田沛豫

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)的檔案管理已經(jīng)進(jìn)入到了數(shù)字化的時(shí)代。盡管檔案管理在數(shù)字化的背景下將會(huì)面臨更多的壓力和挑戰(zhàn)，但其在數(shù)字化技術(shù)的影響下能夠明顯的增強(qiáng)管理效率。文章主要研究了在數(shù)字化的背景下，加強(qiáng)檔案管理的工作有效性的相關(guān)策略。筆者從數(shù)字化的檔案管理特點(diǎn)角度出發(fā)，在文章中詳細(xì)的闡述了數(shù)字化條件下檔案管理有效性的具體策略，期待通過對(duì)數(shù)字化檔案知識(shí)的了解，能夠?yàn)闄n案管理工作改進(jìn)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化管理；有效策略

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)也應(yīng)該在多方面進(jìn)行變革。檔案作為記載人類文明的重要媒介，其也受到了時(shí)代發(fā)展的影響，做出相應(yīng)的變革。傳統(tǒng)檔案管理所采取的管理方式是對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)材料進(jìn)行收集，然后刪選、處理，最后對(duì)其進(jìn)行分類保存與查閱。這一個(gè)管理過程始終都是以紙質(zhì)檔案為主，經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的演變，如今，檔案管理已經(jīng)走向了信息化?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的到來以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案管理與數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來，并使檔案管理的安全面臨了新的問題。

一、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

數(shù)字化管理模式作為檔案管理中新的管理模式，其工作流程主要是將檔案管理相關(guān)的各種資源通過對(duì)其進(jìn)行處理，將其傳輸?shù)接?jì)算機(jī)當(dāng)中，利用計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行分類與配置，從而使檔案資源達(dá)到社會(huì)共享的目的。數(shù)字化管理在其以后的發(fā)展過程中將會(huì)成為核心內(nèi)容，也是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要舉措[1]。

現(xiàn)階段，檔案管理數(shù)字化的工作模式具有以下幾點(diǎn)特點(diǎn)：首先，數(shù)字化管理能夠大大節(jié)省檔案資料所需要的存儲(chǔ)空間，能夠使檔案信息更加完整。檔案管理人員通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)⑺械臋n案資料以數(shù)字的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，這中存儲(chǔ)方式能夠避免出現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式中占用過多空間的問題。而且紙質(zhì)的檔案案卷經(jīng)過長(zhǎng)期使用，其會(huì)發(fā)生不同程度的破損，影響檔案資料的保管，而數(shù)字化管理便能夠有效解決這一問題，一直有效的被使用下去，且不會(huì)發(fā)生任何的損壞；其次，縮短檔案信息的加工時(shí)間，提高了檔案信息的時(shí)效性。傳統(tǒng)檔案信息的處理方法所需要消耗的時(shí)間較長(zhǎng)，這在一定程度上削弱了檔案信息的時(shí)效性。而數(shù)字化管理模式所保管的檔案信息，其不論是在處理加工過程中，還是在檔案信息調(diào)取等方面，都節(jié)省了大量的時(shí)間，最大程度發(fā)揮了檔案信息的時(shí)效性。最后，檔案的數(shù)字化還能夠提高其使用的效率[2]。數(shù)字化管理所使用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算技術(shù)都是十分先進(jìn)的，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢(shì)，將所形成的檔案信息發(fā)送給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，為其在工作中做出相關(guān)決策提供可靠的參考資料，從而提高檔案信息的使用效率。

二、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理工作的有效策略

1.提高工作人員對(duì)數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)

企業(yè)或是事業(yè)單位要想建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理體系，應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)相關(guān)工作人員具有現(xiàn)代的思想觀念。如果員工在觀念上沒有重視數(shù)字化管理，那么即使管理體系與管理設(shè)施再先進(jìn)也無法解決檔案管理中所存在的問題，更不能夠解決所存在的各種矛盾。所以，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理的宣傳，提供員工對(duì)其的認(rèn)識(shí)，使其在工作中能夠保持工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化[3]?；谀壳皵?shù)字化管理在檔案管理方面的發(fā)展，數(shù)字化管理?yè)碛惺至己玫陌l(fā)展空間，管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際工作情況，建設(shè)更加完善的數(shù)字檔案館。

2.開展檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作

檔案信息的數(shù)字轉(zhuǎn)化是管理數(shù)字化的首要工作，也是十分基礎(chǔ)的工作。管理人員在進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化過程中，針對(duì)不同時(shí)期的檔案資料所采取的轉(zhuǎn)化方式也不同。例如，針對(duì)一些早期比較早期的紙質(zhì)版館藏檔案資料，應(yīng)當(dāng)采取掃描的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，然后對(duì)掃描后所形成數(shù)字化資料按照目錄對(duì)其進(jìn)行掛接，形成完善的檔案數(shù)字化資料。檔案管理系統(tǒng)同檔案網(wǎng)站能夠形成一個(gè)整體，最大程度對(duì)檔案信息進(jìn)行管理與利用，從技術(shù)上解決數(shù)字化管理所存在的各種問題。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員是進(jìn)行管理工作的主體，如果人缺乏數(shù)字化概念，那么所有的設(shè)施、系統(tǒng)與體系都是無用的。因此，要想改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)將產(chǎn)生直接的作用。為了能夠滿足信息化社會(huì)發(fā)展的要求，進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的人才不但要擁有一定的責(zé)任心，扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)當(dāng)具有數(shù)字化理念，精通數(shù)字化管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的綜合型人才[4]。企業(yè)或事業(yè)單位可以為檔案管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，督促檔案管理人員學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的管理知識(shí)和管理技能。檔案管理人員自身也要利用業(yè)余時(shí)間多學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外較為先進(jìn)的管理理念，從而使自身的管理技能得以提升。

4.制定規(guī)范的工作流程

工作流程的規(guī)范化與操作的標(biāo)準(zhǔn)化，能夠最大程度提高數(shù)字化管理水平。通過相關(guān)實(shí)踐證明，在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息的收集、保管等方面都應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范的流程進(jìn)行，能夠充分體現(xiàn)數(shù)字化管理的水平。與此同時(shí)，除了提升檔案管理人員的專業(yè)技能以外，還應(yīng)當(dāng)提升管理人員的精神素養(yǎng)，促使管理人員在該方面的工作具有一定的主動(dòng)性與積極性，對(duì)待檔案管理工作也更加具有責(zé)任心，使其在任何方面都能夠滿足數(shù)字化管理工作的規(guī)范和要求。

總之，數(shù)字化時(shí)代的到來，改變了檔案管理模式，逐漸向數(shù)字化管理方向發(fā)展。雖然，在數(shù)字化管理過程中會(huì)存在很多問題，但是其發(fā)展空間和價(jià)值是值得肯定的。人們?cè)诿鎸?duì)數(shù)字化時(shí)代所帶來的挑戰(zhàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)勇于對(duì)其進(jìn)行不斷的探索，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，建立完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，以滿足新時(shí)代對(duì)檔案管理的需求。如此一來，檔案管理工作才能夠與時(shí)代發(fā)展相契合，從而為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過本文對(duì)檔案數(shù)字化管理工作的探討，提出更多加強(qiáng)該工作的策略，充分發(fā)揮數(shù)字化管理的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王素芳.搭建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)的有效策略研究[J].城建檔案，2016，04（07）：16-18.

[2]孔美麗.分析應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理后保密與泄密工作的措施[J].赤子（上中旬），2016，01（01）：161-162.

[3]趙勝利.進(jìn)一步加強(qiáng)城市建設(shè)聲像檔案數(shù)字化管理工作探析[J].城建檔案，2015，02（04）：36-37.

[4]顧湘君，武曉磊.大力推進(jìn)檔案數(shù)字化管理加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作[J].科技與創(chuàng)新，2015，11（22）：47-48.

（作者單位：陜西省漢中市路燈管理處）