徐萍

摘要：當(dāng)今社會(huì)，已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)新時(shí)代，新知識(shí)、新技能快速崛起，發(fā)展突飛猛進(jìn)，數(shù)字化、信息化引領(lǐng)著時(shí)代前進(jìn)的步伐。我國(guó)當(dāng)前的圖書檔案管理工作雖然已經(jīng)取得很大進(jìn)展，但是，面對(duì)時(shí)代的快速發(fā)展以及新知識(shí)和新技能的飛速進(jìn)步，只有推陳出新進(jìn)行改革以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展才是一切工作順利開展的關(guān)鍵。圖書檔案管理在信息共享建設(shè)方面已經(jīng)頗有進(jìn)步，但是還存在著一定的問題。在信息共享空間建設(shè)中存在的主要問題，具體表現(xiàn)在以下三方面：傳統(tǒng)服務(wù)理念與管理體制對(duì)信息共享空間構(gòu)建的束縛；信息資源與人力資源整合的障礙；大量資金投入的制約。本文就圖書檔案管理的現(xiàn)狀，針對(duì)幾個(gè)方面的問題展開思考，提出應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：圖書檔案管理；思考；應(yīng)對(duì)策略

一、圖書檔案管理現(xiàn)狀

信息共享空間作為一種新型的服務(wù)方式和學(xué)習(xí)空間，已成為當(dāng)前圖書館界信息服務(wù)模式研究的一個(gè)新熱點(diǎn)。當(dāng)前，我國(guó)圖書館信息共享空間建設(shè)初步實(shí)現(xiàn)了空間、服務(wù)、資源的整合，但仍然存在著信息資源與人力資源整合的障礙、經(jīng)濟(jì)成本的制約等問題。圖書館在信息共享空間建設(shè)中存在的主要問題，具體表現(xiàn)在以下三方面：1.傳統(tǒng)服務(wù)理念與管理體制對(duì)信息共享空間構(gòu)建的束縛。2.信息資源與人力資源整合的障礙。3.大量資金投入的制約。

檔案管理制度陳舊，管理模式落后也影響了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理是分散的管理模式，存在各種弊端。不僅使很多有價(jià)值的資料不能實(shí)現(xiàn)物盡其用，制度不完善也促使檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

此外，設(shè)施落后、高素質(zhì)人才缺乏、人員分配不合理等因素也制約了檔案管理工作的發(fā)展。

二、改進(jìn)圖書館檔案管理的策略

1、完善我國(guó)圖書館信息共享空間建設(shè)。目前，我國(guó)已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了信息資源的整合，提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量以及信息資源的利用效率。但是，在信息資源整合上以及降低成本上仍然存在不足。為此，我們要確立信息共享空間服務(wù)理念，建立與其相對(duì)應(yīng)的物理層、虛擬層、支持層，以完善高校圖書館信息共享空間建設(shè)。信息共享空間物理層是用戶學(xué)習(xí)、活動(dòng)和交流的物理場(chǎng)所，是IC空間最直觀和最基礎(chǔ)的組成部分；信息共享空間虛擬層是讀者學(xué)習(xí)、交流、協(xié)作、信息共享和知識(shí)創(chuàng)造的虛擬場(chǎng)所，是連接實(shí)體層和支持層的紐帶和橋梁。由虛擬社區(qū)、數(shù)字資源、虛擬學(xué)習(xí)及服務(wù)環(huán)境、軟件系統(tǒng)及工具、虛擬服務(wù)支持組織以及其他虛擬資源等多部分組成；信息共享空間支持層是系統(tǒng)運(yùn)行和發(fā)展的核心動(dòng)力層，包括組織與管理、信息技術(shù)、文化與精神三大核心驅(qū)動(dòng)力要素，通過三者的有機(jī)融合和共同作用來(lái)支撐和驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)的運(yùn)行與發(fā)展。

2、建立數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是一項(xiàng)綜合計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種不同檔案機(jī)構(gòu)的信息資源進(jìn)行整合和處理加工，以保證數(shù)字檔案信息資料的長(zhǎng)久保存和獲取，并且向社會(huì)中廣大的用戶提供更加便捷和高效率的在線服務(wù)，最終達(dá)成信息資源共享的一種有序的動(dòng)態(tài)信息空間。數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代各種信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合的情況下出現(xiàn)的一項(xiàng)新興的技術(shù)，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案管理的數(shù)字化結(jié)合了信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理計(jì)算機(jī)化、信息多媒體化和存貯多載體化等一系列的特點(diǎn)。數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用不僅完善，并且也發(fā)展了檔案管理的職能，而且妥善解決了傳統(tǒng)檔案管理中的諸多矛盾，實(shí)現(xiàn)了檔案原件更加長(zhǎng)久的保存。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)也更加方便利用，而且極其快捷，不僅極大滿足了用戶的需求，而且完全可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，能夠隨時(shí)隨地的異地查找檔案信息。

3、改變順排文檔檢索，實(shí)現(xiàn)倒排文檔檢索。將主文檔的可檢字段抽出，按照一定的順序重新排列起來(lái)，形成一種新的索引文檔，即倒排文檔。這個(gè)文檔能夠合并相同的詞匯，并且把在順排文檔中的相關(guān)記錄的記錄號(hào)集合起來(lái)，使其賦予在索引關(guān)鍵字之后，這樣可以保證通過某一個(gè)特征詞便能夠快速、方便地獲取相關(guān)信息。倒排文檔建立在順排文檔的基礎(chǔ)之上，它的檢索速度比順排文檔快，且比較準(zhǔn)確。

三、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要意義

檔案管理的信息化是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化不僅可以改善檔案管理工作，而且可以使用翔實(shí)的檔案信息支持各項(xiàng)決策和檔案管理。實(shí)現(xiàn)檔案信息化不僅能夠突破傳統(tǒng)檔案利用的各種局限，使檔案管理部門從過去的封閉走向開放，從單一的檔案保管和利用等職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)的管理，如此將為社會(huì)提供更高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；而且檔案信息化決策及時(shí)正確、管理措施得當(dāng)?shù)纫ㄟ^完整、可靠的檔案信息資源和較高的綜合分析能力來(lái)實(shí)現(xiàn)。那么，翔實(shí)的檔案信息將會(huì)對(duì)各項(xiàng)決策內(nèi)容以及檔案管理工作起到重要作用。

總之，盡管當(dāng)前的檔案管理工作還存在很多不足，但是一些全新的改革措施已經(jīng)實(shí)施，雖然改革道路曲折，但是新形勢(shì)必將引領(lǐng)一個(gè)時(shí)代的步伐，只有適應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展才不會(huì)被淘汰。檔案管理的數(shù)字化、信息化是檔案管理工作的一次跨越，意義重大，影響深遠(yuǎn)，將惠及這個(gè)時(shí)代的一切用戶。

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