李思薇
【摘 要】教學(xué)秘書是獨(dú)立學(xué)院教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分,他們工作在教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié),對(duì)于學(xué)院教學(xué)秩序和規(guī)范有著特別重要的意義。教學(xué)秘書整體現(xiàn)狀的好壞直接影響了獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)管理水平。本文從獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀出發(fā),來(lái)探究教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策,這對(duì)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)管理工作具有十分重要的意義。
【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院;教學(xué)秘書;現(xiàn)狀;對(duì)策
系部教學(xué)秘書是高等院校的教學(xué)基層管理者,他們的工作性質(zhì)是以服務(wù)教學(xué)為中心。在這種思想理念的推動(dòng)下不斷提升自身的綜合素質(zhì)并注重工作質(zhì)量,充分發(fā)揮出作為院校各職能部門和系部主管領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生之間的橋梁和紐帶作用,最終達(dá)到形成內(nèi)部和諧、共同進(jìn)步、共同提高的團(tuán)結(jié)氛圍之目的?,F(xiàn)在各地的獨(dú)立學(xué)院在成立之初,人員分配不盡合理,使得教學(xué)秘書的工作特別繁重,工作滿意度下降,出現(xiàn)了職業(yè)倦怠,工作質(zhì)量也有所下降。
1 教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀主要有以下幾個(gè)方面
1.1 教學(xué)秘書工作繁雜、責(zé)任重大
系部教學(xué)秘書的工作范圍包括教學(xué)管理的各個(gè)方面,范圍廣、層次多、工作量大且瑣碎、繁雜。既有簡(jiǎn)單的、機(jī)械的體力勞動(dòng);又有復(fù)雜的、高智能的腦力運(yùn)作;既有常規(guī)型的教學(xué)管理工作,又有突發(fā)性的教學(xué)異常情況處理。這使得教學(xué)秘書在每一天、每一刻的工作中都要做好思想準(zhǔn)備,積極應(yīng)對(duì)各種簡(jiǎn)單的、偶發(fā)的或緊急的工作事項(xiàng),使自己具備處理單項(xiàng)或多項(xiàng)問(wèn)題的邏輯思維能力和方式方法,并且要保持遇事不亂,處事不驚。在任何情況下都要學(xué)會(huì)控制自己的情緒,保持頭腦的冷靜,思維的理性。我院的教學(xué)秘書所處的系部,普遍和自身專業(yè)不對(duì)口,并且配備上不夠科學(xué),每個(gè)系部就是兩個(gè)教學(xué)秘書,各自負(fù)責(zé)理論和實(shí)踐兩個(gè)方面,負(fù)責(zé)全系的教學(xué)工作,有時(shí)還要兼任辦公室等一切與院系相關(guān)的行政工作,要求具有非常高的責(zé)任心,一刻都不能松懈。每天面對(duì)高壓的工作環(huán)境,降低了工作積極性,產(chǎn)生了厭倦情緒,時(shí)間越久,越不利于工作的開展。
1.2 教學(xué)秘書上升空間不大,未來(lái)方向不明朗
獨(dú)立學(xué)院屬于國(guó)家三類本科院校,隨著國(guó)家的政策要求,正在逐漸改制。體制上屬于企業(yè),但薪酬待遇福利各方面都低于企業(yè)和普通高等院校。所以獨(dú)立學(xué)院的自聘人員處理比較尷尬的境地,教學(xué)秘書尤其是如此。教學(xué)秘書在獨(dú)立學(xué)院中處于院系層面,既要完成自己的本職工作,又要對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行緊急處理和決策,但是身份在這時(shí)候尤為尷尬,因?yàn)楫吘共皇穷I(lǐng)導(dǎo)層面.同時(shí),教學(xué)秘書在升職,評(píng)職稱、薪酬方面也沒有有利條件。獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)秘書沒有明確的評(píng)審職稱的系列,也沒有鼓勵(lì)性的升職加薪政策,使得教學(xué)秘書要自行尋找途徑,又要寫論文、又要搞科研,也要完成本職工作,無(wú)形中增加了工作壓力。
1.3 職業(yè)性質(zhì)單一,倦怠感增強(qiáng)
個(gè)人社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)在工作本身。高校的行政工作重復(fù)性較高,工作技能單一,不具備挑戰(zhàn)性,職業(yè)熱情在重復(fù)、繁重的日常工作中消磨殆盡。職業(yè)的倦怠感日漸增強(qiáng)。
1.4 待遇較低,幾乎沒有外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)
教學(xué)秘書在獨(dú)立學(xué)院可以晉升職稱,但是往往不與工資掛鉤。職稱提升后,工資沒有相應(yīng)的提高。重要的是在教學(xué)秘書入職后,沒有對(duì)其進(jìn)行持續(xù)的教育和培訓(xùn),只能說(shuō)從學(xué)院制度建設(shè)上就沒有關(guān)注教學(xué)秘書培訓(xùn)和進(jìn)修這一塊。
1.5 多數(shù)教學(xué)秘書不能充分參與或是獨(dú)立進(jìn)行科研建設(shè)
獨(dú)立學(xué)院在科研創(chuàng)新能力上不強(qiáng)有幾個(gè)方面的原因:一是,機(jī)會(huì)較少,教學(xué)秘書屬于行政管理崗位,科研工作一般都是針對(duì)教師崗或是輔導(dǎo)員崗位,教學(xué)秘書很少有機(jī)會(huì)參與課題建設(shè),所以科研能力得不到鍛煉,更不要說(shuō)有所提高;二是,沒有精力搞科研建設(shè)。系部教學(xué)秘書的工作頭緒眾多,任務(wù)繁重,整體埋頭繁重的行政事務(wù),沒有時(shí)間和精力,再加上缺乏相關(guān)知識(shí)的積累,導(dǎo)致科研能力薄弱。
2 關(guān)于加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的幾點(diǎn)對(duì)策
2.1 保持教學(xué)秘書隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定
一直以來(lái),高校管理層面對(duì)教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià),不重視教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中所發(fā)揮的作用,認(rèn)識(shí)不到優(yōu)質(zhì)的管理能出質(zhì)量、出效益。在教學(xué)秘書人員的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)與工作待遇、職稱評(píng)定等方面往往被忽視成為學(xué)校管理方面的盲點(diǎn)。因此,在確保人員素質(zhì)的前提下,采取措施穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍,也是各高校管理者必須重視的問(wèn)題。
2.2 培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的職業(yè)精神,樹立“以人為本,服務(wù)”的服務(wù)理念
教學(xué)管理工作的特殊性和復(fù)雜性都要求教學(xué)秘書不僅要有較好的專業(yè)知識(shí),還要有較高的管理素質(zhì),既要考慮到知識(shí)結(jié)構(gòu)、管理能力、應(yīng)變能力等因素,還要考慮個(gè)人性格、氣質(zhì)、職業(yè)道德等因素。因此,學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)給予更多的關(guān)注,合理調(diào)整現(xiàn)有人員,培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的職業(yè)精神,使其愛上崗位,并且更加認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作。系部教學(xué)秘書應(yīng)該在思想上牢固樹立服務(wù)意識(shí),以此確保做好秘書工作。與此同時(shí),要從工作觀念、工作方法及工作手段上去思考,去創(chuàng)新,在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)、反思教訓(xùn),從而將自身的工作系統(tǒng)化、信息化,規(guī)范化,達(dá)到快速、準(zhǔn)確地處理辦公事務(wù),不斷提高管理效率和業(yè)務(wù)水平。
2.3 平衡工作量,適當(dāng)提高待遇
系部教學(xué)秘書能堅(jiān)持在崗位上工作多年的一般都具有吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)的精神,但是長(zhǎng)期繁雜的腦力和體力相結(jié)合的勞動(dòng)挫傷了他們的積極性,但是獨(dú)立學(xué)院的崗位設(shè)置又導(dǎo)致教學(xué)秘書人少事多,建議在高校領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)充分考慮這個(gè)工作崗位的辛苦,增加人員,平分工作量,適當(dāng)提高薪酬待遇。同時(shí),可以設(shè)置薪酬激勵(lì)機(jī)制,通過(guò)工資的浮動(dòng),增加大家的積極性,使得員工更加愛崗敬業(yè)。
2.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)
學(xué)院相關(guān)部門要適時(shí)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或舉辦研討會(huì)等形式,更新知識(shí),學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念和技能。同時(shí)還應(yīng)多組織教學(xué)秘書等教學(xué)管理人員到其他院校觀摩調(diào)研,進(jìn)行業(yè)務(wù)考察和交流經(jīng)驗(yàn),多方面提高其水平和能力。
2.5 增加自身素質(zhì),做好教輔工作
教學(xué)秘書既是教學(xué)管理工作的具體實(shí)施者,同時(shí)又是系領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。而作為一名合格的教學(xué)秘書,要將服務(wù)的意識(shí)和協(xié)調(diào)的方法、管理的知識(shí)有效地結(jié)合起來(lái),最重要的是要在不斷實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn),培養(yǎng)創(chuàng)新的能力,做到與時(shí)俱進(jìn),不斷提高自身素質(zhì)。在執(zhí)行任務(wù)的過(guò)程中,系教學(xué)秘書作為各種信息處理加工的中樞神經(jīng),對(duì)上要直接為教務(wù)處、系領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),對(duì)下要為廣大師生服務(wù),橫向還要和其他職能部門、各系部進(jìn)行溝通。由于系領(lǐng)導(dǎo)除行政工作外還要承擔(dān)教學(xué)、學(xué)工、科研工作,不可能面面俱到,在這種情況下,教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)適時(shí)建議和協(xié)助處理具體事務(wù),對(duì)布置的工作要做好跟蹤,督促相關(guān)人員完成。同時(shí),教學(xué)秘書還要非常熟悉系部整體師資情況,及時(shí)掌握教學(xué)動(dòng)態(tài),客觀、全面地采集教學(xué)方面的反饋信息,并向系領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)、向有關(guān)教師及時(shí)傳達(dá)。
總之,在獨(dú)立學(xué)院教學(xué)管理工作移交給系部的大局面下,作為系教學(xué)秘書應(yīng)該樹立主人翁意識(shí),開拓進(jìn)取,保持嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng),顧全大局,確保教學(xué)管理工作順利地開展,全心全力為師生服務(wù)。
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