分地運用，使整個的物資采購的過程變得透明化，在此基礎上加強對其的監(jiān)督，以利于降低成本價格，為礦業(yè)集團的利益作出貢獻。

（二）加強物資采購管理績效考核

集團下設的子公司由于沒有統(tǒng)一的物資采購標準，再加上對于供應商的選擇不同，購買的物資的質量常常參差不齊，甚至會影響到整個集團的整體利益。面對這種情況就要把物資采購責任到人，建立集團采購人員的考核指標，激發(fā)采購人員的積極性，提高他們的工作效率，從而改善物資采購的工作績效，采購業(yè)務管理考核指標的建立，有利于對采購的業(yè)務水平以及運作水平進行一個十分直觀的了解，從而促進集團進行正確決策。并且可以通過評價的方式對采購人員的績效以及表現(xiàn)進行評判，可以通過交叉評價、上下級評價、匿名評價等形式來進行，從而得出真實的評價，以及真實的采購情況。

（三）掌控采購環(huán)節(jié)

物資采購中最重要的環(huán)節(jié)就是采購環(huán)節(jié)，礦業(yè)集團內部部門根據(jù)自己生產發(fā)展、經營的需要，提供一份所需要的物資清單，并與此同時提交一份物資采購的相關預算申請，這份預算申請要提交給采購部門，再由庫存管理部門根據(jù)清單去倉庫進行盤查，如果庫存里還有滿足的庫存量，那么就把這一項劃掉，不允許提前采購，而對于庫存量不足的物資進行勾選，則同意采購。特別是對于一些牽涉到巨額資金的物資，更不能隨意地決定，要提交給更高層的領導進行審批，如果審批通過則進行采購，反之不然。礦業(yè)集團內部采購部門在進行物資采購之前，要熟知相關物資的市場信息，并以物資的質量、價格等作為采購的基本著眼點，通過招標的形式，加強對眾多投標者資格的篩選，從中選取價格成本比較低、但是產品質量比較高的的供應商，從而提高資金的利用率，把錢花在刀刃上。選定了合作商之后，要認真、仔細地對貨物進行盤查與核對，對質量進行檢驗，并在此基礎上編制出相關的物資信息驗收報告，對于檢測出的不合格的產品則退回給供貨商。完成采購之后，要把相關的單據(jù)交給財務部門，財務部門進行仔細地核查，避免出現(xiàn)任何差錯，特別是徇私舞弊等小動作的發(fā)生。

（四）加強信息化建設

1.建立基礎的BOM資料數(shù)據(jù)庫。在系統(tǒng)不是十分完善的時候，可以對物資的圖片等信息庫進行整理，然后在此基礎上建立查詢系統(tǒng)。這個系統(tǒng)可以提供物資的名稱、價格、庫存動態(tài)、擺放架號等信息，從而給使用單位在申報物資以及更新物資的時候，能夠進行一鍵式查詢物資的詳細信息，使物資信息一目了然，有效地提高了工作效率、節(jié)約了物資采購的成本。

2.建立ERP物流管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)是建立在BOM的系統(tǒng)之上，它通過導入BOM的物資基礎信息，從而真正實現(xiàn)了集約以及精細地無紙化辦公。從制定計劃到驗收入庫、數(shù)據(jù)查詢、網上招標到供應商的確定等等環(huán)節(jié)都準確無誤地被信息化，信息化有效地避免了不必要的漏洞以及人為失誤。

（五）培養(yǎng)專業(yè)管理隊伍

為了更好地提升礦業(yè)集團的物資供應采購的質量，專業(yè)的物資管理人才是企業(yè)必須的，只有擁有一支高素質的、具有很強專業(yè)性的物資管理人才隊伍，才能給企業(yè)的物資管理提供強大的智力支持，目前很多物資管理中的問題很多都是由于管理人員的素質低下導致的，因此煤礦企業(yè)應該重視起來，加強對管理人員的培訓，使他們了解物資管理對于一個煤礦企業(yè)生存與發(fā)展的重要性，從而提高他們的相關意識，以及增強他們的責任感，提高他們的專業(yè)技能，從而為煤礦企業(yè)的物資管理提供一支高效的、專業(yè)的人才隊伍。

結語

礦業(yè)集團要加強規(guī)范相關制度、加強物資采購的管理、制定合理科學的采購目標、對采購環(huán)節(jié)進行及時地掌控、增強意識，加強對物資采購的管理，特別是對采購的物資的質量、成本等進行嚴格地把控，使整個采購過程逐漸規(guī)范化，給礦業(yè)集團的日常物資采購有章可循。

參考文獻：

［1］郭海婷.探討礦業(yè)集團物資采購內部控制［J］.財經界（學術版），2014，08:64+66.

［2］邵鐵柱，邵莉萍.對煤礦業(yè)集團物資采購內控的建議［J］.黑龍江科技信息，2012，30:118.

作者單位：（山東省微山湖礦業(yè)集團有限公司）