毛翠微

【摘 要】貨運代理企業(yè)迅速發(fā)展的同時也面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制是企業(yè)增強(qiáng)競爭力的必要手段，但目前貨運代理企業(yè)的內(nèi)部控制存在控制環(huán)境不佳、資金風(fēng)險大、客戶信用管理缺失、信息溝通不暢、風(fēng)險評估欠缺、內(nèi)部監(jiān)督不到位等問題，本文針對這些問題進(jìn)行了分析并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】貨運代理；內(nèi)部控制；問題；措施

一、加強(qiáng)貨運代理企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)實意義

近年來，全球經(jīng)濟(jì)不景氣，進(jìn)出口貿(mào)易下滑，貨運代理（簡稱貨代）市場經(jīng)過快速增長后已逐步趨于飽和，利潤空間減小，行業(yè)競爭愈發(fā)激烈。加強(qiáng)內(nèi)部控制是企業(yè)增強(qiáng)市場競爭力的必要手段。我國貨代企業(yè)要想持續(xù)健康的發(fā)展，在國際市場占有一席之地，必須提高對內(nèi)部控制的重視，加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，強(qiáng)化內(nèi)部控制執(zhí)行；在優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、建立風(fēng)險控制、加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督等方面，主動做出調(diào)整和改進(jìn)，以更好地適應(yīng)環(huán)境的變化，提升企業(yè)的整體實力。

二、貨運代理企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

1.內(nèi)部控制環(huán)境不佳

內(nèi)部控制環(huán)境是實行內(nèi)部控制的前提和基礎(chǔ)。我國貨代業(yè)起步較晚，針對貨代企業(yè)規(guī)范化內(nèi)部控制的法律法規(guī)少之又少，很多貨代企業(yè)的內(nèi)控制度參照其他行業(yè)建立，使得自身內(nèi)控制度行業(yè)特點不足，控制點設(shè)置不科學(xué)，且沒有覆蓋所有的部門、人員和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，存在控制薄弱點和漏洞。同時，由于貨代行業(yè)進(jìn)入門檻低，從業(yè)人員的素質(zhì)和能力有待提高，員工對內(nèi)部控制的認(rèn)識不足，在工作中缺少風(fēng)險管控的意識。另外，很多貨代企業(yè)的治理結(jié)構(gòu)不完善，權(quán)力配置不規(guī)范，缺乏制衡機(jī)制，崗位職責(zé)劃分不清，出了事責(zé)任落實不到人。這些問題都影響了內(nèi)部控制實施的效果。

2.應(yīng)收賬款管理薄弱

在控制活動方面，應(yīng)收賬款管理一直是貨代企業(yè)的一項重要內(nèi)容。很多貨代企業(yè)為了在日益激烈的市場競爭中擴(kuò)大銷售爭取貨源，大量運用商業(yè)信用，在缺少對客戶資信狀況進(jìn)行調(diào)查和評估的情況下，盲目采取賒銷方式提供服務(wù)，造成資金長期被大量應(yīng)收賬款占用，不僅降低了企業(yè)的資金流動性和短期償債能力，還容易引發(fā)壞賬風(fēng)險。長此以往，貨代企業(yè)由賒銷帶來的利潤將被應(yīng)收賬款風(fēng)險吞噬掉，嚴(yán)重影響企業(yè)的財務(wù)狀況。同時，由于風(fēng)險意識淡漠，業(yè)務(wù)合同不規(guī)范，責(zé)任條款不清晰，原始資料保存不當(dāng)，在發(fā)生糾紛時，也容易引發(fā)法律風(fēng)險。

3.缺乏暢通有效的溝通渠道

內(nèi)部控制體系建設(shè)是一項需要全面協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌兼顧的工程。貨代企業(yè)網(wǎng)點多，涉及面廣、完成整個項目需經(jīng)過包括定艙、運輸、拼箱、儲存、包裝、配送等多個流程，需要部門與部門、管理層與員工之間的溝通協(xié)作，但是由于我國貨代業(yè)發(fā)展粗放，信息化程度低，信息技術(shù)不夠發(fā)達(dá)，未構(gòu)建起順暢有效的溝通渠道。在業(yè)務(wù)中諸如貨物情況、航班艙位變化、政策變化、操作流程銜接等信息不能及時傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，造成企業(yè)反應(yīng)不足，應(yīng)對不及時，增加了經(jīng)營風(fēng)險。

4.風(fēng)險控制系統(tǒng)不健全

貨代企業(yè)在業(yè)務(wù)操作中，不僅面臨自然風(fēng)險、政策風(fēng)險、政治風(fēng)險、市場風(fēng)險、文化風(fēng)險等系統(tǒng)性風(fēng)險，還面臨協(xié)議風(fēng)險、費用墊付風(fēng)險、無交通工具承運風(fēng)險、誤收危險品風(fēng)險、應(yīng)收賬款風(fēng)險、索賠風(fēng)險等非系統(tǒng)風(fēng)險。而大多數(shù)貨代企業(yè)未建立起全面、有效的風(fēng)險控制系統(tǒng)，風(fēng)險防范意識薄弱，風(fēng)險管理不到位，對日常發(fā)生或預(yù)見的風(fēng)險事件缺少記錄和跟蹤，不利于企業(yè)掌握風(fēng)險的分布，也不能有效配置風(fēng)險應(yīng)對所需要的資源，在風(fēng)險發(fā)生時缺乏相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，給企業(yè)發(fā)展埋下了很大的隱患。

5.內(nèi)部監(jiān)督不到位

只有完整的內(nèi)部控制制度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，如果執(zhí)行過程中缺乏有效的監(jiān)督，內(nèi)部控制就會流于形式 ，控制效果將大打折扣。然而，大多數(shù)貨代企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督制度不夠健全，缺乏對職能部門的追責(zé)制度，缺乏內(nèi)部牽制制度。部分企業(yè)的內(nèi)部審計范圍還局限在財務(wù)收支方面，內(nèi)部審計部門缺乏獨立性，監(jiān)管措施形同虛設(shè)。加上審計人員對自身職責(zé)不明確，監(jiān)督意識不夠，使得貨代企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督不能充分發(fā)揮其職能，內(nèi)部控制未起到應(yīng)有的作用。

三、貨運代理企業(yè)內(nèi)部控制的改進(jìn)措施

1.優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

只有創(chuàng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，內(nèi)部控制實施才能更有效。我國貨代企業(yè)應(yīng)結(jié)合行業(yè)和自身特點，對業(yè)務(wù)流程中存在和可能存在的風(fēng)險做出全面分析，制定出科學(xué)、有效的內(nèi)部控制制度；應(yīng)組織全體員工學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)定和流程的設(shè)置，加大內(nèi)部控制宣傳，提高風(fēng)險防范意識；并對員工進(jìn)行貨代專業(yè)知識培訓(xùn)，使其熟悉國際貿(mào)易運輸?shù)确矫娴闹R，提高業(yè)務(wù)技能，提高企業(yè)的效率。

另外，組織結(jié)構(gòu)是內(nèi)部控制活動的框架，直接影響控制的效果。貨代企業(yè)優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境，還應(yīng)設(shè)置科學(xué)、有層次的組織結(jié)構(gòu)，明確各部門的分工和各員工的權(quán)責(zé)，形成相互牽制和監(jiān)督的成效。

2.加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理

貨代企業(yè)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，首先應(yīng)建立客戶信用等級評價制度，通過調(diào)查客戶的信譽、財務(wù)狀況、償債能力，對客戶進(jìn)行信用等級評估。針對不同等級的客戶給予不同的信用額度和期限。對于評估結(jié)果不佳或首次合作的客戶嚴(yán)格執(zhí)行“付款贖單”政策，對于評估結(jié)果較好的客戶，給予一定的信用額度和期限。

其次，應(yīng)健全資金管理辦法，對貨幣資金的各個流動環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤監(jiān)控。對每一筆應(yīng)收賬款，按時間發(fā)生的順序，不同的客戶，不同的船名和提單號逐筆掛賬，準(zhǔn)確反映每一筆款項的形成、回收和增減變化情況。把資金回收與部門考核掛鉤，提高業(yè)務(wù)部門催收賬款的積極性，降低資金風(fēng)險。對逾期未付款的客戶，采取扣留提單，停止定艙并逐級預(yù)警，嚴(yán)重者可通過發(fā)律師函或提起法律訴訟等方式催收，最大程度減少壞賬。

另外，貨代企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)合同管理，合同條款要清晰、明確、不能有歧義，防范因合同不規(guī)范而引起不必要的糾紛。

3.構(gòu)建暢通的信息溝通平臺

貨代企業(yè)應(yīng)積極打造自由民主的信息溝通環(huán)境，建立公正透明的信息溝通渠道和快捷的反饋機(jī)制，積極開發(fā)和引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實現(xiàn)整個業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)化和各個環(huán)節(jié)之間高效的信息交換，把各部門和各崗位的經(jīng)濟(jì)行為協(xié)調(diào)起來，提供高質(zhì)高效低成本的服務(wù)。促進(jìn)部門與部門之間、管理層與員工之間的溝通和交流，及時發(fā)現(xiàn)反饋問題，避免因信息延誤給企業(yè)帶來損失。通過對客戶信息的收集，了解客戶的需求，制定個性化、專業(yè)化服務(wù)，提高競爭力。

4.建立全面有效的風(fēng)險控制系統(tǒng)

貨代企業(yè)的監(jiān)督評價部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門，對企業(yè)的整個管理和業(yè)務(wù)鏈進(jìn)行風(fēng)險評估，識別、分析會影響企業(yè)經(jīng)營的風(fēng)險，確定關(guān)鍵控制點的風(fēng)險管控措施，監(jiān)督評價部門對風(fēng)險分析結(jié)果進(jìn)行評估審核，提出改進(jìn)建議并反饋業(yè)務(wù)部門修改或補充，從而建立起全面、有效的風(fēng)險控制系統(tǒng)及風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制。同時，加強(qiáng)對員工進(jìn)行諸如安全駕駛守則、危險品培訓(xùn)、倉庫操作規(guī)范等相關(guān)安全培訓(xùn)，提高員工的風(fēng)險防范意識，在業(yè)務(wù)中嚴(yán)格貫徹風(fēng)險管控措施。

5.建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制是保障企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展的重要制度保障，關(guān)系到內(nèi)部控制執(zhí)行的效果。貨代企業(yè)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，覆蓋企業(yè)所有的管理和經(jīng)營活動，將日常監(jiān)督和專項監(jiān)督相結(jié)合，定期對內(nèi)部控制實施效果進(jìn)行評估，提出改善意見，不斷健全內(nèi)部控制制度和流程。

為保證監(jiān)督機(jī)制實施到位，可建立相對獨立的內(nèi)部審計部門，審計人員應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)水準(zhǔn)和道德素質(zhì)，以保證客觀的對各個控制環(huán)節(jié)進(jìn)行評估、分析，提高內(nèi)部監(jiān)督的成效；對于中小企業(yè)，基于成本效益原則，可以將內(nèi)部監(jiān)督業(yè)務(wù)外包給第三方獨立審計機(jī)構(gòu)。內(nèi)部審計的結(jié)果，應(yīng)作為業(yè)績考核的重要內(nèi)容，與績效掛鉤，促進(jìn)企業(yè)上下對風(fēng)險管控的主動性，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的內(nèi)部控制制度。

四、結(jié)論

加強(qiáng)內(nèi)部控制是貨代企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必要手段，對提高企業(yè)經(jīng)營管理水平、風(fēng)險行為防范能力具有重大意義，并確保企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)得以實現(xiàn)。建立健全內(nèi)部控制體系是一個循序漸進(jìn)的過程，我國貨代企業(yè)在內(nèi)控體系的建設(shè)過程中不僅要結(jié)合行業(yè)和自身的特點，量體裁衣，還應(yīng)積極學(xué)習(xí)和借鑒國外企業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗和優(yōu)秀成果。

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