劉敏

【摘要】檔案數(shù)字化外包實(shí)施的時(shí)間雖然還不算太長，但是因其緊密契合了當(dāng)前檔案信息化工作的實(shí)際，符合檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，在檔案管理部門中日益得到了認(rèn)同。作為廣播電視基層臺(tái)站檔案工作者，通過廣播電視基層臺(tái)站檔案數(shù)字化外包工作的實(shí)踐，對(duì)檔案數(shù)字化外包工作的必要性和重要意義有了更深刻的認(rèn)識(shí)，同時(shí)對(duì)檔案數(shù)字化外包工作中常見的一些問題和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)有了新的認(rèn)識(shí)，并結(jié)合外包工作的流程分析，就解決好檔案數(shù)字化外包過程中出現(xiàn)的一些問題特別是安全防控方面的問題提出了具體措施。

【關(guān)鍵詞】廣播電視基層臺(tái)站；檔案；數(shù)字化；外包

前言

我國檔案工作的數(shù)字化歷程總的來說還不算久，檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)工作開展的年頭也不算長。但是，近年來隨著信息科技的不斷進(jìn)步，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案工作向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展創(chuàng)造了良好條件，提供了必要的技術(shù)支撐。當(dāng)前，檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)工作也已成為檔案數(shù)字化進(jìn)程的重要推動(dòng)力。伴隨著檔案數(shù)字化外包工作的不斷推進(jìn)，這項(xiàng)工作的安全管理防范措施也就自然備受關(guān)注并被提上重要的工作日程。2014年12月8日，國家檔案局專門發(fā)布了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，重點(diǎn)指出：“各級(jí)各類檔案館、室等檔案部門開展檔案數(shù)字化外包工作，應(yīng)當(dāng)實(shí)施安全管理。應(yīng)按照‘安全第一、預(yù)防為主的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。”這充分體現(xiàn)出檔案數(shù)字化外包安全管理工作的極端重要性，并給出了加強(qiáng)安全管理工作的目標(biāo)任務(wù)，具有積極的指導(dǎo)意義。

一、廣播電視基層臺(tái)站檔案數(shù)字化外包的必要性及意義

廣播電視基層臺(tái)站是廣播電視工作的一線和前端，承擔(dān)著廣播電視節(jié)目傳輸和發(fā)射的重要任務(wù)。大部分臺(tái)站建臺(tái)較早，時(shí)間跨度大，檔案形成量多，管理人員少，尤其是檔案專業(yè)的管理人員少、懂得運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的人少，所以，長期以來還是使用傳統(tǒng)檔案管理模式，注重保存而忽視了檔案的利用和價(jià)值開發(fā)。在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式越發(fā)不合適宜，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作就顯得尤為必要。但是，廣播電視基層臺(tái)站現(xiàn)有檔案管理人員又無法承擔(dān)如此專業(yè)和大量的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。在此背景下，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作應(yīng)運(yùn)而生，對(duì)推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換起著積極重要的作用。

1.有利于節(jié)約工作成本、提高工作效率

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)專業(yè)而精細(xì)的工作，對(duì)人員、技術(shù)、設(shè)備等方面都有著較高的要求。廣播電視基層臺(tái)站作為工作一線和前端，條件相對(duì)都比較艱苦，一般性經(jīng)費(fèi)支出有一定的限制，缺乏現(xiàn)成的檔案管理專業(yè)人才和必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備，如果自行開發(fā)管理軟件，不僅費(fèi)工費(fèi)時(shí)費(fèi)錢，還未必能達(dá)到預(yù)期效果。所以，將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)外包給有專業(yè)資質(zhì)的公司來做，不僅有助于降低工作成本，還有助于提高工作效率和質(zhì)量，進(jìn)一步推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

2.有利于專心致志開展檔案管理和服務(wù)工作

廣播電視基層臺(tái)站長期以來形成的大量檔案，是各臺(tái)站工作的重要?dú)v史見證，具有重要的歷史和研究價(jià)值，對(duì)當(dāng)前的基層臺(tái)站建設(shè)工作也具有一定的借鑒意義。將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包出去，不僅在一定程度上節(jié)約了人力、物力，而且可以把廣播電視基層臺(tái)站檔案管理部門的有限人力投入到集中精力做好檔案管理和服務(wù)工作上去，著力加強(qiáng)檔案部門自身建設(shè)，在不斷提升檔案工作能力上下工夫，在推動(dòng)檔案利用和檔案價(jià)值升值方面做文章。這對(duì)檔案部門來說是一次很好的學(xué)習(xí)提升的機(jī)會(huì)。

3.有利于幫助檔案部門發(fā)現(xiàn)自身存在的問題

“當(dāng)局者迷，旁觀者清?！泵恳粋€(gè)人都有強(qiáng)烈的主觀性，置身其中，往往難以發(fā)現(xiàn)事情本身的問題。廣播電視基層臺(tái)站檔案人員一般較少，如果平常工作投入力度不夠，專業(yè)知識(shí)方面再得不到及時(shí)更新，自查能力就自然而然跟不上節(jié)拍，出現(xiàn)問題難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)且不能及時(shí)解決，勢(shì)必給檔案工作帶來巨大隱患。而在檔案數(shù)字化工作外包過程中，通過短時(shí)間集中處理海量檔案，就很容易發(fā)現(xiàn)過往廣播基層臺(tái)站檔案管理中存在的問題和漏洞。在于外包公司的協(xié)調(diào)溝通過程中，也可以尋求到合理的現(xiàn)實(shí)解決途徑，有助于提高檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

二、廣播電視基層臺(tái)站檔案數(shù)字化外包過程中容易出現(xiàn)的問題

廣播電視基層臺(tái)站檔案數(shù)字化外包過程中，主要涉及檔案管理部門、檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司兩個(gè)主體，這二者是相互聯(lián)系、相互作用、相輔相成的。所以，檔案數(shù)字化外包過程中容易出現(xiàn)的問題，也主要集中在這二者之間，即檔案管理部門自身的問題和檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司的問題。

1.檔案管理部門自身的問題

首先是檔案管理部門的思想認(rèn)識(shí)問題。部分檔案管理部門對(duì)檔案數(shù)字化工作的重要性、必要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)還不到位；部分檔案管理部門擔(dān)心將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包出去后造成失泄密事件，怕承擔(dān)責(zé)任。其中。其次是檔案管理人員作風(fēng)問題。部分檔案管理人員檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，懶散慣了，消極懈怠，怕工作煩瑣，不愿意參與其中，不能很好地配合外包公司員工工作，給檔案數(shù)字化工作帶來麻煩。再次是檔案管理能力問題。部分檔案管理人員專業(yè)水平不高，又喜歡瞎指揮，工作不到點(diǎn)子上；還有的檔案管理人員不愿意積極學(xué)習(xí)，在檔案數(shù)字化過程中，既學(xué)不到數(shù)字化知識(shí)，又不能對(duì)外包公司人員進(jìn)行必要的工作指導(dǎo)。最后是財(cái)力物力的限制。在沒有足夠財(cái)力物力支撐的情況下，輕易將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包出去，也常常會(huì)帶來一些后顧之憂。

2.檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司的問題

首先是外包方?jīng)]有專業(yè)資質(zhì)。目前，從事檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的小型公司不在少數(shù)，而且相當(dāng)一部分并不具備相應(yīng)的資質(zhì)條件。如果將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)外包給沒有資質(zhì)的服務(wù)公司，檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全也將會(huì)大打折扣，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。其次是外包服務(wù)公司有涉外性質(zhì)。廣播電視基層臺(tái)站承擔(dān)著重要的無線傳輸發(fā)射任務(wù)，保密工作方面要求相當(dāng)嚴(yán)格。雖然涉密檔案的數(shù)字化工作不能外包，但通過海量的常規(guī)檔案處理，通過大數(shù)據(jù)分析，也能從中得出一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí)。這些數(shù)據(jù)一旦被別有用心的境外人員獲取，勢(shì)必會(huì)對(duì)國家的信息安全、財(cái)產(chǎn)安全等造成不必要的損失。再次是外包公司員工綜合素質(zhì)不高。在一些檔案數(shù)字化服務(wù)公司，有些員工并沒有經(jīng)過嚴(yán)格的正規(guī)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力和水平不高，工作責(zé)任心不強(qiáng)，道德素養(yǎng)有待提高，流動(dòng)性較大，這些都有可能成為工作中的隱患。

三、廣播電視基層臺(tái)站檔案數(shù)字化外包流程及思考

鑒于廣播電視基層臺(tái)站的單位特殊性，其檔案管理工作較一般性單位而言也更加嚴(yán)格，對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的要求也將更高，對(duì)外包工作流程設(shè)置將更加周密，對(duì)外包管理服務(wù)工作也將更加嚴(yán)格。結(jié)合廣播電視基層臺(tái)站檔案數(shù)字化外包工作實(shí)踐，應(yīng)著力在以下幾個(gè)方面做出深入探討和努力。

1.扎實(shí)做好外包前期準(zhǔn)備工作

在外包準(zhǔn)備階段，首先要在本部門中形成共識(shí)，使每一名工作人員都要對(duì)檔案數(shù)字化及數(shù)字化外包工作有一個(gè)清晰的了解和認(rèn)識(shí)，積極支持檔案數(shù)字化外包工作，協(xié)助做好相關(guān)工作。其次是本部門人員要知曉檔案數(shù)字化外包工作的具體事項(xiàng)，明晰外包過程中所要的物資，統(tǒng)計(jì)數(shù)字化檔案的數(shù)量，做到心中有數(shù)，未雨綢繆。要準(zhǔn)備好外包所需要的物資，以有利于檔案安全的原則安排好外包公司員工的工作場(chǎng)所，滿足外包服務(wù)公司對(duì)工作場(chǎng)所的需要。最后是發(fā)布外包信息公告，做好公開招標(biāo)工作。在互聯(lián)網(wǎng)等受眾廣泛的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容全面清晰，使符合要求的公司能夠方便及時(shí)地查閱到招標(biāo)信息，便于洽談合作事宜。

2.認(rèn)真組織對(duì)外包服務(wù)公司資質(zhì)的審查

在外包服務(wù)公司選擇問題上，一定要嚴(yán)格慎重，既要選擇技術(shù)條件好的，也要充分考慮安全問題。要充分結(jié)合廣播電視基層臺(tái)站實(shí)際，綜合安全、信譽(yù)、能力、經(jīng)驗(yàn)、價(jià)格等多重因素，公開選擇好外包服務(wù)公司。特別是在外包服務(wù)公司的資質(zhì)審查環(huán)節(jié)，要做足功課，因?yàn)槭袌?chǎng)上還是存在著一些沒有資質(zhì)的公司，不僅業(yè)務(wù)能力弱，而且在安全保密方面有諸多的隱患。此外，要注意關(guān)注外包服務(wù)公司是否有外資背景，必須督促外包服務(wù)公司嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)。

3.嚴(yán)格簽訂合同和保密協(xié)議

選定外包服務(wù)公司后，應(yīng)該嚴(yán)格簽訂合同，使雙方的合作有一個(gè)良好的法律基礎(chǔ)。合同的內(nèi)容要清晰詳細(xì)，應(yīng)當(dāng)參考《合同法》中關(guān)于承攬合同的介紹，將有關(guān)于承攬合同的內(nèi)容及注意事項(xiàng)都包含進(jìn)去，包括承攬的數(shù)量、質(zhì)量、報(bào)酬、方式、履行期限，等等。并且要明確規(guī)定承包方違約處置措施，如承擔(dān)維護(hù)、重做、賠償?shù)仁乱?，防止外包公司出現(xiàn)工作差錯(cuò)后推卸責(zé)任、扯皮。同時(shí)，要按規(guī)定簽訂保密協(xié)議，這是防止檔案失泄密的有效防范措施之一，是保障檔案資料安全的必要手段，用法律手段維護(hù)好權(quán)益。

4.加大對(duì)外包服務(wù)公司員工培訓(xùn)、管理的力度

外包服務(wù)公司員工開始數(shù)字化工作前，要認(rèn)真對(duì)外包服務(wù)公司員工進(jìn)行前期培訓(xùn)，使他們對(duì)廣播電視基層臺(tái)站檔案有一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)保證檔案安全性、完整性的意識(shí)。對(duì)檔案資料數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)的一些問題，如：一卷多宗、文件檔案資料混雜、檔號(hào)復(fù)雜等，外包服務(wù)公司員工弄不明白或者不能處理的，檔案管理部門工作人員要對(duì)他們進(jìn)行指導(dǎo)，幫助他們解決遇到的困難和問題。為了進(jìn)一步保障檔案資料的安全，檔案管理部門可以在外包服務(wù)工作的現(xiàn)場(chǎng)安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，對(duì)工作全過程進(jìn)行錄像，并做好數(shù)據(jù)備份，確保檔案實(shí)體和檔案信息安全。另外，還應(yīng)做好檔案數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)的消防安全工作，配備必要的消防安全設(shè)施設(shè)備并進(jìn)行及時(shí)的檢查維護(hù)，保證檔案安全和人員安全。

5.積極組織對(duì)外包服務(wù)工作進(jìn)行有效評(píng)估

外包工作結(jié)束后，要對(duì)外包的過程以及檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的質(zhì)量進(jìn)行必要的有效評(píng)估，重點(diǎn)對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)換的效率、數(shù)字化檔案的系統(tǒng)應(yīng)用、數(shù)字化檔案的適用性、數(shù)字化檔案的價(jià)值等做出科學(xué)評(píng)估，并通過檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作的綜合評(píng)估，找出檔案管理部門自身工作的不足，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作實(shí)踐。

總結(jié)

目前，檔案數(shù)字化外包服務(wù)已成為檔案數(shù)字化工作快速有序開展的一條重要渠道，為檔案信息化建設(shè)做出了積極貢獻(xiàn)。這其中得益于檔案管理人員的共同努力，更得益于《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的重要保障，以科學(xué)具體的保障措施，確保檔案實(shí)體和檔案信息安全，為推動(dòng)檔案數(shù)字化工作的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造了良好條件。廣播電視基層臺(tái)站檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，也正是在《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的指導(dǎo)下，取得了實(shí)實(shí)在在的成績，并且透過工作成績和過程看到了部分尚待重視和研究的問題，積極探尋解決新問題的途徑，以期更好地為廣播電視基層臺(tái)站檔案管理工作服務(wù)，推動(dòng)檔案管理工作再上新臺(tái)階。

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